Автоматизированное управление бизнес

Автоматизированное управление бизнес-процессами банка и поддержка принятия решений на основе
процессных технологий
Кулаков Михаил Юрьевич, заместитель руководителя Направления решений для банковских структур
Компании «Прогноз»
В
современных
условиях
корпоративное
управление,
система
мотивации
менеджмента, внутренний контроль, риск-менеджмент, в конечном счете, определяют
возможности банка по привлечению средств клиентов. Повышение качества корпоративного
управления
в
банках
возможно
за
счет
использования
процессного
подхода,
предполагающего четкое формулирование стратегии и способов ее реализации, четкое
распределение обязанностей и полномочий, систему внутреннего контроля, отслеживающего
достижение качества на каждом этапе. Эффективное внедрение процессного подхода в
управлении невозможно без создания специализированной информационно-аналитической
системы организации и управления деятельностью банка.
Основными целями создания такой системы являются:

поддержка принятия управленческих решений руководителями всех уровней по
всем аспектам управления деятельностью банка;

повышение эффективности и гибкости управления деятельностью банка;

оценка затрат банка в разрезе направлений деятельности, функций и бизнеспроцессов;

автоматизация формализованного описания деятельности банка (описания бизнеспроцессов).
При построении автоматизированной системы выделяются следующие подсистемы.
1. Подсистема описания бизнес-процессов;
2. Подсистема организации исполнения бизнес-процессов;
3. Подсистема контроля исполнения бизнес-процессов;
4. Подсистема управления персоналом;
5. Подсистема ресурсного планирования;
6. Подсистема бюджетирования;
7. Подсистема оценки эффективности деятельности;
8. Подсистема поддержки автоматизированного документооборота;
9. Подсистема администрирования и информационной безопасности.
Структура автоматизированной системы организации и управления деятельностью
банка представлена на рис. 1.
Информация для лиц, принимающих решения
Уровень анализа деятельности
Подсистема оценки эффективности
деятельности
Уровень управления ресурсами
Подсистема управления
персоналом
Подсистема ресурсного
планирования
Подсистема
бюджетирования
Уровень управления бизнес-процессами
Подсистема организации
исполнения бизнеспроцессов
Подсистема описания
бизнес-процессов
Подсистема контроля
исполнения бизнеспроцессов
Уровень настройки и администрирования
Подсистема поддержки
автоматизированного
документооборота
Подсистема администрирования и
информационной безопасности
Рис. 1. Структура автоматизированной системы организации и управления
деятельностью банка.
Рассмотрим описание функций каждой из подсистем.
Подсистема
описания
бизнес-процессов
предназначена
для
автоматизации
формализованного описания и графического представления бизнес-процессов и реализует
следующие функции:

описание направлений деятельности и функций банка;

формализованное описание бизнес-процессов в привязке к направлениям
деятельности и функциям банка;

определение ответственных за исполнение бизнес-процессов;

определение контрольных точек бизнес-процессов;

формализованное описание продуктов (услуг) банка и их качественных
характеристик;

автоматизированное построение схем бизнес-процессов в виде направленных
графов на основе описания (графическое представление процессов).
2
Подсистема
организации
исполнения
бизнес-процессов
предназначена
для
автоматизированного запуска бизнес-процессов, оповещения руководителей подразделений
и сотрудников о необходимости выполнения работ в рамках бизнес-процессов, а также
мониторинга исполнения бизнес-процессов. Эта подсистема реализует следующие функции:

формирование заданий на исполнение бизнес-процессов с указанием требуемых
сроков исполнения и детализирующих параметров исполнения (запуск бизнеспроцессов);

автоматизированное оповещение сотрудников банков о появлении новых заданий
на исполнение бизнес-процессов;

автоматизированное оповещение ответственных исполнителей о нарушении
сроков исполнения операций;

автоматизированный мониторинг исполнения бизнес-процессов в части:

просмотра активных бизнес-процессов, находящихся в исполнении на
текущий момент, и детальной информации по каждому из них:
ответственные подразделения, исполнители, требуемые и фактические
сроки исполнения, инициатор запуска, исполненные и не исполненные
операции и т.п.;

просмотра текущего состояния каждого из исполняемых запусков бизнеспроцессов средствами графического представления.
Подсистема контроля исполнения бизнес-процессов предназначена для контроля в
режиме реального времени своевременности и качества исполнения бизнес-процессов,
анализа исполнительской дисциплины сотрудников, оценки фактического времени,
затрачиваемого
на
исполнение
бизнес-процессов,
а
также
подготовки
различной
аналитической информации на основе данных о запусках бизнес-процессов. Эта подсистема
реализует следующие функции:

оперативное оповещение руководителей о наступлении контрольных точек
бизнес-процессов с возможностью просмотра детализированной информации;

автоматизированное получение информации об истории запусков каждого из
бизнес-процессов, в том числе:

количество запланированных, исполняемых, исполненных запусков бизнеспроцессов с возможностью получения детализированной информации по
каждому из запусков;
3

количество приостановленных (отмененных) запусков бизнес-процессов с
возможностью просмотра информации о причинах отмены запуска, об
исполненных операциях и т.п.;

общее количество исполненных с начала отчетного периода запусков
бизнес-процессов, в т.ч. количество исполненных в срок запусков
процессов, количество запусков процессов, исполненных с нарушением
сроков;

автоматизированное построение отчетов об исполнении бизнес-процессов банка за
необходимый период;

автоматизированное формирование отчетов об исполнительской дисциплине
сотрудников банка.
Подсистема управления персоналом предназначена для подготовки аналитической
информации для принятия решений по управлению персоналом на основе персональных
данных сотрудников банка, требований, предъявляемых к сотрудникам в рамках выполнения
бизнес-процессов, и информации об исполнительской дисциплине, получаемой по
результатам выполнения бизнес-процессов.
Подсистема реализует следующие функции:

ведение базы данных по учету персональных данных сотрудников;

формирование проектов должностных инструкций на основе описания бизнеспроцессов;

оценка соответствия квалификации работников требованиям должностей на
основе описания бизнес-процессов и формирование проектов программы развития
потенциала сотрудников;

формирование аналитических таблиц для принятия решений при подборе нового
персонала, соответствующего требованиям, предъявляемым к исполнителям
бизнес-процессов.
Подсистема ресурсного планирования предназначена для формирования и контроля
исполнения планов по обеспечению банка необходимыми материально-техническими
ресурсами. Подсистема реализует следующие функции:

автоматизированная
подготовка
исходных
аналитических
таблиц
для
формирования ресурсных планов банка на основе описания бизнес-процессов;

автоматизированный сбор заявок на приобретение материально-технических и
других ресурсов от всех подразделений банка;
4

формирование сводного плана по обеспечению банка ресурсами на основе
утвержденных заявок;

формирование отчетов об исполнении сводного плана по обеспечению банка
ресурсами.
Подсистема
бюджетирования
предназначена
для
формирования
планово-
бюджетных документов банка, формирования отчетов об исполнении бюджетов, анализа
ретроспективы планово-бюджетных данных, которые затем используются для расчета
различных показателей эффективности деятельности банка.
Подсистема реализует следующие функции:

ручной или автоматизированный ввод данных по исходным планово-бюджетным
документам с возможностью формирования данных по нескольким бюджетным
вариантам;

автоматизированное
предоставление
планово-бюджетных
документов
сотрудниками на рассмотрение и утверждение руководителям;

автоматизированное
утверждение
или
отклонение
(с
указанием
причин
отклонения) руководителями предоставленных им на рассмотрение плановобюджетных документов;

оперативный анализ ретроспективных данных утвержденных планово-бюджетных
документов;

формирование отчетов об исполнении планово-бюджетных документов на основе
введенных вручную или загруженных данных о фактических доходах и расходах;

загрузка учетных данных из внешних систем в планово-бюджетные документы.
Подсистема оценки эффективности деятельности предназначена для расчета
натуральных и стоимостных показателей деятельности банка на основе данных плановобюджетных документов, информации об описании и исполнении бизнес-процессов,
персональных данных сотрудников банка. Подсистема реализует следующие функции:

анализ распределения ресурсов (основных средств, трудовых и материальных
ресурсов) по направлениям деятельности и функциям банка;

анализ распределения прибыли банка по направлениям деятельности;

оценка фактической стоимости выполнения бизнес-процессов банка, выявление
наиболее затратных бизнес-процессов;

расчет показателей, характеризующих прибыльность деятельности банка в целом;
5

качественный и количественный анализ структуры доходов и расходов банка,
ретроспективный анализ;

формирование
аналитических
таблиц
для
подготовки
предложений
по
реинжинирингу процессов.
Подсистема поддержки автоматизированного документооборота предназначена
для ведения единого хранилища документов, связанных с исполнением бизнес-процессов.
Подсистема реализует следующие функции:

ведение классификатора типов документов в привязке к описанию бизнеспроцессов;

создание и настройка шаблонов типов документов;

настройка алгоритмов автоматизированного заполнения полей документов на
основе других документов или внешних источников;

автоматизированное заполнение полей документа в соответствии со структурой
шаблона и специфики исполняемого бизнес-процесса;

автоматизированная поддержка всех стадий согласования и корректировки
документа в ходе исполнения операций бизнес-процесса.
Подсистема администрирования и информационной безопасности предназначена
для настройки и контроля прав доступа пользователей к объектам и функциям системы,
настройки и реализации процедур обмена данными с другими автоматизированными
системами, а также настройки механизмов централизованного администрирования системы.
Автоматизированная система организации и управления деятельностью банка
разрабатывается компанией «Прогноз» - одной из ведущих отечественных компанийразработчиков информационно-аналитических систем и систем поддержки принятия
решений. Подробную информацию о компании «Прогноз», ее заказчиках и услугах можно
получить на сайте www.prognoz.ru.
6