Информационные системы бухгалтерского учета

в.и. подольский,
в.в. дик,
А.И. УРИНЦОВ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
СИСТЕМЫ
БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА
Под редакцией профессора В.И. Подольского
Рекомендовано Министерством общего и
профессионального образования Российской Федерации
в качестве учебника для студентов
высших учебных заведений
Москва
"Аудит"
Издательское объединение "ЮНИТИ"
1998
ОГЛАВЛЕНИЕ
РАЗДЕЛ I........................................................................................... 7
ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА .. 7
ГЛАВА 1....................................................................................................... 7
ПОНЯТИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ................................. 7
1.1 Учетная информация и процедуры ее обработки ................................ 7
1.2 Роль и место информационной системы бухгалтерского учета в
управлении экономическим объектом ....................................................... 14
1.3 Характеристика обеспечивающей части информационной системы
бухгалтерского учета ...................................................................................... 29
ГЛАВА 2..................................................................................................... 37
МЕТОДОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ .................................................................................................... 37
2.1 Общие вопросы создания бухгалтерских информационных систем
............................................................................................................................ 37
2.2 Формализация учетных процессов в современных бухгалтерских
информационных системах .......................................................................... 41
2.3 Классификаторы экономической информации .................................. 52
2.4 Организация и ведение нормативно-справочного фонда ................ 58
2.5 Первичные документы и документооборот ........................................ 61
2.6 Накопительные (группировочные) регистры и отчетные сводки ... 63
2.7 Технология обработки учетной информации ...................................... 64
2.8 Составление технических инструкций .................................................. 66
2.9 Внедрение проекта ................................................................................... 69
2.10 Эффективность автоматизации бухгалтерского учета ................... 70
ГЛАВА 3 .......................................................................................... 73
КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ .............................................................. 73
3.1 Классификационные признаки бухгалтерских информационных
систем ................................................................................................................ 73
3.2 Основные классы бухгалтерских информационных систем ........... 75
РАЗДЕЛ II........................................................................................ 82
АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ........................ 82
ГЛАВА 4 .................................................................................................... 82
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ОБРАБОТКИ ФИНАНСОВОБУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ......................................................... 82
4.1 Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства
............................................................................................................................ 82
4.2 Организация учета с использованием автоматизированной формы
............................................................................................................................ 85
ГЛАВА 5..................................................................................................... 92
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ И
НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ .............................................................. 92
5.1 Общая характеристика комплекса задач по учету основных средств
............................................................................................................................ 92
5.2 Организация электронной картотеки основных средств .................. 93
5.3 Автоматизация комплекса задач по учету основных средств ...... 100
5.4 Автоматизация учета нематериальных активов .............................. 108
ГЛАВА 6 .................................................................................................. 110
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ ............. 110
6.1 Общая характеристика комплекса задач по учету материальных
ценностей........................................................................................................ 110
6.2 Автоматизация учета движения материальных ценностей ........... 112
6.3 Заполнение вспомогательной ведомости № 10 ............................... 119
6.4 Особенности автоматизации учета малоценных и
быстроизнашивающихся предметов ........................................................ 125
6.5 Организация автоматизированной обработки результатов
инвентаризации материальных ценностей ............................................. 129
ГЛАВА 7 ........................................................................................ 130
Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда .. 130
7.1 Общая характеристика комплекса задач по расчетам с персоналом
по оплате труда ............................................................................................. 130
7.2 Первичные документы по расчетам с персоналом по оплате труда
.......................................................................................................................... 138
7.3 Основные формулы (алгоритмы) расчетов начислений и
удержаний по оплате труда......................................................................... 139
7.4 Организация автоматизированного учета выработки и оплаты
труда рабочих-сдельщиков ......................................................................... 144
7.5 Автоматизация табельного учета отработанного времени и неявок
.......................................................................................................................... 153
7.6 Расчеты с персоналом по оплате труда ............................................. 157
7.7 Автоматизация расчетов по депонированной заработной плате . 172
ГЛАВА 8................................................................................................... 179
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО И
КАЛЬКУЛИРОВАНИЕ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ .................... 179
8.1 Общая характеристика комплекса задач по учету затрат на
производство и калькулирование себестоимости ................................. 179
8.2 Автоматизация задач по учету затрат на производство ................. 180
8.3 Автоматизация расчетов по составлению калькуляций
себестоимости продукции ........................................................................... 194
ГЛАВА 9................................................................................................... 196
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА .................................................................... 196
ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ И ЕЕ РЕАЛИЗАЦИИ ...................................... 196
9.1 Общая характеристика комплекса задач по учету готовой
продукции и ее реализации......................................................................... 196
9.2 Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации ........... 197
ГЛАВА 10................................................................................................. 207
АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ, ПРОЧИХ
УЧЕТНЫХ РАБОТ, СВОДНОГО АНАЛИТИЧЕСКОГО И
СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА И СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ .......... 207
10.1 Общая характеристика комплексов задач ....................................... 207
10.2 Автоматизация учета финансово-расчетных операций и сводного
учета ................................................................................................................ 208
10.3 Организация учета по счетам разделов V-IX Плана счетов .......... 217
10.4 Изготовление Главной книги и заключение регистров ................. 222
10.5 Особенности организации автоматизированного учета на малых
предприятиях ................................................................................................. 223
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ........................................... 228
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ .............................................................. 231
ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................. 232
П Р Е Д И С ЛО В И Е
Деятельность любого крупного хозяйственного субъекта в условиях рыночной
экономики не может базироваться исключительно на интуитивных подходах и
связана с учетом, контролем, планированием, анализом и регулированием, на
основе которых формируется информация о ходе работы предприятия,
производится сопоставление фактических показателей с плановыми
(нормативными), формируются глобальные и локальные направления
деятельности, разрабатываются предложения
по установлению причин
отклонений и корректировке результатов, осуществляется прогнозирование
выбранной политики управления предприятием.
Процесс управления направлен на достижение поставленных целей и
характеризуется многофункциональностью его высшего, среднего и
оперативного уровней,
которая проявляется в особенностях реализации
функций управления. Сложность управления заключается в наличии большого
количества вариантов воздействия на объект управления и, следовательно,
обратной реакции на воздействие со стороны этого объекта. Обратная связь
характеризуется оперативной и достоверной информацией и отражает
эффективность управляющих воздействий.
Рациональная система управления обеспечивает сохранение финансового
равновесия, получение стабильной прибыли, поиск и выбор стратегических
направлений деятельности предприятия для его конкурентоспособного
существования в течение длительного интервала времени, выживаемости и
рентабельности в условиях рынка.
На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе
управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с
увеличением трудоемкости учебных процедур возрастает необходимость
совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.
Ведение учетных регистров на основе автоматизированных форм учета с
использованием персональных компьютеров требуются разработки новых
информационных технологий. Этим вопросам и посвящен учебник,
включающий два раздела. В первом разделе рассматриваются общие вопросы
проектирования основных элементов бухгалтерских информационных систем,
дается понятие учетной информации, приводится использование персональных
ЭВМ для организации системы обработки бухгалтерской информации,
раскрывается сущность классификаторов, форм первичных документов,
отчетных сводок, технология обработки информации.
Второй раздел посвящен вопросам автоматизации учета с применением
автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников экономических служб
(бухгалтеров, экономистов, финансистов, аналитиков). В нем подробно
рассматриваются автоматизированные решения на базе учебных АРМ по всем
разделам и счетам бухгалтерского учета.
Книга предназначена для студентов и преподавателей экономических
специальностей, проектировщиков, бухгалтеров предприятий и организаций
различных форм собственности, а также для разработчиков программного
обеспечения. Пособие может использоваться в вузах, учебных комбинатах,
школах, техникумах и других учебных заведениях при изучении дисциплин,
затрагивающие вопросы автоматизации учета.
Отдельные проектные решения были программно оформлены проверены на
ряде предприятий и организаций (ИПК «Московская правда», издательство
«Пресса» (г. Москва), ЗАО «Винланд» (г. Москва), Тверское монтажное
управление «Росэнергомонтаж», Московское управление инкассации ЦБ РФ, АО
«Лесэкспорт», АОП «Центроэнергоцветмет» и др.). В разработке программного
обеспечения принимали участие Штерн А.Л., Кузнецов А.А, Емельянов С.В.,
Подольский Д.В., Щербакова Н.С., Уринцов А.И. Коллектив авторов выражает
благодарность Власову Д.В. за техническое оформление учебника.
Учебник подготовлен коллективом авторов в составе: Подольский В.И., д-р
экон. наук. Проф. - предисловие, §1.1, §2.1, §2.3-2.10, §3.2, §4.1, §4.2, гл. 5-10;
Дик В.В., канд.экон.наук, проф. - §1.2, гл. 5-10; Уринцов А.И., канд.экон.наук,
доц. – предисловие, §1.1 - §1.3, §2.1, §2.2, §3.1, §3.2, §4.2, гл. 5-10.
РАЗДЕЛ I
ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ГЛАВА 1
ПОНЯТИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
1.1 Учетная информация и процедуры ее обработки
Неотъемлемой частью жизни современного общества является
персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим
хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя.
Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими
функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и
регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о
ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и
нормативные, формируются глобальные и локальные направления деятельности,
разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и
корректировки результатов.
Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – это
сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. С позиции
кибернетики, однако, термин «информация» трактуется гораздо шире, ибо
«кибернетика занимается изучением систем любой природы, способных
воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать ее для
управления и регулирования» 1. Во всех этих системах происходят процессы
передачи, хранения и переработки информации. С помощью кибернетики
установлено, что управление по схеме обратных связей является одним из
наиболее общих и важных принципов, объединяющих технические устройства,
живые организмы и экономические системы. Информация является видом
причинной связи, которая возникает в процессе управления. Благодаря ей
осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую и обратно.
Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных и
отчетных документах, чертежах, номенклатурах-ценниках, книгах, газетах и
журналах, содержится в радио- и телепередачах, телефонных разговорах, в
показаниях контрольно-измерительных приборов, счетчиков, датчиков,
электронных табло, передается по телетайпам и диспетчерской связи, возникает
в ходе переписки, совещаний и бесед.
Колмогоров А.Н. Предисловие к книге У. Росс Эшби «Введение в кибернетику». – М.: «Иностранная
литература», 1959. – С. 8.
1
Она характеризуется двумя основными признаками - качественным и
количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по
отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный дает
возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно
установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства
для передачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.
Под экономической информацией следует понимать все те сведения в
сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и
обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в
целом, так и отдельными его объектами. Информацию, описывающую уже
совершившиеся события, явления и хозяйственные процессы, называют учетной,
а описывающую явления и события, которые будут совершены в будущем, плановой (перспективной, прогнозируемой). Характер плановой информации в
настоящее время меняется, что обусловлено изменением основ экономических
отношений в нашем обществе.
Под планированием понимается некоторое целенаправленное
воздействие на объект, предусматривающее определение путей и средств
достижения поставленных целей. Формирование плановой информации
основано на экономическом анализе, в процессе которого оцениваются
результаты работы и выявляются имеющиеся резервы. Получение всех
показателей по результатам деятельности предприятия и их оценка базируются
на данных учета. Взаимосвязь планирования, анализа, регулирования и учета
представляет собой контур управления. Исходя из единства взаимосвязей и
взаимной обусловленности, учет и планирование целесообразно рассматривать
как характеристику учетной информации в совокупности. Это, в свою очередь,
служит предпосылкой для автоматизации учетно-плановых работ. Учетная
информация является адекватным отображением процесса расширенного
производства - сложной динамической системы, непрерывно переходящей из
одного состояния в другое. Теорию экономической информации следует
рассматривать как часть общей теории информации, одним из важнейших
понятий в которой является сигнал, представляющий собой форму воплощения и
перенесения информации. С помощью сигналов (звуковых, цифровых,
буквенных) можно передавать и получать сообщения. Другими важными
понятиями являются количественное измерение информации и процессы ее
преобразования.
Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных
сообщений, т.е. комплексов значений, характеризующих конкретные факты,
предметы, явления, хозяйственные операции и т.п. Каждое сообщение может
быть представлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или
других символов.
Способы передачи информации подразделяются на традиционный, с
использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется
применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и
цифровых каналов связи, например через модем или выделенные цифровые
линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на
символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую.
Однако значение символьной информации несколько уменьшилось с широким
внедрением в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на
графический экранный интерфейс обмена информацией между
пользователем и компьютером (операционная система Windows 95 и
программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft
Word и Excel, Netscape, инструментарий для электронной почты: Mail, Microsoft
Mail и т.д.).
Количество информации в сообщении представляет собой определенный
объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо
(телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.
С кибернетической точки зрения, каждый хозяйственный субъект (предприятие,
организацию) можно рассматривать как объект регулирования с присущей ему
информационной системой. В эту систему поступает информация, разделяемая
на внешнюю и внутреннюю. Первую предприятие получает извне (о внешней
среде), а вторая образуется на самом объекте регулирования в основном как
первичная - в результате регистрации тех или иных явлений и фактов.
Для внешней информации характерна неточность, обрывочность,
противоречивость. Она может касаться состояния рынка и конкурентов,
прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической
ситуации. По своей природе она носит вероятностный характер, и поэтому ее
обработка стандартными средствами весьма затруднена. Внутренняя
информация возникает в самой системе управления и отражает различные
временные интервалы и состояние объекта управления. Как правило, эти данные
измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.
Исходящая информация также подразделяется на внешнюю и внутреннюю.
Первая уходит с предприятия, ее показатели содержатся в общеустановленных
формах первичных и сводных документов, вторая потребляется на данном
предприятии и служит для управления им, характеризуя сложившуюся
экономическую ситуацию.
Вся информация может быть разделена на обрабатываемую и
необрабатываемую. Одна из характерных особенностей учетной информации
заключается в непрерывности ее обработки, поскольку она отражает сложный
объект регулирования. Эта сложность обусловлена, с одной стороны, большим
числом взаимосвязанных и взаимодействующих элементов внутреннего
характера, а с другой - местом предприятия в общей системе экономики, составной частью которой оно является.
Другая характерная особенность учетной информации заключается в
цикличности ее обработки, связанной с особенностями ведения учета. С
позиций цикличности можно утверждать, что учетная информация подвергается
одинаковой обработке за одни и те же временные периоды, но ее содержание и
числовое наполнение меняются. В большей степени подвержены изменениям
первичные показатели (внутренние и внешние), в меньшей - нормативные. При
этом результаты обработки за определенный временной период (день, декада,
месяц, квартал) могут являться исходными данными для последующей
обработки, входя в показатели на более длительный временной период. Как
правило, цикличность учетной информации выше плановой, а поэтому объемы
первой значительно больше. Результатные показатели учетной информации
могут быть получены только после окончания отчетного периода. Эта
особенность вызывает периоды "пик", однако обработка сметной, нормативной и
плановой информации позволяют сгладить эти периоды, загрузив компьютер
работой в межотчетный период.
Третьей особенностью учетной информации является массовость
однородных арифметических операций, производимых над группами данных.
Наличие однородных массовых арифметических операций при обработке
экономической информации - одна из самых важных предпосылок эффективного
использования компьютерной обработки.
Четвертая особенность — сложность расчетов (средним количеством
арифметических, логических и прочих действий, приходящихся на одну форму
показателя). И чем они сложнее, тем больше времени потребуется на
автоматизацию данной задачи или комплекса задач. Все это делает выгодным
использование более совершенной вычислительной техники.
В результате обработки первичной информации образуется производная
информация, подразделяемая на результатную исходящую, используемую для
различных целей, и промежуточную, которая вместе с входящей внешней и
первичной информацией снова проходит обработку.
С позиций объективного отражения действительности экономическая
информация разделяется на достоверную и недостоверную (некачественную).
Недостоверной она бывает как с момента возникновения, так и с любой стадии
передачи, что может значительно ее дискредитировать.
По признаку насыщенности информация разделяется на недостаточную,
достаточную и избыточную, также на полезную и бесполезную. При этом
критерий полезности зависит от цели получения сведений. По функциям
управления экономическая информация может быть подразделена на плановую
(включая технико-экономическую и планово-производственную), нормативную,
учетную, аналитическую. Важное значение имеет разделение информации по
применяемости - на постоянную и переменную. Постоянная характеризует
различные сущности объекта: призначную часть, нормативно-расценочные
данные, последовательность выполнения процессов и др. Опыт показывает, что
обработку информации с применением персональных компьютеров можно
эффективно организовать при выводе всей постоянной информации из
первичных и других документов и хранении ее на жестком магнитном диске в
виде справочников, которые в дальнейшем будут использоваться многократно. В
этих случаях значительно уменьшаются работы по регистрации информации и
объем первичной информации.
С точки зрения влияния экономической информации на источник можно
выделить активную и пассивную. Преобладающая роль принадлежит первой. Ее
активность проявляется в том, что она имеет непосредственное отношение к
процессу управления объектом регулирования, а ее количественный объем
определяется взаимодействием этого объекта с внешним миром. Экономическую
информацию можно классифицировать также по отраслевой принадлежности,
органам управления, видам расчетов и т.д.
Существующие методы расчета объемов вычислительных работ и
сопутствующей экономической информации можно разделить на две группы, в
зависимости от видов единиц измерения, положенных в основу расчета. К первой
относятся методы расчета объема работы в натуральных единицах измерения
(знаках, строкографах, показателях, документостроках, операциях, действиях, и
т.п.), ко второй - методы расчета объема работы по ее трудности, т.е. по
затратам времени на обработку в условиях отсутствия автоматизации. Обычно
это определение трудоемкости по видам операций или общей трудоемкости с
использованием укрупненных нормативов.
Анализ показывает, что натуральные единицы измерения наиболее точно
отражают действительные объемы. Методы расчета объема вычислительных
работ по трудоемкости имеют существенный недостаток, заключающийся в том,
что величина трудоемкости является функцией, зависящей от ряда факторов:
состава управленческого персонала, форм первичных документов, форм и
методов учета и т.д.
Экономическая информация подвергается передаче, хранению и
преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить
схематически (рис. 1.1).
Исходная информация может быть получена со стороны или возникает на
самом предприятии (организации). В последнем случае это происходит в
результате первичного учета и производственно-хозяйственной деятельности.
Первичный (оперативный) учет условно можно разделить на две стадии подсчет и измерение, регистрация исходных данных. Для автоматизации
процесса подсчета и измерения используют простейшие приборы (мерную тару,
весы), счетчики, датчики и сложные приборы. Регистрация исходных данных
осуществляется преимущественно вручную (в обычных первичных документах)
и является весьма трудоемкой. Для снижения трудоемкости можно использовать
штриховые коды и устройства, считывающие их, автоматические весы и
приборы, самопишущие табельные часы и т.п. Регистрация экономической
информации происходит на материальных носителях, к числу которых относятся
бумажные документы, накопители на дискетах, магнитооптических и жестких
магнитных дисках, стримеры, выносные винчестеры и др.
Документы являются наиболее распространенными носителями
экономической информации. Поэтому необходимо стремиться к улучшению их
формы, использованию типовых и унифицированных форм, снижению их
количества и приспособлению к автоматизированной обработке информации.
Возможно и бездокументное оформление операций, когда исходная
информация по каналам связи поступает в компьютер. Этот путь является
весьма перспективным.
Выбор носителя для хранения информации обычно связан с ожидаемым
сроком хранения данных. Экономическая информация требует либо
кратковременного, либо длительного хранения. К первому виду относится
исходная переменная и промежуточная информация, ко второму - постоянная и
в значительной степени результатная информация. Промежуточная может
находится в оперативной памяти и использоваться в течение сеанса работы до
момента выключения компьютера.
В процессе поиска данных отбираются нужные сведения, которые
поступают затем на обработку (логическую и арифметическую) для получения
результатной информации. К операциям логической обработки относятся
сортировка, выборка из базы данных по различных дескрипторам, определение
знака числа и т.п. Наиболее массовой в экономических расчетах является операция сортировки (подбор и упорядочение). Операции арифметической
обработки включают действия алгебраического сложения, умножения, деления,
возведения в степень и др.
Кроме рассмотренных, существуют еще контрольные операции, состоящие
из предварительной, текущей и последующей проверки информации и
возникающих в связи с этим операций по ее обработке. Соответственно
различают предварительный, текущий и последующий контроль. В итоге
обработки исходной информации возникает промежуточная и результатная
информация. Первая используется обычно для последующих расчетов, вторая
выводится в виде таблиц, сводок, графиков, а также фиксируется на винчестере
или дискетах, если она будет подвергаться дальнейшей обработке.
Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расчетов, т.е.
разработка точного предписания последовательности и характера действий,
состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те
или иные сводные показатели. Таким образом, под алгоритмом2 понимается
конечный на бор правил, позволяющих четко и механически (автоматически)
решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.
Алгоритм обладает следующими свойствами: определенностью,
детерминированностью, массовостью, результативностью и дискретностью.
Определенность исключает произвол при выполнении вычислительного
процесса. Детерминированность заключается в том, что процесс применения
правил к исходным данным (путь решения задачи) определен вполне
однозначно. Массовость показывает, что при помощи одного алгоритма можно
решить одну и ту же задачу с различными исходными данными, которые могут
изменяться в определенных пределах. Результативность означает, что
использование алгоритма дает возможность получать некоторый результат или
сигналы о невозможности применения такого алгоритма, и что на каждом этапе
процесса применения правил известно, что считать результатом этого процесса.
Дискретность характерна для вычислительного процесса выполнения операций
по реализации алгоритма, вследствие чего он может быть расчленен на
отдельные элементарные акты.
Различают алгоритмы решения и машинные алгоритмы. Алгоритм
решения, являющийся общим для всех информационных совокупностей данной
задачи, формулируется в виде математических выражений. Алгоритмов решения
может быть несколько, поэтому проводят их анализ и выбирают тот, который
обеспечивает наиболее эффективное использование машины.
Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи
цифровых кодов и символов. Первый способ является громоздким. На практике
применяется преимущественно символическая запись алгоритмов в виде блоксхем и реже - операторных схем.
Персональный компьютер является универсальным средством
автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять
различные арифметические и логические действия, составлять накопительные,
группировочные и аналитические регистры, решать экономические, в том числе
2
Алгоритм (алгорифм) - от algorithmi, algorismus - латинская транслитерация имени математика Аль Хорезми.
учетные, задачи и т.п. Для эффективного использования персональных
компьютеров необходимо хорошо знать специфику и организационнотехнологическую структуру решаемых задач, а также эксплуатационные
возможности вычислительной техники и методы проектирования
автоматизированной обработки информации.
1.2 Роль и место информационной системы бухгалтерского учета в
управлении экономическим объектом
Рациональная система управления обеспечивает: сохранение финансового
равновесия; получение стабильной или максимальной прибыли; поиск и выбор
стратегических направлений деятельности предприятия для его
конкурентоспособного существования в течение длительного времени;
выживаемости и рентабельности в условиях рынка; обеспечение устойчивости
функционирования объекта управления; выход на международный рынок.
Для управления экономическими объектами требуется систематизированная, подготовленная информация. По мере развития общества в
рамках системы управления происходит усложнение процессов управления,
которое, в свою очередь, стимулирует развитие информационных систем.
Потребность в управлении возникает при необходимости координации действий
членов трудового коллектива, объединенных для достижения локальных и
глобальных целей. Первоначально любая цель носит обобщенный характер. В
процессе уточнения она формализуется управленческим аппаратом в виде
целевых функций.
В соответствии с кибернетическим подходом система управления
характеризуется наличием двух взаимосвязанных компонентов:
■ субъекта управления - управленческого аппарата предприятия,
осуществляющего формирование целей и принятие решений (которые затем
формализуются в виде планов), а также обеспечивающего контроль за их выполнением;
■ объекта управления - предприятия, осуществляющего выполнения
поставленных задач и планов.
В рамках системы управления циркулируют информационные потоки,
характеризуемые наличием прямой и обратной связей. На вход субъекта
управления поступает информация о внешней среде. Прямая связь выражается
потоком директивной информации, формируемой управленческим аппаратом в
соответствии с целями управления и информацией о экономической ситуации,
сложившейся во внешней среде, и направляемой от управленческого аппарата к
объекту управления. Обратная связь представляет собой движущийся в обратном
направлении поток отчетной информации, который формируется объектом
управления и содержит сведения о выполнении принятых решений и степени
влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию (например,
задержки платежей, нарушения подачи энергии, изменении погодных условий,
общественно-политической ситуации в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя
среда не только воздействует на объект управления, но и поставляет
информацию управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних
факторов - состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных
ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики государства (рис.
1.2).
В процессе управления предприятием принимаются стратегические,
тактические и оперативные решения, в связи с чем, в управленческом аппарате
выделяют высший, средний и оперативный уровни управления.
Высший уровень включает менеджеров-руководителей, определяющих
цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые
ресурсы, разрабатывающих долгосрочные планы и стратегию их реализации. В
их компетенцию может входить анализ рынка и конкурентов, поиск
альтернативных стратегий развития предприятия в случае выявления
угрожающих тенденций в сфере его интересов.
Средний уровень, включающий различных менеджеров-исполнителей,
обеспечивает контроль за выполнением планов, отслеживание ресурсов,
разработку управляющих директив для вывода предприятия на уровень,
определенный в планах.
Оперативный уровень характеризуется реализацией планов и
составлением отчетов о ходе их выполнения. Основной задачей здесь является
согласование всех элементов производственного процесса с необходимой
степенью его детализации. Руководство на данном уровне заключается в
управлении структурным подразделением (цехом, участком, сменой, отделом,
службой и т.д.).
В зависимости от уровня управления используются различные виды
информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию
деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя
информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на
среднем - преимущественно внутренняя и частично внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, образуя информационную базу,
состоящую из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
Внемашинная обслуживает систему управления в том виде, который
воспринимается человеком без каких-либо технических средств, например
документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.).
Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и
состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е.
независимых файлов, каждый из которых отражает некоторое множество
однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база
данных. Ее состав определяется исходя из информационных потребностей
каждого уровня управленческого аппарата.
На каждом из уровней выполняются работы, которые в комплексе
обеспечивают управление. Эти работы принято называть функциями.
Традиционно выделяют функции: планирования, учета и контроля, анализа и
регулирования, оказывающее непосредственное влияние на принятие решения.
Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме
реализуется цель управления. Оно занимает значительное место в деятельности
высшего руководства, меньшее - на среднем уровне и минимальное - на
оперативном. Планирование на высшем уровне управления связано с решением
будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне
временной интервал, на который осуществляется планирование, значительно
короче, при этом план, поступающий с высшего уровня, детализируется, а
показатели в данном случае более точные. Оперативное управление
предполагает самую детальную проработку плана.
Учет и контроль производственно-хозяйственной деятельности
предприятия являются важнейшей функцией управления и ориентированы на
получение информации о ходе всей работы путем наблюдения, измерения и
систематической регистрации всех ресурсов, хозяйственных процессов и их
результатов. При учете применяются экономические группировки, позволяющие
путем их обобщения получать развернутую картину о результатах хозяйственной
деятельности. Объекты учета отражаются в учетных документах с помощью
натуральных, трудовых и денежных показателей, что дает возможность более
полно и правильно отразить и проконтролировать отдельные хозяйственные
операции и их результаты. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на первичный
(оперативный), бухгалтерский и статистический. Учет осуществляется в
основном на оперативном (первичный, статистический и аналитический
бухгалтерский) и среднем (синтетический бухгалтерский) уровнях управления.
На высшем уровне управления он отсутствует, однако на его основе в полной
мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его хода.
Анализ и регулирование - это сопоставление фактических показателей с
нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений,
выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин
отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся
ситуации и принятие мер по выводу объекта управления на плановый курс.
Процесс управления заключается в изменении состояния объекта
системы, ведущем к достижению поставленных целей. Цели задаются при
создании системы, а в процессе функционирования все время корректируются в
соответствии с изменением внешних условий. Под целями понимается характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления.
Существует два основных класса целей: стратегические и тактические. Они
могут носить директивный характер, возникают в результате деятельности
управленческих сотрудников более высокого уровня и отражают желаемую
траекторию изменения во времени управляемой системы. Такие цели получили
название траекторных. Есть определенная зависимость между структурой
управления и способом разделения вышестоящих целей на подцели, т.е.
процессом декомпозиции. Управляемая система также характеризуется
динамическим равновесием, определяемым некоторой равновесной траекторией,
т.е. такой траекторией, которая кратчайшим путем ведет к поставленной цели.
Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с
другой, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и
цели. Еще одной характеристикой управляемой системы является понятие ее
устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже
существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно
ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели.
Одним из факторов устойчивости является структурная избыточность, что
достигается дублированием.
В процессе управления системой по директивным целям менеджер
стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической
траектории поведения системы с желаемой (директивной). Если траекторные
цели отражают иерархию управления, то управление по горизонтали
осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят
творческий характер, так как формируются им самим. Они подчинены
траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной
ситуации.
Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может
быть сформулирована самим менеджером как творческая. Если творческая цель
предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она является некой
директивой и становится для этого уровня траекторной. Новые цели
формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим.
Творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией
(условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного
состояния управляемой системы.
Центральное место в контуре системы управления экономическим
объектом занимает информационная система экономического характера,
получившая в литературе название экономической информационной системы
(ЭИС) и обеспечивающая обработку, поиск, хранение, выдачу информации по
запросам пользователя-экономиста (см. рис. 1.2). Информационные потоки, цир-
кулирующие на предприятии, характеризуются сложностью структуризации и
формализации информации. От объекта управления направляется та ее часть,
которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера, а от
управленческого аппарата в информационную систему передается только та
часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом
переработана и передана объекту управления. Информационная система
перерабатывает определенную часть информационных потоков, участвующих в
принятии решений. Для разных уровней управления эта цифра может находиться
в интервале от 10 до 30%. Оставшаяся доля информации может быть отнесена к
частично формализуемой, обработка которой осуществляется при помощи
экспертных систем, и неформализуемой (например, ответы на жалобы,
содержащиеся в поступившей служебной записке), автоматизированная
обработка которой невозможна или является экономически невыгодной ввиду
значительных финансовых затрат на создание системы обработки. С развитием
информационных систем доля формализуемой информации в общем
информационном потоке увеличивается.
Предприятие независимо от численности кадров и мощности основных и
оборотных фондов является сложной системой, так как обладает непростой
иерархической структурой с многочисленными взаимосвязями между объектом
управления и управляющей системой. В свою очередь, участники процесса
управления обычно ставят перед собой свои цели, которые могут не совпадать с
целью системы. Процесс управления характеризуется многофункциональностью,
которая проявляется в особенностях реализации основных функций управления:
планирования, учета и контроля, анализа и регулирования. Предприятие, будучи
сложной системой, в условиях изменения среды обязано сохранять свойство
целостности, поскольку ее потеря неминуемо влечет за собой разрушение
системы.
В экономических системах управление строится на основе моделей, так
как управляющая система должна иметь представление об образе объекта. В
связи с тем, что модель отражает реально протекающие процессы, возникает
проблема ее адекватности. Модель всегда отличается деталями от самого
объекта, но обязательно имеет с ним нечто общее. Сравнительно простыми являются функциональные модели, описывающие зависимость выхода от входа,
более сложными - структурные, включающие и функциональный, и структурный
аспекты.
Любая система характеризуется наличием технологии преобразования
исходных данных в результатную информацию. Такие технологии принято
называть информационными. Информационная технология представляет
собой систему методов и способов сбора, накопления, регистрации,
передачи, обработки, хранения, поиска, модификации, анализа, защиты,
выдачи необходимой информации всем заинтересованным подразделениям
на основе применения аппаратных и программных средств. Понятие
информационной технологии неотделимо от технической и программной среды.
Каждая информационная технология ориентирована на обработку информации
определенных видов: данных (системы программирования и алгоритмические
языки, системы управления базами данных - СУБД, электронные таблицы);
текстовой информации (текстовые процессоры и гипертекстовые системы);
статической графики (графические редакторы); знаний (экспертные системы),
динамической графики, анимации, видеоизображения, звука (инструментарий
создания мультимедийных приложений, включающий средства анимации и
управления видеоизображением и звуком). Информационные технологии
отличаются по типу обрабатываемой информации, но могут и объединяться,
образуя интегрированные системы, включающие различные технологии.
Изменения, происходящие на рынке индустрии программных продуктов,
позволяют говорить о тенденции слияния технологий.
Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения
экономических и управленческих задач, был введен термин "предметная
технология". Предметная технология представляет собой
последовательность технологических этапов по модификации первичной
информации в результатную в какой-либо предметной области и
содержательно не зависит от использования средств вычислительной
техники и информационных технологий (рис. 1.3).
Упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий,
выполняющихся с момента возникновения информации до получения
результата, принято называть технологическим процессом. Так, любой
участок бухгалтерского учета предполагает поступление первичной
документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки.
Последняя, изменяя состояние аналитического учета, приводит к изменению
счетов синтетического учета и далее - баланса.
Понятие "информационные технологии" отражает огромное количество
самых разных технологий в различных компьютерных средах и предметных
областях, поэтому их подразделяют на обеспечивающие и функциональные.
Технологии обработки информации, которые могут использоваться как
инструментарий в различных предметных областях для решения
разнообразных задач принято называть обеспечивающими. Они могут быть
классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы.
Обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах,
что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому
при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема
системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения
различных информационных технологий к единому стандартному интерфейсу.
Функциональной называется такая модификация обеспечивающих
информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из
предметных технологий. Так, работа бухгалтера группы расчетов по оплате
труда, использующего персональный компьютер, обязательно предполагает
применение бухгалтерских и налоговых технологий:
• применение алгоритмов расчетов по различным видам начислений Доплат)
например повременная оплата, сдельная оплата, отпуск, за дни болезни и т.д.;
• использование алгоритмов расчетов по различным видам удержаний (расчеты
подоходного налога с физических лиц по каждому работающему, по
исполнительным листам, ссудам и т.д.);
• выписка справок о доходах, об уплаченном подоходном налоге и отчислениях в
пенсионный фонд РФ;
• использование других технологий, реализованных в какой-либо
информационной технологии (системе управления базами данных, текстовом
процессоре, электронной таблице).
Трансформация обеспечивающей информационной технологии в
функциональную (модификация некоторого общеупотребительного
инструментария в специальный) может быть сделана как специалистомпроектировщиком, так и самим пользователем, в зависимости от того, насколько
она сложна, т.е. насколько доступна самому пользователю (экономисту,
бухгалтеру). Появление дружественных обеспечивающих информационных
технологий расширило эти возможности. С выделением информационных
технологий для каждого уровня управления образуются многоуровневые
функциональные информационные технологии.
Предметная технология и информационная технология влияют друг на
друга. Так, использование компьютера для операций по бухгалтерскому учету
внесло изменения в предметную технологию, исключив из обработки
значительное количество журналов и ведомостей, используемых при
традиционной системе учета, а также предоставив принципиально новые
оперативные возможности. С другой стороны, предметные технологии, наполняя
специфическим содержанием информационные технологии, акцентируют их на
вполне определенные функции. Такие технологии могут носить типовой или
уникальный характер в зависимости от степени унификации при выполнении
этих функций.
Как и информационные технологии, информационные системы
характеризуются наличием функциональной и обеспечивающей частей в
соответствии с декомпозицией (структуризацией и разделением) системы на
составные части - подсистемы (элементы системы), находящиеся в
определенных отношениях друг с другом. Множество таких отношений
совместно с элементами образуют структуру информационной системы.
Разнообразие сфер экономической деятельности порождает появление
большого количества информационных систем экономического характера, так
как они вбирают в себя все особенности структуры управления, схемы
декомпозиции управленческих целей и предметных технологий. Таким образом,
с учетом сферы применения выделяют следующие информационные системы:
банковские, страховые, налоговые, фондового рынка, промышленных
предприятий. Одно из главенствующих мест в информационных системах
промышленных предприятий занимает бухгалтерская информация. Поэтому во
втором разделе учебника отдельно рассматривается информационная
бухгалтерская система.
Обеспечивающая часть информационной системы состоит из
технического, информационного, технологического, математического,
организационного, правового, эргономического и других видов обеспечения.
Функциональная часть фактически является моделью системы
управления объектом. Так как сложная система всегда многофункциональна,
информационная система может быть классифицирована по разным признакам:
уровень управления (высший, средний, оперативный); вид управляемого ресурса
(основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные
ресурсы); сфера применения (банковские информационные системы,
статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.);
функции и период управления.
Выбор признаков декомпозиции зависит от специфики объекта управления
и целей создания системы. Трансформация целей управления в функции, а
функций - в подсистемы позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если
подсистемы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции
управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции задачи (или комплексы задач). Состав задач определяется важностью той или
иной функции управления, возможностью формализации управленческих
процедур, уровнем подготовки персонала к использованию компьютеров,
наличием информационной базы и технических средств.
Функциональная технология представляет собой синтез обеспечивающей и
предметной технологий, осуществленный по некоторым правилам. Являясь
некоей средой преобразования данных и одновременно частью информационной
системы, она базируется на платформе, которая состоит из технической,
программной, организационной и информационной частей.
Пользователь может использовать как отдельные информационные технологии,
так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс
обеспечивающих и функциональных информационных технологий,
поддерживающих выполнение целей управленческого работника - лица,
принимающего решение (ЛПР), реализуется на основе автоматизированных
рабочих мест (АРМ). С появлением персональных ЭВМ стало возможным
установить их прямо на рабочее место и оснастить новыми инструментальными
средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста.
Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально
ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных
технологий и размещенный на рабочем месте, стали называть
автоматизированным рабочим местом, назначение которого —
информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ
является некоторой частью информационной системы, обособленной в
соответствии со структурой управления объектом и существующей системой
целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного программноаппаратного комплекса.
АРМ содержит в себе функциональную информационную технологию
полностью или частично. Какая именно ее часть закрепляется за тем или иным
АРМ, определяется, прежде всего, декомпозицией целей в структуре управления
объектом. Такое распределение функциональных информационных технологий
на АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии.
Наложение функциональных информационных технологий на управленческую
структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных
задач. Распределенность этих технологий между компьютерами может касаться
либо хранимых данных, либо процессов их обработки.
Информационная система, осуществляющая процесс поддержки принятия
решения управленческими сотрудниками, должна быть построена таким
образом, чтобы обеспечить реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из
наиболее распространенных форм реализации является система
взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в том числе руководителя и
исполнителя. Пользователям этих АРМ необходима совершенно разная информационная поддержка. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная
информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства
анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта.
К этим средствам относятся следующие методы: экономико-математические,
моделирования (например, инструментарий SADT3), анализа различных сфер
деятельности предприятия, статистические, прогнозирования, а также
обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры,
электронная почта, системы эффективного управления базами данных.
Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для
обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что
определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и
разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного
уровня характеризуется жестким включением в программный продукт
функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать
специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят
декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной
технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками
программного обеспечения. На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых
в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся
в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения
обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ
зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых
ЛПР.
Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное
персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный
программно-технический комплекс индивидуального или коллективного
SADT - Structured Analysis and Design Technique (принят в качестве стандарта министерством обороны США;
знать его основы и использовать при обсуждении каких-либо вопросов, например нарисовать простейшую
диаграмму, поясняющую суть дела, считается правилом хорошего тона среди руководителей и менеджеров).
3
пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести
обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде
экранных или печатных форм. АРМ включает три основных компонента: обучающую систему, комплекс программных продуктов по обработке информации
и сервисные средства (рис. 1.4).
Под таким сервисным средством, как мониторинг следует понимать
оперативный компьютерный доступ к результатам работы конкретного
пользователя системы, который обеспечит возможность получения следующей
информации:
• время выполнения каждой операции по обработке информации на компьютере;
• время работы компьютерного оборудования в течение дня (месяца), задачи,
решаемые в этот период, интенсивность загрузки оборудования и компьютерной
сети;
• анализ данных по выполнению однотипных операций различными
работниками;
• доступ к результатам работы конкретного пользователя и процент выполнения
задания от общего объема работ;
• статистика ошибок, производимых пользователем.
В настоящий момент деятельность значительной части управленческого
персонала немыслима без персонального компьютера, поэтому не лишено
смысла производить анализ труда сотрудников, работающих на ПЭВМ на основе
данных мониторинга.
Следом за появлением и быстрым распространением в 80-х гг.
персональных компьютеров стали развиваться, и внедряться в повседневную
жизнь программные решения для ПЭВМ. Первоначально компьютерные
системы были ориентированы на решение комплексов логически связанных
между собой задач, имеющих общую информационную базу и общую
нормативно-справочную информацию. Они представляли собой АРМ с набором
пакетов прикладных программ и сервисных средств. Информационные системы
стали организовываться на основе нескольких функционально законченных и
взаимосвязанных по конкретной предметной области АРМ, ориентированных на
функционирование в условиях локальной вычислительной сети, средств
удаленного доступа к данным, а также на коллективное использование
специалистами различной квалификации. В построении таких систем стал преобладать научный метод - системный подход. Для крупных и средних предприятий
реализация данного метода означала возможность существования отдельных
блоков - АРМ, которые, являясь самостоятельными программными модулями,
вместе образовывали единое целое, т.е. открытую модульную систему, которая
характеризовалась возможностью добавления новых блоков АРМ различной
конфигурации или удаления какого-либо блока АРМ, а также наличием узлов
связи между самостоятельно функционирующими частями системы. Наибольшее
распространение они получили в экономических информационных системах в
виде комплексов АРМ - интегрированных и инструментальных систем.
Постепенно автоматизированные решения на базе АРМ стали
осуществляться для крупных хозяйственных субъектов. Такие АРМ представляли
собой информационные системы, не предназначенные для массового
тиражирования.
Особенности таких систем заключались в разработке программного
продукта специально под требования конкретного заказчика, значительной
трудоемкости пусконаладочных работ, обязательном последующем сопровождении, высокой стоимости программного продукта.
Но какими бы универсальными не были разработанные АРМ, они обеспечивают
автоматизированные решения дискретных задач и не позволяют полностью
автоматизировать бизнес-процессы, протекающие в фирме. Следующим этапом
стало создание систем, обеспечивающих полную автоматизацию крупных хозяйственных субъектов. Основное достоинство заключалось в обеспечении
поддержки принятия решений во всех звеньях управления на основе
своевременного предоставления информации всем заинтересованным службам и
лицам, причем с требуемой степенью детализации. Они были отнесены к классу
информационных систем большой сложности и получили название корпоративные информационные системы.
В связи с этим остро встала проблема реинжиниринга бизнес-процессов,
протекающих на предприятии, характеризующих информационную систему
хозяйственного субъекта. Реинжиниринг подразумевает изменение существующей
логики связей различных компонентов информационной системы и объединение
разрозненных бизнес-процессов. Он обеспечивает правильное выделение этих
процессов и исключение лишних связей и функций, выполнимых в соответствии с
существующей организационной структурой предприятия, а также внедрение
новых процессов, связанных с появлением передовых технологий. Правильно
проведенный
реинжиниринг
обеспечивает
улучшение
взаимодействие
компонентов как внутри одной информационной системы, так и между разными,
позволяет значительно снизить затраты на анализ предметной области и
многократно использовать полученные результаты.
Деятельность хозяйственного субъекта базируется на «трех китах»: системе
управления предприятием, его экономической системе и информационных
технологиях, используемых в качестве инструментария двух предыдущих
компонент. Центральным звеном корпоративной информационной системы
является экономическая информационная система, основу которой составляет
бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически
накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем,
планированием, анализом и регулированием. На основе этих данных формируется
информация о ходе работы предприятия, разрабатываются предложения по
установления причин отклонений и корректировке результатов, осуществляется
прогнозирование эффективности политики управлением предприятием.
К характерным признакам корпоративных информационных систем следует
отнести: длительный жизненный цикл; разнообразие используемого аппаратного
обеспечения, жизненный цикл которого меньше, чем у создаваемой системы;
широкое программное обеспечение; масштабность и сложность решаемых задач;
пересечение множества различных предметных областей; территориальную
распределенность и в соответствии с этим ориентацию на использование
локальных и глобальных вычислительных сетей для обмена и обработки
информации. При организации таких систем возникают проблемы, связанные с
совместимостью программного обеспечения, безопасностью информации,
независимостью от аппаратных и программных платформ, разграничением
доступа к удаленным информационным ресурсами, т.е. системой интеграции.
На рис. 1.5. показано взаимное влияние системы управления хозяйственным
субъектом, характеризуемой декомпозицией организационной структурой
управления и информационной системой предприятия. Необходимость
выполнения глобальной цели влечет за собой формирование множества
локальных целей, которые, в свою очередь, делятся на подцели. Одной из таких
локальных целей является организация поддержки принятия решений на всех
уровнях управления на основе своевременного предоставления информации всем
заинтересованными службам и лицам с требуемой степенью детализации.
Реализации этой цели выражается в построении корпоративной
информационной системы.
В процессе его создания необходимо решить ряд принципиально важных задач,
в том числе: на каком уровне хранить информацию (данные) и на каком уровне
обрабатывать ее; на каком рабочем уровне хранить и на каком обрабатывать
каждую конкретную информацию. Решение данных задач включает реализацию
методик распределения вычислительных работ по уровням обработки информации
и узлам сети, информационных массивов по узлам сети, а также определение
количества ПЭВМ в узле, для чего могут быть использованы экономикоматематические методы, а также инструментарий класса CASE. Обратная связь,
возникающая в результате решения задач, характеризуется реорганизацией
системы управления и изменениями в организационной структуре предприятия.
Таким образом, информационная система воздействует на систему управления на
основе предложенных автоматизированных решений.
Хорошая организационная структура всегда была основой эффективного
управления предприятием. Существует два пути создания и поддержки
рациональной системы управления: с совершенствованием организационной
структуры и без совершенствования. Организационная структура характеризуется
декомпозицией финансово-экономической, хозяйственной, производственной
деятельности, деятельности, связанной с обеспечением безопасности
эффективного управления и т.д. В состав финансово-экономической деятельности
включены финансово-аналитическая, финансово-учетная, а также связанная с
внутренним аудитом. Эффективность организационной структуры определяется
соответствием каждого исполнителя своему рабочему месту.
Предпосылками построения системы является комплексное решение
следующих взаимосвязанных аспектов: кадровых, финансовых, разработки
технологии и методологии организации профессиональной деятельности в
конкретной предметной области.
Формирует
ПРЕДПРИЯТИЕ (структура управления)
Влияет
Корпоративная
информационная
сеть
Обеспечение поддержки принятия решений
Во всех звеньях управления на основе
своевременного предоставления информации
всем заинтересованным службам и лицам
с требуемой степенью детализации
Глобальную ЦЕЛЬ:
выживаемость и
рентабельность в течение
длительного интервала
времени
Вытекают
Локальные цели
1.Где что хранить?
2.Где что обрабатывать?
3.Хранить ли и обрабатывать
ли вообще?
Влияние
Информационной
Системы на организационную структуру (постоянное
изменение)
Вытекают
Декомпозиция организационной
структуры
( в соответствии с предметной областью )
Какие предметные и информационные
технологии использовать?
Аппаратное и
программное
обеспечение
Методики,
носяшие
целевой
характер
Информационная система
экономического
характера
Информационная
система бухгалтерского
учета
Деятельность,
связанная с
исследованиями и
инф. технологиями
Финансовоэкономическая
деятельность
Финансовоучетная
деятельность
Внутренний
аудит
Основная
деятельность
(производствен
ная)
Вспомогательна
я деятельностьт
Деятельность,
связанная с
обеспечением
эффективного
управления
Деятельность,
связанная с
обеспечением
безопасности
Финансовоаналитическая
деятельность
Рис. 1..5 Взаимное влияние системы управления
и информационной системы
Организационный аспект включает создание единого финансовоэкономического подразделения, как это принято в мировой практике управления,
в котором вся экономическая деятельность предприятия рассматривается в
качестве единого целого. Первостепенное внимание необходимо уделять учету
затрат, финансовому анализу, прогнозированию, что составляет основу
экономической системы предприятия. При создании данного подразделения
разрабатывается новая организационная структура, происходит реструктуризация
финансовых экономических и бухгалтерских подразделений. Вводится новая
форма ведения учета в компьютере, например автоматизированная-диалоговая,
оговоренная в учетной политике. Происходит изменение условий труда.
Следовательно, необходимо пересмотреть штатное расписание (расстановку),
разработать должностные обязанности.
Кадровый аспект характеризуется тем, что в связи с изменением методологии
учета и обработки, переходом к автоматизированным формам ведения учета
(таблично-автоматизированной и автоматизировано-диалоговой) качественно
изменяются требования к персоналу. Необходимо изменить отношение к работе,
создать условия, при которых сотрудники будут заинтересованы в результатах
своего труда и будут стремиться совершенствовать свои знания. Для этого
требуется утвердить кадровую политику, включающую решение задачи
подготовки кадров, повышения профессионализма, расширение специализации.
При разработке штатного расписания (расстановки) следует разработать
должностные обязанности (инструкции), четко выделив перечень обязательных
функций и определив требования к каждой должности. Решение кадровой задачи
необходимо начать с проведения аттестации каждого сотрудника. Эффективность
функционирования системы определяется менталитетом, каждого исполнителя на
своем рабочем месте, и если работники не будут выполнять предъявленных
требований, то даже самая идеальная система не даст желаемых результатов.
Для проведения аттестации нужно разработать положение, включающее ответы
на следующие вопросы: кто должен проводить оценку заслуг и как часто, по
каким критериям оценивать результаты труда, деловые и личностные качества,
как их оценивать количественно, как связать заработную плату(оплату труда) с
результатами проведенной оценки. Также необходимо разработать систему
оценки заслуг работника, позволяющую анализировать результативность труда.
При рассмотрении кадрового аспекта целесообразно, чтобы в структурных
подразделениях, производящих ее автоматизированную обработку и
характеризуемых наличием дорогой компьютерной техники и большими
объемами информации, работал хотя бы один специалист, имеющий общее
представление о программировании, выполняющий основную работу наравне с
другими сотрудниками и параллельно сопровождающий функционирующие в
данном подразделении программные решения. В идеальном варианте этот
специалист должен возглавлять группу. Финансовый аспект заключается в
резервировании средств для приобретения вычислительной техники, поэтапной
оплаты работ, связанных с монтажом компьютерной сети и выполнения этапов
реализации проекта комплексной автоматизации, оплат затрат, связанных с
повышением квалификации пользователей системы. При сокращении штатов
высвобождающиеся денежные средства целесообразно использовать для
повышения заработной платы и привлечения специалистов. Особое внимание при
организации финансирования следует уделить мотивации труда, т.е. разработке
такой системы стимулирования и оплаты труда, при которой участники трудового
процесса заинтересованы в реализации поставленных перед ними задач.
В рамках решения финансового вопроса не лишено смысла акцентировать
внимание на вопросах нормирования, оценки и контроля издержек производства, в
том числе на рабочую силу. Это касается, например, определения затрат на оплату
труда по каждой технологической операции (виду работы), заработной платы в
расчете на один час нормативного, а также фактически отработанного времени.
Разработка технологии и методологии организации финансово-бухгалтерской
деятельности, требующая единой системы обработки экономической информации,
непосредственно связана с формированием учетной политики предприятия. Для
этого
целесообразно
создать
специальную
комиссию,
включающую
представителей
финансовой,
бухгалтерской,
планово-экономической,
юридической служб предприятия, группы внутреннего аудита. Комиссия должна
поднять и проанализировать все ранее изданные на предприятии организационнораспорядительные документы, оформляющие решения по вопросам ведения учета,
анализа, планирования, регулирования, на предприятии. Если эти документы не
утратили силу, то они могут и дальше действовать в качестве основы выбранного
способа обработки данных по конкретной предметной области. Необходимо также
рассмотреть изменения в системе экономических, налоговых, бухгалтерских
стандартов и законодательства, проанализировать новые способы ведения учета,
чтобы подготовить и издать соответствующие документы (приказы, распоряжения
и т.п. ) по вопросам, не оформленным согласно ранее действующим правилам.
1.3 Характеристика обеспечивающей части информационной системы
бухгалтерского учета
Обеспечивающая часть информационной системы бухгалтерского учета
характеризуется совокупностью методов, средств и мероприятий, необходимых
для ее нормального функционирования, и включает техническое (аппаратное),
информационное, технологическое, математическое, программное,
организационное, правовое, эргономическое, лингвистическое и другие виды
обеспечения.
Техническое (аппаратное) обеспечение немыслимо без использования
вычислительных сетей и организации сетевой обработки данных на нескольких
компьютерах, объединенных линиями связи в информационно-вычислительные
сети (ИВС). Концепция ИВС появилась в 70-х гг., когда обнаружилось, что
центральная ЭВМ не в состоянии гибко и быстро приспосабливаться к требованиям ряда практических приложений. Персональный компьютер внес новое в
построение вычислительных сетей. В сети аккумулируется производительность
всех присоединенных ПК-рабочих станций в одну гибкую и мощную систему, с
которой не может сравниться вычислительная сеть на основе мини- и супер-миниЭВМ.
Различают глобальные и локальные вычислительные сети. Если компьютеры
расположены недалеко друг от друга (в пределах одного здания или в нескольких
близко расположенных зданиях) и соединяются в сеть при помощи
высокоскоростных адаптеров (используются высокоскоростные цифровые линии
связи со скоростью передачи данных 10-1000 Мбит/с), то такие сети называют
локальными (ЛВС). Существует несколько стандартов ЛВС, обеспечивающих
необходимую пропускную способность: FDDI, Fast Ethernet, 10OVG-AnyLAN и
ATM. Если требуется объединить компьютеры или локальные сети,
расположенные на значительном удалении друг от друга (в разных городах или на
разных континентах), то для стыковки используют модемы и дальние низкоскоростные аналоговые линии связи. Такие сети принято называть глобальными.
ЛВС представляют собой техническую базу для распределенной обработки
данных. Многообразие ЛВС позволяет классифицировать их по различным
критериям (рис. 1.6). Комплекс технических средств (КТС) вычислительной сети
включает в себя компьютеры и системы связи. Компьютеры могут быть одного
типа (гомогенные ВС), либо различных типов (гетерогенные ВС), но при
объединении в сеть они должны характеризоваться модульностью построения,
универсальностью функционирования, технической совместимостью. По количеству компьютеров, охватываемых сетью, различают малые, средние и
большие ЛВС.
Взаимное расположение составляющих сети узлов и линии связи
характеризуют топологическую структуру сети, т.е. конфигурацию физических
соединений и компонентов (файловый сервер, рабочие станции). Тип топологии
определяет производительность и надежность сети в эксплуатации, влияет на
скорость обмена информацией, затраты на программно-технические средства,
эффективность функционирования. Различают следующие виды топологий:
звезда, кольцо, общая шина, древовидная, кольцо с управляющим компьютером,
разомкнутое кольцо, полносвязная, моноканальная и др. Наиболее широко
используются звезда, общая шина, кольцо, характеристики которых приведены в
табл. 1.1.
Таблица 1.1
Характеристика топологий вычислительных сетей
Характеристики
Топология
Звезда
Кольцо
Шина
Стоимость расширения
Незначительная Средняя
Средняя
Необходимость выключения при
расширении
Нет
Нет
Да
Присоединение абонентов
Пассивное
Защита от отказов
Незначительная Незначительная
Высокая
Размеры системы
Любые
Любые
Ограниченные
Контроль ошибок
Простой
Простой
Защищенность от прослушивания
Хорошая
Хорошая
Затруднительный
Незначительная
Стоимость подключения
Незначительная Незначительная
Поведение системы при высоких
Хорошее
нагрузках
Возможность работы в реальном режиме Очень хорошая
времени
Разводка кабеля
Хорошая
Плановые издержки
Активное
Пассивное
Высокая
Удовлетворительное
Хорошая
Плохое
Удовлетворительная
Средние
Хорошая
Плохая
Незначительные
Обслуживание
Незначительные
Очень хорошее Среднее
Характер отказов
Полный отказ
Частичный отказ
Полный отказ
Среднее
Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в
которой вся информация между двумя периферийными рабочими местами
проходит через центральный узел (головную машину) вычислительной сети.
Производительность всей сети зависит от мощности центрального узла файлового сервера. Выход его из строя приводит к общей остановке.
При кольцевой топологии рабочие станции коммуникационно связаны одна с
другой по кругу, по которому регулярно циркулируют сообщения. Рабочая
станция посылает по определенному конечному адресу информацию,
предварительно получив из кольца запрос. Основная проблема заключается в том,
что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется.
При шинной топологии среда передачи информации представляется в форме
коммуникационного пути, доступного для всех рабочих станций, к которому они
должны быть подключены (возможен контакт любой из них друг с другом).
Рабочие станции в любое время без прерывания работы всей вычислительной сети
могут быть подключены к ней или отключены, причем ее функционирование не
зависит от состояния отдельной станции.
Наряду с тремя перечисленными выше топологиями вычислительных сетей на
практике применяется еще и комбинированная.
В различных сетях существуют специфические процедуры обмена данными
между рабочими станциями, определяемые методами доступа: Ethernet, Arcnet,
Token Ring. Метод Arcnet разработан фирмой "Дэйтапойнт" и получил широкое
распространение в 80-х гг. благодаря дешевому оборудованию. Он был
ориентирован на использование ЛВС с топологией в виде звезды. Метод доступа
Token-Ring, разработанный фирмой IBM, характеризуется дорогим
оборудованием и рассчитан на кольцевую топологию сети. Метод Ethernet был
разработан фирмой "Ксерокс" в 1975 г. Он обеспечивает высокую скорость
передачи данных и надежность, пользуется наибольшей популярностью. Для
данного метода используется шинная топология, поэтому сообщение,
отправляемое одной станцией, принимается одновременно всеми остальными
станциями, подключенными к общей шине.
Аппаратное обеспечение локальных сетей составляют сетевые адаптеры,
разъемы, кабели. В качестве средств коммутации наиболее часто используются
витая пара проводов, коаксиальный и оптоволоконный кабели. Основные
показатели трех сред для передачи информации приведены в табл. 1.2.
Таблица 1.2.
Основные показатели для трех сред передачи информации
Показатели
Среда передачи информации (кабели)
Двужильный
(витая пара)
Невысокая
Коаксиальный
Оптоволоконный
Очень высокая
Стоимость монтажа и оборудования
Наращивание
Очень простое
Безопасность передачи данных Незначительная
и защита от прослушивания
Скорость передачи информации До 10 Мбит/с
Хорошая, однако
легко ответвляется
До 300 Мбит/с
Проблема с заземлением
Нет
Возможны
Несколько
Гбит/с
Нет
Восприимчивость к помехам
Существует
Существует
Существует
Относительно
высокая
Проблематичное
Простое
Высокая
В первом случае на файл-серверах функционирует специальная
мультизадачная сетевая операционная система, использующая защищенный
режим работы процессора. На рабочих станциях устанавливается специальное
программное обеспечение, часто называемое сетевой оболочкой, которое работает
в среде операционной системы, установленной на данной станции: DOS, OS/2 и
т.д. Существуют различные операционные системы, ориентированные на сети с
централизованным управлением. Самые известные из них - Novell NetWare,
Microsoft Lan Manager (на базе OS/2), а также VINES, выполненная на базе UNIX.
Одноранговые сети не содержат в своем составе выделенных серверов: функции
управления передаются по очереди от одной рабочей станции к другой. Основным
их достоинством является простота обслуживания.
Информационное обеспечение бухгалтерских информационных систем
характеризуется наличием двух взаимосвязанных частей (внемашинной и
внутримашинной), которые рассматривались выше.
Технологическое обеспечение имеет следующие основные особенности:
функциональной единицей системы является вычислительная работа (операция),
структурной - АРМ (набор выполняемых операций характеризует его
функциональную направленность), информационной - файл. Технология
обработки представляет собой законченный цикл движения информации от ее возникновения (первичный учет) до формирования сводных учетных регистров и
аналитической информации для руководства. Этот процесс включает следующие
этапы: сбор и накопление данных, их обобщение, формирование отчетности,
анализ, прогнозирование, формирование аналитической информации.
По технологии обработки финансово-бухгалтерской информации различают одно, двух- и многоуровневые вычислительные сети. Наличие нескольких уровней
позволяет говорить об N-уровневой распределенной обработке информации.
Одноуровневая обработка предполагает создание непосредственно в бухгалтерии
ЛВС звездной топологии распределительного типа, охватывающей все участки
учета. Такое проектирование сети представляется рациональным для средних и
мелких предприятий, имеющих ограниченный объем входной учетной
номенклатуры. При двухуровневой обработке целесообразно проектирование ЛВС
распределительного типа с шинно-звездной (звездной) топологией. Здесь имеются
уже два сегмента, отражающих соответственно материальную и финансовую
составляющие бухгалтерского учета. Каждый из сегментов включает АРМ по
участкам учета, при этом основным недостатком является исключение из
автоматизации первичного учета. Такое проектирование целесообразно для
средних предприятий, имеющих небольшие объемы первичной учетной
номенклатуры. Если дополнить двухуровневую вычислительную сеть нижним
уровнем, состоящим из АРМ первичного учета, то получим трехуровневую
обработку - это рационально для средних и крупных предприятий.
Четырехуровневая (и до N-уровневой) обработка предполагает дальнейшую
детализацию бухгалтерского производственного и финансового учета.
Проектирование данного уровня целесообразно для крупных и средних
предприятий.
До середины 80-х гг. использовалась преимущественно централизованная
обработка информации на ЭВМ непосредственно в ВЦ (ИВЦ). Пользователь не
принимал участия в этом процессе, он занимался подготовкой информации для
вычислительной обработки (кодированием, подбором документации) и анализом
полученных результатов. Многие расчеты бухгалтеры выполняли вручную,
возникало большое количество ошибок, задерживались сроки разработки
отчетности. Все это не давало реального эффекта и не позволяло улучшить
оперативность обработки информации. В связи с использованием ПЭВМ
появилась возможность перейти от централизованной к децентрализованной
обработке информации, а от нее к распределенной и сделать конечного
пользователя (бухгалтера, экономиста, диспетчера, кладовщика и др.) участником
этого процесса.
Математическое обеспечение бухгалтерских информационных систем
представляет собой совокупность методов, правил, описаний, инструкций,
математических моделей и алгоритмов решения финансово-бухгалтерских задач,
переработки информации и принятия соответствующих решений.
"Оживить" техническое обеспечение, т.е. заставить его выполнять операции по
обработке информации, должно программное обеспечение (общее и прикладное).
В общее включают операционные системы, системы программирования и
сервисные программы. Операционная система - это специальная программа, загружаемая в оперативную память компьютера при его включении, находящаяся
там на протяжении всего сеанса работы и осуществляющая контроль и обработку
возникающих ситуаций. Системы программирования представляют собой
инструментальные средства для квалифицированных пользователей программистов и непрограммистов. Инструментальные средства определяют
информационные технологии, предназначенные для проектирования
функционального программного обеспечения. Функциональное ПО - это
программная реализация конкретных функций финансово-бухгалтерского
работника с использованием различных информационных и предметных
технологий, т.е. разработка и настройка автоматизированного рабочего места под
требования конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там
системы обработки данных, СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных
систем.
Организационное обеспечение информационной системы бухгалтерского
учета включает в себя .совокупность методов и средств, регламентирующих
взаимодействие персонала и технических средств, задействованных в обработке и
поддержке данных в процессе функционирования системы.
Организационные основы создания и использования корпоративных
информационных систем характеризуются наличием собственного аппарата
управления (специально подготовленного персонала), осуществляющего
обслуживание корпоративной информационной системы и обеспечивающего
функционирование всех ее подсистем как единого целого. Обслуживающий
персонал информационной системы бухгалтерского учета может входить в состав
персонала корпоративной информационной системы либо относиться
непосредственно к бухгалтерии. Последнее не лишено смысла по следующим
причинам: в финансово-бухгалтерском подразделении сосредоточено наибольшее
количество аппаратных и программных средств; в связи с постоянными
изменениями экономической ситуации и законодательства необходимо оперативно корректировать программное обеспечение системы; финансовобухгалтерское подразделение является основным заказчиком информации,
поступающей от внешних источников, а также основным отправителем
информации.
Служба призвана осуществлять контроль за выполнением:
• сбора первичной информации об объекте управления и окружающей среде на
основе использования документов, вспомогательных средств или средств
автоматической регистрации данных;
• передачи информации курьеру или ее рассылки с помощью локальных,
региональных или других сетей;
• хранения и поддержки в работоспособном состоянии коллективно используемой
информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;
обработки информации на основе централизованной или распределенной
технологии.
В современных бухгалтерских информационных системах для большинства
сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в
локальную сеть. При этом управленческий персонал обеспечивает ее
функционирование и развитие. Главные же задачи персонала корпоративной
информационной системы состоят в разработке:
• юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях
компьютеризации;
• документации, регулирующей порядок обмена информации с другими
компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;
• методической документации для подготовки управленческих работников в
условиях компьютеризации.
Деятельность персонала корпоративной информационной системы должна
осуществляться в двух направлениях. Первое связано с построением и развитием
корпоративной информационной системы и характеризуется проектированием и
разработкой программного обеспечения, исследованием новых подходов к обработке информации и созданием законченного аппаратно-программного комплекса,
второе - с сопровождением технического и программного обеспечения.
В функции группы, осуществляющей первое направление, входят: подготовка
проектов построения систем, систематизация информационных потоков,
разработка новых подходов к обработке информации; проектирование топологии
и монтаж локальной сети; сборка компьютерной техники и закупка
комплектующих; проектирование, разработка и внедрение программного обеспечения; сопровождение аппаратно-программного комплекса; обучение и
подготовка пользователей.
Для эффективного функционирования многоуровневых информационных
систем целесообразно организовать передачу данных между территориально
удаленными подразделениями на основе использования модема и телефонных
линий связи. Из-за относительно высокой стоимости данного способа по
сравнению с выделением закрытых каналов модемная связь может быть использована в любой организации. При помощи модема поступают различные
сообщения от юридических лиц, передаются финансово-бухгалтерские документы
из территориально удаленных подразделений, например банковские выписки,
содержащие информацию об операциях по расчетному и валютному счетам,
табель учета рабочего времени и неявок, финансово-аналитическая и прочая
информация из компьютерных сетей типа Relcom.
Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает
следующая информация: перспективные планы развития предприятия, а также
бюджетные ограничения на создание новых систем. На основании этих сведений
группа разработки может предложить решение задач стратегического
планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультации по маркетинговой политике, использованию основных фондов, анализу факторов,
влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния
предприятия и его эффективности, анализу сбыта и т.д. Деятельность данной
группы по удовлетворению информационных потребностей среднего уровня
управления заключается, например, в разработке автоматизированных решений по
расчетам материальных и трудовых ресурсов, планированию, регулированию.
Сотрудников оперативного уровня управления интересует автоматизация
выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с
производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы,
службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов,
учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения,
расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет
заработной платы и прочее.
Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения,
включающая также администратора локальной вычислительной сети и модемной
связи. Администратор ЛВС осуществляет поддержку целостности компьютерных
баз данных хозяйственного субъекта и систем их обработки, контроль за распределением уровня доступа к информации, ее защиту. Администратор модемной связи
отвечает за почтовую пересылку сообщений по локальной вычислительной сети
хозяйственного субъекта, отправку информации внешним получателям и прием
всей текстовой, факсимильной и другой информации от внешних источников
(компьютерные сети, банки, фирмы, территориально удаленные подразделения
хозяйственного субъекта). Получив сообщение от внешних источников, он
обрабатывает его и пересылает по сети в компьютер конечного пользователя.
Получатель, ознакомившись с поступившим сообщением, сохраняет, стирает и
печатает его. Тем самым обеспечивается экономия факсимильной бумаги, сокращаются перемещения сотрудников по зданию с бумажными носителями
информации.
Группа эксплуатации планирует свои действия исходя из специфики
информационных работ и особенностей средств обработ ки и передачи данных. В
функции этого отдела входят: обеспечение безопасности, конфиденциальности и
целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным
доступом, разработка шифров, паролей, кодов); администрирование баз данных;
разработка графиков ввода данных и слежения за их вы полнением; составление
планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров.
Правовое обеспечение бухгалтерской информационной системы
представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах,
устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи,
структуру и функции, правовой статус. С его помощью осуществляется правовое
регулирование разработки программных решений и взаимоотношений
разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования
бухгалтерских информационных систем определяет их статус в процессе
управления, обеспечение информацией процесса принятия решения и правовое
обеспечение безопасности функционирования корпоративной информационной
системы. Оно включает общую часть (нормативные документы,
регламентирующие деятельность бухгалтерской информационной системы) и
специальную (юридическая поддержка принятия решений). В настоящее время на
российском рынке коммерческих юридических баз данных существует более 20
продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и
могут быть легко встроены в бухгалтерскую информационную систему.
Эргономическое обеспечение рассматривает деятельность пользователей
(бухгалтеров, экономистов, финансистов) в условиях функционирования
бухгалтерской информационной системы с целью оптимизации технического и
программного инструментария, процессов и условий труда для пользователя. Под
эргономическим обеспечением следует понимать совокупность методов и средств,
создающих оптимальные условия для разработки, реализации, внедрения и
сопровождения соответствующих технологий, обеспечивающих нормальное
функционирование информационной системы бухгалтерского учета, а также
скорейшее освоение их работниками и пользователями различных типов и
категорий с учетом требований качественной, безвредной, безопасной работы.
Лингвистическое обеспечение бухгалтерской информационной системы
характеризуется совокупностью терминов и искусственных языков (макроязыков),
а также правил формализации учетных данных.
ГЛАВА 2
МЕТОДОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ
2.1 Общие вопросы создания бухгалтерских информационных систем
Процесс компьютеризации бухгалтерского учета потребовал создания
соответствующей методологии ее проведения, включающей подготовительные
мероприятия, обследование объекта, систематизацию данных обследования и их
анализ, разработку технологических решений и их внедрение.
Опыт внедрения систем обработки данных показывает, что существуют две
принципиально разные технологии компьютеризации бухгалтерского учета.
Первая, долгое время доминировавшая в нашей стране, заключается в том. что
между формулированием постановки задачи, разработкой технического проекта и
его внедрением возникали паузы, причем первый и второй этапы могли быть
выполнены разными специалистами. Очевидно, что недоработки, допущенные в
постановочной части, переходили в технический проект, поскольку к тому времени, когда дело доходило до этого этапа, постановщик, как правило, был занят
другой задачей.
Вторая технология характерна для ведущих западных разработчиков. Она
более продуктивна, поскольку предполагает создание бригады, которая ведет
разработку от начала до внедрения. В бригаду входят постановщик, системщик,
несколько программистов-прикладников, администратор, секретарь, научный
руководитель разработки. Такой состав дает возможность сократить сроки
разработок и обеспечить нормальное внедрение. В сложившихся экономических
условиях лишь единичные организации (в основном те, деятельностью которых
является разработка программных продуктов) могут позволить себе содержать
такие бригады.
Один из выходов в создавшейся ситуации - применение так называемой
прототипной технологии, суть которой можно свести к следующему. По
обоюдному согласию разработчик не представляет заказчику документ
"Постановка задачи", хотя по мере проектирования формулирует его для себя.
После обследования предметной области, в ходе которого разработчик готовит
перечень задач, он определяет последовательность их решения и формы выходных
ведомостей. Далее разрабатываются программные решения, реализующие
прототип основного меню и меню других уровней. При выборе того или иного
режима вместо расчетов и обработки данных на экране монитора высвечивается
прототип ведомости, которая будет сформирована в результате выполнения (в
будущем) данного режима. После этого разработчик знакомит пользователя с
созданными прототипами, и тот при необходимости делает уточнения и
изменения, которые оперативно вносятся в прототипы, осваивает разработанный
диалог, чтобы не испытывать впоследствии страха перед системой. Он становится
как бы единомышленником разработчика. Именно такой подход использовался
при разработке АРМ бухгалтеров по различным участкам учета, которые
рассматриваются в данной книге как учебные.
К подготовительным мероприятиям относятся разъяснение сущности
автоматизации учетных работ, заключение договора с проектной организацией,
ознакомление в общих чертах с производственным процессом хозяйственных
подразделений предприятия, с работой бухгалтерии. Если они проводятся сторонними специалистами, то привлекаются обычно и бухгалтеры предприятия.
После подготовки начинается обследование объекта автоматизации,
изучение учетной информации и особенностей организации производственнохозяйственной деятельности. Одновременно с этим проводится сбор данных об
объемах вычислительных работ, систематизируются действующие
классификаторы, формы первичных и сводных документов, ценники, таблицы,
инструкции и положения по организации учета и т. п. Эти материалы позволяют
определить уровень состояния учета и вычислительных работ и решить вопрос об
наиболее эффективном использовании компьютерной техники.
Эффективность функционирования разрабатываемой системы зависит от
полноты охвата циркулирующей в системе информации, что может быть выявлено
только при тщательном и всестороннем обследовании потоков информации,
степени обособленности и интеграции, характера движения, повторяемости и возможности их регулирования. Цель такого изучения заключается в исключении
дублирования, а также в установлении механизма связи первичной,
промежуточной и результатной информации, представленного в виде алгоритмов
обработки.
Одной из целей обследования является сбор данных, необходимых для
определения основных параметров и характеристик действующей на предприятии
системы обработки информации. Существует несколько методов обследования
объектов автоматизации, причем наиболее распространенными являются
анкетный, опросный, расчетный и аналогии.
Анкетный метод (или саморегистрации) заключается в том, что обследование
проводится с помощью анкет, заполняемых конкретными работниками без
участия обследователя. При опросном ответы регистрируются на рабочем месте
исполнителя. Расчетный метод сводится к определению трудоемкости учетных
работ и применяется в тех случаях, когда вместо точного подсчета показателей
можно вывести их расчетным путем. Метод аналогии - сокращенный, при его
применении результаты обследования учетной информации одного предприятия
или подразделения распространяются на все аналогичные структуры. При
обследовании часто приходится использовать одновременно несколько методов,
причем наиболее часто опрос, при котором на каждого исполнителя заполняется
опросный лист или другие документы (карты обследования, таблицы и т.п.).
Кроме того, существуют такие методы, как обследование на основе опроса
работников различных служб и руководителей подразделений, ознакомление с
обязанностями сотрудников, данными первичных документов, результатной
информацией, сущностью выполняемых работ и задач.
При проведения обследования объект автоматизации может рассматриваться
в следующих аспектах: информационном, технологическом, организационном,
методологическом и техническом. Первый по видам работ характеризует
используемые первичные и выходные документы, состав файловой системы,
структуры файлов, наличие и содержание нормативно-справочной информации.
При втором определяются перечень и характеристика задач, порядок их
выполнения и решения, уровень автоматизации.
Третий предполагает анализ данных о структуре подразделения - состав, схему
подчиненности, должностные обязанности сотрудников, четвертый - изучение
существующих инструкций, нормативных документов, регламентирующих работу
отделов, пятый - состав имеющейся вычислительной техники и ПО.
В результате обработки материалов обследования необходимо выявить
следующие данные: объем вычислительных работ, технологический процесс
ведения учета, структуру аппарата бухгалтерии, оборот каждого вида первичных
документов, перечень используемых классификаторов, группировочных и
отчетных регистров.
Рассмотрим в качестве примера перечни данных, которые могут быть
использованы при обследовании объекта автоматизации. Данные вносятся по
экономическим задачам, видам работ и функциям управления.
СОСТАВ И КОЛИЧЕСТВО ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.Порядковый номер.
2.Наименование документа и его типовой код.
3.Структурное подразделение, где возникает документ.
4.Количество за месяц (год).
5.Количество строк в документе.
6.Количество документострок.
7.Объем обрабатываемой цифровой информации.
8.Объем обрабатываемой алфавитной информации.
СОСТАВ И КОЛИЧЕСТВО ОТЧЕТНЫХ ФОРМ
1.Порядковый номер.
2.Наименование задачи (код).
3.Наименование документа или формы.
4.Периодичность заполнения.
5.Количество строк.
6.Объем цифровой информации.
7.Объем алфавитной информации.
ПЕРЕЧЕНЬ ФАЙЛОВ ПО i-той ЗАДАЧЕ
1. Порядковый номер.
2. Наименование массива.
3. Условное обозначение.
4. Вид машинного носителя.
5. Количество копий массива.
6. Периодичность обновления файла за выбранный период.
7. Объем занимаемого дискового пространства.
8. Периодичность обращения к файлу.
9. Задачи, в которых используется массив.
10.Примечания.
11.СТРУКТУРА ФАЙЛА
12.Наименование реквизита.
13.Размерность.
14.СОСТАВ И ХАРАКТЕРИСТИКА КЛАССИФИКАТОРОВ
15.Порядковый номер.
16.Наименование классификатора.
17.Система построения кода.
18.Значность кода.
19.Задачи, в которых будут использоваться классификаторы.
20.ПЕРЕЧЕНЬ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ЗАДАЧ
21.Порядковый номер.
22.Наименование задачи (код).
23.Наименование программы (код) при автоматизированном решении.
24.Массивы нормативно-справочной информации, используемые для решения
задач.
25.Входные файлы.
26.Выходные файлы.
27.Выходные машинограммы по задачам.
28.Периодичность решения за выбранный период.
29.Время автоматизированного решения задачи.
30.Структурные подразделения, использующие результаты решения задач.
31.ПЕРЕЧЕНЬ НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫХ РАБОТ ИЛИ ФУНКЦИЙ
32.Порядковый номер.
33.Наименование работы или функции.
34.Периодичность выполнения.
35.Трудоемкость работы в человеко-днях.
36.Краткая характеристика работы.
37.Предложения по автоматизации.
38.Систематизация данных обследования и их анализ позволяют наметить
основные положения проекта. Выводы и предложения обсуждаются с
работниками бухгалтерии. После утверждения выводов приступают к
разработке проекта и его опробованию.
По назначению проекты разделяются на типовые и индивидуальные. Типовые
предназначены для предприятий и организаций, однородных по своей
деятельности и где возможна одинаковая организация учета. Они создаются на
основе стандартов по учету утвержденных номенклатур и типовых первичных
документов. Принимается во внимание также порядок ведения учета, составления
бухгалтерской и статистической отчетности. Эти проекты облегчают проведения
автоматизации учетных работ, способствуют сокращению сроков внедрения,
затрат труда и денежных средств. Индивидуальные проекты разрабатываются
непосредственно на предприятии или в хозяйственной организации применительно к конкретному участку. Большую помощь при этом оказывают типовые
проекты, в которых .решены принципиальные вопросы автоматизации.
Проект автоматизации обычно включает основные положения
(принципиальную часть) и рабочую часть (технологию автоматизированной
обработки данных, программное обеспечение). Основные положения содержат
описание классификаторов учетно-плановых и других номенклатур, форм
первичных документов, форм накопительных (группировочных) и отчетных
сводок и их назначение. В рабочей части детально отражается технологический
процесс обработки информации и технологическая документация (инструкции
пользователю по всем операциям технологического процесса, описание программных решений).
Проект автоматизации бухгалтерского учета должен охватывать все участки
учета. При разработке проектных решений для каждого из них следует помнить о
их взаимосвязи.
2.2 Формализация учетных процессов в современных бухгалтерских
информационных системах
Центральное место в информационных системах экономического характера
занимает бухгалтерский учет. Эффективность его определяется не только
оптимальной организацией обработки финансово-бухгалтерской информации, но
и эффективной технологией учетного процесса, что непосредственно связано с
моделированием функций учета. Поэтому вопросы типизации на основе
стандартной бухгалтерской записи и модели счетоводства в современных
экономических условиях являются чрезвычайно актуальными.
Организация бухгалтерского учета характеризуется предметной областью и,
вбирая в себя все особенности хозяйственного субъекта, представляет собой
сложную систему, оперирующую большим числом взаимосвязанных учетных
компонентов постоянного и переменного характера, которые отражают функции и
ограничения изменений отдельных элементов учета и, следовательно, подвержены
высокой степени формализации с использованием аппарата моделирования.
Кроме того, бухгалтерский учет в России есть весьма динамичная система, что
проявляется в постоянных дополнениях и изменениях в налогообложении и методологии ведения учетных регистров, в которых четко выделяются три группы.
Первая группа изменений связана с адаптацией учета к условиям
международных стандартов. В экономическую теорию и практику работы
отечественных предприятий всех форм собственности введены национальные
стандарты - Положения бухгалтерского учета (ПБУ). ПБУ-1/94 "Учетная политика
предприятия" обязало каждое предприятие предавать гласности информацию об
учетной политике, под которой понимается выбранная хозяйственным субъектом
совокупность способов ведения бухгалтерского учета. К этим способам относятся
первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое
обобщение. Второй национальный стандарт - ПБУ-2/94 - расставил точки над "и" в
вопросах учета договоров-контрактов на капитальное строительство. ПБУ-3/95
стандартизовало учет имущества и обязательств организации, стоимость которых
выражена в иностранной валюте. ПБУ-4/96 определило, что есть бухгалтерская
отчетность организации в РФ, а ПБУ-6/97, как вести учет основных средств. На
стадии согласования находится ПБУ-5/97 по организации учета материальных
ценностей. Внедрение каждого нового положения вызывает изменения в системе
регулирования бухгалтерского учета. Всего планируется разработать и принять 30
стандартов ПБУ.
Вторая группа изменений в методике учета связана с появлением новых
объектов учета, ранее не применявшихся. Так, например, с 1994 г. в
хозяйственную практику введены векселя и казначейские обязательства.
Организация их учета привела к необходимости внести изменения в План счетов.
Третья группа изменений, которые, к сожалению, носят постоянный характер,
связана с внесением дополнений и изменений в налоговое законодательство. За
время существования налоговой системы (с 1992 г.) издано более 3000
нормативных актов, значительная часть которых внесла изменение не только в
налоговое законодательство, но и в методику учета. Особенность учета стран
Запада характеризуется тем, что какие бы изменения не происходили в налоговой
политике, учет остается незыблемым, т.е. его методология не изменяется. С
утверждением ПБУ-4/96 впервые был сделан шаг к разделению бухгалтерского
учета и налоговой системы РФ. Принятие национальных стандартов и утверждение Налогового кодекса должно привести к независимости бухгалтерского
учета от изменений в налогообложении.
Новое понятие и явление - учетная политика - определило
самостоятельность выбора в организации учета. Конкретизация учетной политики
на каждом предприятии осуществляется в соответствии с его формой
собственности, условиями деятельности, технической базой и отраслевыми
особенностями, наличием налоговых льгот, свободы в решении вопросов
ценообразования, квалификации персонала и его материальной заинтересованности. Выбор варианта учетной политики определяет проводимая на предприятии
экономическая политика.
Например, она может быть постоянно ориентирована на сохранение
финансового равновесия, получение стабильной прибыли и долговременное
существование, а в отдельные периоды направлена на расширение предприятия,
увеличение ассортимента, освоение новых видов продукции, завоевание новых
рынков сбыта и характеризуется дополнительными инвестициями, увеличением
затрат и финансовыми затруднениями. В современных условиях экономическая
политика ряда предприятий России направлена на оптимизацию затрат и
минимизацию налогов.
В настоящий момент в бухгалтерском учете России выделяют четыре уровня
нормативного регулирования. Первый включает указы Президента и законы РФ,
например Закон о бухгалтерском учете РФ, второй - национальные стандарты
ПБУ, третий - методические указания, раскрывающие методологические подходы
к организации объектов учета, четвертый - документы предприятия,
формирующие его учетную политику.
Бухгалтерский учет в своей основе всегда был связан с математическим
аппаратом. Экономико-математические методы и модели привлекали и
привлекают внимание специалистов (рис. 2.1). Актуальность данного направления
не потеряла и теперь своей значимости, а перешла на новый уровень в связи с
изменениями в экономике и переходом ее к рыночным отношениям. Применение в
учете методов моделирования обусловлено тем, что он представляет собой модель
хозяйственной деятельности предприятия.
Лука Почоли 1481 г.
Ф.В. Езерский 1915 г.
Е.Е. Сиверс 1892 г.
Д. Форни
Э. Джонс
Ф.Гюгли
Е. Леотей
А: Гильбо
И.С. Руссиян
Н.У. Попов
А.И. Гуляев
П.Б. Струве
A.M. Галаган
1790 г
1790 г
1887 г.
1899 г.
1899 г.
1884-1892 г.
1906 г.
1913 г.
1913 г.
1925 г.
А.П. Рудановский 1916-1926 гг.
АЛ. Лузин
М.А. Деркач
В.С. Рожнов
С.И. Волков
В.Г. Макаров
1977 г.
1977 г.
1979-1990 гг.
Э.К. Гильде
1982 г.
А.А. Шапошников 1982 г.
Моделирование, основанное на
комбинаторике
Элементы алгебры
Дифференциальное и
интегральное исчисление, теория
комплексных чисел
Матричный способ записи
учетной информации
Графическое представление
информации
о совершенных хозяйственных
операциях
Классификационные модели
Рис. 2.1. Использование математического аппарата в учетноаналитических работах
Продолжение рис. 2.1
Р.С. Рашитов
Г.С. Цейтин
1979 г.
Е.Н. Евстигнеев
Б.В. Алахов
Ю.П. Максимов
В.И Исаков
В.И. Подольский
СИ. Волков
АН. Романов
В.Ф. Палий
Я.В. Соколов
О.М. Островский
В.Б. Либерман
М.А. Волович 1961-1995 гг.
Н.Г. Чумаченко
Б.А. Якубова
Э.А. Умнова
К.Н. Нарибаев
К.Э. Каллас
З.В. Кирьянова
Т.А. Краева
В.Н. Давыдов
Н.Т. Белуха
Логико-математический подход к
формализации учета
Использование аппарата теории
массового обслуживания на примере
расчета численности и загрузки
бухгалтеров группы
централизованной бухгалтерии, а
также моделирования работы
вычислительного центра
Теория алгоритмов, машинное
программирование
Окончание рис. 2.1
С.И. Синяк
1986 г.
Р. Адлен
Г.В. Ковалевский
А.Д. Шеремет 1971-1996 гг.
P.C. Сайфулин
О.В. Ефимова
В.Б. Ивашкевич
Г.М. Гладий
Л. Ламбарди
1990 г.
1967 г.
Б.В. Алахов
Ю.П. Максимов
В.И Исаков
В.И. Подольский
СИ. Волков
АН. Романов
В.Ф. Палий
Я.В. Соколов
О.М. Островский
В.Б. Либерман
1919-1994 гг.
М.А. Волович
Н.Г. Чумаченко
Б.А. Якубова
Э.А. Умнова
К.Н. Нарибаев
К.Э. Каллас
З.В. Кирьянова
Т.А. Краева
В.Н. Давыдов
Н.Т. Белуха
А.Л. Белл
Г.Л. Скапенз
К.А. Друри
1969 г.
1987 г.
1985 г.
Линейное программирование,
использование модели
транспортной задачи для
оптимизации информационного
обмена при распределении
учетных работ между различными
АРМ бухгалтера
Модели факторных систем,
индексные методы и модели
Имитационные модели
Математические структуры
процедур обработки нечисловой
информации
Математические методы учетноаналитических работ
Количественное моделирование
компонентов учета
Специалисты разработали следующую классификацию моделей
бухгалтерского учета:
■ экономико-организационные, отражающие методологические основы ведения
учета и, как следствие, связанные с учетной политикой предприятия;
■ экономико-математические, построенные с использованием методов
целочисленного линейного программирования;
■ учетно-экономические, построенные по принципу двойной записи и
отражающие экономическую сущность объекта или процесса;
■ функциональные, отражающие функциональные характеристики моделируемого
объекта или процесса;
■ структурные, основанные на структурном сходстве объекта и модели, точно
описывающие состояние и поведение объекта или процесса.
Процесс моделирования бухгалтерского учета заключается в использовании
методологии, направленной на упорядочение получения и обработки информации
об учетных объектах. Кроме того, в условиях функционирования локальной
вычислительной сети важное значение приобретают вопросы информационного
обмена между узлами сети, требующего оптимальной структуры передаваемых и
используемых массивов учетной информации. Для этого целесообразно
применить универсальную схему организации бухгалтерского учета по методу
структурного моделирования учета по методу структурного моделирования.
Для построения схемы использовались понятия "первичный документ
общего вида", "стандартная бухгалтерская запись", "модель счетоводства".
Первичный документ общего вида представляет собой универсальный тип
бухгалтерского документа в полном или укороченном виде, что зависит от
конкретных условий. Стандартная бухгалтерская запись соответствует
внутримашинной записи учетной фразы и имеет структуру, позволяющую
отразить любые хозяйственные операции. Использование стандартной
бухгалтерской записи общего вида означает идентичность структур массивов
данных по всем участкам учета, что в условиях функционирования ЛВС обеспечит
минимизацию затрат при обмене данных между узлами.
В процессе обработки информации целесообразно выделить следующие
связанные между собой этапы:
• оформление и регистрация в первичных документах совершенной
хозяйственной операции, накопление и обобщение данных в местах регистрации;
• накопление и обобщение данных в целом по предприятию за
определенный период;
• получение бухгалтерской и статистической отчетности;
• формирование финансовых и экономических показателей;
• анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности;
• прогнозирование и формирование финансовой и экономической политики
предприятия.
В современных экономических условиях тенденция рассматривать термин
"бухгалтерский учет" как нечто единое и неделимое устарела. Исходя из
функционального назначения и национальных особенностей ведения учета в
России, целесообразно выделить взаимосвязанные компоненты, которые в сумме
образуют понятие бухгалтерский учет. Если обратить внимание на зарубежную
литературу в этой области, переведенную на русский язык, то в ней четко
прослеживаются два межнациональных направления классификации
составляющих учета, которые условно можно назвать "американской" и
"европейской" трактовками. Внутри каждой из них необходимо отметить
неоднозначность толкований разными авторами и переводчиками отдельных
определений, терминов и понятий, характеризующих систему учета конкретной
страны. "Американская" трактовка подразумевает существование управленческой
(management accounting) и производственной (production accounting)
составляющих учета. Производственный учет имеет материальное отражение и
непосредственно связан с первичным учетом, а управленческий включает в себя
интеграцию методов учета, контроля и анализа для выполнения всего спектра
задач, стоящих перед фирмой. "Европейскую" трактовку целесообразно
рассматривать на примере Германии, так как организация немецкой системы учета
исторически имеет много общего с российской. "Европейский" учет
подразумевает наличие производственной (betriebsabrechnung) и финансовой
(finanzbuchhal-tung) составляющих, а понятие управленческий учет отсутствует. В
данном учебнике используются понятия, которые опираются на "европейскую"
трактовку.
Совокупность этапов сбора, накопления и обобщения бухгалтерской
информации образует схему бухгалтерского учета; первый и второй этапы
отражают его производственную сторону, третий и четвертый - финансовую.
Вопросы разработки бухгалтерского документа общего вида, отражающего
совершенную хозяйственную операцию, рассматривались в литературе, однако
они и сейчас не потеряли своей актуальности. Каждый документ (рис. 2.2) может
быть представлен 0 следующем виде:
Документ = < НД > < №Д > < ДД > < СЧ >,
где < НД > - наименование документа (код);
< №Д > - номер;
< ДД > - дата оформления (формирования);
< СЧ > - содержательная часть.
Содержательная часть включает:
< СЧ > = < РП >< КХ >,
где < РП > - реквизиты предприятия;
<КХ > - содержание и количественная характеристика факта
хозяйственной деятельности.
Содержание и количественная характеристика факта хозяйственной
деятельности отражает дебетуемые и кредитуемые синтетические и
аналитические счета и сумму:
< КХ > = Д (<С> <А'> <А">) К (<С> <A'XA">)<S> < ОСН > {<Н»>}{< В >}
где Д - дебет;
< С > - синтетический счет, включающий счет первого порядка С'(Главной
книги) и счет второго порядке С'(субсчет); <А'> - аналитический счет
первого порядка (структурные подразделения);
< А" > - аналитический счет второго порядка (номенклатурные и
инвентарные номера, калькулируемый объект и калькуляционная
статья и др.);
К - кредит;
< S > - сумма;
< ОСН > - основание для проведения хозяйственной операции;
< Н > - натуральное выражение (единица измерения, количество);
{< В >} - характеристика факта хозяйственной деятельности в валюте;
{ } - обозначение параметров, которые могут отсутствовать.
Реквизиты предприятия характеризуются следующим образом:
< РП > = < РППл > < РПП >,
где < РППл > - реквизиты предприятия плательщика;
< РПП > - реквизиты предприятия получателя.
Характеристика факта хозяйственной деятельности в валюте включает:
<В> = <КВ>< Курс В > < БВ >,
где < KB > - код валюты;
< Курс В > - курс валюты;
< БВ > - реквизиты, характеризующие валютный счет.
Проставляемые в документе корреспондирующие синтетические счета
соответствуют Плану счетов бухгалтерского учета, представляющему собой
модель, которая составляет основу формирования информационной системы
бухгалтерского учета. В общем виде План включает набор синтетических счетов С
и субсчетов С", т.е. его можно представить как С = (С",{С"}). В предлагаемой
схеме нет жесткой привязки к конкретным синтетическим счетам, к
определенному Плану счетов, что позволяет при ее реализации ориентироваться
на действующие на предприятии счета.
Для часто встречающихся (массовых) хозяйственных операций вместо
проставления в первичных документах кодов корреспондирующих счетов
целесообразно ввести аналог - код хозяйственной операции - КО, который после
ввода в компьютер декодируется (при использовании классификаторов
хозяйственных операций) в корреспондирующие счета - Сд, Ск:
КО: ( Сд, Ск ). В результате ввода в компьютер документа общего вида формируется стандартная бухгалтерская запись - СБЗ (рис. 2.2), которая в дальнейшем
составляет основу электронного журнала хозяйственных операций. Эту запись
можно представить в следующем виде:
СБЗ - < НД X №Д >< ДД > Д (< С >< С" >< А' > < А" >) К (< С > < С" > < А'
>< А" >) < S > < ОСИ > < РППл > < РПП > < КО > {< Н >} { < KB > < Курс В ><
БВ >}.
Наряду с преимуществом метода использования кодов хозяйственных
операций, заключающемся в уменьшении количества кодируемых знаков, были
обнаружены его недостатки: трудоемкость создания классификатора кодов
хозяйственных операций (на крупном промышленном предприятии насчитывается
около 20 тыс. таких операций) и необходимость знания кодов.
При автоматизации учета хозяйственной операции используют также два
способа группировки: по сообщению о хозяйственной операции, по роду
документа и источнику его формирования.
Первый способ предложен Р.С. Рашитовым. Множество различных типов
хозяйственных операций описывается набором предикатно-октантных структур,
по которым после выделения семантических единиц и определения их
функциональной роли устанавливаются коды дебетуемых и кредитуемых счетов.
Однако при этом требуется создание сложного лингвистического процессора и
знание ключевых слов при формулировке учетных фраз.
При втором способе коды корреспондирующих счетов определяются исходя
из информации, содержащейся в первичном документе. Если она недостаточно
полная, аналитический процессор запросит недостающую информацию у
пользователя-бухгалтера в режиме «запрос-ответ». Такой способ является более
простым и может быть легко освоен работниками бухгалтерии. Здесь возможны
некоторое изменение типовых форм первичных документов и использование
разнообразных их модификаций, например различной окраски однотипных
бланков.
Итак, на первом этапе бухгалтерского учета происходят фиксация в
первичных документах совершенных хозяйственных операций и формирование
массивов бухгалтерских записей единой структуры.
Второй этап – накопление и обобщение данных по предприятию – является
промежуточным и может быть составной частью третьего. В это время
суммируются накопленные данные структурных подразделений, а в результате
формируются массивы однородной учетной информации. Здесь же целесообразно
осуществлять группировки по отдельным характеристикам операций исходя из
потребностей ежедневного контроля, анализа и регулирования.
На третьем этапе происходит обобщение накопленных данных в
аналитическом и синтетическом разрезах, что в совокупности образует модель
счетоводства. Действия подразделяются на многопризначное суммирование,
расчет оборотов, расчет сальдо, формирование оборотно-сальдовых ведомостей.
Многопризначное суммирование означает суммирование бухгалтерских
записей по заранее определенным признакам (реквизитам), входящим в
бухгалтерскую запись, что позволяет укрупнять исходную натуральную
информацию в аналитическом разрезе, объединять показатели однородной
информации, обобщать данные по различным сочетаниям признаков
( вычислительным схемам).
Расчет оборотов включает расчет дебетовых ДО и кредитовых КО оборотов
аналитических А и синтетических С счетов. Основными счетными формулами
будут:

КО [A] = 
ДО [C] = 
КО [C] = 
ДО [А] =
Д [A]
K [A]
ДО [CA]
КО [CA]
A = [1, …, m], где m – период счета; а CA = [1, …, n], где n – количество
аналитических счетов в пределах синтетического счета.
Расчет сальдо включает:
 начальное дебетовое сальдо аналитического счета
ДСн [A];
 начальное кредитовое сальдо аналитического счета
КСн [A];
 конечное дебетовое сальдо аналитического счета
ДСк [A];
 конечное кредитовое сальдо аналитического счета
КСк [A];
 начальное дебетовое сальдо синтетического счета
ДСн [C];
 конечное дебетовое сальдо синтетического счета
ДСк [C];
 начальное кредитовое сальдо синтетического счета
КСн [C];
 конечное кредитовое сальдо синтетического счета
КСк [C];
Этим положениям соответствуют следующие формулы:
ДСн [A] = Д ОСТ
КСн [A] = К ОСТ
ДСк [A] = ДСн [A] + ДО [A] – КО [A]
КСк [A] = КСн [A] + КО [A] – ДО [A]
ДСн [С] = ∑ ДСн [СA]
КСн [С] = ∑КСн [СA]
ДСк [С] = ∑ДСк [СA]
КСк [С] = ∑КСк [СA],
Где ОСТ – остаток финансовых ресурсов данного вида на начало отчетного
периода.
К основным счетным формулам формирования оборотных ведомостей
относятся следующие суммы.
Начальных дебетовых сальдо всех синтетических счетов (равна сумме их
начальных кредитовых сальдо):
∑ДСн [C] = ∑КСн [C]
С = [1,…99].
Дебетовых оборотов всех синтетических счетов (равна сумме их кредитовых
оборотов):
∑ДО [C] = ∑КО [C].
Конечных дебетовых сальдо всех синтетических счетов (равна сумме их
конечных кредитовых сальдо):
∑ДСк [C] = ∑КСк [C].
На четвертом этапе на основе результатных данных, подготовленных
предыдущими этапами, формируются финансово-экономические показатели в
целом по предприятию, а также детализированного производства. Пятый этап
ориентирован на полный экономический анализ, а шестой – на прогнозирование и
формирование аналитической информации для руководства.
Совокупность описанных этапов образует универсальную типовую схему
обработки финансово-экономической информации (рис. 2.3), на основе
которой разрабатывается структура системы и электронная технология
функционирования финансово-экономических подразделений, которая затем
реализуется в виде комплексов автоматизированных рабочих мест пользователейспециалистов различных уровней для обработки данных и управления. Схема
ориентирована на комплексную автоматизацию, использование общей
информационной базы и единой нормативно-справочной информации.
Анализ и обобщение опыта использования математического аппарата в
бухгалтерском учете обеспечили создание универсальной типовой схемы ведения
учета, основанной на использовании стандартной бухгалтерской записи и модели
счетоводства, что, в свою очередь, составляет основу при разработке единого
журнала хозяйственных операций, предназначенного для эффективного обмена
информацией между автоматизированными рабочими местами отдельных
участков.
Опыт, накопленный в России и за ее пределами по автоматизации учетных
регистров, показывает, что используемые в настоящий момент системы учета
недостаточно полно формализованы и автоматизированы. Для
автоматизированных форм учета в отличие от ручных учетных (журнальноордерная и мемориально-ордерная) не существует никаких стандартов и
нормативов. Поэтому программные продукты, обеспечивающие
автоматизированные решения учетных задач, предоставленных на отечественном
рынке, существенно отличаются друг от друга как по представлению исходных
данных и результатной информации, так и по принципам использования и
способам привязки АРМ к специфике учета конкретных хозяйственных субъектов.
Оформление и регистрация
совершенных
хозяйственных операций в
первичных документах по
участкам учета
Формирование и группировка
массивов однородных
данных
Ведомости
аналитического
учета
Накопление и обобщение данных за
отчетный период
Формирование сводных регистров
Плановосметные
данные
Ведомости
аналитического учета
Ведомости
синтетического учета
Ведомости сводного
учета, баланс и формы
отчетности
Формирование финансовоэкономических показателей
Анализ производственнохозяйственной деятельности
Анализ результатов ревизий и
инвентаризации
Финансовый анализ
Прогнозирование и
формирование финансовоэкономической политики
Определение стратегических
направлений деятельности
хозяйственного субъекта
Рис. 2.3. Схема обработки финансово-экономической информации в рамках бухгалтерской
информационной системы
Исследование, которые проводятся в области теоретико-методологических и
организационных основ бухгалтерского учета в России с формально-структурных
позиций, а также с обобщением опыта использования математического аппарата в
бухгалтерском учете, обеспечивают создание новых типовых схем и изменение
существующих в едином направлении, которое в дальнейшем должно перерасти в
создание национальных стандартов России по методологии бухгалтерского учета
в условиях комплексной автоматизации.
2.3 Классификаторы экономической информации
При автоматизированной обработке учетной информации широко
используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить
организацию учета и повысить его качество.
Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур,
построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции
классификатора с помощью условного символа – это шифр (код). Системы
кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при
автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми).
На практике наибольшее распространение получили следующие системы
кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная
(повторная) и комбинированная.
Порядковая применяется для малопозиционных стабильных номенклатур
(позициям присваиваются порядковые номера). По такой системе стоится код
категорий работников, складов и т.п. недостатком здесь является то, что при
дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с
нарушением первоначально установленной классификации. Кроме того, при
выбытии отдельных позиций нарушается порядок расположения шифров.
Серийная предусматривает шифровку отдельных позиций номенклатуры в
пределах серий номеров, выделяемых для разных групп (позиций), причем часть
номеров резервируется на случай расширения номенклатуры. С ее помощью,
например, можно построить код фамилий работающих (серия номеров отводится
каждому цеху), видов оплат и удержаний (одна серия номеров для оплат и вторая
– для удержаний).
Серийная система до последнего времени была одной из самых
распространённых, что объясняется её экономичностью (охватывает позиции
имеющейся номенклатуры и имеет минимальный резерв номеров) и лёгкостью
построения кода. Серия номеров, как правило, должна оканчиваться цифрой 9 (для
лучшего запоминания). К недостаткам относится трудность запоминания шифров
и сложность шифровки многопризначных номенклатур, так как значительно
расширяется серия свободных номеров.
Десятичная (позиционная) система кодирования используется при
необходимости зашифровать несколько признаков номенклатуры. Тогда для
характеристики каждого признака отводится определённое количество
десятичных разрядов. Например, на виды оборудования код можно строить по
десятичной системе, когда каждый разряд шифра охватывает ступени
классификации (класс, группу, подгруппу, тип и типоразмер станка), чтобы
одновременно определить его признаки. В связи с этим десятичная система
особенно удобна для многопризначных номенклатур.
К её достоинствам относится стройность и логичность построения, чёткое
выделение каждого признака номенклатуры, лёгкость запоминания и удобства
использования для группировки по определённым признакам, а к недостаткам –
длина кода. Однако при существующих ресурсах персональных компьютеров это
не является принципиальной помехой, поэтому позиционная система сейчас
широко распространена.
Шахматная система кодирования используется в тех случаях, когда
необходимо зашифровать два признака номенклатуры. При этом каждый шифр
характеризует две позиции: старшего признака и младшего. Для удобства
пользования такой код целесообразно строить в виде таблицы шахматной формы
(по горизонтали располагаются позиции одного признака, по вертикали –
другого).
Натуральная система кодирования (система повторения) применяется
обычно тогда, когда позиции номенклатуры уже выражены цифрами или
цифровыми шифрами (например, масса изделия, размеры и т.п.). Таким образом
строится классификатор размеров материала, сменности, расстояния и т.п.,
поскольку код нагляден и легко запоминается. Основным недостатком здесь
является сложность внесения изменений.
При комбинированной системе классификатор строится одновременно по
нескольким ранее описанным системам (порядковой и серийной, десятичной и
серийной и т.п.), т.е. представляет собой синтез и внешне построен по десятичной
системе. Например, классификатор фамилий работающих можно сделать таким
образом: первый знак обозначает номер цеха (отдела), три последующих (по
сериям ) – табельные номера основных и вспомогательных рабочих, инженернотехнических работников и т.д.B данном примере шифры отделов построены по
порядковой системе, а табельных номеров – по серийной. Комбинированные
коды представляют наиболее гибкую систему шифрования, поэтому они
получили распространение: так строится, например, классификатор заказов
материальных ценностей по развернутой номенклатуре и др.
Совокупность классификаторов призвана обеспечить возможность
автоматизации всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего
бухгалтерского учета, составление форм отчетности, проведение анализа и
контроля производственно – хозяйственной деятельности предприятия.
Заметим, что одни классификаторы применяются на нескольких участках
учета, другие - на одном. Первые называются обще-бухгалтерскими, вторые –
локальными.
К общебухгалтерским относятся, например, классификаторы
синтетических счетов, цехов подразделений, к локальным – классификаторы
видов оплат, удержаний и т.д. Примерный перечень классификаторов,
необходимый для автоматизации учетных работ с помощью персональных
ЭВМ, приведен в приложение 1.
Рассмотрим принципы построения отдельных классификаторов учетных
номенклатур, чаще всего используемых в задачах по бухгалтерскому учета.
Классификатор цехов и отделов предприятия создается по порядковой
или серийной системе (не более трех знаков). При использование серийной
системы все цеха и отделы группируются по производственному принципу:
основное производство, вспомогательное, непромышленные хозяйства,
заводоуправление.
Важнейшее значение для автоматизации всех разделов учета имеет
разработка классификатора бухгалтерских счетов, субсчетов и кодов
аналитического учета (полных счетов бухгалтерского учета). Здесь первые
два знака обозначают обычно номера синтетических счетов (согласно плану
счетов, утвержденному Министерством финансов СССР приказом № 56 от 1
ноября 1991 г.), последующие знаки - шифры аналитического учета (субсчета,
статьи затрат, заказы, виды изделий и т.п.). Полный код содержит четыре восемь знаков.
Рекомендации по построению полного классификатора бухгалтерских
счетов приведены в приложение 2.
Рациональное построение классификатора полных счетов бухгалтерского
учета, особенно его аналитических признаков, позволяет получать на
персональном компьютере все необходимые данные. В некоторых случаях, если
позволяют условия, шифры ' j счетов, субсчетов и кодов аналитического учета
можно заранее напечатать в первичных документах, что улучшает качество ведения учета и сокращает трудоемкость регистрационных работ.
Классификатор инвентарных объектов основных средств строится по
порядковой или серийной системе (не более четырех-пяти знаков). Серия номеров
отводится для кодирования основных средств соответствующих цехов или видов
основных средств.
Нормы амортизационных отчислений в разработке нового
классификатора не нуждаются. Здесь можно воспользоваться пятиразрядным
классификатором, который имеется в справочнике "Единые нормы
амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов
народного хозяйства СССР", утвержденных постановлением СМ СССР № 1072 от
22 ноября 1990 г.
Операции движения основных средств кодируются по разрядной системе:
первый знак обозначает вид операции, второй -разновидность.
Классификатор оборудования разрабатывается в тех случаях, когда
необходимо давать сводки для отдела главного механика.
Классификатор материальных ценностей обычно строится по
комбинированной системе в пределах шести - девяти знаков. Например, на ряде
предприятий применяют семиразрядный код: два высших знака обозначают
группу материала, третий - подгруппу, четвертый - вид материала, остальные марку, сорт, размер и другие признаки. Заметим также, что номенклатура малоценных и быстроизнашивающихся предметов представляет собой часть
общезаводского кода.
Номенклатура-ценник - это перечень всех номенклатурных номеров,
включая наименование материалов, цены и другие признаки. Особое внимание
здесь уделяется установлению учетных цен, в качестве которых могут
применяться плановые цены на материалы или действующие в промышленности
оптово-отпускные цены поставщиков. Какие из них применять в качестве
учетных, решают на предприятии самостоятельно.
При разработке системы учетных цен на материальные ценности
целесообразно руководствоваться следующим: если цены на однородные
материалы различаются незначительно, то устанавливают единую среднюю цену,
а учетные цены на материалы, имеющие массовое обращение, округляют в
пределах экономически допустимых приближений. Учетные цены ставятся
напротив соответствующей единицы измерения по каждому номенклатур ному
номеру. По материалам, имеющим две единицы измерения, записываются две
цены.
Номенклатура-ценник необходима многим работникам разных
подразделений предприятия (бухгалтерии, складов, отдела снабжения, цехов и
др.), поэтому ее необходимо размножить, сброшюровать и раздать
соответствующим подразделениям.
Классификатор поставщиков строится по серийной системе, причем серия
номеров отводится группе однородных поставщиков.
Классификатор единиц измерения организуется по порядковой системе и
не превышает одного знака, например: килограммы - 1, штуки - 2 и т.д.
Классификатор виновников и причин выбытия предметов из
эксплуатации является десятичным и двузначным (разряд десятков - виновники
выбытия, единиц - причина выбытия).
Классификатор операций движения материальных ценностей основан
на серийной системе и содержит два знака (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Классификатор операций движения материальных ценностей
Наименование операций или видов
остатка
Шифр основной
операции
Шифр
сторнировочной
операции
Приход
Поступление со стороны
Поступление в порядке внутреннего перемещения
10-29
10
13
Возврат на склад
Поступление из переработки
Прочий приход
Расход
Отпуск в производство и на эксплуатационные
нужды
Отпуск на сторону организациям своей системы
14
15
19
30-49
30
24
25
29
31
41
32
42
33
43
49
Отпуск на сторону организациям не своей
системы
Отпуск в порядке внутреннего перемещения
20
23
40
Прочий расход
39
Остатки дебетовые
50-69
Остаток книжный
50
60
Остаток по инвентаризационной ведомости
51
61
Остатки кредитовые
70 -89
Остаток книжный
70
80
Остаток по инвентаризационной ведомости
71
81
Классификатор готовых изделий, создаваемый обычно по
комбинированной системе, содержит три-пять знаков (один-два для
характеристики вида или группы изделий, и два-три для обозначения порядкового
номера изделия).
Классификатор групп и категорий персонала предприятия строится по
порядковой системе в пределах одного знака. В пределах категорий персонала и в
соответствии с действующими тарифно-квалификационными справочниками по
отрасли делается классификатор профессий (по серийной системе). Серия номеров
присваивается каждой букве алфавита, шифр профессии содержит два-три знака,
например: автоматчик - 01, аккумуляторщик - 02, вальцовщик - 10 и т.д.
Классификатор фамилий работающих (табельных номеров) делается
чаще всего по одному из следующих трех вариантов. При первом (по серийной
системе) серия номеров с учетом резерва на случай увольнения, перемещения и
т.д. отводится каждому цеху (отделу), а каждому работающему присваивается
определенный табельный номер. При втором варианте (также по серийной
системе) за категорией работающих закрепляется серия номеров, так что при
переводе работника из одной категории в другую ему присваивается табельный
номер соответствующей серии. При третьем варианте (комбинированное
построение кода) первые два знака обозначают номер цеха, последующие два-три
- табельный номер.
Классификатор льгот по подоходному налогу строится по порядковой
системе в пределах одного знака. Он необходим для автоматизации исчисления
налогов с помощью ПЭВМ. Например, шифр 1 обозначает, что трудящемуся
предоставляется льгота в сумме одной минимальной заработной платы, шифр 2 - в
размере двух минимальных заработных плат и т.д.
Классификатор видов оплат кодируется по серийной системе. Он
содержит два-три знака, серия номеров отводится для характеристики видов
оплат. Аналогично кодируются удержания из заработной платы.
Классификатор покупателей обычно строится по серийной системе и
содержит два-три знака. Серия номеров отводится для группы покупателей
(фондодержателей) одного ведомства или министерства.
Классификатор операции обработки изделий можно зашифровать
серийным или порядковым кодом. Шифры состоят из двух-трех знаков и
характеризуют операции, которые проходит изделие при обработке по
технологическому процессу.
Классификатор статей калькуляции строится по десятичной системе и
имеет два знака, первый из которых обозначает статью расхода, а второй - ее
разновидность в пределах данной статьи.
Классификатор причин и виновников доплат (за отклонения от
нормальных условий работы) создается по десятичной системе и состоит из двух
знаков, первый из которых обозначает причину, а второй - виновника доплат
(табл. 2.2).
Таблица 2.2
Классификатор причин и виновников доплат
Причина доплат
Крепость материала выше запроектированной
Несоответствие оборудования
Несоответствие инструментов и
приспособлений
Замена станочной обработки
Изменение технологии и дополнительные работы, не предусмотренные технологией
Использование отходов и брака
вместо полноценного материала
Исправление брака
Виновник доплат
Поставщик
Отдел материально-технического
снабжения
ОГТ
Администрация цеха
Мастер
ОГМ
ОГТ
Администрация цеха
Мастер
Инструментальный цех
Администрация цеха
Мастер
Администрация цеха
Мастер
ОГТ
ОГМ
Рабочий
Администрация цеха
Мастер
Поставщик
Шифр
10 . 17
18
22 23
26 28
32 33
35
42 43
52
53
58
56
61
62
63
70
Рабочий
Администрация цеха
Мастер
Ошибки в чертежах и технической ОГТ
документации
ОГК
Организационные неполадки
Администрация цеха
Мастер
ОГМ
71
72
73
88
89
92
93
96
Классификатор видов брака строится по порядковой системе. Он
характеризует такие виды дефектов, как трещины, немерность деталей, коррозия,
вмятины и т.д.
Классификатор виновников и причин брака продукции кодируется чаще
всего по десятичной системе в пределах двух знаков. Высший разряд кода
обозначает виновника, а низший - причину брака. Виновником могут быть
рабочие, администрация цеха, поставщики материалов, а причинами неисправность оборудования, неправильный инструктаж рабочих, несоответствие
качества и сорта материала, нарушение технологического режима и т.п.
При необходимости могут применяться и другие классификаторы, не
указанные в приложении 1, которые пользователь разрабатывает самостоятельно,
используя соответствующую систему кодирования.
2.4 Организация и ведение нормативно-справочного фонда
Известно, что в учетной информации большой удельный вес занимают
нормативно-справочные данные (НСД), относящиеся к условно-постоянной
информации. При использовании персональных ЭВМ целесообразно наряду с
созданием системы классификаторов разработать методику организации и ведения
нормативно-справочного фонда. Для этой цели надо определить состав
информации, отобрать исходные документы для создания массивов НСД, создать
массивы на жестком магнитном диске, выбрать систему программного
обеспечения и организовать ведение массивов.
Нормативно-справочный фонд включает нормативные и специальные
массивы. К первым относятся, например, первичные и сводные нормативы, ко
вторым - справочные, расценочные и табличные.
Нормативная информация занимает важное место в информационном
фонде и представляет систему научно обоснованных нормативов. Она
подразделяется на первичные, к которым относятся пооперационные нормативы
трудовых затрат, материальных подетальных затрат и др., и сводные (вторичные),
в качестве которых используются, например, различные сводные нормы расхода
материалов (специфицированные на изделие и т.д.), подетальные нормы трудовых
затрат (по цеху, заводу). Последние могут быть рассчитаны непосредственно на
ПЭВМ на основе первичных нормативов и некоторых специальных данных.
Специальная постоянная информация подразделяется на следующие
виды: расценочную - содержит цены на материалы, готовую продукцию,
полуфабрикаты; справочную - данные, носящие расшифровочный характер
(справочники наименований предметов, различных признаков), планово-договорная и учетная информация; табличную - заранее вычисленные величины и
коэффициенты, например нормы амортизационных отчислений, сведения о
ставках подоходного налога с сумм заработной платы и др. Планово-договорная
информация включает планы выпуска изделий (на год, квартал), плановые
(сметные) расходы и т.д. Постоянная учетная информация характеризует те или
иные объекты, предметы и ресурсы, которые длительное время остаются без
изменения, а сведения о них многократно используются в учете производственнохозяйственной деятельности предприятия (о личном составе, трудовых ресурсах
предприятия, основных средствах, постоянных видах удержаний).
В отдельных случаях возможно объединение разных видов постоянной
информации, например расценочной и справочной, справочной и табличной. Виды
некоторых постоянных массивов и их состав приведены в таблице 2.3.
Таблица 2.3
Виды постоянных массивов и их состав
Вид и название массива
Состав и содержание реквизитов массива
Нормативные массивы
Обозначение спецификации, код специфицированного изделия (куда входит),
Состава изделий
обозначение входящего элемента (что входит),
количество
Код изделий, признак вхождения, код детали (что
Применяемости
входит), код узла, изделия, (куда входит), количество
на узел
Код изделий, код детали (сборочной единицы,
Полной применяемости
узла), количество деталей, входящих в изделие
(полная применяемость)
Код детали (узла), код цеха, код участка, номер
операции обработки, обозначение оборудования,
Пооперационных норм затрат труда
код тарифной сетки, разряд, вид нормы, единица
нормирования, время подготовительнозаключительное, время штучное, расценка
Технологического маршрута обработки Код детали (сборочной единицы), маршрут движения
деталей
детали: цеха №1, 2, 3 и т.д.
Код детали, обозначение материала по
Подетальных норм расхода материалов классификатору, единица измерения, масса детали,
норма расхода, коэффициент использования
Справочные массивы
Справочник наименований изделий
Обозначение, код, наименование изделий
Код изделия, код детали (сборочной единицы),
Справочник наименований деталей и
наименование
детали (сборочной единицы)
сборочных единиц
Номер личной карточки, цех (отдел), участок,
табельный номер, фамилия, имя, отчество, пол,
национальность, год рождения, код профессии, код каСправочник работающих
тегории, год поступления на предприятие, оклад
(тариф), разряд, сумма планового аванса, код льгот по
подоходному налогу и т.д.
Расценочные массивы
Ценник на материалы, покупные и
Код материала, единица измерения, цена оптовая, цена
комплектующие изделия
плановая, основание для цены
Табличные массивы
Справочник норм амортизационных
Код нормы амортизационных отчислений, норма
отчислений
амортизационных
отчислений
на
полное
восстановление (в процентах)
Для создания массивов НСД используются различные виды конструкторскотехнологической документации, ценники, прейскуранты, справочники (табл. 2.4).
Данные из этих документов заносятся в компьютер и хранятся на жестком
магнитном диске.
Таблица 2.4
Состав документов для создания массивов НСИ
№ п.п.
Наименование документа
1
Ведомость спецификация
2
Спецификация изделия
3
Спецификация сводная
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Карты технологических процессов
(маршрутные и операционные)
Ведомости подетальных норм
расхода основных материалов
Ведомость норм расхода
вспомогательных материалов
Ведомость норм расхода
инструмента и оснастки
Ведомость расхода комплектующих
изделий и полуфабрикатов
Ведомости календарно-плановых
нормативов
Классификатор деталей и
сборочных соединений
Справочник наименований изделий
и их оптовых цен
Номенклатура-ценник материалов
Номенклатура-ценник покупных и
комплектующих изделий
Личные карточки работающих
Ведомость фондодержателей,
плательщиков и покупателей
готовой продукции
Ведомость расшифровки
поставщиков материалов и
комплектующих изделий
Справочник-ценник на отходы
Ведомость норм амортизационных
отчислений
Карточки учета основных средств
Справочник подразделений
предприятия
Справочник профессий работающих
Справочник разрядов рабочих и
тарифных ставок и т.п.
Для какой цели используется
Перечень состава изделий
Перечень состава изделий
Составление технологического маршрута
обработки деталей
Перечень пооперационных норм затрат труда
Перечень подетальных норм расхода
материалов
Перечень норм расхода вспомогательных
материалов (на изделие)
Перечень расхода инструмента и остатки на
изделие
Перечень норм расхода комплектующих
изделий и полуфабрикатов
Перечень календарно-плановых нормативов
Справочник наименований деталей и
сборочных соединений
Справочник-ценник изделий
Справочник-ценник материалов
Справочник покупных и комплектующих
изделий
Справочник работающих (лицевых счетов)
Справочник фондодержателей, плательщиков
и покупателей
Справочник поставщиков
Ценник на отходы
Перечень норм амортизационных отчислений
Справочник основных средств
Справочник подразделений
Справочник профессий
Справочник разрядов и тарифных ставок
В условиях функционирования бухгалтерской информационной системы
организация файлов НСД может быть осуществлена двумя вариантами: локальная
для каждой задачи и единая централизованная для всех задач. Второй вариант
наиболее эффективен, он возможен как в условиях сети, так и при решении
учетных задач на локальном компьютере. Основные требования, предъявляемые к
организации НСИ на персональном компьютере: обеспечение актуальности
(достоверности) хранимой информации; удобство и быстрота поиска сведений;
создание сервиса при выдаче информации. Языковые средства СУБД достаточно
хорошо обеспечивают выполнение этих требований.
2.5 Первичные документы и документооборот
В качестве носителей разовой исходной информации в системе
бухгалтерского учета используются преимущественно обычные документы.
Несмотря на прогресс в системе автоматизации учета, обойтись без первичных
документов на ближайшую перспективу не представляется возможным. Поэтому
проблема их совершенствования является весьма актуальной. Для этого
существует множество способов и технических средств, в том числе: унификация
и типизация форм; применение способа однократной записи; сокращение
количества экземпляров; заготовка бланков документов с помощью ПЭВМ;
выписка документов с помощью компьютера.
На таких участках, как учет материальных ценностей, основных средств и
готовой продукции, а также расчеты с персоналом по оплате труда, используются
преимущественно типовые формы первичных документов, что позволяет
повысить эффективность обработки данных. В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете", применяемые организациями и предприятиями первичные
учетные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Указанные
альбомы разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом
Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством
финансов.
Важность унификации и типизации первичных учетных документов имеет
существенное значение для снижения трудоемкости создания и обработки таких
документов, особенно при использовании средств вычислительной техники.
Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в
них информация. На практике применяют анкетный, зональный, табельный
(табличный) и комбинированный способы.
Анкетная форма характеризуется тем, что реквизиты, которые используются
для обработки, размещают последовательно по вертикали (один под другим), а
названия этих реквизитов - обычно слева от них. При зональной форме документ
расчленяется на участки (зоны) для размещения определенных групп реквизитов,
имеющих логическую или математическую зависимость. Табельная (или
табличная) форма представляет собой дальнейшее развитие зональной, но
отличается тем, что для записи каждой группы реквизитов предназначено
несколько строк вместо одной. Отдельные зоны напоминают таблицы, которые
составляют ее основу. Для комбинированной формы характерны различные
принципы размещения реквизитов.
Опыт показывает, что наиболее рациональны комбинированные формы
документов. Можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов
в документе: постоянные (название документа, предприятия), переменные
справочно-группировочные (цех, табельный номер, склад), количественносуммовые (количество, цена, сумма), подписи (сдал, принял, руководитель предприятия, главный бухгалтер), печати.
Важно отметить, что в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете"
первичные документы, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм,
должны включать следующие обязательные реквизиты:
а)
наименование документа;
б)
дату его составления;
в)
наименование организации, от имени которой составлен документ;
г)
содержание хозяйственной операции;
д)
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е)
наименование должностных лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж)
личные подписи указанных лиц.
При разработке (или переработке) индивидуальной формы документа
вначале определяют необходимый минимальный состав реквизитов, выбирают
форму построения, формат и наиболее подходящий стандартный размер. Формат
документа4 определяют путем расчета площади бланка по горизонтали (общее
количество граф) и вертикали (количество и высота строк).
При использовании документов, содержащих данные, относящиеся к
различным группировочным признакам, целесообразно ввести данные в
компьютер один раз и затем многократно использовать (принцип однократной
записи), а также сократить количество экземпляров документов.
Известно, что бланки первичных документов печатаются в основном
типографским способом. Однако можно использовать и печатающие устройства
персонального компьютера, что целесообразно при заготовке нетиповых форм.
Ряд первичных документов (приходные и расходные кассовые ордера,
платежные поручения), в которых постоянно изменяется их содержательная часть,
не лишено смысла выписывать с использованием компьютера. При этом их
данные должны (могут) одновременно заноситься в базу данных, обеспечивая
ведение электронной картотеки и значительно сокращая трудоемкость поиска,
выписки и регистрации документов.
Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с
проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения
документа по всем инстанциям и исполнителям. Первый этап включает такие
операции, как выписка документа, его оформление и др. В бухгалтерии
происходит проверка документа на полноту заполнения и арифметическая
Размеры граф по ширине можно рассчитать по формуле: Х(гр) = 4 (п + 1) мм. где X (гр) - ширина данной графы в
мм; п - максимальная значность реквизита или показателя; 4 мм - норматив на запись одного знака. Размеры граф
по высоте берутся равными 8-10 мм. Для подшивки в бланке слева оставляют свободное поле шири ной 10 - 12 мм,
а справа - 8 мм. Размер документа необходимо уложить в стандартный формат, который является обязательным для
печатания бланков. Предусмотрены форматы ряда А и Б. Ряд Л имеет следующие форматы (в мм): АО = 841 х 1189;
АЛ = 594 х 841; А2 = 420 х 594; A3 = 297 х 420; АА = 210 х 297; АЪ = 148 х 210 и т.д. Для ряда Б исходным является
размер 50 = 1000 х 1414 мм.
4
обработка - это второй этап. Последний этап связан с хранением документов в
бухгалтерии и со сдачей их в архив. В отдельных случаях некоторые из этапов
могут быть объединены, например, при выписке документа на компьютере могут
объединяться первые два.
2.6 Накопительные (группировочные) регистры и отчетные сводки
Необходимость составления накопительных (или группировочных)
регистров вызвана тем, что данные некоторых первичных документов необходимо
сгруппировать на аналитическом уровне - по номенклатурным номерам,
табельным номерам, субсчетам и т.п. Это позволяет постепенно накапливать
данные в течение месяца, а при наступлении отчетного периода сократить сроки
формирования отчетных регистров.
По назначению сводки подразделяются на основные (сводки аналитического
характера и синтетического учета - журналы-ордера, ведомости по дебету счетов и
др.) и вспомогательные (справочные). По периодичности составления сводки
бывают ежедневные, еженедельные, на каждую декаду или месяц, на квартал или
на год. По характеру печати цифрового материала они разделяются на построчные
(полностью повторяют содержание первичных документов) и итоговые.
Сводки могут печататься на рулоне или отдельных листах (бланках).
Выдаются они в одном, двух и более экземплярах. Для этой цели применяют
метод копиручета (с помощью копировальной бумаги): печатают первый
экземпляр, а затем размножают (например, на ксероксе), а также печатают
несколько экземпляров путем специальной настройки программы печати или
повторения печати.
Приведенные выше признаки сводок предъявляют определенные требования
к проектировочной работе. Задача разработчика состоит в том, чтобы определить
содержание разрабатываемых форм, установить минимальный состав показателей
и реквизитов, определить количество экземпляров, число степеней итогов, характер печати, сроки изготовления и т.п.
Каждый сводный документ должен иметь целевое использование, т.е. для
каждой ведомости и сводки должна быть обоснована необходимость их
применения в процессе обработки информации. Всегда следует стремиться к
минимизации количества регистров, т.е. сократить процесс вывода на печать
промежуточной информации. С использованием информационных технологий
ведения учета пользователь должен научиться работать с экраном, выверять и
находить требуемую информацию. При объединении в одну общую нескольких
родственных сводок, имеющих одинаковые реквизиты, но предназначенных для
разных служб, могут возникать проблемы поиска "золотой середины", поскольку
трудно уместить необходимые реквизиты на стандартном листе.
После определения содержания регистра разрабатывается его форма с
точным заголовком (наименование формы и шифр). Далее в соответствии с
требуемыми реквизитами и показателями определяется количество граф, их
заголовки и расположение в сводке (с точки зрения удобства для чтения и
последующего использования). Желательно, чтобы они соответствовали
расположению граф в накопительных регистрах или первичных документах, на
основании которых составляется сводка. Сводки должны иметь законченный вид
и быть доступны для сотрудников, которые не знают специфики автоматизированной обработки учетной информации.
По завершении разработки форм отчетных сводок и определения входной
информации целесообразно наглядно представить взаимосвязь первичных
документов, накопительных и отчетных сводок. Подобные принципиальные
схемы или информационные модели помогают пользователям в последующей
работе.
2.7 Технология обработки учетной информации
Технологический процесс в условиях автоматизации учета представляет
собой совокупность машинно-ручных операций по обработке исходной
информации, содержащейся в первичных документах и других носителях, с целью
получения результатной информации. К технологии обработки экономической
информации предъявляется ряд требований: минимальные затраты труда, материальных ценностей и денежных средств; быстрота обработки и
своевременность изготовления отчетных сводок; рациональная загрузка
операторов; простота документооборота.
Технологический процесс может строиться по функциональному5,
предметному и смешанному принципам. Для первого характерно выполнение
бухгалтерами определенных операций по всем участкам учета (например, ввод
данных с рабочих нарядов, требований по учету материалов). Второй принцип
предусматривает организацию отдельных рабочих мест по видам работ (расчеты с
персоналом по оплате труда, учет материальных ценностей, что требует
специализации бухгалтерского персонала), а третий предполагает построение
обработки данных с использованием первых двух принципов: приемка
документов и формирование отчетных сводок ведется по предметному принципу,
остальная обработка - по смешанному.
Наиболее часто используется в бухгалтериях предметный принцип
построения технологического процесса: прием первичной документации и ее
формирование, арифметическая обработка, формирование контрольных итогов,
сортировка (индексирование) данных, введенных с первичных документов,
составление группировочных и отчетных сводок, их контроль и выпуск.
Конечно, необходимо стремиться к тому, чтобы данные вводили в
компьютер в местах первичного учета, а затем информация по каналам связи в
электронном виде поступала в бухгалтерию, и бухгалтера не тратили бы время на
повторный ввод, а только производили сверку контрольных чисел с контрольными
данными печатных форм, подписанных ответственными лицами по местам
первичного учета. Однако при невозможности по каким-либо причинам
организовать работу описанным способом необходимо ориентироваться на
традиционную технологию.
Первой операцией технологического процесса является прием первичной
документации и ее формирование для машинной обработки. Устанавливается
порядок кодирования документации, подготовки и сдачи ее по различным
участкам учета из подразделений. На практике применяют три основных варианта
комплектовки первичных документов: вся работа производится самими
5
Иногда вместо термина "функциональный" употребляют термины "технологический", "пооперационный".
работниками подразделений, либо бухгалтером, либо частично в подразделении, а
частично бухгалтером. Для сдачи документов по учетным работам целесообразно
использовать первый и второй варианты, при которых документы комплектуют в
пачки работники подразделений и бухгалтеры, а в бухгалтерии осуществляется
тщательный, отвечающий требованиям автоматизации контроль.
Для установления четких взаимоотношений между подразделениями и
бухгалтерией документы сдаются под расписку по журналу следующей формы
(табл. 2.5):
Таблица 2.5
С Номер пачки Наименование документов Количество Расписка в приеме Примечание
дано
ата
Д
ас
Ч
При приемке документов проверяют их количество и качество заполнения.
Дефектные документы к обработке не принимают до тех пор, пока сдатчик не
внесет необходимые исправления. Для учета поступивших и сдачи выполненных
работ в бухгалтерии ведется журнал по форме, представленной в табл. 2.6.
Контрольные числа (графы 6-9) создаются в процессе обработки документов
и используются для проверки группировочных регистров и отчетных сводок.
Графы 10-12 заполняются при возврате документов в подразделение. В журнале
приемки документов и контрольных чисел открывается отдельный лист на каждое
подразделение или каждый участок учета. В некоторых бухгалтериях вместо
журнала по аналогичной форме ведут карточки.
Таблица 2.6
Заказчик ________________
Наименование работы
Номер
пачки
Получено
Дата
Часы
1
2
Количество
документов
Контрольные числа
Принято Возвращено
3
4
5
Расписка в получении
заказчика
Дата Час
6
7
8
9
10
11
Подпись
12
Арифметическая обработка включает простые и сложные операции. В ходе
первых для получения результата приходится выполнять одно-два
арифметических действия, а вторых - последовательно производят многие
арифметические действия. В учете преобладают простые вычислительные работы.
В большинстве случаев обработка производится с помощью персонального
компьютера на основании первичных документов. Это не относится к выписке
документов типа счетов-фактур, лимитно-заборных карт и других, в которых
необходимо печатать небольшой текст и выполнять вычислительную обработку
данных.
Важнейшей стадией технологического процесса является получение
контрольных итогов, которые необходимы для сверки накопительных и отчетных
сводок. Их получают при вводе информации в компьютер по видам документов
или другим группировочным признакам (даты, виды работ, склады, счета). Для
этих целей обычно предусматривают возможность просмотра на экране или
печати протокола ввода данных.
Группировочные и отчетные сводки составляются на персональном
компьютере в виде экранных форм (видеограмм) или выводятся на печать. При
этом контролируется четкость печати, правильность расположения
группировочных признаков. Далее производится последующий контроль сводки
путем сопоставления ее итогов с контрольными числами, созданными в процессе
обработки первичных документов, и их оформление (при необходимости разрезка
и брошюровка), после чего сводки используются в повседневной работе, хранятся
в бухгалтерии или передаются заинтересованным службам и лицам.
На всех операциях технологического процесса необходимо предусмотреть
надежные методы контроля (может быть предварительным, текущим и
последующим). Предварительный контроль для предупреждения возникающих
ошибок осуществляется при приемке первичных документов, проверке и
настройке компьютера и т.д. Текущий применяется для проверки тех или иных
операций в момент их выполнения, чтобы предупредить брак (например, выверка
отчетных разработок в процессе составления), а последующий - для обнаружения
и исправления ошибок, допущенных в предыдущих операциях. Наиболее часто
используемые методы контроля - зрительный, логический, балансовый, прямое
сопоставление, дублирование, выполнение работ разными способами.
Зрительный контроль предусматривает проверку заполнения первичных
документов (четкость записи, отсутствие помарок, качество печати и т.д.) при
вводе данных в компьютер. После ввода информации одного документа на экране
появляется сообщение: "Все введено. Верно: "Да", "Нет". Бухгалтер проверяет
правильность ввода и подтверждает с помощью курсора и клавиши "Ввод" ("Да").
В противном случае курсор" возвращается к первой записи и можно произвести
корректировку. Логический контроль является продолжением и дальнейшим
развитием зрительного - проверяется увязка между показателями на всех
операциях автоматизированной обработки информации. Контроль прямым
сопоставлением предусматривает считку записей, а методом дублирования вторичное выполнение операции теми же (или аналогичными) приемами, что и
при первом выполнении. Контроль исполнением работы разными способами является развитием предыдущего метода, но повторное выполнение той же
операции осуществляется с помощью других технических средств (например,
платежные поручения проверяются пользователем при вводе с этих документов
информации в компьютер). Балансовый метод нужен в тех случаях, когда между
несколькими подсчитываемыми графами документа или отчетной сводки есть
арифметическая зависимость.
Применение тех или иных методов зависит от характера операций. При этом
возможно использование сплошного и выборочного контроля. Как правило, при
внедрении автоматизированного учета на всех операциях применяется сплошной
контроль.
2.8 Составление технических инструкций
Для удобства работы и быстрейшего обучения пользователя на каждую
операцию технологического процесса необходимо разработать техническую
инструкцию, в которой указывают порядок обработки учетных данных. В
соответствии с перечнем операций технологического процесса могут составляться
инструкции по подготовке первичных документов, приемке, контролю и
регистрации принятых документов в бухгалтерии, по работе во всех режимах
АРМ бухгалтера на соответствующем участке учета. В технических инструкциях
даются подробные указания операторам о характере и технологии выполнения работ, а также элементарные знания по эксплуатации компьютера и т.д. Инструкции
составляются на специальных бланках или хранятся на винчестере ПЭВМ, а при
необходимости выводятся на экран или распечатываются.
Инструкция по подготовке первичных документов для сдачи в бухгалтерию
составляется для каждого заказчика (цеха, отдела) с учетом обрабатываемых
документов. В ней содержатся требования к заполнению и оформлению
первичных документов, условия о сроках сдачи их в течение месяца и дате
последней сдачи, о порядке оформления сдачи, количестве документов в пачке,
порядке нумерации и т.д. В табл. 2.7 приведена примерная инструкция по
подготовке первичных документов для расчетов с персоналом по оплате труда и
для передачи их в бухгалтерию.
Инструкция по приемке, контролю и регистрации принятых документов
разрабатывается, как правило, для однотипных документов (наряды, рапорты о
выработке, приходные и расходные требования по учету материалов). Она должна
содержать сведения о порядке приемки, методе контроля первичных документов,
порядке регистрации и выдачи в работу.
Таблица 2.7
5
Цех-сдатчик
Работа
Операция
Инструкция
по подготовке
первичных документов для сдачи в бухгалтерию
01
Шифр
Расчеты с персоналом по оплате труда
1
Наименование
Подготовка рабочих накопительных
нарядов
Шифр
Наименование
№ 01/1
1
1
Лист № Всего листов
Оборудование
Примечания:
1.Рабочие накопительные наряды сдаются два раза в месяц (16-го числа - за
первую половину месяца и 1-го числа до 10 часов утра - за вторую половину).
2.При заполнении первичных документов работники цеха должны записать все
показатели и шифры, не допуская помарок и подчисток, проставлять их в
отведенных для этого графах и только арабскими цифрами.
3.Наряды сдаются скомплектованными в пачки из расчета не более 100
документострок в пачке.
4.На каждую пачку выписывается сопроводительный листок.
5.Документы должны быть обернуты бандеролью, к первому документу должен
быть приклеен сопроводительный листок.
6.На сопроводительном листке следует проставлять: номер пачки, цеха, участка,
наименование документов и их количество.
7.Документы сдаются по журналу сдачи, в котором после приемки бухгалтер
должен расписаться.
8.Поперек сопроводительного листка последней пачки за отчетный месяц следует
написать цветным карандашом или фломастером, что она последняя.
9.Все дефектные документы, возвращенные подразделению при приемке, сдают в
следующих пачках обычным порядком.
Инструкция по суммированию и контролю должна содержать сведения о
суммируемых показателях первичных документов, порядке работе, порядке
записи итогов и методе контроля суммирования.
В инструкции по регистрации контрольных чисел указывается
порядок получения и регистрации контрольных чисел, а также, для каких
целей используются контрольные числа (табл. 2.8).
Таблица 2.8
Инструкция по регистрации контрольных чисел № 01/5
01
Расчеты с персоналом по оплате труда
Работа
Шифр
Операция
5
Шифр
Наименование
Регистрация контрольных чисел по рабочим
нарядам
Наименование
1
1
Лист № Всего листов
ПЭВМ
Оборудование
Инструкция по контролю и выпуску группировочных и отчетных сводок
должна содержать сведения о методике контроля полученных итогов, порядке
оформления и передачи регистров и отчетных сводок заказчикам.
Инструкция по работе в различных режимах АРМ содержит сведения о
порядке ввода данных, составлении сводок, работе с классификаторами, закрытии
месяца и т.п.
Примечания:
1.Полученные по каждой пачке документов контрольные итоги (заработной платы
и нормированного времени) записываются в соответствующие графы журнала
приемки и контрольных чисел.
2.По окончании записи в журнале по всем пачкам за отчетный период следует
просчитать общие итоги по графам "сумма" и "нормированное время".
3.Полученные общие итоги используются следующим образом: итог графы
"сумма" сверяется с итогом графы "сдельно" ведомости распределения заработной
платы по видам оплат, а итог "нормированного времени" сверяется при получении
накопительных данных по рабочим-сдельщикам за месяц.
При выполнении тех или иных операций на персональном компьютере
пользователь в большинстве случаев руководствуется правилами, подсказанными
ему в процессе диалога, который обычно строится на основе меню. При этом
технологическая карта может составляться разработчиком в обычном порядке,
однако присутствие заготовленной при проектировании помощи пользователю
практически в каждом экране делает целесообразным это только для операций с
плохой инструкционной поддержкой на экране или для технологически сложных
операций.
При изменении положений инструкций (порядка сдачи документов,
методики их обработки, программ настройки) в них вносятся соответствующие
исправления, а в отдельных случаях составляются новые инструкции.
2.9 Внедрение проекта
После составления проекта и его утверждения приступают к завершающему
этапу - его внедрению. Этот процесс включает проведение подготовительных
мероприятий и внедрение основных положений и рабочей части проекта.
К подготовительным мероприятиям относятся размножение классификаторов учетных номенклатур в виде справочников, печатание бланков
измененных форм первичных документов, пробное составление накопительных
регистров и отчетных сводок на компьютере, инструктаж работников тех служб и
отделов, которые будут сдавать первичные документы и получать отчетные
сводки.
Внедрение проекта на любом предприятии может быть осуществлено по
различным схемам.
По первой схеме на протяжении определенного периода одни и те же
учетные работы выполняются одновременно вручную и автоматизированным
способом. Когда бухгалтеры освоятся с ведением учета на персональном
компьютере, ручное ведение учета отменяется. Этот вариант распространен
достаточно широко, хотя и ведет к перегрузке учетных работников, так как одну и
ту же работу приходится выполнять дважды (значительная трудоемкость).
Вторая схема предполагает внедрение проекта автоматизации
последовательно по отдельным объектам (цехам, отделам, складам) без
выполнения этих работ вручную. Здесь учитывается опыт, накопленный на
предыдущих участках, и совершенствуются положения проекта. Такая схема
затягивает этап внедрения и применяется обычно при приобретении персональных
ЭВМ.
При третьей схеме предусматривается автоматизация одновременно по
всем объектам без выполнения этих работ вручную (полное внедрение). Здесь
требуется тщательно продуманные подготовительные мероприятия и высокий
уровень подготовки бухгалтеров, работающих на компьютере. Обычно такое
внедрение проекта применяется в тех бухгалтериях, где имеются компьютеры и
ведутся работы по их эксплуатации. Из рассмотренных схем она наиболее
эффективна, поскольку сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах.
Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца, причем
предварительно разрабатывают и доводят до сведения пользователей
соответствующие классификаторы. Если шифры являются постоянными для
данного вида документов, то целесообразно отпечатать в них типографским
способом вид оплат, коды складов и т.п. Если внесены изменения в формы
первичных документов, то они также должны быть заново отпечатаны и переданы
пользователям. Одновременно проводится инструктаж о порядке заполнения
документов и сроках сдачи их в бухгалтерию. Пользователей также знакомят с
содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных ведомостей и
отчетных сводок. Если сводки предназначены для подразделений предприятия, то
проводится инструктаж исполните лей о порядке использования этих регистров.
Отчетные сводки должны быть тщательно выверены, так как ошибки,
допущенные в этот период, наносят большой вред, вызывая недоверие работников
к автоматизации в целом.
В период внедрения необходимо следить за тем, чтобы строго соблюдались
сроки сдачи первичных документов на обработку в бухгалтерию, осуществлялся
контроль принятых документов в части их оформления и выполнялись
предусмотренные проектом инструкции. После окончания отчетного периода
необходимо подвести итоги внедрения, проанализировать выявленные ошибки и
недостатки и принять меры к их устранению (уточнение сроков сдачи первичных
документов и составления отчетных сводок, изменение отдельных положений
инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После этого следует
внести исправления в проект. О сдаче-приемке проекта составляют акт. С этого
момента проект является руководящим документом, по которому организуется
работа на данном участке учета. Срок внедрения проекта в среднем составляет
полтора-два месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до окончания
отчетного периода.
2.10 Эффективность автоматизации бухгалтерского учета
Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризуется рядом
показателей, основными из которых являются: повышение производительности
труда учетных работников, сокращение трудоемкости и стоимостных затрат на
ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение
сроков составления отчетности. Первый показатель является количественным
(экономическим), его можно измерить, а второй - качественным, не поддающимся
измерению, но также чрезвычайно важным.
Опыт использования персональных компьютеров показывает, что
производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по
сравнению с ручной техникой ведения учета. Автоматизация учетных работ
способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить
количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для
выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря
ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех операциях обработки, применению более совершенных технических средств,
улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один
прием две-три различные отчетные формы.
Экономический эффект от внедрения автоматизации определяется путем
сопоставления затрат труда и себестоимости учетной работы при автоматизации и
при выполнении ее ручным способом. Общая себестоимость слагается из
следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений,
стоимости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.
Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах,
после чего рассчитывают экономическую эффективность автоматизации учета
(табл. 2.9).
Таблица 2.9
Участки,
по
№
п. которым
п. проводится
автоматизация
При ручной
обработке
При
автоматизированной
обработке
Результаты расчета
эффективности
По трудоТрудоемвым
затра- По стоимости
Трудоемкость Стоимость
там
кость (в ча- Стоимость
(в руб.)
(в руб.)
(в часах)
сах)
в в про- по
часа цен- стои- в прох
тах к мости центах
к гр. 4
(±) гр. 3
(±)
1
2
3
4
5
6
7
8
Расчет производится следующим образом:
ãð. 5 = ãð. 1 - ãð. 3;
ãð. 7 = ãð. 2 - ãð. 4;
ãð. 1
ãð. 6=
ãð. 3
ãð. 2
ãð. 8=
ãð. 4
Сумму косвенных расходов целесообразно определить по следующей
формуле:
Ñ *Ê
Ñê = ç
100
где
Ск – сумма косвенных расходов;
Сз – сумма зарплаты;
К – процент косвенных расходов, который определяется по
фактическим расходам (на практике косвенные расходы составляют от 40 до
150 % суммы зарплаты).
Для определения трудоемкости и стоимости учетных работ при их ручном
исполнении необходимо по данным обследования установить количество
работников, занятых на выполнении учетных операций по данному участку,
должностные оклады, средние размеры премий. Расчет для определения суммы
фактической зарплаты, выплачиваемой за выполнение данных учетных операций,
составляют по форме, представленной в табл. 2.10.
Должностные оклады (гр. 1) определяют на основании штатного расписания
(штатной расстановки), средний размер премий (гр. 2) устанавливается исходя из
отчетных данных за два-три месяца. Среднемесячная ставка по должности (гр. 3)
определяется как сумма должностного оклада и премии. Сумма премии равна
произведению оклада (гр. 1) на процент премии (гр. 2), деленному на 100. Среднечасовая должностная ставка получается в результате деления данных гр. 3 на
календарный месячный фонд рабочего времени (173,4 часа). Сумма заработной
платы за выполнение работ вручную (до автоматизации) определяется
умножением данных гр. 4 и 5. В гр. 6 получаем итоги стоимости работ при ручном
выполнении.
Таблица 2.10
Наименование Должностной Средний Средне- СреднеТрудоемкость
Сумма
должности
оклад
процент месячная часовая автоматизируемых заработной
работ
премии ставка
ставка по
платы
за
по
должности
использование
должработы до
ности
автоматизации
А
1
2
3
4
5
6
Косвенные расходы определяют путем умножения суммы заработной платы
на процент косвенных расходов, проект косвенных расходов при ручном
выполнении работ - по учетным данным, стоимость материалов - исходя из их
месячного расхода.
Заключительный подсчет эффективности при наличии сведений о
трудоемкости и стоимости работ, выполняемых ручным способом и при
автоматизации, сводится к определению результатов в абсолютных величинах
(экономия или перерасход) и в относительных (процент снижения трудовых и
денежных затрат).
ГЛАВА 3
КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
3.1 Классификационные признаки бухгалтерских информационных систем
Увеличение трудоемкости учетных процедур, невозможность многих
хозяйственных субъектов содержать большой штат бухгалтеров и доступность цен
на персональные компьютеры обусловили спрос на бухгалтерские
информационные системы. Предлагаемые в настоящее время на российском
рынке информационные системы бухгалтерского учета весьма разнообразны по
охвату реализуемых функций, принципам построения, составу дополнительных
услуг, техническому и методическому сопровождению, отраслевой ориентации. В
отличие от мемориально-ордерной или журнально-ордерной для автоматизированных форм ведения учета (таблично-автоматизированная и
автоматизированно-диалоговая) практически не существует никаких стандартов и
нормативов. Поэтому многочисленные программные решения во многом не
похожи друг на друга как по представлению исходных данных и выходных форм,
так и по принципам использования, способам настройки и привязки бухгалтерских
систем к учетной политике конкретных предприятий. При рассмотрении
современных
бухгалтерских
информационных
систем
целесообразно
акцентировать внимание на особенностях реализации в них следующих способов:
ввода, хранения и первичной обработки исходных учетных данных (книга учета
хозяйственных операций и порядок автоматизированной обработки первичных
документов), получения и представления результатной информации, обеспечения
цикличности учетных процедур (модель учетного периода), настройки программ
на особенности организации учета конкретного хозяйственного субъекта.
При рассмотрении бухгалтерских информационных систем выделяются
следующие классификационные признаки.
По характеру решаемых на предприятии задач и его деятельности обычно
рассматривают бухгалтерские информационные системы, ориентированные на
промышленные, торговые транспортные, строительные и другие предприятия.
По
уровням
управления
системы
бывают
ориентированы
на
общегосударственные,
межотраслевые,
отраслевые,
межрегиональные,
региональные внутриорганизационные уровни.
По видам собственности выделяют государственные, муниципальные,
акционерные, кооперативные, частные и другие системы. В зависимости от вида
собственности6 и уровней управления7 система учета может иметь существенные
различия. Одни предприятия и организации обязаны предоставлять бухгалтерскую
Требования к ведению учёта в бюджетных организациях отличаются от учётной политики предприятий других
форм собственности.
7
Головное предприятие или филиал, имеющий счета в банках, отдельно осуществляющий ведение Главной книги и
баланса, самостоятельно производящий оплату труда сотрудникам.
6
отчетность вышестоящим структурам, а другие ежемесячно осуществляются
формирование Главной книги на основе объединения Главных книг своих
филиалов.
В зависимости от размеров хозяйственного субъекта (численность кадров и
мощность фондов) выделяют информационные системы бухгалтерского учета для
малых, средних и крупных предприятий.
На особенности организации бухгалтерских информационных систем влияет
также территориальное расположение хозяйствующего субъекта в Российской
Федерации, так как виды и ставки налогов в разных регионах могут существенно
отличатся. Кроме того, регионы имеют определенную сложившуюся специфику.
Например, при оплате труда существуют выплаты районных и северных надбавок.
По характеристике заказчика выделяют бухгалтерские информационные
системы, ориентированные на высший, средний и оперативный уровни
управления ( АРМ бухгалтера для ведения участка производственного учета и
АРМ главного бухгалтера).
Иногда, в качестве классификационных признаков могут рассматриваться
количество используемой в финансово-бухгалтерском разделении компьютерной
техники, состав решаемых в бухгалтерии задач, затраты на содержание
обслуживание участков учета.
По типу функционирующей операционной системы (клоны MS DOS,
Window 95, Unix) и типу пользовательского интерфейса выделяют бухгалтерские
информационные системы, использующие командный (DOS)
интерфейс,
например работающие под управлением операционной системы MS-DOS, и
системы, ориентированные на SILK- и WIMP- интерфейсы.
Командный интерфейс ориентирован на эксплуатацию в символьном
экранном режиме (таблица ASCII, включающая 256 символов) с заранее
определённым количеством элементов меню и подменю при отсутствии
возможности использовать традиционный многооконный режим, т.е. активизацию
произвольного количества окон на экране монитора.
WIMP-интерфейс расшифровывается следующим образом: W – Windows
(окно), I – Image (образ), M - Menu (меню), P – Pointer (указатель). Это типичные
Windows-приложения, запускающиеся на выполнение из-под оболочки Windows
или операционной системы Windows-95. Неотъемлемой частью такого интерфейса
является ориентация приложений на использование в течение всего сеанса работы
манипулятора “мышь” или его аналогов.
SILK – интерфейс расшифровывается так: S – Spich (речь), I – Image
(образ), L – Language (язык), K – Knowledge (знание). При его использовании на
экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых образов
к другим с помощью смысловых семантических связей.
В настоящее время проводятся работы по созданию общественного
интерфейса, который должен включать в себя лучшие решения WIMP – и SILKинтерфейсов. Предполагается, что при его использовании не нужно будет
разбираться в меню. Экранные образы однозначно укажут дальнейший путь.
Перемещение от одних поисковых образов к другим будет проходить при
использовании смысловых семантических связей.
Классификация бухгалтерских информационных систем по типу
пользовательского интерфейса позволяет говорить о системном и прикладном
интерфейсах. И если последний связан с реализацией некоторых функциональных
информационных технологий, то первый – это набор приемов взаимодействия с
компьютером, который реализуется операционной системой или ее надстройкой.
По типу настройки и привязки к требованиям конкретного пользователя
выделяют бухгалтерские информационные системы, имеющие собственный
макроязык и ориентированные на пользователя, и такие, внесение изменений в
которые может производить только программист на основе корректировки
исходного кода программного продукта. Макроязыки, в свою очередь,
подразделяются на языки, предназначенные для подготовленного среднего
пользователя, а также для специалистов высокой квалификации, имеющих знания
в области алгоритмизации и программирования.
По использованию выделяют, во-первых, универсальные информационные
системы бухгалтерского учета, ориентированные на применение в различных
предприятиях и организациях, а во-вторых, и специализированные, имеющие
жесткую привязку к нюансам учета конкретной предметной области и созданные
на основе потребностей определенного хозяйственного субъекта.
Авторские разработки бухгалтерских информационных систем и
автоматизированные решения выполняются компьютерными фирмами,
специализирующимися на проектировании и разработке экономических
информационных систем и соответствующего программного обеспечения. Они
могут быть отечественной разработки или иностранной.
Среди бухгалтерских информационных систем есть такие, которые
позволяют вести учет по международным стандартам, но в большинстве своем
они не пригодны для этого. Бухгалтерские информационные системы могут быть
ориентированы на однопользовательские и многопользовательские режимы
работы. В них могут использоваться или не использоваться генераторы отчетных
форм. В некоторых из них применяется дискретная технология на основе обмена
данных через дискеты, что значительно затрудняет ведение общей
информационной базы, а в других (сетевых), - локальная вычислительная сеть и
модемная связь. Системы, работающие в условиях функционирования ЛВС, могут
быть многоуровневыми по распределенной обработке данных либо
ориентированными на доступ к данным с использованием языка запросов на
основе технологии «сервер-клиент». Небезынтересным признаком классификации
бухгалтерских информационных систем может служить также их стоимость и
объемы продаж.
3.2 Основные классы бухгалтерских информационных систем
Анализ используемых бухгалтерских информационных систем позволяет
привести их классификацию по их основным функциям:
■ для финансового (синтетического) учета и формирования бухгалтерской
отчетности в малых предприятиях;
■ для финансового и управленческого учета в малых предприятиях.
■ для сводного и производственного учета (основных средств, материальных
ценностей, расчетов по оплате труда и т.д.) в крупных и средних предприятиях.
Программные продукты первых двух групп предназначены для малых
предприятий, для которых характерны небольшие объемы работ, приходится на
финансовый учет, а на ведение производственного учета затрачивается гораздо
меньше времени. Это связано с упрощением алгоритмов решаемых задач по
управленческому учету.
Программные продукты второй группы позволяют охватить значительно
больший круг функций и, по существу, создать автоматизированный офис для
бухгалтерии малого предприятия.
Программные продукты третьей группы предназначены для предприятий
крупного и среднего бизнеса и включает полный комплекс программ для
финансового и производственного учета и отдельные программные решения для
различных участков учета.
В настоящий момент российский рынок программного обеспечения
характеризуется значительным количеством бухгалтерских информационных
систем. В России и странах ближнего зарубежья в области разработки
автоматизированных систем специализируется несколько сотен предприятий и
фирм. Значительная их часть располагается в Москве. Предлагаемые ими
программные решения различаются по принципам построения, функциональным
возможностям, требованиям к пользователям8. Несмотря на существенные
отличия, среди информационных систем бухгалтерского учета, инструментальные
системы
(бухгалтерские
конструкторы),
комплексы
функциональных
бухгалтерских автоматизированных рабочих мест, комплексные системы
бухгалтерского учета, требующие авторской установки (заказные системы) и
модули для ведения отдельных участков учета. Приведенные ниже
характеристики классов основываются на материалах конкурсов программного
обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов, ежегодно проводимых на
протяжении последних пяти лет журналом «Бухгалтерский учет» и фирмой
«Бизнес – Программы – Сервис», а также на работах Е. Л. Шуремова в области
автоматизации бухгалтерского учета.
Мини-бухгалтерии ориентированы на малый и средний бизнес и рассчитаны
для одной ПЗВМ. Они предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом
учетной номенклатуры, без ярко выраженной специализации сотрудников по
конкретным разделам учета. Автоматизированные решения данного типа
позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий
ввод и корректировку бухгалтерских проводок, выполнение расчетов и вывод на
печать оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и первичных
документов. Основной особенностью данного класса является формирование
единого журнала хозяйственных операций, получение Главной книги, баланса,
отчетных форм. Функции натурального учета в системах данного класса обычно
не поддерживаются или выполняются в упрощенном виде. Программные решения
ориентированы на бухгалтерские отделы небольших предприятий, состоящих из
одного-двух человек.
Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение
всех основных учетных функций и разделов, реализованных обычно в рамках
единого АРМ, который предназначен для небольших бухгалтерий.
Автоматизированный учет строится на основе записей, в той или иной степени
интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Основные
особенности: единый журнал операций, получение Главной книги, баланса,
Имеются в виду требования к подготовленности пользователя системы, т.е. к его профессиональным знаниям в
области бухгалтерского учета и умению использовать компьютерную технику.
8
отчетных форм и реализация на основе единого программного модуля,
отражающего разделы учета. Единственным модулем, который может быть
вынесен отдельно, и использоваться автономно, является раздел по расчетам с
пе5рсоналом по оплате труда (учета труда и заработной платы).
В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты
реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а
путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые, как
правило, включается различная дополнительная информации, необходимая для
специфики количественно-суммового и инвентарного учета. Вводится как бы
единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая принцип
двойной записи. Основу ее составляет проводка, дополненная разнообразной
информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.
Программные продукты этой группы ориентированы на функционирование в
небольших хозяйственных субъектах, хотя нередко используются на средних и
даже крупных предприятиях. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают
большей глубиной аналитического учета и развитой реализацией функций
натурально-стоимостного и инвентарного учета. Интегрированные системы
поставляются разработчиками, как в локальном, так и в сетевом варианте.
Инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) – имеют
характерную особенность – их программные продукты способны гибко
настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом
пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки учетных
данных , описывая необходимые расчетные алгоритмы . макеты ввода первичной
информации и правила построения отчетов на специализированном формальном
языке. Базовые возможности программных продуктов. Как правило, невелики,
поэтому инструментальные системы незначительно превосходят минибухгалтерии, а некоторые из них уступают им по набору функциональных
возможностей.
Бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели
бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена.
Однако при умелом использовании специальных средств настройки АРМ можно
«заставить» решать чрезвычайно большой перечень задач бухгалтерского учета.
Но для этого пользователь должен иметь представление об основах
алгоритмизации и уметь составлять формулы и небольшие программы для
описания расчетов на встроенном в такие системы макроязыке программирования.
Оттого насколько подробно и полно пользователь системы разберется во всех
тонкостях и возможностях программного продукта, зависит успех использования
на предприятии конкретной бухгалтерской информационной системы. Следует
отметить также, что освоение программирования
на макроязыке
инструментальной системы значительно проще, чем на универсальном или
специализированном.
Комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих
мест состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных
АРМ, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета , достаточно
полно и глубоко отражающих их специфику и рассчитанных главным образом на
бухгалтерии средних и крупных предприятий , где функции между бухгалтерам
разделены и персонал имеет различную бухгалтерскую
и компьютерную
квалификацию . Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение
развернутого аналитического учета на основе ввода данных с первичных
документов и формирования проводок. Сформированные локальными
подсистемами учетные записи. Дополненные определенным набором
аналитической информации, через дискеты или по каналам локальной
вычислительной сети передаются в головной модуль системы, где они
используются для получения итоговых величин остатков и оборотов
синтетических и общих для всей системы аналитических счетов, а также для
печати соответствующих выгодных форм. Каждый АРМ имеют интерфейс обмена
данных.
В то же время локальные подсистемы данного класса
безо всяких
ограничений могут использоваться и малыми предприятиями с одним- двумя
бухгалтерами. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМ для решения
задач производственного и финансового учета, имеющие ярко выраженную
специфику отражения хозяйственных операций по участкам обработки данных.
Характерной чертой комплексов АРМ является модульная структура
построения. Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его
компоненты системы, а при возникновении необходимости докупить и другие.
Модульный принцип организации бухгалтерской информационной системы
предполагает наличие узлов связи между самостоятельно функционирующими
частями. В зависимости от особенностей обработки финансово-бухгалтерской
информации количество связующих узлов может быть различным. Центральным
связующим узлом
в таких системах, как правило, является APM,
обеспечивающий ведение сводного аналитического и синтетического учета и
отчетности, базирующийся на едином журнале хозяйственных операций.
Подсистемы сводного учета на базе бухгалтерских APM имеют много общего с
мини-бухгалтериями. Основное различие заключается в том, что в АРМ сводного
учета обязательно должны быть средства приема проводок от других входящих в
комплекс локальных АРМ, а мини-бухгалтерии ограничиваются функциями
приема и передачи информации от рабочих мест.
Еще одной отличительной чертой комплексов бухгалтерских АРМ можно
назвать то, что в них не закладывается общая модель представления
бухгалтерской информации: каждая подсистема специфична по своим функциям,
структуре вводимой информации и выходных форм. Как правило, системы
данного типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой
бухгалтерии.
Помимо собственно бухгалтерских АРМ, в систему могут быть включены АРМ
руководителя предприятия, хотя чаще всего он представляет собой АРМ
менеджера или сотрудника коммерческого отдела, АРМ по учету личного состава
предприятия, а также инструментарий для ведения делопроизводства. Следует
отметить, что АРМ по учету кадров очень часто является важной составляющей в
системах данного класса и имеет тесную взаимосвязь с АРМ по расчетам с
персоналом по оплате труда.
Рассмотренные комплексы АРМ можно считать универсальными системами
автоматизации учета, ориентированными на широкое тиражирование, которые,
как правило, не модифицируются разработчиками при внедрении на конкретном
объекте. Следует отметить, что поставщики бухгалтерских конструкторов в ре-
кламных целях только этот класс программных продуктов относят к
универсальным, способным решать большинство задач бухгалтерского учета. В
действительности, к ним можно причислить и комплексы бухгалтерских АРМ, и
интегрированные системы, и даже мини-бухгалтерии. С точки зрения полноты
охвата функций бухгалтерии комплексы АРМ и интегрированные системы
являются более совершенными и универсальными, чем бухгалтерские
конструкторы, поскольку они готовы к эксплуатации (ведению основных разделов
учета) сразу после установки на компьютер. Инструментальные же системы для
выполнения многих функций, изначально существующих в программных
решениях рассмотренных выше классов, часто требуют довольно сложной и
длительной процедуры настройки.
Комплексные системы бухгалтерского учета, требующие авторской
установки, имеют все особенности предыдущего класса, но разбиваются на
подклассы отдельных АРМ, соответствующих разделам или группам разделов
учета. Из-за сложной организации алгоритмов расчетов и обработки на рынке
предлагаются отдельные разрозненные АРМ по наиболее трудоемким участкам
учета, таким, как расчеты с персоналом по оплате труда, учет движения товарноматериальных ценностей и запасов, учет затрат. Характерной особенностью
систем данного класса является ориентация на крупные предприятия и высокая
стоимость.
Модули для ведения отдельных участков учета не являются программными
продуктами, предназначенными для широкого тиражирования. Их создают
применительно к требованиям конкретного заказчика. Это могут быть и
комплексы АРМ, и интегрированные, и инструментальные системы. Системы
данного класса не подлежат массовому тиражированию и в каждом конкретном
случае требуют выполнения большого комплекса пусконаладочных работ:
установки и настройки программных средств на компьютерах заказчика;
модификации программных решений в соответствии с его пожеланиями;
доработки или разработки отдельных модулей; обучения персонала работе с
системой; выработки типовых регламентов обработки учетных данных и
обязательное последующее сопровождение (поддержка). Их использование таких
систем ввиду значительной трудоемкости пусконаладочных работ и высокой
стоимости эффективно только на крупных предприятиях.
Локальные АРМ являются подмножеством предыдущего класса, так как их
разработчики предлагают не полную систему автоматизации, а лишь некоторые
модули, позволяющие решать на компьютере отдельные задачи учета.
Существует немало программных продуктов, предназначенных исключительно
для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета.
Очень часто такие АРМ имеют большую самостоятельную ценность, поскольку
позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков
учета. Они могут использоваться в бухгалтериях и управленческих службах
предприятий наряду с бухгалтерскими информационными системами других
разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют потребностям
предприятия.
Говоря о классах бухгалтерских информационных систем, следует выделить два
противоположных подхода к их разработке. Первый заключается в создании
инструментальных систем и средств, дополняющих комплексную систему и
ориентированных на конечного пользователя, второй - инструментария,
предназначенного для решения проблем разработчика и рассчитанного на
программистов и разработчиков АРМ высокой квалификации.
Рассматривая классы бухгалтерских информационных систем следует отметить
важность вопросов, связанных с затратами на их приобретение и сопровождение.
Несмотря на универсальность отдельных представителей класса систем с
индивидуальной привязкой, не всегда целесообразно их приобретать, так как
доработка и перепроектирование АРМ в соответствии с потребностями
предприятий, особенно крупных, может занять много времени, а быстродействие
уменьшится, поскольку они будут содержать избыточную информацию в
файловой системе и алгоритмах расчетов и обработки информации. Кроме того,
система учета и обработки финансово-бухгалтерской информации является, как
отмечалось выше, весьма динамичной из-за постоянных изменений
законодательства, налоговой системы и методологии организации бухгалтерского
учета. Следовательно, приобретение готового АРМ связано не только с
финансовыми затратами на покупку, привязку и внедрение, но и с оплатой за
последующие внесения изменений в АРМ и его сопровождение. Есть вариант
приобретения АРМ с исходными текстами программных модулей, что обойдется
дороже на начальном этапе, а после привязки можно обязать специалистов,
входящих в штат предприятия, самим вносить изменения. Но это
нецелесообразно, так как хороший специалист-программист за время,
потраченное на знакомство со всеми нюансами исходных текстов, сам мог бы
разработать идеальный для данной системы АРМ. Многое в данном вопросе, безусловно, зависит от его подготовленности.
В современных экономических условиях одним из требований ряда
предприятий России является ведение учета по международным стандартам. Но
лишь немногие АРМ предоставляют пользователю такие возможности. Наиболее
известными из них являются программные продукты фирм "Инфин" и "Монолитинфо".
Существует мнение, что автоматизация бухгалтерского учета с параллельным
соблюдением российских и международных стандартов возможна лишь на основе
использования западных программных средств, локализованных для России,
таких, как Scala, SunAccount, Chempion, Comptel, Platinum. Поставщики указанных
экономических информационных систем в качестве одного из основных их
преимуществ перед российскими разработками выделяют именно это.
Наибольшее распространение в России получили программные комплексы Scala
шведской фирмы Beslutsmo-deller и Platinum американской компании Platinum
Software Corp.
В последнее время на российском рынке программных продуктов появилась
интегрированная система масштаба предприятия PRO/MIS, предназначенная для
управления материально-финансовыми потоками и обеспечивающая решение
задач автоматизации финансово-хозяйственной деятельности крупных и средних
предприятий.
Западные системы имеет модульную структуру и с точки зрения приведенной
выше классификации относятся к комплексным бухгалтерским АРМ. Они
позволяют вести двойной план счетов (по российским и международным
стандартам), предоставляя возможность организовать параллельный учет в рублях
и иностранной валюте и производить автоматический пересчет данных.
Аналитический учет построен по так называемым центрам продукта, центрам
проекта и центрам затрат, т.е. каждый счет может рассматриваться с точки зрения
конкретных продуктов, проектов и статей затрат.
Западные информационные системы бухгалтерского учета не получили
широкого распространения в России поскольку слишком сложны и объемны,
имеют высокую стоимость (десятки и даже сотни тысяч долларов) и длительный
срок внедрения (год и более), требуют больших затрат на обучение и
сопровождение, вызывают трудности с адаптацией к условиям существующей
учетной практики.
РАЗДЕЛ II
АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ГЛАВА 4
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ОБРАБОТКИ ФИНАНСОВОБУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
4.1 Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства
Применение компьютеров оказывает существенное влияние на организацию
учетной работы на предприятии: видоизменяется технология обработки
первичных документов, основные трудоемкие работы выполняются на
персональном компьютере, повышается роль учетных работников, поскольку они
принимают непосредственное участие в обработке данных. При автоматизации
учета важно определить методы рационального использования персонального
компьютера для системы в целом и для отдельных участков учета, а также
выявить взаимосвязи регистров, принципы организации учета в подразделениях
предприятия и т. п. Немаловажным является вопрос совершенствования формы
учета в условиях его ведения на персональном компьютере.
На предприятиях и в организациях используют различные формы счетоводства:
журнально-ордерную, мемориально-ордерную, журнал-главную (упрощенную
форму), автоматизированную.
Наиболее распространенной является журнально-ордерная. Основные ее
преимущества: использование системы накопительных регистров (ведомостей)
для обеспечения равномерной и своевременной записи операций на протяжении
учетно-отчетного периода; увязка аналитического учета с синтетическим. Главной
книгой и в итоге с балансом; сокращение общего количества регистров
аналитического учета; подчинение учетных регистров целям отчетности и
анализа; взаимный контроль записей в учетных регистрах. Это послужило
предпосылкой к ее распространению на подавляющем большинстве
промышленных, транспортных, строительных, снабженческо-сбытовых, торговых
и других предприятий.
'Применение компьютера без нарушения принципов ведения синтетического и
аналитического учета дает возможность получать привычные для бухгалтера
регистры в виде печатных форм. Персональный компьютер можно использовать
для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т. п.) и для изготовления журналов-ордеров, листков-расшифровок,
вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных
регистров.
Эксплуатационные особенности компьютера приводят к определенным
изменениям в технологии обработки информации и ее носителей. Ручная
регистрация заменяется машинной и может совмещаться с операциями
сортировки, вычислительной обработки, выдачи справок.
Использование ПЭВМ вызывает изменение внешней формы регистров
(перестановка граф, совмещение двух регистров на одном бланке, применение
отдельных свободных пронумерованных листов, собираемых в конце месяца или
года в книги, вместо пронумерованных и прошнурованных книг), позволяет
воспользоваться методом копиручета, предусматривающим получение за один
прием нескольких документов, и совмещения операций (группировка и подсчеты,
таксировка и накопление), влечет необходимость разработки системы
классификаторов учетных номенклатур. В результате создаются реальные
предпосылки снижения трудоемкости обработки учетной информации и
улучшения ее качества. Однако остается неизменной взаимосвязь между регистрами и системой их контроля, что и определяет эту форму учета как
журнально-ордерную.
Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы при использовании
компьютера можно дифференцировать исходя из массовости и трудоемкости
учетных операций. На основе массовых, периодически повторяющихся
документов (по учету движения материалов, готовой продукции, расчетам с
рабочими и служащими) вначале целесообразно подсчитать и сгруппировать
данные с помощью накопительных и группировочных регистров, а затем
изготовить ведомости более высокой степени детализации или журналы-ордера.
Используя документы, не имеющие массового характера, можно не разрабатывать
вспомогательные регистры, а периодически (ежедневно, раз в декаду и т. п.)
заносить информацию в компьютер для формирования массива аналитических
записей (проводок), а затем получать справки по любому синтетическому и
аналитическому счету об оборотах, сальдо и т. д. По окончании месяца на
принтере персонального компьютера печатают все необходимые регистры и
баланс.
Из подсчитанных и взаимопроверенных массивов данных создаются сводные
файлы в виде итоговых проводок по массовым операциям. В массив,
составленный по немассовым документам, добавляются записи из листковрасшифровок, чтобы сосредоточить все данные аналитического учета по таким
счетам. На основе остатков по счетам и оборотов на компьютере заполняется
Главная книга. После этого производится сверка показателей синтетического и
аналитического учета и по данным учетных регистров заполняются
соответствующие формы отчетности. Вышеизложенное наглядно видно из схемы,
представленной на рис. 4.1.
При журнально-ордерной форме ускоряется составление бухгалтерской
отчетности, поскольку итоговые данные большинства регистров представляют
собой информацию для заполнения форм отчетности. Результатная информация
многих журналов-ордеров и других регистров может быть использована для
экономического анализа.
При применении мемориально-ордерной формы учета предусматривается
составление мемориальных ордеров на группу документов. Итоги мемориальных
ордеров используются для составления Главной книги. Итоги оборотов дебета и
кредита по счетам из Главной книги переносятся в оборотную ведомость
синтетических счетов, которая используется для составления баланса.
Аналитический учет ведется' в аналитических регистрах (книгах и карточках).
Общая схема мемориально-ордерной формы учета приведена на рис. 4.2. Из нее
видно, что информация, введенная в ПЭВМ, обеспечивает получение
регистрационного журнала. Главной книги, оборотной ведомости по
синтетическим счетам и баланса. Аналитический учет обеспечивается ведением
оборотных ведомостей по аналитическим счетам или других необходимых
регистров.
Для небольших предприятий и организаций (обществ с ограниченной
ответственностью, малых предприятий и др.) можно вести учет с применением
формы, называемой "Журнал — Главная", или упрощенной формой учета.
При этом основным учетным регистром служит регистр "Журнал - Главная", в
котором сосредоточены хронологические и систематические записи. Левая часть
этого регистра представляет собой Журнал регистрации, а правая - Главную
книгу, в которой приведены записи операций по дебету и кредиту
корреспондирующих счетов (рис.4.3).
Для всех рассмотренных форм в условиях использования персонального
компьютера
предусматривается
изготовление
Журнала
регистрации
хронологических записей, Главной книги и других необходимых регистров. При
этом внешний вид регистров соответствует в основном регистрам ручных форм
счетоводства.
4.2 Организация учета с использованием автоматизированной формы
Помимо традиционных форм ведения учета при использовании персональных
компьютеров, можно применять и автоматизированную9, которая базируется на
системе автоматизированных рабочих мест бухгалтера. Переход к ней весьма
ответственное мероприятие, требующее от руководства и исполнителей четкого
9
Эту форму также называют таблично-автоматизированной, диалоговой, электронной, интегральной и т.д.
понимания целей, задач и открывающихся перспектив использования
бухгалтерской информационной системы в общей системе управления.
В качестве примера рассмотрим роль и место бухгалтерской информационной
системы (рис. 4.4) в общей информационной системе хозяйственного субъекта,
определим принципы ведения бухгалтерского учета на основе использования
АРМ специалиста по отдельным учетным работам. В соответствии с
методологией сбора, обработки и передачи данных выделены уровни, на которых
возникает и обрабатывается информация.
На каждом уровне иерархии организованы автоматизированные рабочие места
специалистов - учетчиков, кладовщиков, табельщиков, экономистов, аналитиков,
бухгалтеров, обеспечивающие многоуровневую обработку информации с
использованием локальной вычислительной сети и модемной связи.
Система характеризуется использованием на предприятии и в его структурных
подразделениях информационных технологий. Функциональный подход
реализуется с помощью системы АРМ, которые включают функциональную
информационную технологию либо частично, либо полностью.
Технология обработки характеризуется законченным циклом движения
информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования
аналитической информации для руководства.
В рассматриваемой системе каждый уровень иерархии характеризуется
соответствующей детализацией обработки информации и формирует данные для
вышестоящего уровня. Весь цикл сбора и обработки информации замыкается на
верхнем - I уровне. Именно здесь происходит принятие решений, определяющих
политику, которую должно проводить предприятие. Рассматриваемая модель
системы обеспечивает руководство необходимой информацией, исключая ее
избыточность.
На уровне Vl (нижнем) выполняется сбор и регистрация первичной
информации, возникающей в структурных подразделениях, с использованием
АРМ специалистов, занимающихся первичным учетом: табельным учетом
отработанного времени и неявок, первичным учетом готовой продукции и ее
реализации (а также оказанных услуг и их оплаты), первичным материальным
учетом. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и
документов.
На основании АРМ "Табельный учет" (АРМ-ТУ) автоматизирован процесс
ведения табеля учета рабочего времени и неявок на работу, что обеспечивает,
помимо ликвидации рутинной работы, получение данных для расчета заработной
платы по различным системам и видам оплаты труда.
АРМ кладовщика по учету материальных ценностей на складе обеспечивает
автоматизированное ведение количественного учета материальных средств
структурного подразделения и позволяет, кроме получения оперативной
информации по запросам пользователя о состоянии хозяйственного инвентаря по
видам, группам учета, материально-ответственным лицам и операциям движения,
формировать необходимую информацию в виде инвентаризационных описей и
других справочных электронных форм при проведении ежегодных
инвентаризаций основных средств, материальных ценностей, малоценных и
быстроизнашивающихся предметов (МБП), Из данного АРМ информация
передается на верхние уровни в АРМ по учету МБП и по учету основных средств
и нематериальных активов, а также в АРМ бухгалтера по учету затрат на
производство.
АРМ по учету выработки рабочих в цехе применяется при использовании в
первичных подразделениях сдельной системы оплаты труда и передает
информацию о сдельных видах оплат и произведенных начислениях по каждому
работающему в бухгалтерию - в АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда.
АРМ кладовщика по учету готовой продукции формирует сведения о
выпущенной продукции и переданной на склад, а также об отгруженной и
реализованной продукции.
Если основной деятельностью предприятия является выполнение каких-либо
работ или оказание услуг, то вместо АРМ кладовщика по учету готовой
продукции на складе используется АРМ по учету услуг (работ), оказанных
(выполненных) данным структурным подразделением предприятия (его
филиалом).
В течение отчетного периода, продолжительность которого может занимать
любое время, в базу (таблицу) данных заносится информация по каждой услуге,
по каждому предприятию, с которым осуществлялась работа (хозоргану), и по
каждому плательщику. После завершения ввода и выверки сумм выставляются
счета-фактуры и формируются требуемые отчетные документы и справки. Таким
образом автоматизируется вся технологическая цепочка - от заявки на выполнение
работ до выдачи плательщику счета-фактуры.
Данные, формируемые на уровне Vl поступают на уровень V. Информация об
объемах отгруженной продукции, оказанных услугах и их оплате, а также
динамике тарифов за эти услуги передается экономистам для формирования фонда
оплаты труда, а также в АРМ по учету затрат на производство и калькулирование
себестоимости работ (услуг), в котором аккумулируются данные в целом по
предприятию.
Уровни с V - I сосредоточены непосредственно в управленческих структурах
предприятия.
На уровне V формируются учетные регистры, в которых аккумулируются
хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции.
Объекты учета отражаются в первичных учетных документах с помощью
натуральных, трудовых и денежных показателей, поэтому можно полно и точно
отразить и проконтролировать отдельные хозяйственные операции и их результаты.
Уровень IV включает информацию о состоянии безналичных денежных
средств на основе использования АРМ бухгалтера по учету банковских операций
(состояние расчетных, спецссудных, валютных счетов), расчетов по кредитованию
с использованием АРМ бухгалтера по учету кредитных договоров. На данном
уровне осуществляется учет затрат на производство и калькулирование
себестоимости услуг, а также пообъектный учет капитальных вложений. Учет
затрат на предприятии, работающем в условии рыночных отношений, - основа
всей его системы управления. От того, насколько эффективно выбрана
соответствующая методика автоматизации учета затрат, зависит качество
показателей, отражающих себестоимость, прибыль и финансовые результаты.
Бухгалтерская информационная система позволяет свести к минимуму
дублирование технологических операций по вводу информации и высвободить
сотрудников для выполнения других работ. Табель ведется в электронном виде в
структурных подразделениях и представляется в группу УТЗП бухгалтерии, где
бухгалтер-расчетчик не вводит, а только проверяет данные, а затем нажатием
клавиши осуществляет их подкачку в АРМ УТЗП. Исключение дублирования
предусмотрено и при организации автоматизированной обработки других
компонентов производственного и финансового учета. Так, АРМ по учету
кассовых операций ориентирован на совместное использование в финансовой
группе бухгалтерии и кассе предприятия. На основании командировочного
удостоверения в финансовой группе из данного АРМ выписывается расходный
кассовый ордер на получение наличных денег. После его утверждения у
руководства работающий направляется в кассу, где на экране монитора кассира
высвечивается список фамилий работающих, на которых выписаны приходные и
расходные кассовые ордера за данный отчетный день. При получении
оформленного кассового ордера кассир выдает работающему наличные денежные
средства и нажатием клавиши отмечает, что данная хозяйственная операция
произошла. После этого она считается зарегистрированной, и информация
заносится в базу данных.
В любой момент времени заинтересованные лица могут получить сведения о
наличии денежных средств в кассе предприятия. Ежедневно в конце рабочего дня
кассир формирует "Отчет кассира" и печатает пронумерованную страницу за
отчетный день в "Книгу кассовых операций", которая накапливается полистно в
течение года, а затем прошивается и опечатывается печатью предприятия.
Одновременно автоматически производится передача данных в АРМ бухгалтера
по расчетам с подотчетными лицами, чтобы исключить дублирование. На
основании этих данных ежемесячно формируется результатная информация.
Аналогичным образом осуществляются операции при внесении наличных денежных средств в кассу. Такая технология позволяет осуществлять эффективный
контроль ситуации, при которой приходные и расходные документы за отчетное
число выписаны, а денежные средства не выданы из кассы или не внесены в нее.
АРМ бухгалтера по учету банковских операций взаимосвязан с АРМ по выписке
платежных поручений, что позволяет исключить повторный ввод (вначале при
выписке платежных поручений, а затем при вводе данных с банковской выписки)
и осуществлять контроль за расходной частью счетов в банке. Пользователь проверяет исполнение выписанных ранее платежных поручений на основании
поступившей по модемной связи выписке и ее бумажному аналогу. Данный АРМ
взаимосвязан также с АРМ бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками
и обеспечивает контроль поступлений на счета в банках.
Контроль своевременной оплаты выставленных счетов по основной
деятельности и выявление неплательщиков осуществляется в АРМ бухгалтера по
расчетам с покупателями и заказчиками, куда из АРМ по первичному учету
оказанных работ (услуг) передаются данные о плательщиках и ожидаемых
поступлениях.
Таким образом, пользователю предоставлен удобный инструментарий
контроля наличных и безналичных денежных средств. Во всех АРМ при передаче
данных осуществляется контроль ошибок. На протяжении всего сеанса работы
пользователю предоставляется возможность активизировать режим помощи.
Уровень III предназначен для ведения сводного учета и формирования
отчетности на основе данных аналитического и синтетического учета,
поступивших с нижних уровней. В результате обработки информации
производится формирование Главной книги, регистров синтетического и
аналитического учета, оборотного и сальдового баланса. На основании данных
Главной книги формируется баланс и отчетные формы.
Уровень II обеспечивает организацию внутреннего аудита, что позволяет
отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать
хозяйственную ситуацию и законодательство, новые способы ведения учета,
вырабатывать предложения по ведению учетной политики, осуществлять
налоговое планирование, т.е. изыскивать законные возможности минимизации
налоговых выплат, осуществлять камеральную проверку отчетных форм. АРМ
бухгалтера по расчетам с бюджетом и фондами позволяет производить проверку
данных с налоговыми и финансовыми органами, осуществлять контроль по уплате
налогов в бюджеты различных уровней. С помощью АРМ внутреннего аудитора
можно осуществлять эффективный контроль ведения всех участков
производственного и финансового учета. Еще одной особенностью этого уровня
является наличие гипертекстовых справочно-правовых баз, например "Гарант",
"Консультант", "Кодекс", "Дело и право" и т. п., содержащих исчерпывающую
информацию по юридическим, финансовым, бухгалтерским вопросам.
На уровне I функционирует АРМ финансового директора. По запросу в
любой момент времени пользователи могут оперативно получать информацию с
требуемой степенью детализации о партнерах и конкурентах, хозорганах,
плательщиках, банках, заключенных договорах и их оплате, автотранспорте,
результатах инвентаризации основных средств, материальных ценностей и МБП, о
личном составе и заработной плате, делопроизводстве, месторасположении
интересующего клиента с визуальным отображением на электронной карте
города, о состоянии кредитных линий, расчетном, валютном и других счетах в
банках, дебиторской и кредиторской задолженностях, суммах, взятых в подотчет,
а также различные экономические показатели и динамику их движения в виде
таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, справочноправовые данные.
На уровне I осуществляется анализ и прогнозирование, чтобы обеспечивать
формирование аналитической информации для принятия управленческих
решений. Данные финансового учета используются при планировании и
прогнозировании экономической политики
предприятия, определении основных направлений развития, финансовом
менеджменте и полном экономическом анализе информации (по финансам, по
результатам ревизий и инвентаризаций, по производственно-хозяйственной
деятельности).
Взаимодействие блоков АРМ данной системы, как и любой другой,
построенной по модульному принципу, осуществляется через узлы связи. Система
позволяет минимизировать использование бумажных носителей и ориентирована
на использование нового типа документа - электронной таблицы (видеограммы).
В соответствии с представленной выше информацией структура бухгалтерии
может выглядеть примерно таким образом, как показано на рис. 4.5.
Как видно из схемы, руководство работами по функционированию АРМ
осуществляет заместитель главного бухгалтера по автоматизации учета.
Бухгалтерия становится автоматизированным офисом, резко сокращается время
обработки данных. Все это способствует улучшению качества учета, повышению
его оперативности и сокращению трудоемкости. Изменяется вся обработка
учетных данных - она сосредоточивается на рабочих местах исполнителей.
Отпадает также необходимость в подготовке бумажных носителей. Кроме того,
высвобождаются работники бухгалтерии, которые могут быть использованы для
выполнения других работ либо вообще будут не нужны. Бухгалтеры, работающие
на компьютере, должны получать более высокую заработную плату, что будет
стимулировать быстрейшее внедрение АРМ.
ГЛАВА 5
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ И НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ
АКТИВОВ
5.1 Общая характеристика комплекса задач по учету основных средств
Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материальновещественных ценностей, действующих в течение длительного периода времени и
переносящих по мере износа свою стоимость на изготовленную продукцию. ОС в
процессе их учета и анализа могут быть классифицированы по различным
признакам. В современной экономической литературе и на практике сложились
следующие направления их классификации - по группам и по видам основных
производственных фондов. По группам они подразделяются на основные
производственные фонды, производственные фонды других отраслей и
непроизводственные фонды. Основные производственные фонды предназначены
для изготовления промышленной продукции или обслуживания этого процесса и
делятся на однородные по своему назначению виды. Это могут быть здания,
сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные
средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и т. д.
К основным производственным фондам относятся предметы стоимостью на
дату приобретения не менее 100-кратного (для бюджетных учреждений 50кратного) установленного законодательством РФ минимального размера месячной
оплаты труда за единицу вне зависимости от срока службы (за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного
инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, независимо от их
стоимости).
Амортизационные отчисления на полное восстановление активной части
основных фондов (машин, оборудования, транспортных средств) производятся
только до полного перенесения их балансовой стоимости на себестоимость
продукции и издержки обращения. Для учета амортизационных отчислений и накопления суммы износа предназначен счет 02 "Износ основных средств".
Ежемесячные отчисления по кредиту счета 02 и дебету счетов по учету издержек
производства и обращения отражают сумму амортизационных отчислений.
Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные
документы типовых форм. Для оформления и учета приема и передачи ОС служит
акт приема-передачи (тип. ф. ОС-1), а для оформления и учета внутреннего
перемещения их из одного цеха (отдела) в другой, а также оформления передачи
их в эксплуатацию - накладная на внутреннее перемещение (тип. ф. ОС-2). Акт
приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных
объектов (тип. ф. ОС-3) применяется для оформления сдачи их после
капитального ремонта, реконструкции и модернизации. По акту о ликвидации
основных средств (тип. ф. ОС-4) оформляется выбытие в случаях полной или
частичной ликвидации из-за ветхости или морального износа. Для отражения
бухгалтерских записей, которые не могут быть проставлены на первичных
документах, применяются однострочные и многострочные бухгалтерские справки.
Аналитический пообъектный учет основных средств ведут в инвентарных
карточках (тип. ф. ОС-6, ОС-7, ОС-8 и ОС-9), которые открываются на основании
актов приема-передачи и соответствующих технических документов и служат для
учета зданий и сооружений, машин, оборудования, инструмента,
производственного и хозяйственного инвентаря, а также группового учета ОС.
В условиях использования персональных компьютеров инвентарная картотека
может быть заменена ее электронным аналогом. Компьютерная инвентарная
карточка, как правило, включает большее количество реквизитов, чем ее
традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной
картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса,
позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных
группировках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета
основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и
ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету
основных средств осуществляются в рамках рабочего места бухгалтера (АРМ
УОСБ). Конструктивно разделенные и обособленные эти два АРМ на самом деле
представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять
меньше функций.
5.2 Организация электронной картотеки основных средств
Основной целью комплекса программ АРМ УОСК является создание
достоверной и актуальной электронной картотеки и обеспечение ее
сохранности. Поэтому информация об ОС поступает сначала в промежуточный
файл, являющийся своего рода буфером. После ввода, проверки и корректировки,
а также проведении контрольных расчетов выверенная информация переносится в
основной файл (электронную картотеку), а в промежуточном уничтожается.
После того как основной файл сформирован полностью, можно получить
справку о составе картотеки, создать файлы для ведения записей по всем
используемым счетам и выполнять расчеты относительно состояния счетов
(сальдо на начало года, обороты с начала года, сальдо последнего месяца на
начало расчетного месяца), амортизации с начала года, амортизации расчетного
месяца, износа основных средств. Данные об амортизационных отчислениях по
автотранспорту вводятся вручную с соответствующих документов в режиме
работы бухгалтера. Затем распечатываются ведомости о состоянии счетов (табл.
5.1).
Таблица 5.1
Состояние счетов (данные по предприятию)
Сальдо Обороты
Счет,
на
госубсчет начало дебетовые
довые
года
Подразделение
Итого
Всего
Обороты
кредитовые
годовые
Сальдо
на
начало
месяца
Обороты
дебетовые на
начало месяца
Обороты
кредитовые на
начало месяца
АРМ УОСК предназначен для создания электронной картотеки основных
средств, справочников, классификаторов и рабочих массивов, используемых в
работе АРМ УОСБ. Организация базы данных позволяет провести полную
инвентаризацию основных средств, включая определение первоначальной
стоимости по группам, рассчитать и проверить суммы амортизационных
отчислений и износа по каждому инвентарному объекту, упорядочить и
проверить инвентарные номера и другие реквизиты в базе данных. В качестве
входной информации для создания картотеки (рис. 5.1) применяются
инвентарные карточки по учету ОС.
Используются также справочники подразделений, бухгалтерских
счетов, норм амортизационных отчислений, кодов затрат для отнесения
амортизации и кодов операции движения ОС (табл. 5.2) и справочник - визитная
карточка (табл. 5.3.).
Таблица 5.2
Справочники
Позиции
Тип
Справочник подразделений предприятия
Код подразделения
С
Наименование подразделения
С
ФИО материально ответственного лица
С
Код материально ответственного лица
С
Справочник корреспондирующих счетов
Длина знака
4
15
20
2
Месяц расчета
N
Год расчета
N
Код подразделения
С
Субсчет
С
Наименование счета
С
Признак активности (пассивности)
С
Справочник норм амортизационных отчислений
Код норм амортизационных отчислений
С
Норма амортизации
N
Поправочный коэффициент или норма от пробега
N
Справочник кодов операции движения ОС
Наименование операции
С
Вид операции
С
Справочник кодов затрат для отнесения амортизации
Код подразделения
С
Субсчет
С
Шифр затрат
С
Амортизационные отчисления
N
Год выбытия
N
Год поступления
N
Месяц выбытия
N
Справочник субсчетов счета 01
Месяц расчета
N
Год расчета
N
Код подразделения
С
Субсчет
С
Наименование счета
С
Указатели на положение в ф.№ 5
С
2
2
4
5
20
1
5
5,2
5,2
20
3
4
5
3
12,2
2
2
2
2
2
4
5
20
3
Таблица 5.3
Визитная карточка
Позиции
Наименование предприятия
ФИО руководителя предприятия
Собственный код руководителя
Дата начала эксплуатации
Тип
С
С
С
D
Длина знака
50
20
3
8
Классификаторы создаются и ведутся по обычной схеме, а по мере
поступления новой информации пополняются и корректируются в режиме
диалога. Их используют в качестве справочников, носящих вспомогательный
характер. Пользователь обращается к классификаторам в диалоговом режиме в
масштабе реального времени и по мере необходимости, однако их функции
можно значительно расширить. Дело в том, что существует много действий,
традиционно осуществляемых пользователем и не включаемых при
проектировании в сферу автоматизации. Примером может служить
необходимость корректировки норм амортизации в инвентарной картотеке в
соответствии с кодами норм, содержащихся в соответствующем справочнике.
Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку включает не только собственно корректировку, но и ряд сопутствующих функций:
просмотры картотеки в различных разрезах вперед и назад, получение
протоколов и др. Очевидно, что введение дополнительных режимов расширяет
возможности пользователя, делает систему удобнее в эксплуатации.
В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы
состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспондирующих счетов (табл. 5.4
и 5.5).
Таблица 5.4
Состояние субсчетов счета 01 (SI)
Позиции
Номер месяца расчета
Номер года расчета
Субсчет
Код подразделения
Дата последней записи
Сальдо на начало месяца
Сальдо текущее
Дебет с начала месяца
Кредит с начала месяца
Месячные дебетовые обороты
по операциям поступления
Месячные кредитовые
обороты по операциям
выбытия
Сальдо на начало года
Годовой кредитовый оборот
Годовой дебетовый оборот
Годовые дебетовые обороты
по операциям поступления
Годовые кредитовые обороты
по операциям выбытия
Тип
N
N
С
С
С
N
N
N
N
Износ ОС
Амортизация с начала года
Амортизация последнего
месяца
Длина знака
2
2
5
4
8
12,2
12,2
12,2
12,2
N
12,2
N
12,2
N
N
N
12,2
12,2
12,2
N
12,2
N
12,2
N
N
12,2
12,2
N
12,2
Таблица 5.5
Состояние корреспондирующих счетов
Позиции
Дата последней записи
Субсчет
Вид счета
Код подразделения
Сальдо на начало месяца
Сальдо текущее
Дебет с начала месяца
Кредит с начала месяца
Сальдо на начало года
Дебет с начала года
Тип
D
С
С
С
N
N
N
N
N
N
Длина знака
8
5
1
4
12,2
12,2
12,2
12,2
12,2
12,2
Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена
путем расчетов в ходе формирования выходных документов. При
проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема
выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. занимать лишнюю дисковую память,
делать пересчет в случае внесения изменений в исходную информацию и т.д.)
или каждый раз проводить необходимые расчеты при формировании выходных
документов (т.е. тратить машинное время). Чтобы избежать этого, можно получать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым
оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а
несколько выходных документов.
Головное меню АРМ УОСК содержит три основные функции: картотека, база
данных, копирование (рис. 5.2).
Головное меню
Картотека
База данных
Расчет контрольных
итогов по всей
картотеке
Ввод данных
Расчет контрольных
итогов по группам
Корректировка
картотеки
Корректировка
подразделений
Корректировка норм
амортизационных
отчислений
Формирование файла
счетов
Копирование
Копирование
передачи данных
Копирование
данных о
транспорте
Формирование файла
автотранспорта
Копирование
состояния счетов
Расчет состояния
счетов на дату
начала эксплуатации
Копирование
справочников
Ввод контрольных
данных по счетам
Перенос данных в базу
Просмотр картотеки
Рис. 5.2. Схема диалога АРМ УОСК
Копирование
данных о ремонтах
Копирование
данных о
драгоценных
камнях и металлах
Функции ввода данных с инвентарных карточек сопровождаются печатью
протокола ввода. Каждой карточке (табл. 5.6) соответствует строка протокола с
основными данными: инвентарным номером, стоимостью, кодом подразделения,
субсчетом, шифрами амортизационных отчислений и затрат. В конце протокола
печатаются контрольные итоги по объектам основных средств по коду
подразделения, субсчету, шифру затрат количество введенных карточек, общая
стоимость всех введенных инвентарных объектов, амортизационные отчисления
на полное восстановление.
Таблица 5.6
Инвентарная картотека
Позиции
Тип Длина знака
Номер карточки
C
4
Наименование объекта
C
30
Код подразделения
C
4
Наименование подразделения
C
15
Код материально ответственного лица
C
2
Завод- изготовитель
C
10
Паспорт
C
10
Марка
C
10
Субсчет
C
10
Код аналитического учета
C
3
Первоначальная стоимость объекта
N
10,2
Месяц расчета износа
N
2
Год расчета износа
N
2
Износ первоначальный
N
7,2
Инвентарный номер объекта
N
5
Шифр затрат
C
3
Код нормы амортизационных отчислений C
5
Норма амортизации
N
5,2
Год выпуска
C
2
Год операции поступления
C
2
Год поступления
N
2
Месяц поступления
N
2
Число поступления
N
2
Номер документа о поступлении
C
5
Код операции выбытия
C
2
Год выбытия
N
2
Месяц выбытия
N
2
Число выбытия
N
2
Номер документа о выбытии
C
5
Количество наименований ДМК
N
1
Амортизация
N
8,2
Износ
N
8,2
Одновременно
с
файлом
инвентарных
карточек
формируются
классификаторы подразделений предприятия и норм амортизационных
отчислений. Если введенный код подразделения уже использовался, то
наименование подразделения появляется на экране автоматически, а если впервые,
то в окно на экране следует занести наименование подразделения, при этом в
классификатор добавляется новая запись. По такой же схеме формируется
классификатор норм амортизационных отчислений.
Если объект ОС содержит драгоценные камни или металлы (ДКМ), то при
вводе карточки указывается количество их наименований, после чего
используется специальный макет ввода данных об их количестве и составе. После
заполнения пользователем всех таблиц печатается строка протокола и
запрашивается подтверждение продолжения режима ввода. При завершении
режима пользования сообщается число введенных карточек.
Ввод групповых карточек отличается тем, что в окно «количество» вместо
цифры 1 вводится количество объектов, а в окно «стоимость» и «инвентарный
номер» - стоимость одного объекта и инвентарный номер первого объекта. После
ввода всей необходимой информации по одному объекту записи по остальным
заносятся автоматически. Для контроля правильности ввода система запрашивает
общую стоимость объектов, которую сравнивает с произведением их количества
на стоимость одного. Если обнаруживается разница, то она относится к стоимости
последнего объекта. Чтобы учитывать движение ОС в течение года, в базу
вводятся сведения о выбывших объектах, для этого в инвентарной карточке есть
специальная строка. При вводе данных о зданиях, площади которых разделены
между различными подразделениями, для каждой части следует создать
отдельную запись и в нее занести соответствующую часть балансовой стоимости
пропорционально площади.
Следующим режимом является расчет контрольных сумм. Для этого
пользователь должен ввести код подразделения и субсчет. После этого
выполняется расчет первоначальной стоимости и суммы амортизации на полное
восстановление (табл. 5.7).
Таблица 5.7
Контрольные итоги по объектам основных средств на (дата)
Количество
Первоначальная
Сумма
Субсчет
объектов
стоимость
амортизации
Подразделение
Итого
Подразделение
Итого
Всего
При
выполнении
всех
режимов,
обеспечивающих
проведение
корректировок, формируются протоколы корректировок по образцу «было –
стало». Например, для внесения изменений в классификатор норм
амортизационных отчислений выдается ведомость корректировок, представленная
в табл. 5.8.
Таблица 5.8
Ведомость корректировок
Старые данные
Новые данные
Код нормы
Норма
Код нормы
Норма
амортизации
амортизации
Завершает ввод данных в базу в виде совокупности записей по нескольким
объектам «Перенос в базу данных». Записи объединены по коду подразделения,
субсчету, коду затрат на амортизацию. Перед переносом информация тщательно
проверяется пользователем в режиме «Просмотр картотеки».
Функция «База данных» обеспечивает расчет контрольных итогов по
предприятию, получение и формирование данных по счетам на дату начала
работы, файлов транспортных средств и счетов, а также печать описи объектов,
данных по счетам. При расчете контрольных сумм по картотеке печатается опись
введенных инвентарных объектов по форме аналогичной ведомости, получаемой
при выполнении режима «Расчет контрольных сумм» (см. табл. 5.7).
Режим формирования файла счетов создает в памяти рабочий файл, из
которого после проверки и корректировки образуется основной файл. По
аналогичной схеме формируется файл автотранспорта (с пробегом). В этом
режиме записи об объектах заносятся автоматически на счет 01151 в особый файл,
куда в дальнейшем будет заноситься пробег.
Режим «Расчет состояния счетов на дату начала эксплуатации»
предназначен для актуализации состояния счетов на дату, указываемую
пользователем. При этом рассчитываются: сальдо на начало года и начало
расчетного месяца; обороты с начала года по основным счетам и субсчетам счета
01 для всего предприятия и его подразделений; амортизационные отчисления с
начала года и за предыдущий месяц для всего предприятия и его подразделений.
Последний режим функции – «База данных» – обеспечивает вывод
контрольных данных по счетам, в результате чего создаются следующие файлы:
электронные картотеки, записей о драгоценных металлах, состояния субсчетов
счета 01, состояния прочих бухгалтерских счетов, классификатор норм
амортизационных отчислений, классификатор подразделений предприятия.
Функция «Копирование» обеспечивает копирование данных о транспорте,
ремонтах, наличии ДКМ. Режим предусматривает инструментарий для обмена
данными в сети, а при использовании дискретной технологии – сброс данных на
дискету и подкачку данных с дискеты.
5.3 Автоматизация комплекса задач по учету основных средств
АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает
обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений
предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС,
накладных и др.), получение выходной информации в виде экранных и печатных
форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и
печать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информация АРМ
УОСБ поступает АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных
документов в ходе решения задач.
Информационная модель решения задач, входящих в АРМ УОСБ,
представлена на рис. 5.3.
Помимо уже описанных ранее файлов, при решении задач используются
файлы внутренних перемещений (KRR), состава и количества ДКМ в ОС
(DRAGM), расчета амортизации автотранспорта (TRANSP), данные для ф. 10
(табл. 5.9 – 5.13).
Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения
классификаторов и получения отчетов, а также специальные (рис. 5.4).
Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации
различного рода поступлений, выбытия и перемещения. При этом могут
активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и
выполнения нестандартных проводок.
При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную
картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на
экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале
бухгалтерских
проводок
и
пополняют
списки
поступивших
или
переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование
инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях
норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих
классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он
пополняется.
Таблица 5.9
Внутренние перемещения
Позиции
Тип
Дата
C
Документ
C
Номер документа
C
Инвентарный номер
N
Код операции
C
Счет дебетуемый
C
Счет кредитуемый
C
Сумма
N
Код подразделения потребителя
C
Субсчет
C
Код подразделения источника
C
Количество наименований ДКМ
N
Длина знака
8
6
4
5
2
6
6
12.2
4
5
4
2
Таблица 5.10
Состав и количество ДКМ в ОС
Позиции
Тип
Длина знака
Инвентарный номер
N
5
Код подразделения
C
4
Субсчет
C
5
Наименование ДКМ
C
8
Количество
N
13,7
Единицы измерения
C
3
Таблица 5.11
Расчет амортизации автотранспорта
Позиции
Тип
Длина знака
Субсчет
C
5
Код подразделения
C
4
Инвентарный номер
N
5
Код затрат для отнесения
C
5
амортизации
Код нормы амортизации
C
3
Наименование объекта
C
30
Сумма амортизации на период
N
8.2
внедрения
Первоначальная стоимость
N
12.2
Норма амортизации от времени
N
5.2
эксплуатации
Норма амортизации от пробега
N
5.2
Пробег по месяцам
N
8
Пробег за прошлый месяц
N
8
Износ
N
12.2
Таблица 5.12
Позиции
Код подразделения
Год выбытия
Год поступления
Номер строки ф.№10
Раздел ф.№10
Субсчет
Сальдо на начало года
Обороты по видам ОС
Амортизация за год
Положение в ф.№10
Износ
Данные для ф. №10
Тип
C
C
N
C
C
C
N
N
N
C
N
Длина знака
4
2
2
3
3
5
13.2
11.2
11.2
3
12.2
Таблица 5.13
Список внутренних перемещений
Позиции
Тип
Длина знака
Инвентарный номер
N
5
Код МОЛ (источника)
C
2
Код МОЛ (потребителя)
C
2
Код подразделения (источника)
C
4
Код подразделения (потребителя)
C
4
Субсчет
C
5
Код аналитического учета
C
3
Первоначальная стоимость
N
12.2
Инвентарный номер (исходный)
N
5
Инвентарный номер (новый)
N
5
Код затрат для отнесения
C
6
амортизации (исходный)
Код затрат для отнесения
C
6
амортизации (новый)
Норма амортизации
N
5.2
Год поступления
N
2
Месяц поступления
N
2
Амортизация
N
12.2
Износ
N
12.2
Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных
о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается
инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает
первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет
возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствует ДКМ, об
этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя
предоставляется справка об их наличии. В этом режиме возможны два варианта
продолжения: первый – печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего
оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению
выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок; второй –
оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в
журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести
номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен
подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список
выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.
Головное меню
Учет ОС
Ведение
классификаторов
Поступление
безвозмездное
Справочник норм
амортизационных
отчислений
Поступление за
счет ФР
Поступление за
счет КР
Выбытие
безвозмездное
Выбытиеликвидация
Выбытиепродажа
Изменения в
инвентарной
картотеке
Нестандартные
проводки
Получение
отчетов
Специальные
режимы
Составление
электронной
картотеки
Закрытие
месяца (года)
Справочник
подразделений
Составление
счетов
Справочник
аналитических и
синтетических
счетов
Журнал
бухгалтерских
проводок
Справочник
бухгалтерских
проводок
Справочник
операций
движения
Копирование и
передача
данных
Настройка
системы
Помощь
Учет
амортизационных
отчислений
Учет ДКМ
Инвентаризация
Журнал – ордер
№13
Рис. 5.4. Схема диалога АРМ УСОБ
Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед
записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и
поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу.
При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.
Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно
выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в
журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На
втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь
должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале.
Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список
поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой
учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале
записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить. Кроме того,
в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.
Вторая функция включает работу с классификаторами (норм
амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических
счетов, бухгалтерских проводок, операций движения), которая заключается в
выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и
получению их описей.
Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной
картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического
учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года,
дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих
счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за
месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим
дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок,
начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в
подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная
ведомость) и журнале-ордере №13.
Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года,
копирование данных, настройку системы.
Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего,
необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения
ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись
в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным
журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформировать и распечатать
необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом "Отчетность
прошлого месяца".
Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и
учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в
соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских
записей и итогов ввода; просмотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет
оборотов по протоколу проводок.
Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распечатке проверить
содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший
месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги
представить в форме корреспонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту.
Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов
проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где
рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и
корреспондирующим счетам.
Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляется просмотр
или печать информации, предусмотренной следующими пунктами: счет 01;
обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения);
ведомость синтетического учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02;
обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обороты по
счетам (предприятие); обороты по счетам (подразделения); справка о движении
ОС.
Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме обороты по всем
счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рассчитываются новые сальдо на
начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после
которой исправлять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает
протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать
дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к
прошедшему месяцу (дата, с которой бухгалтер начинает работать, может не
соответствовать реальному календарю - она отражает месяц, которому
соответствует учитываемое движение ОС или расчет их амортизации).
Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС выполняются только
после закрытия счетов и являются первой учетной операцией наступившего
месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других
ОС, а также последние пункты следующего меню:
• расчет амортизации автотранспорта (от пробега);
• расчет амортизации ОС;
• печать ведомости "Счет/статья/подразделение";
• печать ведомости "Подразделение/субсчет";
• печать ведомости "Предприятие/субсчет";
• печать ведомости "Подразделение/статья";
• печать справки АО по статьям затрат;
• учет месячной амортизации в годовой.
Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобства пользователя
вынесен отдельным режимом. Сначала выполняется расчет амортизации
автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех
имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и корректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет
контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег),
которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного
ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет
амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа
"Расчет амортизации автотранспорта". Затем информация заносится в картотеку,
по которой рассчитываются все итоговые показатели по амортизации ОС, имеющихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему
усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний
пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно
будет иметь амортизацию ОС за год.
В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выполнять все
предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя
исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов",
исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в
годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что
необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено
меню, появляющимся в январе. При закрытии года по всем счетам рассчитывается
сальдо на начало года, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается
амортизация, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году
объектах (предполагается занести их список в архив), удаляются списки ОС
поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года.
Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение различных
видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран,
могут быть получены и в печатных формах.
Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при
учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации),
справку о наличии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), инвентарную карточку. По специальным режимам печатаются все
справки и отчеты.
При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная
документация за месяц; журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки
по нему; ведомость амортизации автотранспорта; ведомость амортизационных
отчислений (по предприятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений,
а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и
подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предприятию,
подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию;
обороты по счету 02 (по предприятию и подразделениям); обороты по другим
счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета
движения драгоценных металлов (табл. 5.14-5.20).
Таблица 5.14
Журнал учета бухгалтерских проводок
Документ Дата записи
Инвентарный номер
Код подразделения
Тип Номер
Счет
Дебетовый
Сумма
Кредитовый
Таблица 5.15
Расчет амортизации основных средств по предприятию
Отчисления
прошлого
месяца
Субсчет
Поступление
Выбытие
Отчисление
текущего
месяца
Таблица 5.16
Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат
Подразделение
Счет
Счет
Итого
Таблица 5.17
Расчет изменений отчислений
Код норм
амортизационных
отчислений
Норма
отчислений
Поступило
Выбыло
Изменения
отчислений
Таблица 5.18
Расчет амортизации автотранспорта
Инвентарный
номер
Вид транспортного
средства
Балансовая Пробег
стоимость
Код нормы амортизационных отчислений
Нормы
отчислений
Процент Стоимость
Отметка о наличии
ДКМ
Количество ДКМ
Износ
Амортизация
Код затрат для
отнесения
амортизации
Код норм
амортизации
Первоначальная
стоимость
Наименование объекта
Инвентарный номер
Дата поступления
Таблица 5.19
Опись объекта основных средств по подразделению
Таблица 5.20
Итоговый журнал
С кредита счетов __________
№ позиции
Наименование
№
В дебет счетов
№
№
Итого
№
5.4 Автоматизация учета нематериальных активов
К нематериальным активам, используемым в хозяйственной деятельности в
течение длительного времени (свыше одного года) и приносящим доход,
относятся права, возникающие из авторских и иных договоров на произведения
науки, литературы, искусства, на программы для ЭВМ и базы данных, из
патентов на изобретения, промышленные образцы, товарные знаки, из прав на
"ноу-хау" и т.д. Они отражаются в сумме затрат на приобретение, изготовление и
доведение их до состояния, пригодного к использованию в запланированных
целях. Учет нематериальных активов и их амортизация ведется по счетам 04
"Нематериальные активы и 05 "Амортизация нематериальных активов".
Учет нематериальных активов основных средств имеет много общего, поэтому
при его организации можно использовать одинаковую методику. Прежде всего,
необходимо создать инвентарную картотеку нематериальных активов. Нормы
амортизации по учитываемым объектам нематериальных активов предприятия
устанавливают самостоятельно на основе их первоначальной стоимости и срока
полезного действия. Если этот срок установить невозможно, то нормы
рассчитывают по 10-летнему сроку их службы, но не более срока деятельности
предприятия.
На основании инвентарной картотеки на компьютере ежемесячно начисляют
амортизацию, которую включают в издержки производства (дебет счетов 20, 26,
кредит счета 05) до полного погашения их первоначальной стоимости.
Что касается поступления и выбытия нематериальных активов, то по этим
операциям данные отражаются по сводному учету (АРМ СУ), а изменения
вносятся в инвентарную картотеку.
Поступление нематериальных активов производится по таким операциям, как
приобретение за плату, получение от учреждений или безвозмездно от
юридических и физических лиц путем обмена на другое имущество. Выбытие их
происходит по разным причинам - при безвозмездной передаче, уступке прав,
продаже, списании после окончания срока полезного действия.
ГЛАВА 6
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
6.1 Общая характеристика комплекса задач по учету материальных
ценностей
Учет материальных ценностей на промышленном предприятии должен
обеспечить контроль за их наличием, движением, сохранностью на складах и
расходованием в производстве, а также выявление неиспользуемых (для
реализации). Условиями правильной постановки учета являются: соблюдение
установленного порядка документирования: нормальная организация складского
учета; наличие весоизмерительных и других приборов: заключение договоров о
материальной ответственности; наличие технически разработанных норм расхода
материалов на детали и узлы; периодическое проведение инвентаризации.
С помощью персональных компьютеров можно успешно автоматизировать работы
по выписке и обработке первичных документов. Весьма благоприятны для
автоматизации аналитический и синтетический учет, включая движение
материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) на складах,
учет их в эксплуатации, учет заготовления и расчетов с поставщиками и
подрядчиками. ПЭВМ можно использовать для автоматизации обработки данных
по инвентаризации, расчету потребности в основных и вспомогательных
материалах и др.
При учете движения материалов на складах используются карточнодокументационный, оперативно-бухгалтерский (сальдовый) и бескарточный
методы. Для небольших предприятий и организаций можно рекомендовать
карточно-документационный метод, при котором на ПЭВМ разрабатываются
количественно-суммовые регистры - оборотные ведомости по учету движения
материальных ценностей на складах. При наличии АРМ кладовщика можно
применять бескарточный метод, при котором складская карточка ведется
непосредственно в персональном компьютере и заменяет ее бумажный аналог.
Для автоматизации учета материальных ценностей применяются следующие
классификаторы: цехов и отделов предприятия, участков, складов и материально
ответственных лиц, синтетических счетов и субсчетов материалов, операций
движения ценностей, направлений затрат, материальных ценностей по развернутой номенклатуре (номенклатурных номеров), единиц измерения, причин и
виновников отклонений от норм.
Большое значение для совершенствования учета материалов и его автоматизации
имеет рационализация форм первичных документов. Применение типовых форм
обусловлено тем, что на промышленных предприятиях учет материалов
осуществляется преимущественно по единой методике.
Приходный материальный ордер (ф. М-3) служит для оформления приемки на
склад материальных ценностей, поступивших со стороны. Он выписывается в
двух экземплярах кладовщиком в день поступления. При обнаружении
расхождений между фактическим количеством и количеством, указанным в
сопроводительном документе, составляется (с участием специальной приемочной
комиссии) акт, в котором указывают недостающее количество, состояние
упаковки и другие сведения. В приходном ордере кладовщик обязательно
указывает дату приемки, номенклатурный номер материала, единицу измерения, а
также порядковый номер записи в карточке складского учета.
Сдаточная накладная (ф. М-12) используется для оформления приемки на склад
материальных ценностей, поступивших из цехов и других подразделений
предприятия. Она выписывается в двух экземплярах: кладовщик расписывается в
приемке на первом экземпляре и вручает его сдатчику, а второй остается на складе
в качестве приходного документа. В накладной указывают номенклатурный
номер, учетную цену, единицу измерения, количество отпущенного или
принятого.
Товарно-транспортная накладная (ф. М-5) служит приходным документом на
материальные ценности, доставленные автотранспортом поставщика
(грузоотправителя). Она выписывается грузоотправителем в трех экземплярах.
Шофер-экспедитор оставляет себе два экземпляра с распиской в доставке
материальных ценностей, а третий передает получателю груза в качестве
сопроводительного документа. Первый экземпляр с распиской сдается
поставщику (грузоотправителю), а второй шофер доставляет на свою автобазу для
расчета за перевозку. При расхождениях между количеством, указанным в этом
документе и фактически принятым, во всех экземплярах товарно-транспортной
накладной указывается фактически принятое, а недостача оформляется в
установленном порядке.
Накладная на перемещение материалов (ф. М-13) применяется для оформления
перебросок материальных ценностей внутри предприятия из одного склада в
другой. Для отпускающего склада накладная является расходным документом, а
для принимающего - приходным. Накладная выписывается на складе, отпускающем материалы, в двух экземплярах: один с распиской получателя остается, а
второй передается вместе с материалом получателю. Порядок оформления
накладной (данные о номенклатурном номере, учетной цене, порядковый номер
записи в карточке складского учета и т. п.) аналогичен оформлению других
документов по учету материальных ценностей.
Акт о приемке материалов (ф. М-7) служит для оформления приемки
материальных ценностей на склад, если отсутствуют сопроводительные или
расчетные документы, а также при обнаружении недостачи или несоответствия
качества материалов техническим условиям поставки, при порче их, а также при
необходимости технической приемки. Акт составляется приемной комиссией с
участием кладовщика, представителя поставщика и незаинтересованной
организации.
Лимитно-заборная карта (ф. М-8 и М-9) используется при оформлении отпуска со
склада материалов для производственно-эксплутационных нужд. Она
выписывается в двух экземплярах на один номенклатурный номер для одного
определенного цеха. По такой карте цех может получать материалы со склада
многократно, но в пределах указанного в ней лимита. При выборке лимита отпуск
материала цеху прекращается. В конце каждого месяца карты закрываются, а на
следующий месяц выписывают новые.
Один экземпляр лимитно-заборной карты передается на склад, второй - цехуполучателю. Каждый отпуск материала кладовщик фиксирует в своей карте, в
которой расписывается получатель, и в карте цеха, в которой расписывается
кладовщик склада. Возврат материала на склад также фиксируется, а на
возвращенное количество уменьшают отпущенный в отчетном месяце лимит.
Увеличение лимита может быть разрешено только главным инженером или
директором.
Требование (ф. М-10 и М-11) служит для оформления разового отпуска
материалов со склада на производственные и эксплуатационные нужды, а также
при отпуске их сверх лимита. Его выписывают цехи-потребители в двух или трех
экземплярах, из которых один или два остаются на складе с расписками
получателя, а один возвращается в цех с распиской кладовщика и указанием
количества отпущенного материала.
Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-14 и М-15), предназначенная
для оформления реализации материалов со склада сторонним организациям или
отпуска их в переработку, выписывается в трех экземплярах: один (сопроводительный документ) сдается получателю, второй остается на складе с его
распиской, а третий используется как пропуск для выезда с территории
предприятия, для чего на нем ставится штамп, разрешающий вывоз груза.
Сторожевая охрана проверяет груз, отбирает пропуск, делает на нем отметку и
сдает в бухгалтерию.
На некоторых предприятиях в целях сокращения количества форм первичных
документов пользуются одной формой для двух операций. Например, вместо
накладной на перемещение материальных ценностей со склада на склад
пользуются материальным требованием для этих операций.
Карточка складского учета материалов (ф. М-17) применяется для текущего учета
движения материалов на складах, в ней целесообразно иметь графу "Шифр
операции". Для каждого склада карточки открывает бухгалтерия. Кладовщик
хранит их на складе в картотеке по порядку номенклатурных номеров. Карточки
по группам материалов отделяются картонными или пластмассовыми
разделителями со специальными выступами, на которых указывают шифр группы.
На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно
производит в карточках записи о поступлении и расходе материалов по складу.
После разноски данных за день он выводит по каждой карточке остаток (количественный) на конец дня.
Периодически (раз в пятидневку или декаду) кладовщик сдает первичные
документы в бухгалтерию. Для этого он подбирает их по группам, а внутри групп
- по операциям прихода и расхода. Приемку первичных документов от
кладовщика производит бухгалтер материального отдела, который сверяет по
ним записи, сделанные кладовщиком в карточке. После этого бухгалтер
расписывается в каждой карточке, подтверждая правильность остатка и факт
приемки документов.
6.2 Автоматизация учета движения материальных ценностей
Автоматизированное рабочее место по учету материальных ценностей
(УМЦ) охватывает все выполняемые бухгалтерами работы, в том числе выписку
первичных документов, ввод с них данных (традиционный вариант формирования
первичной информации), получение машинограмм и видеограмм. С помощью
АРМ УМЦ осуществляется учет движения материальных ценностей на складах
предприятия, получение сводок по расходу и приходу материальных ценностей и
драгоценных металлов в составе оборотных средств, выдача различных справок и
запросов, получение данных для проведения и обработки инвентаризации
материальных ценностей (рис. 6.1).
В качестве входной оперативной информации используются первичные
расходные и приходные документы типовых форм: приходные ордера,
требования, лимитные карты и другие документы. На период внедрения
применяют вспомогательные ведомости и карточки складского учета для
образования массива входящих остатков по номенклатурным номерам
материалов.
В качестве нормативно-справочной информации используют
классификаторы подразделений (PODR), складов - (SKLAD), операций движения
материальных ценностей (OPDV), аналитических счетов (SCHET), поставщиков
(POST), а также справочники материальных ценностей (MATERIAL) и
драгоценных металлов (DRMET).
На момент внедрения необходимо провести инвентаризацию имеющихся
классификаторов, установить их приоритетность для обработки и подготовить
недостающие классификаторы. В дальнейшем все изменения должны вноситься
централизованно пользователями АРМ УМЦ (обычно эти функции возлагают на
отдел материально-технического снабжения и бухгалтерию).
Все классификаторы, кроме материалов и драгоценных металлов, имеют
стандартную структуру записи, состоящую из двух полей кода признака и его
наименования. При кодировании материалов (присвоении им номенклатурных
номеров) желательно первые два знака отвести для субсчета счета 10, а остальные
- для конкретизации материала. Обычно номенклатурный номер имеет
размерность пять - семь знаков. Структуры записи массивов MATERIAL и
DRMET представлены в табл. 6.1 и 6.2.
Таблица 6.1
Структура справочника материалов
Позиции
Тип
Длина знака
Номенклатурный номер
С
7
Наименование
Цена
Единица измерения
Наличие драгоценных металлов
С
N
С
С
20
8,2
2
1
Таблица 6.2
Структура записи справочника драгоценных камней и металлов
Позиции
Номенклатурный номер
Наличие золота (в граммах)
Наличие платины (в граммах)
Наличие серебра (в граммах)
Наличие прочих ДКМ (в граммах)
Тип
Длина знака
С
N
N
N
N
7
5,5
5,5
5,5
5,5
Вся информация о содержании документов, отражающих движение материалов за
месяц, вводится в файл протокола ввода (PROTV), структура которого приведена
в табл. 6.3.
Таблица 6.3
Структура записи протокола ввода
Позиции
Тип
Длина знака
Номенклатурный номер
Код получателя (склада, подразделения)
С
С
7
4
Код отправителя (поставщика, склада)
С
4
Корреспондирующий счет (60 - для
поступления, счет затрат для расхода)
Код операции движения
Количество материала
Цена материала
Дата операции
Номер пачки документов
Номер документа
С
6
С
N
N
D
С
С
2
7,3
7,3
8
3
5
Таблица 6.4
Структура записи файла "Остатки материалов и их движение'
Позиции
Тип
Длина знака
Код склада
Номенклатурный номер
Остаток на начало месяца (количество)
С
С
N
4
7
7,3
Поступление (количество)
Расход (количество)
Остаток на начало месяца (стоимость)
N
N
N
7,3
7,3
7,3
Поступление (стоимость)
Расход (стоимость)
N
N
8,3
8,3
Предусмотрена возможность просмотра и корректировки введенной
информации, а также печати протокола ввода в разрезе операций прихода или
расхода по заданным датам. Возможен просмотр и печать справки об остатках и
движении любого материала с начала месяца на заданную пользователем дату
работы.
Пользователь может получать разнообразные машинограммы и
видеограммы: справочные, контрольные, регламентированные и запросные. К
справочным относятся распечатки различных файлов, например протокола ввода
данных (табл. 6.5), справочника материальных ценностей, к контрольным ведомости контрольных чисел по складам, номерам документов и др.
Регламентированные сводки - это в основном отчетные формы, которые
можно получить в виде машинограмм или экранных форм. К ним относятся
ведомости: распределения расхода материалов по складу (по подразделениям) и
по видам материалов; расхода материалов по предприятию (по видам материалов)
и по подразделению (по видам материалов); распределения затрат по предприятию
(по шифрам затрат); прихода материальных ценностей по складу и по
предприятию, а также справка об остатках материалов на складе (табл. 6.6) и
оборотная ведомость движения материальных ценностей (табл. 6.7.).
Таблица 6.5
Протокол ввода расхода за ________ месяц
Код
Код
Номер Код
Единица
склада операции цеха материала измерения
Синтетический
счет
Номер
Количество ШПЗ Цена Сумма Дата
документа
Итого по пачке
Всего по дате
Таблица 6.6
Справка об остатках материалов на складе
Номенклатурный
номер
Количество
Сумма
Остаток на начало
месяца
Поступление
Расход
Остаток на
конец месяца
Номер
пачки
Таблица 6.7
Оборотная ведомость движения материальных ценностей
за ______________месяц
Номер
документ
а
Вид
операции
Остатки
Количество
Сумма
Счет
Материал
—
—
Приход
Колич
ество
Расход
Сумма
Колич
ество
Сумма
*
Единица
измерения
Цена
—
—
—
—
—
Итого по материалу
Итого по счету
Итого по складу
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Таблица 6.8
Ведомость распределения затрат по предприятию за ______________ месяц
Шифр затрат
Сумма
Счет
Итого по счету
Всего по предприятию
Таблица 6.9
Инвентаризационная опись по складу за ___________________месяц
Номен№
п. клап. турный
номер
Наименование материала
(ГОСТ,
размер,
характеристика)
Единица
измеЦена
рения
Итого по складу
Учетные
данные
Фактические
данные
КолКолСумма
во
во
Сумма
Недостача
Излишки
КолКолСумма
Сумма
во
во
Головное меню
Ввод данных
Оформление
прихода
Оформление
расхода
Корректировка
и просмотр
Печать протокола
ввода
Печать отчетов
Специальные
режимы
Выписка
документов
Оборотная
ведомость
Переход на
новый месяц
Лимитнозаборная карта
Ведомость распределения расхода
материалов по ШПЗ
Ведомость распределения прихода материалов по складам
Инвентаризацион
ные описи
Требование
Коррекция
начальных сальдо
Работа с
классификаторам
и
Копирование и
передача данных
Приходный
ордер
Справка об
остатках
Журнал проводок
Рис. 6.2 Схема диалога АРМ УМЦ
Ведомость расхода материалов за месяц по подразделению содержит
номер счета, шифр затрат и сумму затрат. Итоги в ней рассчитываются по
счету, по шифру затрат и в целом по подразделению. Группировка расхода
материалов по их видам осуществляется в ведомостях расхода по складу и
по предприятию, которые отличаются лишь общим итогом. Детальная строка
обеих ведомостей создает счет, шифр затрат и сумму. В них подсчитываются
итоги по счету и по шифру затрат (табл. 6.8).
Приход материальных ценностей отражается как в разрезе склада, так и в
разрезе предприятия. Детальная строка обеих ведомостей содержит номер
счета, вид операции прихода и сумму. Итоги рассчитываются по счету и по
складу или по предприятию в целом в зависимости от характера ведомости.
К запросным ведомостям относятся различные справки, выдаваемые по
запросу, инвентаризационная опись (табл. 6.9), сводка об остатках
материалов по номенклатурным номерам.
Работа с помощью АРМ УМЦ предполагает выполнение четырех функций
(рис. 6.2): ввод данных, печать отчетов, специальные режимы, выписка
документов.
Первая функция предназначена для ввода, корректировки и печати
текущей информации с первичных документов по приходу и расходу
материальных ценностей. Он включает четыре режима.
Режим "Оформление прихода" обеспечивает возможность ввода
информации с первичных документов. Информация вводится по документам с
обращением к БД НСИ для дописания цены, а если цена отсутствует,
пользователь вводит ее сам и заносит в ценник материальных ценностей.
Возможен также вариант ввода данных без цены, т.е. когда вводится
количество и сумма.
Экранная форма для ввода состоит из двух частей. Первая часть включает
постоянные реквизиты на порцию документов: номер склада, синтетический
счет и субсчет, код поставщика, код операции движения, шифр затрат
(корреспондирующий счет). Вторая часть содержит переменные данные:
номер документа, код материальных ценностей (номенклатурный номер),
единицу измерения, количество, цену и сумму.
Реквизиты первой части обычно формируются по группе документов, а
второй - по строке. После набора кода материала, при отсутствии цены в
классификаторе появляется подсказка - "Введите цену самостоятельно".
После этого вводится цена и количество, а затем автоматически производится
расчет суммы. Если цена имеется в классификаторе, то она заполняется
автоматически.
Режим "Оформление расхода" обеспечивает ввод данных с расходных
документов по той же схеме, что и для приходных документов.
Режим "Корректировка-просмотр" позволяет выполнять просмотр и
корректировку введенной информации по приходу и расходу, для чего
пользователь вызывает нужный подрежим. При этом на экране появляется
надпись "Введите дату". После ввода данных о дате появляется таблица с
исходной информацией.
Режим "Печать протокола ввода" обеспечивает печать введенной
исходной информации за определенный период времени отдельно по
расходным и приходным документам с получением контрольных итогов.
Протокол ввода используется для проверки введенной информации и
справочных целей.
Вторая функция "Печать отчетов" выполняется обычно после того, как
закончен ввод информации по приходным и расходным документам. При
необходимости можно выполнять его чаще, но при этом следует помнить о
цели получения регистров и времени, затрачиваемом на выполнение всех
процедур. Для получения каждой формы выполняют такие процедуры, как
расчет, выбор нужных реквизитов для сводки (склад, цех и др.), просмотр
или печать сводок.
Функция "Специальные режимы" включает такие режимы, как
переход на новый месяц, коррекция и ввод начальных остатков по
номенклатурным номерам материалов, работа с классификаторами,
копирование.
Режим "Переход на новый месяц" выполняется после получения всех
необходимых отчетных сводок. При его вызове происходит расчет остатков
по номенклатурным номерам на конец отчетного периода, которые
становятся остатками на 1 -е число месяца, следующего за отчетным.
Данные по приходу и расходу из базы удаляются и хранятся в архивных
файлах. После выполнения этого режима автоматически происходит
переход на следующий месяц (п-1-1), так что вернуться к старому месяцу
обычным способом нельзя. Чтобы проконтролировать правильность работы
и записи массива остатков, на экране или с помощью печати фиксируются
контрольные итоги по складам. Если они соответствуют полученным ранее,
то это свидетельствует о том, что остатки рассчитаны и сохранены
правильно.
Режим "Коррекция начальных сальдо" предназначен для ввода и
корректировки сальдо по номенклатурным номерам материалов. Обычно
ввод сальдо осуществляется один раз - на дату внедрения. Что касается
процедуры корректировки, то она может быть осуществлена пользователем
при необходимости в любое время.
Режим "Работа с классификаторами" позволяет проводить корректировку
имеющихся данных, а также вводить или удалять соответствующие позиции
из классификаторов.
Функция "Выписка документов" необходима для формирования
первичных документов с использованием персонального компьютера и
является новым направлением в автоматизации учета, т.е. позволяет
выписывать документы с одновременным занесением информации в базу
данных. Режим работы в АРМ УМЦ предусматривает такую возможность,
поэтому его целесообразно использовать для организаций, выписывающих
небольшое количество первичных документов или в тех случаях, когда
известен план выпуска и нормы расхода (для выписки лимитных или лимитно-заборных карт).
6.3 Заполнение вспомогательной ведомости № 10
Получаемые с помощью АРМ УМЦ сводки используются для ведения
учета материальных ценностей, а файлы проводок передаются в АРМ УФРО
(ведение финансово-расчетных операций). Кроме того, на основании
полученных регистров при журнально-ордерной форме работы для увязки
записей синтетического и аналитического учета и выявления отклонений
фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам
заполняется вспомогательная ведомость № 10 "Движение материальных
ценностей (в денежном выражении)".
Эта ведомость состоит из трех разделов, В первом отражаются движение
и остатки материалов по местам их хранения без разбивки по синтетическим
счетам и группам (по учетным ценам). Во втором и третьем разделах
показываются остатки и движение материалов по синтетическим счетам,
субсчетам и учетным группам в двух оценках - по учетным данным и по
фактической себестоимости. Кроме того, для выявления фактической
себестоимости поступивших на склад материалов в ведомости
предусмотрена справка, в которой обобщаются записи из разных журналовордеров в соответствии с дебетом счетов материалов. Первый раздел
используется для сверки с групповыми оборотными ведомостями (оборотносличительными), а второй и третий предназначены для выявления
отклонений фактической себестоимости приобретенных материалов от
стоимости их по твердым учетным ценам.
При использовании ПЭВМ заполнение ведомости № 10 можно
автоматизировать. Раздел первый заполняется на основании итогов
оборотных ведомостей по следующей форме:
Движение на складах (без разбивки по счетам и группам) по
учетным ценам
Наименование и
номер
склада
Остаток
на начало
месяца
Поступило
Выбыло
Остаток
на конец
месяца
Второй и третий разделы, а также справку 1 можно заполнить по одной
программе. Фактическая себестоимость поступивших материалов
определяется в справке к ведомости № 10, которая печатается по форме,
приведенной в табл. 6.10.
Справка разрабатывается на основании данных журналов-ордеров 1, 6, 7,
10 и листков-расшифровок (в части счета 10). В ведомости печатаются итоги
по субсчетам или группам счета 10 "Материалы", общий итог по каждой
строке этого счета, итоги по другим счетам, а также построчные итоги.
Закончив запись данных со всех журналов-ордеров (или группировку по
специальной программе), можно осуществить печать промежуточных
итогов. Затем вносятся данные об изменении остатков по материалам в пути
и печатаются окончательные итоги фактической себестоимости
поступивших материальных ценностей.
Заполнение второго раздела (табл. 6.11) производится в такой
последовательности. Вначале оператор заполняет первую строчку по
учетной стоимости (на основании данных журнала-ордера 6 и
накопительных ведомостей по приходу) и печатает промежуточные итоги по
группам и синтетическим счетам (строка 2). Затем заполняется строка 3 (эти
данные вычитаются из соответствующих итогов) и опять печатаются
промежуточные итоги по соответствующим графам (строка 4), к которым
добавляется остаток на начало месяца по учетным ценам (строка 5). В
результате компьютер накапливает итоги поступления с остатком по
учетным ценам, которые печатаются как окончательные данные на строке 6.
Таблица 6.10
Справка о фактической себестоимости поступивших материалов
Данные журналов
ордеров или
листовокрасшифровок
№ 1 по кредиту счета
50
№6 по кредиту счета
60
№7 по кредиту счета
71
№10-1 по кредиту
счета
производственных
затрат
Итого по журналам
Изменение
остатков по
материалам в пути
Фактическая
себестоимость
поступивших
материальных
ценностей
Остаток
Всего с остатком
Счет
Счет 10 "Материалы"
103 Другие
Номер Номер Друг
Прочие
Итого "Топсчета
ие
носубсчета субсчета
ливо"
мера
или
или
Сумма Шифр
группы группы
Всего
1
2
3
4
5
6
7
8
Поступление
а) согласно журналуордеру №6
б)
в)
Итого
В том числе переброски
и
возврат
из
производства
Итого
по
учетным
ценам без внутренних
оборотов
Остаток
на
начало
месяца по учетным
ценам
Всего поступление с
остатком по учетным
ценам
Поступление
по
фактической
себестоимости, включая
остаток
на
начала
месяца
Отклонения
от
стоимости материалов
по
учетным
ценам
Номер
субсчета
или
группы
Другие
номера
Прочие счета
Итого
Сумма
Шрифт
Всего
Номер
субсчета
или
группы
Другие
счета
Счет 10 «Материалы»
Счет 10-3
«Топливо»
№
стро
ки
Наименование
регистров
В том числе
от
поставщиков
Остаток на начала месяца и поступление на склады по синтетическим счетам и учетам группам
(включая остаток на
начала месяца):
а) Сумма
б) в проц. к стоимости
по учет
Расход и остаток на конец месяца по синтетическим счетам и группам материалом
№
стро
ки
Наименование
или
регистров
отпуска
А
9
Расход
ценам:
а)
б)
в)
по
учетным
10
Всего
отпущено
складов
со
Счет 10 «Материалы»
Прочие счета
Номер
субсчета
или
группы
Номер
субсчета
или
группы
Другие
номера
1
2
3
Сумма
Шифр
4
5
Итого
Счет 10-3
«Топливо»
Другие
счета
Всего
6
7
8
9
11
Переброски на другие
склады
и
возврат
материалов
из
производства
12
Всего расчет (за вычетом
внутреннего оборота)
13
14
15
16
Отклонение от стоимости
израсходованных
материалов по учетным
ценам
Расход
(за
вычетом
внутреннего оборота) по
фактической
себестоимости
Остатки на конец месяца
по учетным ценам:
а) строка 6
б) строка12
Остатки на конец месяца
по
фактической
себестоимости:
а) строка 7
б) строка 14
Строка 7 заполняется на основании итоговых данных справки о
фактической себестоимости, а затем на калькуляторе ПЭВМ оператор определяет
итоги по строке 8а, которые являются суммой отклонений (они записываются со
знаком «плюс» или «минус»). После этого по каждой группе (счетам)
определяется процент отклонений (строка 8б) – путем деления суммы отклонений
по каждой группе (счету) на стоимость по учетным ценам, включая остатки их на
начало месяца. Исчисленный таким образом средний процент отклонений (со
знаком «плюс» или «минус») распространяется и на материалы, отпущенные со
складов.
Третий раздел (табл. 6.12) также заполняется на ПЭВМ. Вначале оператор
печатает данные о расходах по учетным ценам (строки 9а, 9б и т.д.), затем
промежуточные итоги по строке 10, данные по строке 11 (вычитаются из
соответствующих итогов) и итоги по строке 12 (всего расход).
Сумму отклонений определяют на калькуляторе и проставляют по строке
13. После чего ПЭВМ подсчитывает общие итоги расхода по фактической
себестоимости (строка 14). В этом же разделе определяют остатки на конец
месяца (по учетным ценам и фактической себестоимости). Для этого используют
данные строки 6 и 12, в результате получают остатки по учетным ценам (строка
15). Аналогично определяют остатки по фактической себестоимости (строка 16),
используя данные строк 7 и 14. Итоговые данные ведомости 10 служат также для
занесения в
Главную книгу и составления аналогичных ведомостей на
следующий месяц.
6.4 Особенности автоматизации учета малоценных и
быстроизнашивающихся предметов
Аналитический учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов
(МБП) ведется по местам хранения (складской учет) и в эксплуатации. В первом
случае он аналогичен методу учета материалов, а во втором имеет свои
особенности.
МБП в эксплуатации делятся на такие группы: инструменты. Спецодежда и
спецобувь, хозяйственный инвентарь, штампы, спецприспособления, модели
специального и общего назначения. Внутри каждой группы они учитываются по
номенклатурным номерам, местам хранения и использования (цехам, службам и
другим подразделениям предприятия). Для автоматизированного учета
применяются классификаторы цехов, складов и материально ответственных лиц,
малоценных и быстроизнашивающихся предметов (номенклатурных номеров),
синтетических счетов, субсчетов и шифров аналитического учета, виновников и
причин выбытия предметов из эксплуатации, операций движения предметов в
эксплуатацию.
Помимо первичных документов (таких же, как и для оформления операций
с материальными ценностями), для учета МБП в эксплуатации применяются
извещение на сдачу на склад (в кладовую) пришедшего в негодность
инструмента, записка мастера цеха нам выдачу рабочим из кладовой
инструмента, акт на выбытие инструмента вследствие износа или поломки.
Извещение выписывает мастер цеха (участка). В нем указывается, в частности,
шифр причин и виновника выбытия инструмента из эксплуатации. По записке
мастера рабочим выдаются инструменты из кладовой цеха в длительное
пользование. Акт на выбытие малоценных инструментов выписывают на
основании извещений на сдачу в кладовую пришедшего в негодность
инструмента. Из извещений в акт переносят данные (по шифрам) о причинах и
виновниках поломки инструментов, а так же указывают, какие суммы и с кого
следует удержать за причиненный ущерб.
Разработка на ПЭВМ первичных документов по счету движения МБП в
эксплуатации проводится следующим образом. По действующему положению
МБП стоимостью до ½ части от 100-кратного (для бюджетных учреждений 50кратного) установленного законодательством РФ минимального размера
месячной оплаты труда за единицу (в настоящий момент она составляет 417 руб.)
при отпуске в эксплуатацию списываются со счета малоценных и
быстроизнашивающихся предметов на соответствующие счета затрат. В связи с
этим, первичные документы на отпуск указанных предметов в эксплуатацию при
передаче их в бухгалтерию комплектуются в отдельные пачки, обособленно от
документов на отпуск МБП стоимостью выше 1/20 минимальных размеров
оплаты труда за единицу.
Документы по приходу и расходу объединяются, как правило, по
установленным группам (инструменты, спецодежда и спецобувь, постельные
принадлежности, хозяйственный инвентарь и т.д.). По ним на ПЭВМ
производится таксировка, а затем подсчет суммы по группам предметов и цехам.
Таблица 6.13
Ведомость отпуска малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатацию за ___________19____г.
Группы предметов
и
цехи-потребители
Первая декада
До 417
Руб.
Свыше
417 руб.
Вторая декада
До 417
Руб.
Свыше
417 руб.
Третья декада
До 417
Руб.
Свыше
417 руб.
Всего за месяц
До 417
Руб.
Свыше
417 руб.
Инструменты
Цех №
Цех №
и т.д.
Итого
Спецодежда
и спецобувь
Цех №
Цех №
и т.д.
Итого
и т.д.
Всего
Таблица 6.14
Прочее поступление и выбытие МБП
Группы предметов и цехи
Поступление
Корреспондирующий
Сумма
счет
Выбытие
Корреспондирующий
счет
Сумма
Таблица 6.15
Оборотная ведомость по МБП
Шифр
группы
предметов
91
93
95
97
99
Наименование групп
Остаток на начало
месяца
Поступило
Остаток
на конец
месяца
Выбыло
Инструменты
Спецодежда и спецобувь
Хозяйственный инвентарь
Штампы,
спецприспособления и
модели общего
назначения
Штампы,
спецприспособления и
модели специального
назначения
Итого
Таблица 6.17
Инвентаризационно-сличительная ведомость по складу_________на__________19___г.
№
п.п.
Номенклатурный
номер
материала
Единица
измерения
Учетная
цена
По данным
учета
Количество
Сумма
Фактическое
наличие
Количество
Сумма
Результат
Недостача
Коли- Сумчество
ма
Излишки
Коли- Сумчество
ма
На основе данных первичных документов по отпуску в эксплуатации МБП на
ПЭВМ формируется соответствующая ведомость (табл.6.13). В ней печатают
итого по трем декадам и за месяц. Она передается бухгалтеру производственного
отдела бухгалтерии для составления проводок и отражения соответствующих
сумм по затратам производство. На основании актов на выбытие МБП из
эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов вследствие
износа и поломки. В нее вносят данные на основании подобранных документов за
декаду по группам малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а внутри
групп- по цехам, включая сведения о выбытии предметов стоимостью свыше
417руб. по причине износа и поломки. Техника разноски данных и подсчетов
аналогична составлению итогов предыдущей сводки.
В конце отчетного месяца по данным первичным документов на ПЭМВ
составляется ведомость прочего поступления и выбытия МБП стоимостью свыше
417 руб. ( табл. 6. 14.).
В конце отчетного месяца на ПЭВМ составляют оборотную ведомость на
малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации по группам в
денежном выражении ( табл. 6.15).
В нее включаются МБП стоимостью свыше 417руб.
6.5 Организация автоматизированной обработки результатов
инвентаризации материальных ценностей
Инвентаризация материальных ценностей проводится с целью контроля за
сохранностью собственности, выявления и устранения возможных ошибок в
учете и работе материально ответственных лиц, установления размеров
естественной убыли и уточнения данных об остатках материалов.
С помощью ПЭВМ можно выполнить ряд работ, облегчающих и
улучшающих проведение инвентаризации и получение ее результатов. Например,
на ПЭВМ можно составить ведомость – заготовку для проведения
инвентаризации (табл.6.16). Она содержит данные остатков в АРМ УМЦ. После
внесения фактических остатков составляют сличительную ведомость на те
материалы, по которым в результате сопоставления будут выявлены недостачи
или излишки. Ведомость используется для отнесения недостач и излишков на
соответствующие синтетические счета и взыскания недостач с виновников.
ГЛАВА 7
Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда
7.1 Общая характеристика комплекса задач по расчетам с персоналом по
оплате труда
Расчет персоналом по оплате труда является одним из наиболее массовых,
но в тоже время благоприятных для автоматизации участков учета. Это
объясняется большим количеством первичных документов, необходимостью
выполнения расчетов и группировки данных по различным аналитическим
признакам (фамилиям работающих, чехам, предприятию и др.). Правильно
организованный учет оплаты труда(учет труда и заработной платы – УТЗП)
призван содействовать повышению производительности труда, улучшению
использования рабочего времени, снижению себестоимости продукции.
Для автоматизации учета выработки рабочих и расчетов по зарплате
можно применять различные технические средства. Подсчет выработки
осуществляют с помощью мерной тары, разнообразных устройств регистрации
информации. Последующую обработку информации (таксировку и подсчет
данных из первичных документов, составлением группировочных и отчетных
сводок) можно эффективно выполнить на компьютере. Предпосылкой,
обеспечивающей рациональное использование компьютеров, является
централизация сводных расчетов и организация АРМ для бухгалтероврасчетчиков, применение унифицированных и типовых форм первичной
документации, системы классификаторов учетных номенклатур, более
совершенных методов вычислительной обработки, накопления и группировки
информации для получения группировочных и отчетных видео- и машинограмм.
Автоматизация в данном случае обеспечивает высвобождение учетного
персонала от трудоемких вычислительных работ, повышение качества расчетов,
сокращение сроков подготовки данных. Накопленный опыт автоматизированной
обработки информации по оплате труда позволяет выделить следующие
взаимосвязанные комплексы задач, которые можно решать с использованием
персональных компьютеров:
1. Учет отработанного времени и неявок на работу.
2. Учет и контроль выработки и заработной платы рабочихсдельщиков.
3. Учет и начисление повременных и прочих видов оплат.
4. Расчеты различных видов удержаний из заработной платы.
5. Аналитический учет по работающим (по видам начислений и
удержаний).
6. Составление сводок распределения заработной платы по различным
группировочным признакам.
7. Формирование сводных регистров.
8. Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ).
9. Учет депонированной заработной платы.
Учет отработанного времени и неявок ведется в табеле учета рабочего
времени и является основанием для начисления различных видов оплат.
Можно автоматизировать этот процесс путем создания АРМ для работника,
ведущего табельный учет (АРМ ТУ) - задача 1. Это обеспечивает, помимо
автоматизации рутинной работы, получение данных для расчета различных
видов оплат (повременная ночных и вечерних часов и др.). Обычно учет и контроль выработки и оплаты труда ведется работниками цехов, поэтому в
условиях комплексной автоматизации целесообразно разместить персональные
компьютеры в цехах и создать АРМ по обработке информации рабочихсдельщиков (АРМ УСЗП) - задача 2. Итоговые данные (сведения о
начисленной зарплате по рабочим-сдельщикам) используются как исходная
информация в последующих задачах.
Обработка информации по задачам 3-9 осуществляется, как правило, в
расчетной группе (секторе) бухгалтерии. Здесь используется комплексный
АРМ бухгалтера-расчетчика по расчетам с персоналом по оплате труда (АРМ
УТЗП), информационно связанный с упомянутым выше АРМ. Учет
депонированной зарплаты (задача 9) ведется в специальных карточках
депонента. При большом их количестве целесообразно создать АРМ "Учет
депонентов по заработной плате" (АРМ УД), информационно связанный с
АРМ УТЗП. Это позволяет отменить ручное заполнение карточек депонента и
ведение таких регистров. Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда
(ФОТ) обеспечивает формирование проводок для ведения сводного
аналитического и синтетического учета, а также расчет налогов с ФОТ (задача
8).
Таким образом, для решения всего комплекса задач по расчетам с
персоналом по оплате труда создается комплекс АРМ (рис. 7.1),
используемый учетными работниками. Центральное место в нем занимает
АРМ УТЗП, поскольку он обеспечивает автоматизацию трудоемких расчетов
по оплате труда.
Информационное взаимодействие при выполнении задач может
осуществляться в данном комплексе двумя способами, что зависит от его
физической компоновки и наличия программных средств, поддерживающих
локальную сеть. При первом способе используется единый фонд нормативносправочной информации, а передача информации осуществляется
непосредственно по каналам связи. Второй способ предполагает дискетную
технологию, при которой носителем передаваемой с машины на машину информации является магнитный носитель.
Технология функционирования АРМ УТЗП определяется периодами
выполнения расчетов и приведена на рис. 7.2. Блоками показаны этапы
расчетов по оплате труда.
Выплата заработной платы производится обычно с 1 по 10-го числа,
следующего за отчетным. При этом производится окончательный расчет
удержаний налогов, выплат по ссудам, исполнительным листам и прочим
обязательным удержаниям. В начале каждого месяца по каналам связи в
структурные подразделения из АРМ УТЗП в АРМ ТУ передается электронный
бланк табеля, включающий список работающих в данном подразделении,
который поступает в АРМ УТЗП из АРМ по учету личного состава
предприятия, функционирующего в отделе кадров. Табельщик ежедневно в
течение месяца отмечает на дисплее неявки. На основании этих данных в конце
месяца в АРМ ТУ формируется электронный табель и печатается бумажный
документ, который затем подписывают руководитель и бухгалтер структурного
подразделения. Ежемесячно в АРМ УТЗП может передаваться фонд оплаты
труда за отчетный период, который отражает долю производственных и прочих
подразделений в общем доходе предприятия.
По окончании отчетного месяца, в бухгалтерию поступает электронный и
бумажный табели. Расчетчик осуществляет проверку, после чего производится
передача данных в АРМ УТЗП. Автоматизированные решения позволяют
свести к минимуму дублирование технологических операций по данному
участку учета, поскольку табель учета рабочего времени ведется в электронном
виде в структурных подразделениях и предоставляется в бухгалтерию, где
бухгалтер-расчетчик уже не вводит в АРМ УТЗП ту же самую информацию, а
лишь осуществляет контроль правильности переданных ему данных.
В межрасчетный период выполняются расчеты по оплате листков
нетрудоспособности, отпусков и других текущих выплат и удержаний (как
правило, в диалоговом режиме). При необходимости бухгалтер может
напечатать платежную ведомость или расходные кассовые ордера.
Расчет заработной платы осуществляется в пакетном режиме обработки,
который предоставляет возможность делать это выборочно по подразделениям
или в целом по предприятию, после чего формируются журналы контрольных
чисел и проверяется правильность распределения ФОТ по подразделениям. В
диалоговом режиме выполняются расчеты отпусков, больничных и других разовых начислений, а также производится проверка удержаний и корректировка
уже сделанных расчетов. Пользователю предоставлена возможность работать с
конкретным лицевым счетом сотрудника.
После расчета заработной платы и его полной проверки, бухгалтеррасчетчик осуществляет печать платежных ведомостей, расчетных листков и
другой отчетности. Заключительным этапом является формирование и печать
сводной отчетности, расчет и печать налогов с ФОТ (пенсионный фонд - 28%,
социальное страхование - 5,4%, медицинское страхование - 3,6%, фонд занятости - 1,5%, налог на нужды образования - 1%), формирование и передача
бухгалтерских проводок в АРМ учета затрат на производство.
Совершенствование
взаимоотношений
между
администрацией
и
работающими затрагивает принципы организации труда, в том числе учет труда
и заработной платы. Постоянные изменения в налогообложении юридических и
физических лиц (налоги с ФОТ, подоходный налог, пенсионный сбор),
изменение алгоритмов расчета начислений и удержаний, налогового
законодательства, форм отчетности, порядка выплат государственных пособий
затрудняют решение этих вопросов без применения компьютерной обработки
данных.
В условиях перехода к рыночной экономике на качественно новый уровень
выдвигаются
проблемы
повышения
заинтересованности
сотрудников
результатами труда и стимулирования повсеместной специализации. Одним из
механизмов их решения является мотивация труда. Поэтому можно сделать
вывод о сближении механизма совершенствования форм и методов управления с
автоматизированной обработкой финансово-экономической информации на
основе обеспечивающих и функциональных информационных технологий.
В ходе обследования предприятия и анализа его экономикоинформационной среды часто выявляется, что существующая система оплаты
труда не соответствует современным требованиям управления, вследствие чего
при разработке комплекса автоматизированных рабочих мест (АРМ) по учету
труда и заработной платы (УТЗП) целесообразно вначале усовершенствовать
существующую систему мотивации и оплаты труда.
Основной задачей при разработке новой системы оплаты труда является
привязка к результатам труда конкретного человека. Для этой цели на
предприятии следует ввести индивидуальные коэффициенты - базовый и
фактический коэффициенты оплаты труда, чтобы использовать их в расчете
заработной платы. При приеме на работу каждому конкретному работнику
устанавливают "вилку коэффициентов", в пределах которой может быть изменен
его фактический коэффициент (ФКОТ), показывающий, в каком соотношении
находится его зарплата с абстрактной минимальной зарплатой по подразделению, то есть со стоимостью "единицы". Для организации внутреннего
хозяйственного расчета на предприятии по каждому структурному
подразделению формируется фонд потребления, напрямую связанный с фондом
оплаты труда. На основании фактически отработанного времени рассчитывается
доход каждого работающего по каждому структурному подразделению. Фонд
оплаты труда (ФОТ) подразделения формируется на основании суммы
коэффициентов работников данного подразделения, умноженных на "единицу"
подразделения. Следовательно, формирование четкого механизма установления
и изменения коэффициента обеспечит его стимулирующий эффект.
Ниже приводится один из вариантов использования такой системы. Для ее
решения был разработан гибкий способ установки и изменения коэффициентов
расчета заработной платы (оплаты труда) работников. Сотрудники предприятия
согласно выполнявмой работе разделяются на должностные группы:
руководители, специалисты, рабочие, служащие. Каждая группа включает несколько квалификационных подгрупп. В основу квалификации положены
следующие принципы:
• требования к образованию;
• степень ответственности;
• уровень психофизического напряжения;
• условия труда на рабочем месте.
Для каждой подгруппы, количество которых в группе может не совпадать,
разработана такая сетка коэффициентов, где строки составляются по принципу
дифференциации квалификации сотрудника, а столбцы - по принципу балльной
оценки качества выполнения работы. Таким образом, изменение базового
коэффициента в пределах строки свидетельствует о квалификационных
изменениях в подготовке данного сотрудника, освоении им смежных операций и
совершенствовании знаний об эксплуатируемой технике. Изменения в пределах
столбца характеризуют качество выполнения работником своих обязанностей.
В приложении 3 приведены таблицы, отражающие принцип построения сеток
коэффициентов. Столбцы указывают на диапазон квалификации работников
данной подгруппы. Строки с 1 по 5 указывают на отношение работника к труду:
1 - периодическое пренебрежительное отношение к обязанностям;
2 - недостаточно четкое выполнение обязанностей;
3
- выполнение служебных обязанностей в соответствии с
требованиями;
4 - инициативное выполнение служебных обязанностей;
5 - исключительное отношение к работе.
Использование сеток коэффициентов позволяет исключить возможность
безосновательного завышения или занижения руководителем структурного
подразделения коэффициента работающего. Такая система обеспечивает интерес
сотрудников к выполняемой работе, стремление к повышению квалификации и
углублению специальных знаний. Наибольшая потребность в ней проявилась в
управленческих подразделениях, где работа в меньшей степени поддается
формализации по сравнению с производственными структурами.
За минимальное и максимальное значения коэффициентов приняты цифры,
проставленные соответственно в левом верхнем и правом нижнем углах сетки, а
базовый коэффициент находится на пересечении соответствующей строки и
столбца. Таблицы с сетками коэффициентов, приведенные в приложении 3,
отражают конкретные приращения по строкам и столбцам, но при необходимости интервал может быть увеличен или уменьшен.
При определении уровня заработной платы за основу (т.е. 100-процентную
базисную тарифную ставку) принят уровень оплаты обученных и
квалифицированных специалистов, начинающих свою трудовую деятельность.
Тарифные ставки работников низших квалификационных групп, выполняющих
работы, требующие относительно небольшой нагрузки и без специальной
подготовки, и специалистов высшей квалификации являются процентным соотношением с базисной тарифной ставкой. Для предприятия были разработаны
десять групп тарифных ставок. Средняя (пятая) группа принимается за 100процентную базисную тарифную ставку. Почти все группы получают надбавки.
Внутри их материальное поощрение предусмотрено со строки 3 - "выполнение
служебных обязанностей в соответствии с требованиями". При переходе работника из одной тарифной группы в другую выплата надбавок прекращается и
устанавливается вновь лишь по его заслугам в новой группе. Оценка деловых
качеств сотрудника и его переход из одной квалификационной подгруппы в
другую осуществляются на основании периодических (ежегодных) аттестаций
путем проставления баллов по набору факторов, различных для каждой группы.
В ходе аттестации определяются размер повышения (понижения)
заработной
платы,
профессионально-квалификационный
потенциал и
возможности максимальной реализации способностей работника, потребность в
перепрофилировании или в продвижении по службе, а также то, как он
использует имеющиеся в данном подразделении возможности для профессионального роста. Правильная организация оценки заслуг работника сама по себе
является методом стимулирования производительности труда.
Для проведения аттестации было разработано положение, включающее
ответы на следующие вопросы: кто должен проводить оценку заслуг и как часто,
по каким критериям оценивать результаты труда, деловые и личностные
качества, как их оценивать количественно, как связать заработную плату (оплату
труда) с результатами оценки. Система оценки заслуг работника включает
методику анализа причин низкой результативности труда, на основании которой
руководитель производит оценку работника.
При оценке деловых и личностных качеств сотрудника целесообразно
акцентировать внимание на следующих критериях:
• результативность и качество работы;
• своевременность выполнения;
• стиль и методы работы;
• затраченное время.
Результаты труда и отношение к работе сотрудника оценивается по
четырехбалльной системе:
• высокие;
• хорошие;
• удовлетворительные;
• неудовлетворительные.
При получении оценки "неудовлетворительно" следует автоматическое
увольнение сотрудника.
Для повышения точности и объективности была использована пофакторная
модель, при которой деловые и личные качества оценивались по набору
факторов, а каждый из них по пяти степеням, характеризующим различие в
выполнении работы разными работниками (табл. 7.1).
Таблица 7.1
Таблица оценки факторов
Факторы
Степени детализации (в баллах)
Быстрота выполнения работы
1 - 50
Готовность принять решение
51 - 100
Инициативность при выполнении
101 - 150
работы
Отношение к коллективу
151 -200
Качество работы
201 - 250
Таблица отражает использованные для оценки факторы и степени различий,
которым соответствует определенное количество баллов. Средний результат
получается путем деления набранной суммы баллов на число факторов, равное
пяти.
В результате применения приведенной системы оплаты труда заработная
плата сотрудника складывается из трех основных частей: собственно оплаты
труда, гибкой системы надбавок, призванных стимулировать повышение
качества труда и компенсационных выплат из фонда руководителя предприятия,
направленных на смягчение психологического эффекта от инфляционных процессов.
В результате получения прибыли от реализованных товаров, работ и услуг
на расчетный счет предприятия поступает дополнительная сумма, на основании
которой определяется доля каждого производственного подразделения и
вспомогательных служб, формируется ФОТ за отчетный период (месяц) по
каждому структурному подразделению, который затем передается в АРМ УТЗП.
Внутри подразделений доход работника за фактически отработанное время
определяется следующим образом.
I.
Расчет дохода работника по подразделениям, в которых часть фонда
потребления за неотработанное какими-либо работниками время остается в
распоряжении подразделения, складывается из следующих этапов:
1. Из фонда потребления подразделения вычитаются доплаты работникам,
осуществляемые за счет фонда руководителя подразделения, и образуется
фонд потребления, подлежащий распределению за фактически
отработанное время.
По каждому работнику подразделения находится произведение текущего
коэффициента в оплате труда на время, фактически отработанное в
данном месяце (1). По работникам, имеющим дисциплинарные взыскания
(строгий выговор, выговор), в расчетах участвуют коэффициенты,
соответствующие их нижнему пределу вилки соотношений в оплате
труда. Разница, полученная от расчета дохода наказанных работников,
уходит из подразделения в финансовый резерв предприятия. По работникам, проходящим испытательный срок, в расчетах участвуют
коэффициенты, равные нижнему пределу вилки соотношений в оплате
труда.
2. Находится сумма произведений (2) по всем работникам подразделения.
3. Находится частное (3) от деления фонда потребления, подлежащего
распределению, на сумму произведений (2).
4.
Начисленная сумма дохода за фактически отработанное время по
каждому работнику рассчитывается путем умножения величины (1) на
частное (3).
II. Расчет дохода работника по подразделениям, в которых часть фонда
потребления за не отработанное какими-либо работниками время направляется в
финансовый резерв предприятия и перераспределению не подлежит,
складывается из следующих этапов:
1. Из фонда потребления подразделения вычитаются доплаты работникам,
осуществляемые за счет фонда руководителя подразделения, и образуется
фонд потребления, подлежащий распределению за фактически
отработанное время.
2. Рассчитывается произведение суммы текущих коэффициентов по всем
работникам подразделения на норму рабочего времени текущего месяца.
По работникам, имеющим дисциплинарные взыскания (строгий выговор,
выговор), в расчетах участвуют коэффициенты, соответствующие их ниж-
нему пределу вилки соотношений в оплате труда. Разница, полученная от
расчета дохода наказанных работников, уходит из подразделения в
финансовый резерв предприятия. По работникам, проходящим
испытательный срок, в расчетах участвуют коэффициенты, равные
нижнему пределу вилки соотношений в оплате труда.
3. Находится частное (3) от деления фонда потребления, подлежащего
распределению, на произведение суммы текущих коэффициентов и на
норму рабочего времени.
4. Начисленная сумма дохода за фактически отработанное время по каждому
работнику рассчитывается путем умножения текущего коэффициента
фактически отработанного времени и частного (3).
7.2 Первичные документы по расчетам с персоналом по оплате труда
При автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда применяются
следующие классификаторы: отделов и цехов предприятия, категорий
работающих, фамилий рабочих и служащих (табельных номеров), профессий
рабочих, видов оплат и удержаний, разрядов рабочих, синтетических счетов,
субсчетов и шифров аналитического учета, причин и виновников доплат за
отклонения от нормальных условий работы, причин и виновников простоев
рабочих и др. Принципы их построения приведены в главе 2.3.
Учет выработки и заработной платы осуществляется на основе различных
первичных документов. Наибольшее их количество применяется для
оформления выработки рабочих-сдельщиков. Содержание и порядок
использования таких документов зависят от характера производства,
технологического процесса, системы контроля продукции и т. п. В настоящее
время используется несколько типовых вариантов первичной документации по
учету выработки.
В условиях массового поточного производства и при бригадной
организации работ учет ведется в полумесячном или месячном рапорте о
выработке (тип. ф. Т-17, Т-17а, Т-22), а начисление заработка каждому рабочему
бригады производится в соответствии с его выработкой. При серийном
характере производства для этого используется маршрутный лист в сочетании с
рапортом о выработке и приемке работ за смену или с накопительным нарядом
(тип. ф. Т-38, Т-22, Т-40, Т-28).
На предприятиях и в цехах (на участках) с индивидуальным и
мелкосерийным характером производства применяются индивидуальные и
бригадные наряды на сдельную работу (тип. ф. Т-40, Т-17). Выполнение
операций, не предусмотренных технологическим процессом, оформляется
листком на доплату (тип. ф. Т-48), а учет простоев - листком о простое (тип. ф.
Т-16).
Учет отработанного времени ведется в табеле (тип. ф. Т-12), где отмечаются
все явившиеся и неявившиеся сотрудники или регистрируются лишь отклонения
(неявки, опоздания и т. д.). Ведение табеля непосредственно в цехах и отделах
мастерами, начальниками отделов и участков позволяет сделать его более
точным и устранить функциональное и информационное дублирование. Он
служит основным документом для начисления повременной оплаты труда,
доплат за работу в вечернее и ночное время, оплаты льготных часов подростков,
доплат кормящим матерям и т. д. Кроме того, возможен вариант
автоматизированного ведения табеля на персональном компьютере.
Помимо форм массовых первичных документов, используются записка на
предоставление отпуска, увольнительная записка, акты на брак, записка о
переводе из цеха в цех, записка о приеме на работу и др. При большом
количестве документы комплектуются в пачки по 100-150 документострок и
сдаются в расчетный отдел под расписку, где регистрируются в журнале
приемки и контрольных чисел. По УТЗП применяются различные нормативносправочные данные, которые целесообразно выделить в виде справочников.
7.3 Основные формулы (алгоритмы) расчетов начислений и удержаний
по оплате труда
Для расчетов по заработной плате используется много различных видов
начислений (около 50) и удержаний (до 20). Расчеты выполняются в
соответствии с действующим в России законодательством по труду и рядом
других положений. На основе имеющихся инструкций можно разработать
алгоритмы (формулы) расчетов показателей. Это позволяет формализовать
постановку задачи для решения на ПЭВМ, определить необходимые массивы
для создания баз данных. При переходе к автоматизации расчетов с персоналом
по оплате учета необходимо разработать классификатор видов оплат и
удержаний, а по каждому шифру определить порядок выполнения расчетов
(предложить формулу) на основе норм трудового и гражданского права.
Все виды расчетов начислений можно разделить на несколько групп.
Первая группа расчетов связана с учетом и начислением сдельной заработной
платы. При прямой сдельной системе оплаты труда сумма сдельной заработной
платы определяется по формуле (1) (для каждого работающего):
m
 P h
Si    i il
El
i 1 

,

(1)
где i - табельный номер;
Si - сумма заработной платы i-го рабочего за расчетный период;
Pi - расценка за единицу работы l-вида;
hil- количество работ (деталей) l-вида, выполненных i-м рабочим;
m - общее количество видов работ;
Ei - расценочная единица l-вида работ.
Если вместо расценки задается норма времени, то расчет ведется по формуле:
m
 H h 
Si    i il   Ti ,
El 
i 1 
где Hl- норма времени на работу l-вида;
Ti - часовая тарифная ставка рабочего-сдельщика.
(2)
Сумма заработной платы бригады при прямой сдельной системе оплаты
также определяется по формулам (1) и (2) и относится на табельный номер
бригадира или на бригаду (шифр бригады). Ее распределение производится
пропорционально установленному базису и регламентируется специальным
положением. Применяют различные варианты распределения, приведем наиболее характерные.
Расчет зарплаты членам бригады с использованием коэффициенто-часов
(дней) производится по каждому рабочему-сдельщику по следующей формуле
(3):
Si 
Ti K  ti  S sH
n
T
K
i
i 1
,
(3)
 ti
где TiK - тарифный коэффициент рабочего с табельным номером i;
SsH - сумма бригадного заработка за отчетный период;
ti - количество фактических часов, отработанных i-м рабочим;
п - количество рабочих бригады.
Расчет зарплаты членам бригады с применением коэффициентов трудового
участия (КТУ) производится по формуле:
Si 
Ti K  ti  K i  S sH
n
T
i 1
i
K
,
(4)
 ti  K i
где Кi - коэффициент трудового участия i-го рабочего.
Размеры КТУ устанавливаются по результатам работы за расчетный
период решением общего собрания бригады (или заранее на определенный
период). В некоторых случаях вместо коэффициента используется условный
тарифный разряд. Тогда расчет выполняется по формуле (4), но вместо
произведения Ki*TiK подставляется значение условного тарифного разряда i-го
рабочего.
Доплата бригадирам из числа рабочих-сдельщиков, не освобожденных от
основной работы, производится по формуле (5):
Siáð  Ti K  ti 
niáð
,
100
(5)
где Siбр – сумма доплаты бригадиру в расчетном периоде;
niбр – процент доплаты (10%, если состав бригады менее 10 человек, и
15%,если более).
Доплата за работу в вечернее и ночное время (с 22 ч до 6 ч утра)
вычисляется по формуле (6):
S
íâ
i
nií â
 Ti  ti 
,
100
K
(6)
где Siнв - сумма доплаты за ночное время i-му рабочему;
пiнв - процент доплаты за ночные часы (обычно 40%);
tiнв - фактическое количество часов, отработанных в ночное время.
Вторая группа расчетов охватывает учет и начисление повременной оплаты
и расчет доплат.
Расчет повременной зарплаты при установленном месячном окладе
производится по формуле (7):
Oi  tiÔ
S  K ,
ti
Ï
i
(7)
где SiП - сумма зарплаты i-го работающего;
Oi - оклад i-го работающего;
tiK - количество календарных дней в месяце;
tiФ - количество календарных дней,
фактически отработанных i-м
работающим.
Расчет повременной зарплаты по часовым тарифным ставкам
осуществляется по формуле (8):
SiÏ Ò  Ti  tiÔ ,
(8)
ПТ
где Si - сумма зарплаты рабочего-повременщика;
Ti - часовая тарифная ставка i-го рабочего;
tiФ - фактически отработанное время рабочим повременщиком (в часах).
Сумма премии рабочему-повременщику определяется по формуле (9):
SiÏ Ð  SiÏ Ò 
niÏ Ð
,
100
(9)
SiПР - сумма премии рабочему-повременщику;
niПР - установленный размер премии i-му рабочему повременщику.
Доплата за работу в ночное время начисляется так же, как и рабочим
сдельщикам. Это же касается и доплат не освобожденным бригадирам.
где
Третья группа расчетов связана с расчетом и начислением оплат по средним
заработкам: оплата за период отпуска, компенсация за неиспользованный
отпуск, пособия по временной нетрудоспособности, оплаты по общему среднему
заработку и др. При начислениях за отпуск и компенсации за неиспользованный
отпуск обычно в расчет принимают зарплату за 12 календарных месяцев,
предшествующих месяцу ухода в отпуск, хотя в настоящее время расчеты часто
производят исходя из данных за последние один-три месяца работы.
Сумма для оплаты отпуска или компенсации за неиспользованный отпуск
определяется по формуле:
SiÎ  Siåäí  tiÎ ,
(10)
где SiO - сумма для оплаты отпуска работника с табельным номером i;
Siсдн - среднедневная заработная плата для расчета отпуска;
t iO - количество календарных дней отпуска;
Среднедневная заработная плата для расчета отпуска определяется по
формуле (11):
O
S
åäí
i
1 ni Si j
 
,
ni j 1 N i
(11)
где ni — количество месяцев, принимаемых для расчета;
SiOj — сумма заработной платы за j-й месяц;
Ni — среднемесячное количество рабочих дней по календарю (Ni = 25,4,
если работник проработал больше года, или общему количеству
календарных дней без воскресений в месяцах, используемых для
расчета за отпуск).
Четвертая группа вычислений охватывает расчеты по общему среднему
заработку. Они производятся за время нахождения в служебных командировках,
льготное по учебе, затраченное на выполнение государственных и
общественных обязанностей.
Для работников со сдельной оплатой труда расчет среднедневной зарплаты
производится по формуле (12):
Siåäí 
Sic1  Sic2  2Sic 2
,
n1  n2
(12)
где Siсдн - среднедневная зарплата работника с i-м табельным номером для
оплаты по общему среднему заработку;
Si1c, Si2c - суммы сдельной заработной платы за первый и второй месяцы,
предшествующие расчету;
Sic2 - суммы среднемесячного вознаграждения за прошлый год.
Для работников, получающих оклад, среднедневная заработная плата
определяется по формуле (13):
Siåäí 
Oi  Sic 2
,
ti
(13)
где Oi - оклад i-го работника;
ti - количество календарных рабочих дней в месяце расчета. Суммы оплаты
рассчитываются по формуле (14):
Sií åäí  Siåäí  ni ,
(14)
где Siнсдн - сумма оплаты i-му работнику, начисленная по общему среднему
заработку;
ni - количество дней, подлежащих оплате.
В некоторых случаях возникает необходимость определения среднечасового
заработка. Расчеты можно выполнить по формулам (12-14), но в них вместо дней
проставляются часы.
Пятая группа расчетов охватывает учет и начисление налогов и прочих
удержаний. Удержание подоходного налога с заработной платы производится в
соответствии с действующим законодательством по инструкции Министерства
финансов РФ. Налог удерживается с соответствующих сумм начислений,
определенных по таблице. Для решения задачи разрабатывается код льгот
налогоплательщика и классификатор начислений, облагаемых налогами.
Удержания за товары, купленные в кредит, производятся в размерах и
порядке, указанных в документах торговых организаций. Для упрощения
расчетов обычно ежемесячно удерживают одинаковую сумму. В этом случае
вводят количество месяцев удержаний и сумму удержаний.
Удержания в учреждения сберегательного банка производятся на
основании заявлений работников о перечислении определенных сумм или всей
оставшейся заработной платы за текущий месяц после удержаний. В первом
случае создается специальный справочник с постоянной суммой удержаний по
каждому табельному номеру, во втором эти данные определяются по расчетноплатежной документации.
Целью учета и начисления удержаний по исполнительным листам является
определение суммы алиментов, отчислений по исправительным листам, прочих
удержаний по исполнительным листам. Удержание алиментов, если указан
процент, производится в следующем порядке - определяются суммы заработной
платы, с которых взимаются алименты и определяется сумма налогов, как
показано ниже (формула 15):
Siàë 
( Sim  SiH )  ni àë
,
100
(15)
где Siал- сумма алиментов;
Siм - месячная сумма, с которой взимаются алименты;
SiH - сумма удержании налогов;
niал - процент удержаний алиментов (0,25 или 0,33).
В случае удержания алиментов, имеющих постоянный характер (сумма
определена как const), создается справочник лиц, с которых удерживаются
алименты.
Шестая группа расчетов связана с учетом и определением сводных
показателей по труду, начислению и распределению заработной платы. Общая
сумма начисленной зарплаты по табельному номеру определяется по
формуле(16):
Z
Siî íáùà÷   S Zi ,
(16)
z 1
где Z - общее количество видов оплат.
Общая сумма удержаний по табельному номеру вычисляется так (формула
17):
W
áù
Siî óä
  SWi ,
(17)
w 1
где W- количество видов удержаний.
Сумма заработной платы, причитающаяся к выдаче по каждому табельному
номеру, определяется по формуле (18):
Siââåä  Siîíáùà÷  Siîóäáù ,
(18)
Сумма долга за работником (если Siудобщ > Siначобщ):
Di  Siîóäáù  Siîíáùà÷ .
(19)
Определение сводных показателей по зарплате производится в ведомостях
путем суммирования данных по категориям, видам оплат, цехам и т.п.
Приведенные формулы расчетов по учету труда и заработной платы будут
использованы при рассмотрении конкретных комплексов задач.
7.4 Организация автоматизированного учета выработки и оплаты труда
рабочих-сдельщиков
Как было отмечено, для учета выработки и сдельной заработной платы
целесообразно установить ПЭВМ непосредственно в цехах и создать
самостоятельные АРМ для работников, ведущих учет сдельной заработной
платы (АРМ УСЗП), работающих как индивидуально, так и в составе бригад.
Информация о рабочих-сдельщиках, работающих индивидуально, вводится с
первичных документов (рабочих нарядов, рапортов и других документов). Это
позволяет определить сумму и нормируемое время в целом за месяц по каждому
человеку.
В качестве входной информации (рис. 7.3) используются первичные
документы, перечень которых приведен в табл. 7.2.
Таблица 7.2
Перечень первичных документов
Наименование
Назначение
Периодичность
поступления
Табель учета рабочего Расчет доплат, опреДва раза в месяц: 15-го и
времени(АРМ ТУ)
деление отработанного
30-го (31-го) числа
времени по видам
Наряды на сдельную Данные о выработке и
По мере закрытия нарядов
работу (типовые и ин- расценках
рабочихв течение месяца
дивидуальные формы) сдельщиков
Список лиц, работаю- Данные о сверхурочных Один раз в месяц
щих сверхурочно
работах
Ведомость на выплату Сведения о проценте или
Один раз в месяц
премий рабочим-сдель- сумме премии
щикам
Для создания справочников нормативно-справочной информации и
классификаторов используется ведомость работающих или личные карточки
(для справочников лицевых счетов), классификаторы профессий, цехов и
отделов, бригад, видов оплат, а также норм времени и расценок.
Перечисленные документы или заменяющие их используются для создания
справочников только на момент внедрения, а в дальнейшем на ПЭВМ
поступают сведения об изменениях по каждому справочнику от
соответствующего пользователя. Изменения должны вноситься регулярно с 1го числа соответствующего месяца.
Информация о рабочих-сдельщиках, работающих в бригаде, вводится с
лицевой стороны наряда (о выработке и зарплате) и с оборотной (об
отработанном времени по каждому человеку). После определения общей
суммы сдельной зарплаты и нормированного времени на ПЭВМ производят
распределение суммы и времени по каждому члену бригады в следующих
вариантах: пропорционально времени, отработанному каждым членом
бригады; пропорционально отработанному времени и КТУ; пропорционально отработанному времени и разрядам рабочих; пропорционально
отработанному времени, разрядам рабочих и КТУ. Возможны и другие
варианты.
Представленная на рис. 7.3 информационная модель решения задач АРМ
УСЗП отражает взаимосвязь входных файлов переменной и постоянной
информации для получения выходной информации (табл. 7.3). Последняя
представлена здесь в виде ряда ведомостей и выходных файлов. Если
информация "сбрасывается" из рабочего файла (RABF) в файл без
разделения директорий, то она попадает в файл NACH для дальнейшей
передачи в АРМ УТЗП, где используется как входная. Если же директории
разделены, то выходные данные формируются в виде трех самостоятельных
файлов - SDELN, SDELK, SDELS. Справочники профессий (PROF),
категорий (КАТ), подразделений (POD) содержат код и наименование
объема.
Входной файл ST2 может быть получен в рамках работы самостоятельного АРМ ТУ, что соответствует принципу распределения
информации. Полученная на рабочих местах информация табельного учета
передается в АРМ УСЗП и УТЗП, где проходит дальнейшую обработку.
Таблица 7.3
Виды структур записи файлов
Позиции
Тип
Длина знака
Бригадные наряды
наряды
Номер пачки
Код подразделения
Месяц
Номер бригады
Номер наряда
Код вида оплат
Количество
Норма времени
Расценка
Отработанные часы
Сумма
Шифр производственных затрат
С
С
N
С
С
С
N
N
N
N
N
С
2
4
2
4
6
2
5,3
5,4
6,4
5,2
6,2
3
Процент премии
Время нормированное
Сумма
Сумма премии
Коэффициент приработка
Индивидуальный наряд
Номер пачки
С
2
Код подразделения
Месяц
Номер наряда
Табельный номер
Код вида оплат
Количество
Норма времени
Расценка
Шифр производственных затрат
С
N
С
С
С
N
N
N
С
4
2
6
8
2
8
5,2
2,3
3
Время нормированное
N
7,2
Сумма
N
5,3
Табель на работающих
Месяц
Подразделение (или номер бригады)
N
С
2
4
С
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
С
20
8
2
3,2
2
6,2
1
6,2
7,2
7,2
2
6
N
N
N
N
N
4,2
5,2
7,2
6,2
4,2
ФИО
Табельный номер
Разряд
Коэффициент вредности
Категория
Сумма премий
Вид оплаты
Время нормирования
Тариф (оклад)
Процент премии
Тип графика
День1-й (часы)
…
День 15-й (часы)
Итого часов за I половину месяца
Итого дней за I половину месяца
День 16-й
…
День 31-й
Итого часов за II половину месяца
Итого дней за II половину месяца
Командировки
Исполнение гособязанностей
Отпуск
Отпуск по беременности и родам
С
N
N
С
6
7,2
3
6
С
N
N
N
N
N
N
6
7,2
3
7,2
7,2
7,2
7,2
Разрешенный отпуск
Студенческий отпуск
Справка
Прогул
N
N
N
N
7,2
7,2
7,2
7,2
Вызов в милицию, военкомат
Незаконченный рабочий день
Выходные
Коэффициент трудового участия
N
N
N
N
7,2
7,2
7,2
7,2
Сокращение рабочего дня подростков
N
7,2
Дневное (вечернее) время
Справочник начислений
Код вида начислений
Аббревиатура наименования начислений
С
1
С
С
3
8
С
производства
С
С
бригад
С
С
С
С
С
счетов
С
С
С
D
С
С
N
N
N
N
56
Наименование начислений
Справочник шифров
Код производственных затрат
Номер счета, субсчета
Справочник
Код вида расчета
Код подразделения
Бригада
Табельный номер
ФИО
Справочник лицевых
Табельный номер
ФИО
Пол
Стаж
Категория
Профессия
Разряд
Основной вид оплаты
Оклад (тариф)
Оплата ночного времени
Код подразделения
С
6
8
1
4
4
8
20
8
20
1
8
2
3
2
1
5,3
2
Бригадирство
Персональные надбавки
Аванс
Льгота для необлагаемой налогом суммы
N
N
N
N
4,2
4,2
4
1
Место выплаты
Номер таблицы входимости (1 - основной состав,
2 - совместители)
С
N
2
1
Сумма для начисления 13-й зарплаты
N
8
Номер бригады (основной)
С
Начисления по табельным номерам и видам оплат
Код подразделения
С
Табельный номер
С
Вид оплат
С
Отработано дней
N
Отработано часов
N
Сумма
С
Шифр производственных затрат
С
Макет
С
Дата
D
Месяц
N
Процент премии
N
Начисления по категориям и профессиям
Код подразделения
С
Месяц
N
Категория
С
Профессия
С
Вид оплаты
С
Отработано дней
N
Отработано часов
N
Сумма
N
Начисления по шифрам производственных затрат
Код подразделения
С
Месяц
N
Шифр производственных затрат
С
Вид оплаты
С
Отработано дней
N
Отработано часов
N
Сумма
N
1
4
8
2
4
5,2
7,2
1
8
2
4,2
4
2
2
2
3
8
8,2
8,2
4
2
6
3
8
8,2
9,2
АРМ УСЗП может функционировать локально, например на ПЭВМ в цехе,
где работают рабочие-сдельщики. В этом случае связь с АРМ осуществляется по
окончании месяца путем передачи информации на дискете. Возможен вариант,
когда АРМ УСЗП находится на ПЭВМ в расчетном отделе. Обмен информацией
с АРМ и в этом случае осуществляется через дискету, если АРМ находится на
разных компьютерах.
В процессе выполнения расчетов формируется ряд показателей. При
определении бригадной зарплаты рабочих-сдельщиков используются следующие
исходные данные: сумма начисленной зарплаты всей бригады, отработанное
время рабочего дни (часы), тарифная ставка рабочего, общий процент премии и
др.
В результате выполнения расчетов на компьютере накапливается
соответствующая информация по заработной плате, которая может быть
просмотрена пользователем (режим "Просмотр") или напечатана в виде
машинограмм (режим "Печать"). В качестве выходных используются следующие
машинограммы: бригадные наряды, индивидуальные наряды, табель, ведомость
начисленной зарплаты по рабочим-сдельщикам (по табельным номерам и видам
оплат), ведомость начисленной заработной платы по рабочим-сдельщикам (по
категориям и профессиям), ведомость начисленной заработной платы по
рабочим-сдельщикам (по ШПЗ).
"Бригадные наряды". По каждой странице и в целом по бригаде
печатаются итоги по таким реквизитам, как количество, норма времени,
расценка, сумма, время нормированное. Машинограмма используется для
контроля и формирования контрольных итогов.
"Индивидуальные наряды". По назначению и реквизитам эта
машинограмма аналогична предыдущей, но в ней печатаются данные по
рабочим-сдельщикам, работающим индивидуально.
"Табель". В ней содержатся сведения по каждому табельному номеру в
разрезе основных видов оплат: время фактическое, КТУ, процент премии, время
нормированное, сумма, сумма премии. В конце ведомости печатаются итоги по
этим реквизитам. Сверке подлежат реквизиты: время фактическое, время
нормированное, сумма (данные сверяются с итогами двух предыдущих машинограмм). Реквизит "Сумма премии" появляется впервые и используется для
дальнейших сверок.
"Начисления". Сюда входят итоговые данные по рассчитанным суммам
видов оплат рабочим-сдельщикам, а также общие итоги по массиву по тем же
реквизитам, что и в предыдущей машинограмме. Информация формируется в
файл начислений и передается в АРМ УТЗП.
"Распределение заработной платы по категориям и профессиям".
Содержит данные о нормируемом и фактическом времени в разрезе категорий и
профессий. В результате формируется массив для изготовления ведомости
"Отчет о выполнении норм выработки по рабочим-сдельщикам".
"Распределение сдельной заработной платы по ШПЗ". В нее входят
данные шифров производственных затрат (номеров заказов) и видов оплат по
таким показателям, как время нормированное и сумма, которые заносятся в файл
и передаются в АРМ УТЗП для получения сводных ведомостей распределения
начисленной зарплаты по ШПЗ.
В АРМ УСЗП выделены основные шесть функций (рис. 7.4): ввод
информации с клавиатуры; просмотр данных, введенных в ПЭВМ (входных и
результатных); расчет данных для получения сумм по табельным номерам,
шифрам затрат и др.; ведение справочников нормативно-справочной
информации и классификаторов; печать машинограмм; закрытие месяца и сброс
данных на дискету. Каждая функция выполняется с помощью режимов, которые
предоставляют пользователю необходимый интерфейс и многочисленные
подсказки.
Рис. 7.4. Схема диалога АРМ УСЗП
Главное меню включает следующие функции: ввод, просмотр, расчет,
картотека, печать, закрытие.
Функция "Ввод" предназначена для ввода с клавиатуры информации
бригадных нарядов и табеля учета рабочего времени. Для этой цели
предусмотрено три режима: бригадные наряды, индивидуальные наряды и
табель. При вызове первого режима появляется трафарет для ввода с бригадных
нарядов сведений о выработке (количество), норм времени, расценке и других
данных. Для этого пользователь должен ввести номер пачки, подразделение,
месяц, номера бригады и наряда, шифр производственных затрат, вид расчета,
начисленная зарплата. Если последний равен 7, на экране появляется
дополнительное окно: коэффициент приработка. Если вид расчета равен 5,6 или
8, в дополнительное окно должен быть введен процент премии.
Макет документа имеет две заголовочные части: первая - номер пачки, цех
(участок) месяц; вторая - номер бригады, номер наряда, ШПЗ. Реквизит "Цех
(участок)" проверяется ПЭВМ при вводе на наличие его в справочнике
подразделений. Реквизит "Номер бригады" необходимо перед началом расчета
занести в справочник бригад и поставить в соответствии с допустимым номером
вида расчета бригад, а реквизит "Номер наряда" после ввода автоматически
доформировывается номером строки наряда через точку (как дробная часть):
например 13.02, где 13 - номер наряда, 02 - номер строки наряда.
Перед добавлением новой записи программа автоматически осуществляет
поиск записи с идентичными реквизитами первой и второй заголовочных частей.
В случае обнаружения такой записи она подается на корректировку. После ввода
всех необходимых данных по одной бригаде можно закончить работу в этом
режиме или продолжить ее по другим бригадам.
Работа во втором режиме производится аналогично первому, но данные
заносятся на соответствующий табельный номер. Предусмотрен автоматический
контроль на наличие табельного номера в справочнике "Лицевой счет".
При входе в третий режим на экране появляется специальный трафарет, по
которому вводятся данные по каждому члену бригады: номер пачки, номер
подразделения, месяц, табельный номер, номер бригады, номер наряда, вид
расчета. Если последний равен 5, 6 или 7, вводятся фактически отработанные
дни и часы, тарифная ставка, коэффициент вредности. Если вид расчета равен 7,
то вводятся следующие реквизиты: доплаты, доплаты бригадиру, ставка для
начисления отпускных выплат. Для всех других видов расчета вводятся
фактические отработанные дни и часы, коэффициент трудового участия и
процент премии.
Функция "Просмотр" включает шесть режимов, каждый из которых
предназначен для просмотра введенных данных и их корректировки. С помощью
курсора можно отыскать необходимую запись и внести соответствующие
исправления. Содержание видеограмм аналогично информации, введенной с
рабочих нарядов и табеля учета рабочего времени. На экран выводится информация исходных массивов (бригадные наряды и табель), а также сводных: сведения
о начисленной зарплате по рабочим, начисления в разрезе категорий и
профессий, распределение начисленной зарплаты по ШПЗ.
Функция "Расчет" включает три режима: расчет табеля по бригадам,
расчет табеля по подразделениям и свод. В первом режиме расчет
осуществляется ,по каждой бригаде и подразделению отдельно, поэтому при
входе в него надо выбрать конкретный номер бригады и подразделения. Далее, в
пакетном режиме, по выбранной бригаде в соответствии с проставленным видом
расчета выполняют следующие процедуры: из массива "Бригадные наряды" по
виду оплат выбирают записи по всем нарядам бригады; из массива "Табель"
выбирают все записи с этим номером бригады и номером наряда, затем согласно
виду расчета осуществляется распределение показателей "Сумма" и "Сумма
премии" из бригадных нарядов по виду оплат всем табельным номерам и
рассчитанные суммы заносятся в табель в одноименные колонки.
Режим "Расчет табеля по подразделениям" осуществляется в той же
последовательности, что и предыдущий.
После расчета всех бригад из массива "Индивидуальные наряды" в массив
"Табель" добавляются все сроки, относящиеся к данному подразделению с
номером бригады 0.
Режим "Свод" в пакетном режиме формирует три сводных массива
начислений для выбранного подразделения: по табельным номерам, по
категориям и профессиям, по ШПЗ. Начисления первого вида формируются
путем сжатия массива "Табель" в разрезе табельных номеров и видов оплат (для
передачи в АРМ УТЗП). Массив сведений о сотрудниках по категориям и
профессиям формируется из массива "Табель" и справочника "Лицевой счет" и
необходим для получения выходных машинограмм. Массив по ШПЗ
формируется на основе нарядов и используется для передачи в АРМ УТЗП.
Функция "Картотека" предполагает работу в четырех режимах: ведение
лицевого счета, печать лицевого счета, ведение классификаторов, печать
классификаторов. Первый режим позволяет создать и редактировать справочник
лицевых счетов, работающих в полноэкранном режиме, второй - распечатать
справочник счетов любого подразделения по всем либо по выбранным
реквизитам, третий - организовать ведение классификаторов (видов оплат,
категорий, профессий, подразделений и бригад, включая их создание и
корректировку), четвертый - отпечатать в случае необходимости перечисленные
классификаторы.
Функция "Печать" позволяет отпечатать бригадные наряды, табель,
ведомости начислений по табельным номерам, по категориям и профессиям, по
ШПЗ.
Функция "Закрытие месяца" включает перенос данных на дискету,
удаление данных (исходных и результатных) и подготовку файла для АРМ
УТЗП. Перенос данных на дискету предназначен для записи информации о
начислениях по оплате труда и подготовке двух файлов для АРМ УТЗП:
начисления по табельным номерам и видам оплат; начисления по шифрам
производственных затрат.
В ходе удаления данных происходит очистка базы данных текущего
месяца. Она выполняется после того, как выполнены все расчеты и произведено
закрытие месяца.
7.5 Автоматизация табельного учета отработанного времени и неявок
Для этой цели используется АРМ ТУ, которое предназначено для
работников, ведущих табельный учет. Оно охватывает ввод данных о неявках
(традиционный вариант формирования первичной информации), получение
машинограмм и видеограмм по видам явок и отклонений. Программный
комплекс связан с АРМ УТЗП и является поставщиком файлов по
отработанному времени и неявкам. Это позволяет автоматизировать процесс
ввода данных и предусмотреть в АРМ УТЗП пакетный режим расчета разных видов начислений.
В АРМ ТУ используются нормативно-справочные данные (табл. 7.4-7.5),
среди которых важное место занимают: календарь; справочник подразделений
(берется из АРМ УТЗП или ведется самостоятельно); справочник обозначений
видов явок и неявок; справочник смен и файл фамилий работающих и их
табельных номеров. Последний может формироваться как в АРМ ТУ, так и в
АРМ УСЗП (с идентификатором ST2).
Таблица 7.4
Виды структуры записи
Позиции
Тип
Длина знака
Файл "Календарь"
Тип графика
Год
Месяц
Количество дней
Количество часов общее
День 1-й (ч)
День 31-й (ч)
N
N
N
N
N
N
N
Справочник подразделений
2
4
2
2
4,2
3,2
3,2
С
С
Справочник обозначений
Условное обозначение вида явки
С
или неявки
Наименования вида явки или неявки
С
Часовое соответствие (часы или
минуты)
N
Справочник смен
Тип графика
N
Продолжительность рабочего дня
N
Начало первой смены
N
Начало второй смены
N
Начало третьей смены
N
Конец первой смены
N
Конец второй смены
N
Конец третьей смены
N
4
35
Код подразделения
Наименования подразделения
4
25
5
2
3,2
3,2
3,2
3,2
3,2
3,2
3,2
Таблица 7.5
Классификаторы АРМ
Наименование
Цехов и отделов предприятия
Обозначений неявок или оплат
Графиков работ (номеров)
Фамилии работающих
Значность
2-4
1-2
1 -2
4-6
Система
кодирования
Серийная
Порядковая
Серийная
Комбинированная
АРМ ТУ формирует ведомости неявок, доплат за работу в вечернее время,
начислений и отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня, а
также справку по табельному номеру. Ведомости доплат за работу в вечернее
время по подразделениям и начислений по подразделениям имеют
одинаковую структуру: фамилия, табельный номер, отработано часов (дней),
тариф, сумма (табл. 7.6-7.8).
Таблица 7.6
Ведомость неявок по подразделению (цеху)
за число ________ месяца ______ 199 г
Табельный №
Всего сотрудников
Фамилия и инициалы
Вид неявки
Начальник цеха
Таблица 7.7
Справка по табельному номеру
Подразделение 01
Система оплаты
Тип графика
По дням (день)
По часам (день)
Командировки
Гособязанности
Отпуск очередной
Декрет
Отпуск, разрешенный
администрацией
Отпуск учебный
Больничная справка
Прогулы
Льготные часы подростков
ФИО
Кузнецов А.А.
2
1
20
162,40
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Таблица 7.8
Ведомость отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня за
1997 г. Бригада________
(то же самое по всему отделу или заводу)
Условные обозначения:
В - выходные и праздничные дни
в - работа в вечернюю смену
Н - работа в ночную смену
Г - выполнение гособязанностей
3 - сельхозработы
ЗБ - овощные базы
30 - строительные объекты
ЗТ - благоустройство городской территории
ЗП - работа в пионерском лагере
ГХ - спортивные соревнования и художественная самодеятельность
ГС - совещания, не связанные с производством
ГВ - вызовы в военкомат, милицию
ГД - другие отвлечения (столовая, выборы)
ОУ - отпуск учебный
К - командировки служебные
О - очередной отпуск
Д - отпуск в связи с родами
М - льготные часы (кормящие матери)
У - опоздания и преждевременный уход
Л
Б
П
Р
Т
- льготные часы для подростков
- нетрудоспособность (болезнь)
- прогул
- неявки с разрешения администрации
- простой
Подразд. Фамилия
Номер
табеля
Разряд
Категория
С/О
т/г
1
2
3
4
5
6
9
10
11
12
13
14
15
ДНИ/
часы
16
17
18
20
31
Итог
Мес.
Командировка
Учеба
Справка
Гос.
обяз.
Отпуск
Декрет Разреш.
отпуск
АРМ ТУ обеспечивает выполнение
календарь, табель, разное и сервис.
Прогул Выходные Подростки
следующих
функций (рис. 7.5):
Рис. 7.5. Схема диалога АРМ ТУ
Функция "Календарь" (рабочего времени) настраивается пользователем
на различные графики работ (на год). Она позволяет работать с машинной
версией "Табеля рабочего дня" и реализует три режима: ведение табеля,
оформление справочников и печать сводок.
В режиме "Ведение табеля" пользователь, установив нужный год и месяц,
вызывает список сотрудников необходимого подразделения и устанавливает
каждому из них режим работы с продолжительностью рабочего дня. Здесь же
проставляются неявки и автоматически формируются итоги обработанного
времени по каждому сотруднику. Режим предусматривает отражение увольнения
сотрудника и его уход в отпуск.
Режим "Справочники" предназначен для ведения классификаторов
условных обозначений (для отметки в табеле): справочника отделов (берется из
АРМ УТЗП или ведется самостоятельно); справочника графиков смен для
расчета вечерних и ночных часов.
В режиме "Печать сводок" формируются сводки для подразделений по
месяцам (количество выходных форм меняется в соответствии с требованиями
заказчика), в том числе: полный табель (по бригаде и по цеху), т.е. печать всей
базы данных; ведомость неявок (пустой бланк); ведомость неявок за день;
ведомость-табель за первую половину текущего месяца (до 15 числа) по бригаде;
справка о сотруднике (в виде графика и количества отработанных дней); ведомость сумм начисленной оплаты; ведомость доплат.
Функция "Разное" реализует три режима: закрытие месяца, новый
сотрудник, настройка пароля. В первом реализуется пересчет итогов по всей базе
за выбранный месяц, удаление записей с удвоенными сотрудниками, а также
перенос отпусков из текущего месяца в следующий, во втором информация о
поступившем сотруднике добавляется во все файлы базы данных, где
отражаются сведения о сотрудниках подразделений. В третьем режиме устанавливается пароль.
Функция "Сервис" обеспечивает удаление пустых записей в базах
данных, содержащих списки сотрудников, а также всех записей, не содержащих
значений в графах "ФИО" и "Табельный номер".
7.6 Расчеты с персоналом по оплате труда
Расчеты с рабочими и служащими обычно ведутся в расчетном отделе
(секторе) бухгалтерии. В условиях применения персональных компьютеров
целесообразно создать автоматизированное рабочее место бухгалтерарасчетчика, позволяющее выполнять необходимые расчеты как в течение месяца,
так и по его окончании. Применение других технологий (отделение бухгалтерарасчетчика от компьютера и передача работы оператору) приводит к снижению
эффективности использования компьютеров и дублированию работ. Ниже
приводится вариант, рассчитанный на использование компьютера на рабочем
месте бухгалтера, ведущего расчеты по оплате труда с работающими (АРМ
УТЗП). Такой АРМ ориентирован на предприятия с различными системами
оплаты труда и может в кратчайшие сроки настраиваться на условия
конкретного пользователя. Предусмотрены возможности расчета аванса, всех
видов удержаний, различных видов начислений, итоговый расчет заработной
платы по каждому работающему, ведение классификаторов и справочников,
закрытие месяца (года), печать различных машинограмм.
Пользователь может ввести, просмотреть и скорректировать входные и
рассчитанные данные, вывести результаты решения задач на экран или печатать
их. Предусмотрена возможность печати всех справочников, различных сведений
из базы данных, расчетно-платежной документации, контрольных итогов по
видам удержаний и начислений, ведомостей распределения зарплаты по
категориям и видам оплат, кодам затрат и др. Обеспечиваются также расчеты с
рабочими и служащими по различным видам начислений и удержаний,
количество которых может быть изменено согласно предложениям пользователя.
АРМ УТЗП может функционировать автономно или вместе с АРМ УСЗП и АРМ
ТУ, что существенно сокращает трудоемкость обработки информации. Для
автоматизированного ведения учета труда и заработной платы применяются
классификаторы, перечень которых приведен в табл. 7.9.
Таблица 7.9
Перечень классификаторов АРМ УТЗП
Наименование классификатора
Система построения
Длина знака
Подразделения предприятия
Серийная
Участки, бригады, звенья
Серийная
Фамилии работающих (табельные номера) Комбинированная
4
2
8
Виды оплат и удержаний
Категории работающих
Профессии
Льготы налогоплательщиков
Места выплаты зарплаты
Шифр затрат (счета, субсчета, шифр
аналитического учета)
2
2
3
1
2
6
Серийная
Порядковая
Серийная
Порядковая
Порядковая
Комбинированная
В качестве входных документов, применяемых для решения задачи,
используются различные первичные документы (табл. 7.10).
Таблица 7.10
Перечень первичных документов, используемых в АРМ УТЗП
Наименование документа
Табель учета рабочего времени (или
АРМ ТУ)
Назначение формы
Расчет зарплаты за I
половину месяца; расчет
доплат; расчет за работу в
ночное время
Список
лиц,
работающих
Данные о сверхсверхурочно
урочных работах
Список
лиц,
работающих
Данные о сверхсверхурочно
урочных работах
Записка о предоставлении
Данные для расчета сумм
очередного отпуска
за отпуск
Записка о предоставлении учебного Данные для расчета сумм
отпуска
за учебный отпуск
Листок
нетрудоспособности
Данные для расчета
(больничный лист)
пособий повременной
нетрудоспособности
Ведомость на выплату премии
Сведения о выплате
премий
Приказ (распоряжение) о прекращении Данные о количестве дней
трудового договора
компенсации за
неиспользованный отпуск
Данные для исчисления годового
Сведения о годовом
вознаграждения (ведомость)
вознаграждении
Ведомость разовых удержаний
Сведения о разовых
удержаниях
Ведомость различных удержаний по
Сведения об удержаниях,
исполнительным листам, ссудам,
носящих постоянный
взносам в Сбербанк и др.
характер
Приемная записка
Сведения о приеме на
Периодичность
поступления
2 раза в месяц: 10-го и
30-го (31-го) числа
1 раз в месяц
1 раз в месяц
В течение месяца
В течение месяца
В течение месяца
1 раз в месяц
В течение месяца
1 раз в год
Ежемесячно
1 раз в месяц
В течение месяца
работу
В ходе решения задач АРМ УТЗП (рис. 7.6) участвуют файлы переменной
и постоянной информации (табл. 7.11). Переменная информация вводится с
первичных документов и отражается на файлах NAD, LICCHET, SOVM,
KREDIT, SBB, ISPL, ISPRAB, а также во входной таблице для расчетов
начислений в базовой входной таблице ENTER NACH и ENTER TAB, первая из
которых содержит код входа и код начислений, вторая - код входа и
наименование. Использование этих таблиц позволяет легко перестроить схему
расчетов по любому табельному номеру при внесении в нее изменений.
Таблица 7.11
Виды структур записи файлов
Позиции
Тип
Длина знака
С
С
С
N
8
2
1
6,2
С
С
С
с
N
N
N
8
4
2
3
2
6,3
4,2
С
N
D
N
N
N
8
8,2
8
3
8,2
8,2
С
С
С
С
N
С
С
С
С
8
40
12
1
9,2
11
46
11
6
С
С
D
С
N
С
С
8
20
8
1
7,2
80
40
Надбавки
Табельный номер
Код надбавок
Признак формы надбавок
Сумма
Совместители
Табельный номер
Код подразделения
Код начисления
Профессия
Код оплат
Тариф
Процент оплаты
Кредит
Табельный номер
Сумма кредита
Дата начисления
Количество месяцев
Сумма
Остаток
Лица, перечисляющие суммы в сбербанк
Табельный номер
ФИО
Номер счета клиента
Признак перечислений
Сумма
Номер центрального учреждения Сбербанка
Номер отделения Сбербанка
Расчетный счет отделения
Код МФО
Исполнительные листы
Табельный номер
ФИО
Дата рождения ребенка
Признак исполнительного листа
Процент отчислений (сумма)
Адрес
Адресат
Исправительные работы
Табельный номер
Дата
Признак отчислений
Процент отчислений
Адрес
Адресат
С
D
С
N
С
С
8
8
1
8,2
68
40
С
С
N
N
D
N
N
8
20
7,2
2
8
7,2
7,2
С
С
С
2
8
35
С
С
2
35
С
С
С
N
N
N
С
С
D
N
N
4
8
2
2
4,2
9,2
6
1
8
2
4,2
С
С
С
N
С
D
N
4
8
2
9,2
1
8
2
Ссуда
Табельный номер
ФИО
Сумма выплаты в месяц
Количество месяцев
Дата начала выплаты
Общая сумма ссуды
Невыплаченный остаток
Справочник удержаний
Код удержания
Аббревиатура
Наименования удержания
Место выплаты
Код места выплаты
Наименование места выплаты
Начисления
Код подразделения
Табельный номер
Вид оплат
Отработано часов
Отработано дней
Сумма
Шифр производственных затрат
Макет
Дата
Месяц
Процент премии
Удержания
Код подразделения
Табельный номер
Код удержаний
Сумма
Макет
Дата
Месяц
Перечень справочных файлов совпадает с описанными в АРМ УСЗП: КАТ,
PROF, SPZ, POD, SPRNACH и др. Для создания справочников нормативносправочной информации используется следующая документация: ведомость о
работающих (для справочника лицевых счетов), а также классификаторы
профессий, льгот налогоплательщиков, видов оплат и удержаний, цехов и
отделов предприятия.
Дополнительная информация содержится в файлах KOMUSL, SSUD,
OBHEGIT, KEEP, MESTON. Структура файлов "Расчеты за коммунальные
услуги" (KOMUSL) и "Плата за общежитие" (OBHEGIT) одинакова: табельный
номер, ФИО, сумм? При обработке формируются промежуточные файлы NACH
и UDERG, взаимосвязанные между собой и являющиеся основой для получения
всех выходных данных.
Ряд ведомостей получают на основе предварительно созданных файлов:
SBBALL, ISAU, F8, F9, (табл. 7.12). При необходимости архивируются.
В результате выполнения расчетов по оплате труда пользователь может
получить разнообразные видеограммы или ведомости. В качестве видеограмм
используются сведения о видах начисленной и удержанной зарпдаты, различные
справочники (лицевые счета, справочники-классификаторы, ведомость на
выплату аванса, ведомости постоянных видов удержаний и др.).
Таблица 7.12
Виды структур записи файлов ведомостей
Позиции
Тип
Длина знака
Ведомость перечислений в сбербанк
Код подразделения
С
Номер платежного поручения
С
Табельный номер
С
ФИО
С
Сумма 1
N
Сумма 2
N
Наименование банка
С
Филиал
С
Расчетный счет
С
МФО
С
4
4
8
20
6,2
6,2
11
46
11
9
Ведомость исполнительных листов
С
С
С
N
N
N
N
С
С
4
8
20
6,2
6,2
3,2
6,2
80
40
Код подразделения
Табельный номер
ФИО
Итого начислено
Подоходный налог
Итоговый процент
Сумма алиментов
АдресАдресат
Ведомость по ф. 9
Код подразделения
Табельный номер
Код оплаты
Число отработанных дней
Число отработанных часов
Сумма
ШПЗ
Макет
Дата
Месяц
Процент премии
С
С
С
N
N
N
С
С
D
N
N
4
8
2
2
4,2
7,2
6
1
8
2
4,2
Ведомости подразделяются на контрольные, описи и отчетные. К первым
относятся ведомость по видам макетов оплат и удержаний, итоги по авансу, по
видам удержаний и начислений. Ведомость "Контрольные числа по авансу"
содержит код подразделения и контрольную сумму.
Ведомости-описи имеют вспомогательное значение. Предусмотрена печать
описей налогов, удержаний по исполнительным листам и др. Эти машинограммы
используются в расчетном секторе бухгалтерии для выдачи справок и текущих
расчетов в течение месяца.
Отчетные сводки включают следующие ведомости (табл. 7.13):
• распределение начисленной зарплаты по категориям и видам оплат (по
участку, цеху);
• распределение удержаний по видам удержаний (по участку, цеху);
• распределение начисленной зарплаты по категориям и видам оплат (по
предприятию);
• распределение начисленной зарплаты по видам оплат (по предприятию);
• распределение удержаний по видам удержаний (по предприятию);
• распределение начислений по ШПЗ (по участку, цеху и предприятию);
• анализ зарплаты (по участку, цеху);
• расчетный листок - лицевой счет (по всем работающим);
• на выплату аванса за I половину месяца (по цеху) и в целом за месяц;
• на перечисление алиментов;
• на перечисление денег в сберегательные банки;
• платежные поручения на перечисление денег в Сбербанк;
• обороты по синтетическим счетам;
• анализ фонда оплаты труда.
Таблица 7.13
Распределение начислений по категориям и видам оплат по
подразделению_________за_______месяц 19___г.
Наименование
вида оплаты
Итого по видам
оплат
Сумма
Часы
Итого по ФЗП
Итого по ФМП
Итого по проч.
Начислено всего
Удержано всего
По категориям
Несписочный
Сдельно
Проверил
Ведомость распределения начисленной зарплаты по категориям и видам
оплат по предприятию
Категория 02: рабочие-повременщики
Вид начисления
Часы
Сумма
Код
Наименование
Сводная ведомость по ШПЗ за___________месяц 19___г.
Подразделение
Участок
Фонд оплаты
Дебет
В/О
Кредит
Итого по коду затрат
Итого по коду затрат
По подразделению, участку
Итого по подразделению
По предприятию
Соцстрах
Сумма Дебет Кредит
Сумма
Анализ производственных показателей и заработной платы
за_______________месяц 19___ г.
Подразделение
Категория 02: рабочие-повременщики
Профессия
Разряд
Кол-во
рабочих
Код
Наименование
Вид начисления
Код
Наименование
Часы
Сумма
Итого по категории
Кроме того, при необходимости могут быть получены различные
распечатки начислений и удержаний (по видам, табельным номерам, участкам,
цехам). Контрольные ведомости распределения начисленной зарплаты по видам
оплат (по цеху) и распределения удержаний по видам оплат (по цеху) остаются в
расчетном отделе и служат для контроля. Для этого используются и аналогичные
заводские регистры. Ведомости распределения начисленной зарплаты по
категориям и видам оплат (по цехам и заводу) передаются в отдел труда и
зарплаты, а распределения начисленной зарплаты по шифрам производственных
затрат (по цехам и заводу) - в производственный отдел бухгалтерии и служат для
заполнения регистров по учету затрат.
Ведомость "Расчетный листок - лицевой счет" используется так:
расчетный листок вклеивается в расчетную книжку работающего, а лицевой
счет - в обложку лицевого счета (используется как документ длительного
хранения). Ведомость на выплату аванса за I половину месяца изготовляется по
месту выплаты и передается в кассу для выплаты аванса. Платежная ведомость
за II половину месяца служит для выплаты заработной платы за это время.
Невыданная зарплата по этой ведомости подлежит отнесению на субсчет 76/2
"Депоненты". Ведомость "Анализ оплаты труда" (по участку, цеху) содержит
сведения о распределении зарплаты по профессиям и разрядам и передается в
отдел труда. По желанию пользователя могут быть изготовлены и другие сводки, содержание и назначение которых согласовывается с пользователем. Ниже
приводятся примеры оформления подобных документов (табл. 7.14).
Таблица 7.14
Расчетный листок - лицевой счет
Подразделение ...
ФИО
Вид нач/уд.
К выдаче
Месяц
Дни
Табельный номер...
Дата
Часы
Сумма
Расчетно-платежная ведомость за I половину месяца
за _______________________ месяц 19 г.
Ведомость по исполнительным листам на алименты за____________месяц
19____г.
Подразделение
Табель №
Всего
начислено
Подоходный
налог
ФИО
Сумма
Удержано
%
Итого
Ведомость по перечислениям в Центральный Сбербанк за
_________месяц 19____г.
Подразделение
Итого Всего
Табель №
Номер
счета
ФИО
Филиал
Сумма
Удержано
В АРМ УТЗП выделены шесть основные функций (рис. 7.7): картотека,
гонорар, расчет заработной платы за месяц, печать, закрытие, разное. Для
упрощения описания содержания и особенностей выполнения каждой из этих
функций следует отметить некоторые общие особенности работы этого АРМ.
Ввод информации предусматривается по определенным видам оплат и удержаний и макетам. Для удобства используется несколько макетов. Макет 2
предусмотрен для ввода информации с табеля учета рабочего времени
(повременные и другие виды оплат), 5 - различных видов начислений с заранее
исчисленными суммами, 6 - начислений гонорара, 7 - сдельной зарплаты, 0 сумм, рассчитанных ПЭВМ (по начислениям и удержаниям), 9 - удержаний с
суммами.
Рис. 7.7 Схема диалога АРМ УТЗП
Входной контроль информации по начислениям осуществляется с
применением счетного метода. Для макета 2 создаются контрольные суммы по
порции введенной информации по реквизитам "Дни" и "Часы", 5 - по реквизиту
"Сумма". При вводе информации в ПЭВМ эти данные просчитываются и
появляются на экране. Если данные совпадают, разноска считается правильной, а
если нет, то ошибки выявляются путем просмотра введенных данных или их
печати и сверки с первичными документами. Остальные реквизиты (табельный
номер, вид оплаты и др.) проверять нецелесообразно, так как информация
вводится бухгалтером и им же визуально контролируется. Входной контроль по
удержаниям (макет 9) осуществляется путем подсчета контрольных итогов по
реквизиту "Сумма".
В соответствующих режимах предусмотрена печать протокола по всей
введенной информации за данный период (день) по структуре макета:
подразделение, табельный номер, дни, часы, сумма.
При необходимости информацию можно вводить в пакетном режиме с
других АРМ - на дискете. Данные должны быть занесены по определенному
макету и включать код подразделения, табельный номер, дни, часы, сумму и т. д.
В этом случае по всем реквизитам создаются контрольные итоги, которые
проверяются программно на ПЭВМ с выдачей по окончании операции сигнала
"Информация введена, ошибок нет".
При вводе информации с различных документов с помощью клавиатуры
появляется экран ввода, соответствующий макету, и производится набор данных
по каждому табельному номеру. Контроль правильности ввода осуществляется
путем сверки контрольных итогов по таким реквизитам, как табельный номер,
вид оплаты, вид удержаний, сумма, часы, дни. После ввода программным путем
обеспечена процедура разноски данных по табельным номерам и пересчет
удержаний налогов и исполнительных листов.
Как было отмечено, ряд сводок необходимо получить в целом по
предприятию (распределение начислений по категориям и видам оплат,
распределение начисленной зарплаты по шифрам затрат и др.). Если для
решения задачи УТЗП используется несколько компьютеров индивидуального
использования, предусматривается такая методика. Вначале получают цеховые
сводные файлы, которые затем переносят на компьютер, где производится
расчет и печать машинограмм по цехам и в целом по предприятию. Именно так
реализована технология получения ведомостей, например, по категориям и
профессиям в разрезе предприятия. Для печати списков по исполнительным
листам и поручений Сбербанку вначале на ПЭВМ формируется
соответствующий файл, который переносится на головную (общую) ПЭВМ, где
печатают сводные ведомости и платежные поручения.
Обеспечение сохранности информации при решении задачи УТЗП
производится так: ежедневно по окончании дня на дискеты копируются все
справочники, архивные файлы и оперативная информация всех баз данных, а
перед выполнением функции "Закрытие месяца" производится сброс файлов
текущего месяца, всех справочников и других данных в другую директорию. Это
позволяет при необходимости получать в отчетном месяце необходимые сводки
за предыдущий месяц. Иными словами, всегда хранится информация за два
месяца - отчетный и предыдущий. Аналогично копируют и хранят информацию
при выполнении функции "Закрытие года".
Функция "Картотека" включает пять режимов: лицевой счет,
постоянные начисления, постоянные удержания, переходящие начисления,
архивы. Первый включает следующие подрежимы: новый сотрудник,
корректировка лицевого счета, печать списка сотрудников, перевод сотрудника,
увольнение сотрудника. При входе в подрежим "Новый сотрудник" появляется
макет для ввода данных по сотруднику, в котором присутствуют такие
реквизиты, как пол, вид оплаты (сдельщик, повременщик, оклад и др.). В ходе
выполнения подрежима "Корректировка лицевого счета" внесение изменений в
текст документа производится при полноэкранном редактировании. Подрежим
"Печать лицевого счета" позволяет распечатать справочник лицевых счетов
любого подразделения по всем либо по выбранным реквизитам.
В подрежиме "Перевод сотрудника" происходит корректировка
информации, связанная с переводом сотрудника в другое подразделение. После
ввода табельного номера на экране появляется весь список подразделений, из
которого пользователь выбирает нужное. Если это происходит в середине
месяца, то суммы имеющихся начислений и удержаний за отработанное время в
старом подразделении отнесут при составлении ведомостей распределения на
старое подразделение. В новом подразделении будут получены расчетный
листок и платежная ведомость со всеми суммами удержаний и начислений.
Подрежим "Увольнение сотрудника" рекомендуется выполнять для группы
сотрудников: сперва необходимо ввести количество увольняемых сотрудников, а
затем их табельные номера. После этого произойдет удаление записей,
содержащих эти табельные номера из всех файлов базы данных, архивов,
справочников.
Вторым является режим "Постоянные начисления". Сотруднику, помимо
оклада (или часовой тарифной ставки), могут производиться начисления по
другим постоянным видам оплат (в течение определенного периода - квартал,
год). Поэтому имеет смысл завести справочники постоянных видов начислений
для лиц, получающих надбавки, совмещающих профессии, получающих пособие
по уходу за ребенком, получающих пособие для малообеспеченных семей.
Справочник лиц, получающих надбавки, предназначен для хранения
сведений, на основании которых осуществляется расчет начислений. При работе
в этом режиме необходимо убедиться в том, что в таблице входимости загружена
графа "Список надбавок", куда необходимо внести данные из списка видов
оплат. При занесении данных в справочник лиц, получающих надбавки, в файл
занятости вводят вид и признак надбавки, которая рассчитывается в процентах
или в виде постоянной суммы.
Справочник лиц, совмещающих профессии, предназначен для хранения
сведений, на основании которых осуществляется расчет начислений по
совмещаемой профессии. При вводе данных в справочник фиксируется признак
оплаты совмещения, который указывает на то, что выплата рассчитывается в
виде процента или задана в виде постоянной суммы. В последнем случае в поле
"Оклад по совмещаемой профессии" вводится установленная сумма за
совмещение, а в поле "Процент совмещения" проставляется процент, равный
100. Если сотрудник выполняет работу по совмещению в другом подразделении,
необходимо указать шифр производственных затрат того подразделения, на
который будут распределяться затраты.
Третьим является режим "Постоянные удержания", включающий
несколько подрежимов, соответствующих типовым видам удержаний.
Подрежим "Исполнительные листы" дает возможность пользователю
осуществить печать (справочник исполнительных листов), добавление
информации или корректировку (макет для ввода реквизитов). Так, при
добавлении вначале набирается нужный табельный номер, после чего на экране
в графе "ФИО" появляется фамилия работающего. Далее, если это необходимо,
вводится дата рождения ребенка, на которого выплачиваются алименты (чтобы
программа автоматически следила за окончанием срока уплаты алиментов),
признак, который указывает на то, что исполнительный лист рассчитывается на
основе процента оплаты от суммы зарплаты за минусом подоходного налога или
оплачивается постоянной суммой. Затем проставляется процент или сумма удержаний, вносится адрес, фамилия, имя и отчество лица, которому выплачивается
сумма. При выполнении корректировки пользователю предлагается возможность
корректировки (удаления или исправления) записей.
В подрежиме "Взносы за покупку товаров в кредит" осуществляется
операция "Добавление", которая, кроме табельного номера, предусматривает
введение общей суммы кредита, даты начала выплаты и количества месяцев
выплаты. Далее программа рассчитывает сумму удержаний за месяц и выводит
остаток. При закрытии месяца остаток уменьшается на сумму взноса.
Аналогичны ему подрежимы "Ссуда на садовые участки" и "Ссуда молодым
семьям".
Подрежим "Взносы в Сбербанк" включает две операции - добавление и
корректировку. Первая выполняется после ввода табельного номера, номера
лицевого счета в Сбербанк и признака взноса. Если признак равен нулю, то
предлагается ввести постоянную сумму для ежемесячного перечисления, а если
единице, то предлагается вводить следующие реквизиты: номер расчетного счета
и вид Сбербанка, отделение (район), шифр МФО. Корректировка же позволяет
удалить или исправить записи, введенные при добавлении.
Подрежимы
"Удержание
за
госстрах",
"Содержание
семьи",
"Коммунальные услуги" реализованы по единой схеме работы.
В целом, когда рассчитываются удержания, суммы из всех справочников
автоматически переписываются в сводный файл удержаний только в режиме
"Закрытие месяца", а также при добавлении новых записей во всех видах
условно-постоянных удержаний.
Четвертым в функции "Картотека" является режим "Переходящие
начисления", который позволяет просмотреть и отредактировать данные о
сотрудниках, имеющих суммы переходящих начислений с прошлого периода, в
том числе оплату за отпуск будущего месяца из ФЗП, за отпуск будущего месяца
из ФМП, оплату за дни болезни (больничные листы) будущего месяца.
Пятый режим - "Архивы" - позволяет пользователю заводить (обычно на
период внедрения) и редактировать следующие файлы: на облагаемые налогами
суммы, на расчет больничных листов, отпусков, среднего заработка, 13-й
зарплаты, премий ИТР и служащим. В обычном режиме архивы создаются
постепенно в процессе работы и обновляются в режиме "Закрытие месяца (или
года)".
Функция "Гонорар" включает в себя три режима: гонорар за I половину
месяца, гонорар за II половину месяца, налог с гонорара. Она используется при
автоматизации расчетов для издательств.
Функция "Расчет заработной платы за месяц" имеет три режима и
предназначена для выполнения всех расчетов согласно заложенным в программе
алгоритмам по начислению и удержанию заработной платы. После того как
будут открыты все обрабатываемые файлы и загружена таблица входимости,
пользователь должен выбрать интересующее его направление расчетов. При
выборе вниманию пользователя будет предложена строка меню, состоящая из
четырех окон: "Макет 2", "Макет 5", "Исправить", "Листание".
"Макет 2" предусматривает ввод оперативной информации об
отработанном времени или времени невыхода на работу (дни болезни, отпуска и
т. д.). Для каждого вида оплаты в зависимости от алгоритма расчета выдается
своя экранная форма ввода информации. Чтобы пользователю было понятно,
какой вид оплаты рассчитывается, на экране в верхней строке высвечивается его
наименование. Затем происходит расчет суммы по соответствующему виду
оплаты, перерасчет тех начислений, в которые входит данный вид оплат,
перерасчет налогов и других удержаний. Автоматически пересчитываются
премии, надбавки за высокое профессиональное мастерство, налоги, суммы по
исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержания в Сбербанк. После
всех операций на экран выдаются итоги: сколько начислено, удержано и выдано
на руки (или долг за работающим).
"Макет 5" предназначен для ввода готовых, рассчитанных заранее сумм,
который осуществляется по экранной форме. Пользователь задает вид макета,
вид работы (листание или исправление), шифр производственных затрат, месяц,
начисленную сумму и отработанное количество дней и часов.
При фиксации окна "Исправить" появляется возможность корректировки
введенных данных по начислениям. Корректировке подлежат следующие
признаки: код подразделения, ШПЗ, сколько отработано дней и часов, сумма
начислений по видам оплат, отчетный месяц. Пользователю предлагается
выбрать из списка всех начислений сотруднику строку, которую необходимо
откорректировать. На основании того, в каком макете (2 или 5) происходил ввод
этой записи, корректировке подлежат часы (дни), отработанные сотрудником,
либо суммы начисления. После внесения изменений происходит пересчет
налогов и других видов удержаний.
Выбор окна "Листание" дает возможность просмотреть лицевые счета
сотрудников выбранного подразделения. В нижней части экрана загорается
строка меню, позволяющая листать лицевые счета вперед и назад, а также
просмотреть лицевой счет сотрудника с любым табельным номером.
При выборе удержаний пользователь может исправить или добавить
любой вид удержаний по любому табельному номеру. Не рекомендуется
исправлять те, которые рассчитываются автоматически. Перед входом в главное
меню на экран выдаются контрольные итоги в разрезе макетов по таким
реквизитам, как дни, часы, сумма. Пакетный режим расчета удержаний носит
контрольный характер и предназначен для проверки правильности удержаний
или пересчета, если были добавления сумм с других АРМ. Все расчеты
предназначены только для текущего месяца. При выполнении этого режима счет
осуществляется автоматически по всем подразделениям предприятия.
Режим "Удержание планового аванса" предназначен для автоматического
переноса плановой суммы аванса (по каждому табельному номеру) из
справочника лицевых счетов в массив удержаний текущего месяца. При входе в
него активизируется процедура "Выбор подразделения". Перенос плановых сумм
осуществляется только для выбранного подразделения, он выполняется путем
замены существующих удерживаемых сумм плановыми, т.е. старые суммы
аванса уничтожаются. При повторном выполнении режима это особенно важно,
так как данные, откорректированные в режиме "Разовая корректировка аванса",
уничтожаются. В этом случае разовую корректировку необходимо повторить.
Напомним, что плановая сумма аванса относится к условно-постоянной
информации и может быть исправлена только в режиме "Ведение лицевого
счета".
Режим "Удержание планового аванса" рекомендуется использовать при
загрузке программы в новый компьютер, когда нельзя закрыть отчетный месяц, а
также если после закрытия отчетного месяца была произведена массовая
корректировка плановых сумм аванса и возникла необходимость замены
текущих сумм аванса плановыми или когда корректировка текущего аванса в
большинстве случаев ошибочна.
Функция "Печать" обеспечивает получение различных машинограмм:
платежных ведомостей за i и II половины месяца, расчетных листков (лицевых
счетов, контрольных итогов, распределения по категориям и видам оплат) и т. д.
Платежные ведомости за I и II половины месяца печатаются по местам
выдачи и по одной методике. Для печати расчетного листка - лицевого счета
сначала необходимо выбрать подразделение. Лишь после этого можно
осуществить печать, поиск, просмотр и листание расчетного листка, если он не
умещается на экране. Журнал контрольных чисел предназначен для проверки
правильности отдельных видов оплат и удержаний, а также для получения
контрольных итогов по всем видам оплат и удержаний в разрезе макетов. Кроме
того, в нем печатаются итоги: "Всего начислено", "Всего удержано", "К выдаче
на руки", "Долг за работающим", "Сумма переходящего отпуска". При этом
указывается
шифр вспомогательного подразделения, за счет которого
выплачены суммы отдельным работникам.
Ведомости "Контрольные итоги по видам оплат и удержаний" печатается в
случае запроса (если необходимо найти ошибку), по тем видам оплат или
удержаний, которые выберет пользователь из списка. Ведомость "Долг за
работающими" печатается, когда необходимо выявить какие-либо отклонения
при расчетах.
Ведомость распределения заработной платы по категориям и видам оплат
составляется как по отдельным цехам, так и в целом по предприятию. Для этого
необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, на каждом рабочем
компьютере выполняются режим "Формирование свода" по выбранному
подразделению (автоматически, один раз после выверки журнала контрольных
чисел). Во-вторых, сформированные массивы сводов со всех загруженных
компьютеров переносятся на дискету с помощью режима "Сброс данных на ГМД
для получения свода". В-третьих, данные с дискет переписываются на винчестер
одного из рабочих компьютеров в режиме "Добавление данных с ГМД для
получения свода". После этого в одноименном режиме производится печать
формы только на том компьютере, на котором сгруппированы данные с дискет
всех других компьютеров. Печать формы по начислениям и удержаниям
производится раздельно - по участкам, цехам, предприятию.
Ведомость распределения заработной платы по шифрам затрат
составляется по участкам и цехам с одновременным расчетом сумм по
социальному страхованию, а затем передается в производственный сектор
бухгалтерии. Для получения сводной ведомости необходимо выполнить
следующие действия. Сначала на каждом рабочем компьютере выполняется
режим "Формирование свода" (автоматически, по всем подразделениям,
имеющимся на машине). Сформированные массивы переносятся на дискету с
помощью режима "Сброс данных на ГМД для получения свода". С дискет
данные переписываются на винчестер одного из рабочих компьютеров в режиме
"Добавление данных с ГМД для получения свода". Печать ведомости
производится в режиме "Печать свода", и в этот момент печати формируется
свод для печати обобщенной ведомости оборотов по синтетическим счетам.
Последняя составляется на основании массива, полученного при изготовлении
предыдущей ведомости, и передается в производственный сектор бухгалтерии.
функция "Закрытие месяца" служит для подготовки к работе в
следующем месяце. Прежде всего происходит автоматическое копирование в
другую директорию всех баз данных, которыми можно воспользоваться в тех
случаях, если произошел сбой при закрытии месяца или необходимо получить
какую-нибудь выходную итоговую сводку. По каждому табельному номеру
накапливается, формируется и вводится в память сумма, облагаемая налогом. То
же самое касается всех начислений и удержаний. Из суммы начислений
вычитается сумма удержаний и, если результат получается отрицательным,
записывается как долг за работающим для следующего месяца. Записываются в
архивные файлы с отчетной датой отработанные часы, дни и необходимые
суммы для расчета в дальнейшем отпусков, оплаты за дни болезни, выслуги лет
и т.д. В справочниках удержаний (за кредит, ссуды молодым семьям, ссуды на
садовые участки) из остатков выплачиваемых сумм вычитаются
соответствующие удержания за текущий месяц. Обнуляются все виды
начислений и удержаний, за исключением удержания "Долг за работающим".
Далее происходит расчет аванса для следующего месяца.
Режим "Закрытие года" предусматривает выдачу данные для ведомости
"Вознаграждение работникам по итогам года и расчет среднемесячной премии
(для расчета больничных листов)" и справок о начисленной заработной плате и
удержании подоходного налога по работающим (для представления в налоговую
инспекцию). Эти действия повторяются для всех табельных номеров.
Функция "Разное" включает в себя следующие режимы: удаление
нулевых записей; ввод данных с дискеты (файла начислений), переход к старому
месяцу, возврат к текущему месяцу. Удаление нулевых записей предназначено
для придания выходным ведомостям лучшего вида.
Ввод информации с дискеты (файла начислений) используется для сброса
данных с удаленным ПЭВМ. Переход к старому месяцу используется при
необходимости или пересчета.
7.7 Автоматизация расчетов по депонированной заработной плате
АРМ "Учет депонентов" (АРМ УД) предназначено для автоматизации
расчетов, ведущихся бухгалтером по депонированной заработной плате. Его
целесообразно использовать вместе с АРМ УТЗП, что позволяет иметь общую
базу лицевых счетов, а также быстро и без ошибок депонировать заработную
плату. Депонентские карточки нумеруются автоматически, имеется
возможность получения нестандартных сводок и списков.
Если работники не получили начисленную заработную плату в
установленные сроки, то в платежных ведомостях против их фамилий кассир
проставляет штамп "депонировано". На общую сумму депонированной
заработной платы согласно платежным ведомостям делается запись: дебет
счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", кредит счета 76/2 "Расчеты
с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Депоненты по заработной
плате". При выдаче депонированной заработной платы составляется запись:
Дебет счета 76/2, Кредит счета 50.
Для автоматизированного учета вначале создается массив остатков
депонированной зарплаты по номерам депонентских карточек и сумм
депонированной зарплаты, а в дальнейшем группировка данных ведется
только по карточкам. Ежемесячно массив остатков по депонированной
зарплате пополняется новыми записями. Входная оперативная информация
при депонировании зарплаты содержится в платежных ведомостях, а при
выдаче - в карточках депонентов, т. е. в расходных кассовых ордерах (рис.
7.8). На период внедрения используется книга депонентов для создания
массива остатков и справочник лицевых счетов, который ведется в АРМ
УТЗП.
Таблица 7.15
Структура записи файла "Депонированная зарплата за месяц"
Позиции
Табельный номер
Сумма депонирования
Номер платежной ведомости
Номер корреспондирующего счета
Тип
Длина знака
С
N
С
С
(берется из АРМ УТЗП)
8,2
4
3
Таблица 7.16
Структура записи файла "Депонированная зарплата за все время"
Позиции
Табельный номер
Сумма депонирования
Номер платежной ведомости
Номер корреспондирующего счета
Номер депонентского ордера
Дата прихода на депонент
Дата снятия с депонента
Тип
С
N
С
С
N
D
D
Длина знака
(УТЗП)
8,2
4
3
Информация из платежных ведомостей фиксируется в файле REESTR,
содержащем суммы депонированной заработной платы за текущий месяц (табл.
7.15). Впоследствии, на основе сведений, введенных с расходных кассовых
ордеров, происходит коррекция текущего файла по выданным депонентам,
данные из которых перебрасываются в файл ARHIV (табл. 7.16) и исчезают из
файла REESTR.
Главное меню АРМ УД содержит две функции "Реестр" и "Архив" (рис.
7.9). При вызове первой бухгалтер депонирует начисленную заработную плату и
получает всю необходимую отчетность и депонентские карточки. Эта функция
используется только после выдачи зарплаты до закрытия месяца в АРМ УТЗП,
так как при депонировании берутся суммы из базы данных этого АРМ.
При выборе режима "Депонирование зарплаты" формируется список мест
выдачи, о чем выводится сообщение, динамично изображающее процесс
формирования списка. После окончания этого весь список изображается на
экране. За последний месяц может быть программно сформирована платежная
ведомость, при этом в правой части экрана будет показана информация о депонированной заработной плате, а в нижней подсчитываются контрольные итоги
по ведомости и за весь месяц.
При выполнении режима "Реестр невыданной зарплаты" формируется
ведомость по всем депонентам за последний месяц, при этом настройка с
уточнением, что печатать, в какой последовательности и в каком порядке, какие
подводить итоги, происходит при инсталляции. Однако настройка может быть
изменена, а полученный текст быть отредактирован и сохранен. После выхода из
режима ведомость ставится в очередь на печать. Если все устройства готовы, то
печать может быть произведена автоматически, даже если пользователь работает
уже в другом АРМ.
Третий режим обеспечивает печать карточек и депонентов в отличие от всех
остальных печатей в реальном режиме времени. В случае печати одновременно
двух ордеров выдаётся соответствующее сообщение (рис.7.10).
Печать
Печатаются депонентские ордера
13 % напечатано
Осталось 87%
Куличева А.В.
Таб. № 1007
Коновалова Н.П.
Таб. № 1008
ФИО т.н. печатаемых депонентов
Напечатана часть двух ордеров
Напечатана часть всех ордеров
Рис. 7.10. Экранная форма режима «Печать»
Четвёртый режим «Добавить в архив» выполняется после печати реестра и
карточек, так как все последующие операции с депонентами проводятся в режиме
«Архив».
Функция «Архив» имитирует работу бухгалтера с книгой депонентов. Она
даёт возможность отсортировать по любому признаку весь список, найти нужные
карточки, просмотреть контрольные итоги по всей книге, закрыть любую карточку
нажатием одной клавиши (предварительно указав дату снятия), а так же получить
нужную ведомость за любой месяц или год. Кроме того, можно удалить карточки
и редактировать без контроля.
В режиме «Информация» высвечиваются сведения о состоянии базы (рис.
7.11)
Информация
О файле ARHIVE базы данных УДЗП
Всего записей : 74
Депонировано:
Снято:
Включено: 67
13232.99 руб.
0.00 руб.
Размер файла:
Уволенных:
3663 byte
0
Фильтр
№ DK < 68
Сколько человек уже работает у Вас
Сумма по всем депонентам и выданная сумма
Активный фильтр (если установлен)
Число записей в архиве (если стоит фильтр, то еще и число
выделенных записей)
Рис. 7.11. Сведения о состоянии базы
Режим «Фильтр» позволяет пользователю задать поисковое предписание для
отбора нужной информации. При входе в него высвечивается системное
приглашение, представленное на рис. 7.12. Далее необходимо заполнить
пропуски в нем. Фильтр на текущий реквизит можно установить по четырем
отношениям: больше, меньше, равно, не равно. После выбора отношения
пользователь задает требуемое значение поисковой переменной (т.е.
дескриптора).
Фильтр
Выделить группу записей с ______
Номерами карточек депонентов =<
Рис. 7.12. Активация режима фильтр
Режим «Редактирование» позволяет отредактировать сформированные ранее
записи, например при изменении табельного номера сотрудника. В этом режиме
происходит контроль всех изменений.
Режим «Сортировка» обеспечивает упорядочение информации по любому
реквизиту (по умолчанию), в том числе по текущему. Перед печатью
рекомендуется сортировать записи файла по фамилиям, табельным номерам,
номерам карточек, дате, номеру платежной ведомости (возможны другие
варианты).
«Добавление » представляет собой режим, позволяющий добавить группу
карточек. При этом происходит контроль значений реквизитов. Уволенные
сотрудники удаляются из базы и при депонировании необходимо вводить их
фамилии
(табельные
номера
будут
помечены
специальным
символом).
Удаление
Будьте внимательны!
Записи удаляются безвозвратно!
Период: будут удалены карточки, закрытые во время этого
периода.
Все – все, которые показаны сейчас (подробнее см. Help)
12
№ ордера
За 1997 г.
1994 –
1997 гг.
Удаляются все ордера,
закрытые в указанный период
Все
Все, которые
видны
Рис. 7.13. Активация режима удаление
В режиме «Поиск» работа происходит следующим образом: после ввода
искомого значения, если оно будет найдено (для символьных переменных
значение можно задавать не полностью, например, для фамилии), курсор
перейдет на него, иначе – останется на прежней записи. Поиск происходит
сверху вниз, так как если искомая запись находится выше, то она не будет
найдена. Поэтому перед проведением поиска нужного переместится на первую
запись, используя клавишу быстрого перемещения. Режим «Удаление»
выполняется с предъявления пользователю запроса (рис. 7.13), а затем
происходит собственно удаление.
Режим «Печать» выполняется всегда на дату, указанную пользователем (для
годовой формы – год, для месячной - месяц). Печать всех документов, кроме
депонентского ордера, происходит в отсроченном режиме, т.е. параллельно
работе компьютера. При наличии фильтра есть возможность распечатать
выделенный список. Ведомости могут быть упорядочены режимом
«Сортировка». Режим «Дата» используется для установки даты перед печатью
или оформлением расхода.
ГЛАВА 8
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО И
КАЛЬКУЛИРОВАНИЕ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ
8.1 Общая характеристика комплекса задач по учету затрат на
производство и калькулирование себестоимости
Учет затрат на производство ведется на счетах раздела III "Затраты на
производство" и включает счета: 20 "Основное производство", 21
"Полуфабрикаты
собственного
производства",
23
"Вспомогательное
производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные
расходы", 28 "Брак в производстве", 29 "Обслуживающие производства и
хозяйства", 30 "Некапитальные работы", 31 "Расходы будущих периодов", 37
"Выпуск продукции (выполнение работ, услуг)". На каждом предприятии учет
осуществляется по методу, предусмотренному соответствующей отраслевой
инструкцией, в которой содержатся типовые формы документов, состав статей
калькуляции себестоимости выпускаемой продукции и другие указания по
организации учета затрат на производство. Автоматизация учета затрат на
производство проводится применительно к организации и технологии
производственного процесса конкретного предприятия на основе действующей
отраслевой инструкции.
Учет затрат на производство является сводным (вторичным) участком учета по
отношению к учету труда и заработной платы, материальных ценностей,
основных средств, расчетно-финансовых операций и др. Поэтому он
основывается почти на всех документах первичного и сводного учетов
деятельности предприятия, и документация по нему должна обеспечивать
разделение затрат по экономическим элементам, местам возникновения, статьям
и объектам калькуляции (заказам).
Персональный компьютер можно использовать для группировки затрат
по аналитическим и синтетическим счетам путем изготовления различных
регистров или выполнения расчетов по отдельным элементам затрат: ведомостей
распределения начисленной зарплаты и расхода материалов по шифрам аналитического учета и синтетическим счетам; расчета транспортно-заготовительных
расходов или отклонений фактической себестоимости от учетной (плановой)
стоимости; расчета сумм органам социального страхования, расчета сумм,
подлежащих отнесению в резерв на отпуска рабочих и т. п. Автоматизацию
учета затрат на производство целесообразно проводить после автоматизации
учета по различным участкам и синтетическим счетам.
Учет затрат на производство можно разделить на отдельные комплексы
задач, которые выполняются в определенной последовательности: выявление и
распределение прямых затрат; учет и распределение комплексных расходов; учет
потерь в производстве; учет незавершенного производства; учет затрат
основного производства и составление сводных регистров; расчеты по калькуляции себестоимости продукции.
Эти комплексы включаются в состав АРМ УЗП и выполняются на
компьютере.
Для автоматизации учета затрат на производство используются
классификаторы цехов и отделов предприятия, изделий (заказов), полных счетов
бухгалтерского учета, статей калькуляции, деталей, операций обработки, видов
брака и др. В качестве документации выступают первичные и сводные
документы по учету потерь в производстве, незавершенному производству и т. д.
(к сводным относятся ведомости распределения, листки-расшифровки и др.).
8.2 Автоматизация задач по учету затрат на производство
Выявление и распределение прямых затрат. Эта задача включает
комплекс подзадач, которые решаются при автоматизации основных разделов
учета. Так, при автоматизации обработки информации по расчетам с персоналом
по оплате труда печатается ведомость следующей формы, представленной в
табл. 8.1.
Таблица 8.1
Ведомость
Цех___________________
Месяц __________________
Код затрат
Счет
Сумма
Субсчет и код
аналитического
учета
По аналитическим счетам
По синтетическим По цеху
счетам
Итоги в ведомости печатаются по аналитическим и синтетическим счетам
и в целом по цеху. Одновременно формируются файл по шифрам затрат,
используемый для изготовления ведомостей распределения по всему
предприятию, на основании его разрабатывается общая ведомость, и файл
бухгалтерских записей, используемый для разработки других регистров.
Ведомости
распределения
расхода
материалов
по
шифрам
производственных затрат изготавливаются на основании массивов информации
по расходу материальных ценностей (см. главу 6). Они разрабатываются по
цехам и в целом по предприятию. В каждой ведомости подсчитываются итоги по
шифрам затрат (дебетуемым счетам и статьям аналитического учета) в разрезе
кредитуемых счетов и субсчетов материалов.
При документировании отклонений от норм расхода материала на
основании соответствующих первичных документов можно составить ведомости
отклонений от норм по шифрам затрат, виновникам, причинам и т. д. Методика
их изготовления аналогична разработке ведомостей по расчетам с персоналом по
оплате труда.
На некоторых предприятиях уточняют расход сырья и материалов на
производство для контроля за выполнением нормативов их расхода на единицу
продукции и выявления всякого рода отклонений. Для осуществления этой
задачи прежде всего уточняется действительный расход материалов в
производстве, в конце отчетного месяца производится инвентаризация в цехах
фактического наличия материалов, не использованных в производстве, а по
остаткам корректируется расход, указанный в ведомостях распределения
материалов по направлению производственных затрат.
После уточнения фактического расхода сырья и основных материалов
составляется ведомость фактического расхода в сопоставлении с нормативным.
В ней указываются виды изготовленных деталей или изделий, количество их в
незавершенном производстве на начало месяца, количество материала по норме,
количество выпущенных изделий в отчетном месяце, количество материала по
норме на выпуск, количество изделий в незавершенном производстве и
количество материала по норме в незаконченных изделиях на конец месяца.
Расход материала по нормативам на производство складывается из количества,
пошедшего на выпуск, к которому прибавляется количество незавершенных
изделий на конец месяца и вычитается количество незавершенных изделий на
начало месяца. Далее сопоставляют нормативный расход с фактическим и
выявляют экономию или перерасход материала на производство определенных
изделий.
На компьютерах, кроме того, производят распределение транспортнозаготовительных расходов, причем средние проценты рассчитывают в ведомости
№ 10. На основании этих процентов распределяют суммы транспортнозаготовительных расходов между объектами калькуляции - пропорционально
прямым затратам материалов по нормам на каждый объект. Для этого можно
воспользоваться ведомостью распределения материалов по шифрам производственных затрат, а распределение выполнить с помощью персональных
ЭВМ.
Расчет амортизации основных средств необходим для включения в затраты
на производство, его производят при ведении на компьютерах учета основных
средств в ведомостях форм (см. подробнее главу 5) при одновременном
получении массива записей с корреспонденцией: дебет счетов 20, 25 и 26, кредит
счета 02.
Расчет износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов в
эксплуатации составляют ежемесячно для включения их стоимости в затраты на
производство (табл. 8.2).
На затраты производства по действующему положению обычно относят
50% стоимости отпущенных в эксплуатацию малоценного инвентаря,
спецодежды, инструментов, штампов и приспособлений общего назначения при
условии, если стоимость единицы каждого из указанных предметов превышает
1/20
минимального размера оплаты труда (МРТ). При отпуске их в
эксплуатацию дебетуется субсчет 12/2 "Малоценные и быстроизнашивающиеся
предметы в эксплуатации" и кредитуется субсчет 12/1 "Малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы на складе". Одновременно 50% их стоимости
относят в дебет производственных счетов и в кредит счета 13 "Износ
малоценных и быстроизнашивающихся предметов".
Таблица 8.2
Расчет износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов
в эксплуатации
Дебетуемые
счета производства и номера
цехов
Стоимость
предметов, отпущенных в
эксплуатацию (до
1/20 МРТ)
1
Счет 20 Цех №
Цех № и т. д.
Итого
Счет 25 Цех №
Цех № и т. д.
Итого
Счет 26 и т. д.
Всего
2
50% стоимости
отпущенных в
эксплуатацию
предметов, отчисленные в резерв
на износ
3
Остаточная
стоимость
предметов при
выбытии их
вследствие износа
Итого
4
5
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы стоимостью до 1/20 100кратного МРТ при отпуске в эксплуатацию относятся к полной стоимости на
затраты производства; при этом дебетуются производственные счета и
кредитуется счет 12/1 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на
складе".
Если выбывают из эксплуатации вследствие износа и поломок малоценные
и быстроизнашивающиеся предметы стоимостью свыше 1/20 МРТ за единицу, на
которые был начислен резерв в размере 50% стоимости на износ, то на
основании актов о списании этих предметов составляется следующая запись:
дебет счета 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов" на
50% стоимости; дебет производственных счетов (20, 23, 25 и 26 и др.) на
остальную стоимость; дебет счета 10 "Сырье и материалы" - на стоимость лома;
кредит счета 12/2 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в
эксплуатации".
Услуги со стороны, оказываемые предприятию, отражаются в журналеордере № 6. Необходимые данные по дебету производственных счетов переносят
в специальные листки-расшифровки и создают файл проводок.
Аналогично накапливаются данные в дебет производственных счетов на
листках-расшифровках с кредита счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 71
"Расчеты с подотчетными лицами" и др. Массивы проводок, полученные при
разработке листков-расшифровок, ведомостей распределения зарплаты и
материалов по направлениям затрат, других расчетов, используют для изготовления регистров по учету затрат на производство.
Учет и распределение комплексных расходов включает сбор и накопление
информации по счетам комплексных расходов (счета 23, 25, 26, 31 и др.) и
распределение этих расходов.
Учет затрат по счету 25 "Общепроизводственные расходы" ведется в
ведомости 12, которую можно заполнить на компьютере по форме (табл. 8.3).
Ведомости делаются по каждому цеху на основании массивов, полученных
при изготовлении сводок распределения заработной платы, материалов и других
расчетов, а затем разрабатывают общезаводскую ведомость по счету 25 (по той
же форме).
Расходы по счету 25 ежемесячно распределяют на выработанную
продукцию по методу, предусмотренному в отраслевой инструкции по учету
производства. На машиностроительных
предприятиях
эти расходы
распределяются, как правило, пропорционально сумме основной зарплаты
производственных рабочих.
Таблица 8.3
Учет затрат по цеху
Затраты по цеху N2
Дебетуемые
счета
Счет
за ____________ 19 __
Наименование
статей
Статья
г.
Кредитуемые счета
15
12
13
70
69
Суммы по
смете
Другие
Сумма
Шифр
Содержание оборудования и
рабочих
мест
Итого
При распределении всех расходов пропорционально производственной
зарплате рабочих берется общая сумма общепроизводственных расходов (итог
ведомости 12) в процентах к сумме производственной зарплаты рабочих. Сумма
зарплаты по каждому заказу (объекту) умножается на процент и таким образом
выявляется сумма цеховых расходов, отнесенная на данный заказ (объект). Это
выполняют на ПЭВМ. Расчет распределения расходов является основанием для
закрытия счета 25.
Учет расходов по счетам 26 "Общехозяйственные расходы", 31 "Расходы
будущих периодов" (в части расходов на освоение новых видов продукции), 43
"Коммерческие расходы" (в части экспедиционно-транспортных расходов на
отгрузку продукции) и 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей" (в части
резерва на оплату отпусков) ведется в ведомостях № 15, которые заполняются на
компьютере (табл. 8.4).
Методика изготовления ведомостей аналогична разработке ведомости
учета затрат по счету 25.
Для анализа общезаводских расходов в разрезе квартала на ПЭВМ обычно
составляют сводную ведомость общехозяйственных расходов по месяцам
квартала (табл. 8.5).
Таблица 8.4
Ведомость № 15
Дебетуемые счета
Обороты по дебету с кредита счета
Оборе ты
по
кредиту
Для счета
26 по
смете (по
Счет Статья, Наиме- 10 12 13 70 60 31 02 Разные
остальшифры нование
ным
аналитичесСумма Шифр За
С на- счетам
кого
месяц чала обороты
учета
года по дебету
с начала
года)
26
1
Основная и
дополнительная зар
плата
АУП
Итого
Таблица 8.5
Ведомость
Шифры
статей
расходов
Наименование Суммы по
статей
месяцам
…
…
Итого за
квартал
По смете
Итого
с начала
года
…
Общехозяйственные расходы распределяются на вырабатываемую
продукцию ежемесячно. Их сумма относится на счета 20 "Основное
производство" и 23 "Вспомогательные производства" в части продукции и услуг,
отпущенных на сторону. Общехозяйственные расходы, отнесенные на счет 20,
распределяют аналогично общепроизводственным расходам (например,
пропорционально основной зарплате производственных рабочих). Расчет
распределения общехозяйственных расходов используется для закрытия этого
счета и записи в ведомость № 15, журнал-ордер 10 и другие регистры.
Суммы по счету 31 "Расходы будущих периодов", содержащиеся в
ведомости № 15, списывают ежемесячно на затраты производства из расчета
плановых норм или с учетом периода, к которому они относятся.
Для учета затрат по счету 23 "Вспомогательные производства" необходимо
сгруппировать данные по цехам. Для этого на ПЭВМ можно разработать
ведомость (табл. 8.6).
Заполнение ведомости по каждому цеху производится обычно раз в месяц
из соответствующих ведомостей распределения материалов, зарплаты и других
по каждому заказу (объекту). Кроме того, на основании массивов всех цехов
ежемесячно составляется сводная ведомость затрат на вспомогательное производство (по форме цеховой ведомости). В ней вместо шифра объекта и
наименования изделий записывают соответственно шифр цеха и наименование
цеха, а графах против каждого шифра цеха - итоги ведомости цеха. Сводную
ведомость также разрабатывают на ПЭВМ. В ней графу шифра перемещают в
правую сторону между графами 23 и 24, а графы 21, 22 объединяют в двойную
графу "Прочие" с колонками "Сумма" и "Шифр".
Таблица 8.6
Ведомость ПО цехам
Ведомость учета затрат на производство
по цеху № _____ основного (вспомогательного) производства
за _________ 19 ___г. Синтетический счет №_________
Шифр Наиме- ОстаЗатраты на производство (с кредита счетов)
объекта нование ток на
(заказа) изделий начало
(объмесяца
ектов)
10/1 10/2 10/3 12 13 14 25 26 31 50 60 69 70
А
Б
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11
12 13 14
Продолжение
Кредит производства (в дебет счетов)
Прочие
Сумма
Шифр
15
16
Итого за
месяц
25
26
40
21
29
45
17
18
19
20
21
22
23
и
т. д.
Остаток
на конец
месяца
24
Цехи
вспомогательного
производства
ежемесячно
производят
инвентаризацию незавершенного производства. Данные для заполнения графы
24 ведомости учета затрат на производство берутся из инвентаризационной
ведомости, в которой остатки незавершенного производства на конец месяца
протаксированы по нормативным ценам и установлена нормативная стоимость
незавершенного производства. Каждый такой цех ежемесячно представляет в
бухгалтерию предприятия отчет о выполненных работах и услугах с указанием,
для кого эти работы, услуги или заказы были выполнены. На основании
ведомости затрат на производство устанавливается себестоимость единицы
продукции. В одних цехах единицей измерения для ее определения принято
считать нормо-час, в других, вырабатывающих однородную продукцию (пар,
сжатый воздух, электроэнергия и т.п.), - тонну пара, киловатт энергии, кубометр
сжатого воздуха и т.п.
Для вспомогательных цехов, вырабатывающих разнородную продукцию
или оказывающих разнородные услуги, аналитический учет прямых затрат на
производство ведется с подразделением на отдельные виды продукции или
услуги. Косвенные расходы распределяются, как правило, по заказам
пропорционально прямой оплате труда основных рабочих.
Исчислив стоимость единицы и установив по отчету цеха, какое
количество единиц отпущено тому или иному потребителю, составляют расчет
себестоимости продукции и услуг, оказанных каждому цеху-потребителю,
хозяйству-потребителю и на сторону (табл. 8.7).
Таблица 8.7
Ведомость расчета себестоимости продукции и услуг
Шифр
ДебеЕдиница
Колизаказа или туемые
измерения чество
изделия
счета и
наименование потребителей
1
2
3
4
Счет №
Цех № Цех
N° и т. д.
Итого
Себестоимость
единиц
Плановая Фактическая
Сумма
5
7
6
По плаПо сеновой цене бесто
чмости
8
Вычислительные операции по каждому расчету выполняют на
компьютере. В ведомости подсчитываются данные по графам 7 и 8 по
синтетическим счетам и цеху в целом. Затем формируется сводная ведомость
распределения услуг цехов вспомогательного производства по потребителям
(табл. 8.8). Итоги сводной ведомости контролируют путем сопоставления с
соответствующими итогами расчетов по цехам.
Таблица 8.8
Сводная ведомость распределения услуг цехов вспомогательного
производства
Шифр
заказа
1
Дебетуемые
счета и
потребители
2
Счет № Цех № и т.
д.
Итого
Цехи исполнители
№...
№...
№...
Итого Цех № Цех № Цех № Итого
Плановая себестоимость
Фактическая себестоимость
3
4
5
6
7
8
9
10
Учет потерь в производстве. Выявление таких потерь (от брака, простоев
и недостач в производстве) с целью их уменьшения и ликвидации является
важнейшей задачей, способствующей снижению себестоимости продукции за
счет внутренних резервов.
Учет брака продукции. Точный и углубленный учет (по видам, причинам
и виновникам) имеет большое значение для анализа причин возникновения брака
и борьбы с ним. Брак выявляют работники технического контроля или мастер в
момент приемки выполненной работы. При этом приемщик в рабочих нарядах
или других заменяющих их документах наряду с количеством годных изделий
или деталей проставляет количество забракованных, которые делятся на
Табельный
номер
виновника
Фамилия
инициалы
Номер акта
Номер
изделия
Номер
операции
Количество
забракованных
изделий
Сумма
зарплаты
Стоимость
материалов
Стоимость
полуфабрик
атов
тов
Итого
Стоимость
отходов
Сумма к
удержанию
исправимые и неисправимые. По исправимому браку в наряде записывают
процент оплаты за работу и выписывают дополнительный наряд со штампом
"Исправление брака", в котором указывают шифр вида, причины и виновника
брака. На материал, необходимый для исправления брака, составляется материальное требование с такими же реквизитами. Указанные документы со
штампом "Исправление брака" служат основанием для учета исправимого брака.
Неисправимый брак, иначе называемый окончательным, оформляют актом
на брак (тип. ф. Т-46), выписываемым в трех экземплярах, из которых один
вместе с забракованным изделием (деталью) передают в изолятор брака,
второй - в планово- диспетчерское бюро цеха, третий - в бухгалтерию.
Пользуясь Ценниками плановой себестоимости деталей и изделий, бухгалтерия
проставляет на каждом акте сумму заработной платы, стоимость материала и
полуфабрикатов на одно забракованное изделие и стоимость лома по цене
возможного использования.
Акты на брак, а также документы на исправление брака (рабочие наряды,
материальные требования) передаются в бухгалтерию. На основании актов на
окончательный брак печатают ведомость (табл. 8.9).
Предварительно акты группируют по табельным номерам виновников.
Компьютер подсчитывает данные по каждому акту (графы 7-11) и итоги по
табельным номерам виновников. Законченные ведомости передаются в
расчетную группу бухгалтерии для взыскания суммы удержаний с виновников
брака. На основании актов на брак составляются также ведомости потерь от
брака по шифрам изделий, причинам и виновникам брака. Методика их
изготовления аналогична представленной в табл. 8.9.
Таблица 8.9
Ведомость основных затрат на брак и удержаний с рабочих и
служащих виновников брака по цеху____________
за__________ 19
г.
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
7
10
Информационные массивы, полученные при разработке цеховых
ведомостей распределения брака по шифрам изделий, используют для
изготовления ведомостей распределения брака по шифрам аналитического учета
счета 20. Распределение данных обычно производится пропорционально
основной заработной плате рабочих (каждый вид расходов по установленному
проценту). После этого составляют сводную ведомость затрат на брак (табл.
8.10).
Таблица 8.10
Сводная ведомость затрат на брак
№
Сумма
цеха
1
Вычисляются
Зарплата
Материалы
2
3
Полуфабрикаты
4
отходы
удержания
5
6
Распределяемые
расходы
Всего
потерь
от брака
7
10
8
9
Аналогичные ведомости по цехам формируются на основании первичных
документов, имеющих штамп "Исправление брака". Техника их составления
отличается тем, что некоторые элементы, например отходы, не участвуют в
разработке, а следовательно, снижается объем работы.
Итоги сводной ведомости по окончательному браку суммируются с
итогами сводной ведомости по исправимому браку, в результате получаются
показатели общей суммы потерь от брака за отчетный месяц по предприятию в
целом.
В зависимости от требований администрации цехов и отдела технического
контроля предприятия составляется ряд сводок оперативно-аналитического
характера по формам, отвечающим конкретным условиям и требованиям. Так, на
ряде предприятий первичные документы систематизируются по видам брака и
составляются сводные данные в виде ведомости в разрезе цехов об удельном
весе брака по каждому его виду. Аналогично этому разрабатываются данные о
причинах и виновниках брака и его динамике. Данные сводных ведомостей
используются для записи в ведомости 14 и 12, в журнале-ордере 10/1 по дебету
счета 10 "Материалы" с кредита счета 28 "Брак в производстве". Сумму
удержаний с виновников брака отражают в журнале-ордере 10/1 по дебету счета
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" с кредита счета 28 "Брак в
производстве".
Учет потерь от простоев организуют путем выписки специальных
документов - простойных листков (тип. ф. Т-16). По их данным на компьютерах
изготовляют цеховые ведомости потерь от простоев с учетом причин и
виновников (см. табл. 8.9), а также общезаводские ведомости. Заметим, что
потери от простоев по внутренним причинам относят в дебет счета 25, по
внешним - в дебет счета 26, а из-за стихийных бедствий - на финансовые результаты (счет 80).
Учет недостач и излишков в производстве организуется обычно путем
проведения инвентаризации. Эти потери являются результатом неточностей
оперативного контроля, хищений и т. д. Суммы недостач относят на конкретных
виновников, а при невозможности взыскания ущерба с виновных - на
финансовые результаты.
Автоматизация обработки информации по учету незавершенного
производства. На предприятиях машиностроения систематически (ежемесячно,
ежеквартально) на первое число месяца производят инвентаризацию
незавершенного производства, которая позволяет установить реальную
стоимость незаконченной продукции, уточнить затраты на выпуск и выявить
реальную себестоимость выпущенной в отчетном периоде готовой продукции.
Она осуществляется специально выделенной комиссией на всех стадиях
производственного процесса, при этом остатки деталей, узлов и незаконченных
изделий записывают в инвентаризационную ведомость цеха (табл. 8.11).
Таблица 8.11
Инвентаризационная ведомость
Шифры
Инвентаризационная ведомость незавершенного производства
На_________ 199___ г. по цеху №____
Нормативы
Стоимость
Изделие
Деталь
Операция
Наименование
операции
1
2
3
4
на
на
мате- полу
риалы фабрикаты
5
6
Факна
Матетизарческие риалы
плату остатки
Полуфабрикаты
Сумма
зарплаты
7
10
11
8
9
Данные граф 1-4 и нормативы по графам 5-7 проставляют в бухгалтерии на
основании ценников. Инвентаризационная комиссия заполняет графу 8.
Подсчеты выполняются на вычислительных машинах. Операторы заполняют
графы 9, 10 и 11 и определяют в каждой инвентаризационной ведомости данные
по изделиям и итоги по цеху в целом. Ведомости рассчитаны на квартал.
Нормативные данные обычно корректируются раз в квартал, что позволяет точно
учитывать изменение незавершенного производства.
На некоторых предприятиях машиностроения оценка незавершенного
производства по цехам производится по элементам затрат с подразделением на
затраты данного цеха и предыдущих цехов. Ведомость незавершенного
производства в этом случае имеет форму, представленную в табл. 8.12.
Исходные данные в ведомости незавершенного производства* заполняются и
рассчитываются соответственно оперативными работниками цеха и
бухгалтерией.
На некоторых предприятиях данные инвентаризации не фиксируют в
отдельных ведомостях, а вносят в отчеты цеха по производству продукции. В
этом случае таксировку и подсчеты выполняют в отчетах цехов.
Таблица 8.12
Ведомость незавершенного производства по цехам
Изделие
А
Де
Остатки на операциях
таль Операция №
Б
КолиРасСумма
чество ценка
зардеталей
платы
1
2
3
Операция №
КолиРасчество ценка
деталей
4
5
Сумма
зарплаты
6
Итого
Про- КолиНормачие чество тивная
опе- деталей зарплата
рации
7-9
10
11
Продолжение
Нормативная зарплата по предыдущим цехам
Общая
Стоимость металла
Цех №
Цех №
Нормативная Нормативна 1 шт.
ная сумма
12
13
Нормативная Нормативна 1 шт.
ная сумма
14
15
нормативная
зарплата
16
По нормативу на 1
шт.
По нормативу на все
количество
17
18
Продолжение
Прочие затраты
Цех №
Цех №
Цех №
Итого
Процент Сумма
к сумме
зарплаты
19
20
Процент Сумма
к сумме
зарплаты
21
22
Процент Сумма
к сумме
зарплаты
23
24
Общая
нормативная
себе
стоимость
25
26
На
основании
инвентаризационных
ведомостей
незавершенного
производства цехов или отчетов по производству на компьютере составляют
сводную ведомость незавершенного производства по всему предприятию по
форме, представленной ниже (табл 8.13).
Таблица 8.13
Сводная ведомость
Изделие Цех
1
2
Нормативная себестоимость незавершенного производства
Зарплата
'Материалы
3
4
Полуфабрикаты
5
Прочие
затраты
Итого
Всего по изделию
6
7
8
Эту ведомость составляют на основании суммарных данных по изделиям,
подытоженных в инвентаризационных ведомостях. Порядок разноски данных
определяется тем, что нужно получить остаток незавершенного производства по
каждому изделию. Общие итоги по всей сводной ведомости печатают по графам
3-8.
При нормативном методе учета необходимо проводить периодическую
переоценку незавершенного производства. Для этого применяют способ
индексов (коэффициентов) изменения норм. Исчисленные коэффициенты
используют для переоценки остатка незавершенного производства по зарплате,
материалам и полуфабрикатам. Более точен метод изменения нормативов и
проведения инвентаризации, но он применяется не всегда из-за трудоемкости
внесения изменений и сложности его проведения.
Автоматизация обработки информации по учету затрат основного
производства и составление сводных регистров. Затраты на основное
производство можно группировать аналогично затратам вспомогательного
производства в ведомостях, которые ведутся на каждый цех основного
производства. Основанием служат те же документы, что и для ведомостей учета
затрат на вспомогательное производство, ведомостей цеховых и общезаводских
расходов и др.
Для правильной оценки выпуска продукции за отчетный период в конце
месяца производят инвентаризацию незавершенного производства и на разницу
между вступительным и исходящим остатком незавершенного производства
корректируют затраты на производство для исчисления себестоимости
выпущенной готовой продукции. На основании массивов, по которым были
составлены цеховые ведомости учета затрат на основное производство, на
компьютере можно изготовить сводную ведомость затрат всех цехов основного
производства.
Она
составляется
аналогично
сводной
ведомости
вспомогательного производства.
В зависимости от видов и технологии выпускаемой продукции, от метода
учета затраты на производство и выпуск готовой продукции учитываются в
регистрах различной формы. При позаказном методе на каждый заказ открывают
карточку затрат и выпуска. Такую же примерно карточку ведут для учета
массовой продукции на каждое изделие или группу однородных изделий (табл.
8.14).
Таблица 8.14
Карточка учета затрат и выпуска
Месяц
А
Заказ №____________
Изделие_____________Шифр____________Ед. изм._______________
Плановая цена___________________________________
Дебет счета 20 с кредита счетов
Кредит
счета 20
10
23
25
26
70
Прочие
Итого 28
1
2
3
4
5
6
7-11
12
13
Продолжение
В дебет счетов
№40
14
Прочие
15
Остаток незавершенного производства
Итого
16
На начало месяца
17
На конец месяца
18
Оборотная сторона карточки
Затраты Выпуск продукции по месяцам
Январь
Февраль
Сумма
Плановая Фактическая
Сумма
Плановая Фактическая
Прочие
месяцы
Остатки незавершенного
производства по элементам
затрат
на 1/1
на 1/2
и т. д.
Материалы
Зарплата
_________________________________________________________________________
Итого
_________________________________________________________________________
Стоимость единицы
_________________________________________________________________________
Записи в карточку производятся сводными данными за каждый месяц. Для
разноски данных используют соответствующие ведомости учета затрат на
производство. Печать осуществляется на компьютере. На оборотной стороне
карточки разноску данных производят за каждый месяц. Фактическая
себестоимость по каждому элементу затрат получается путем сложения остатка
на начало месяца по этому элементу с затратами за отчетный месяц (по данным
лицевой стороны карточки) и вычитания из общей суммы остатка на конец
месяца.
Плановая себестоимость выпуска исчисляется путем умножения норматива
по каждому элементу затрат (на единицу) на количество выпущенных изделий.
Итог плановой себестоимости сопоставляется с итогом по фактической и
устанавливается экономия или перерасход по себестоимости выпущенного
конкретного изделия за отчетный месяц. Фактическую себестоимость единицы
получают путем деления суммы затрат на выпуск за отчетный месяц на
количество выпущенных изделий. После обработки карточек за отчетный месяц
картотеку передают в бухгалтерию (в группу учета производства).
Известно, что учет затрат на производство ведется по позаказному,
нормативному или передельному методу. Наиболее прогрессивным считается
нормативный, который применяется преимущественно в серийном и массовом
производстве. В данном случае затраты учитываются в соответствии с нормами,
установленными на изготовление конкретной продукции, и отклонениями от
норм. Кроме того, производится расчет затрат в связи с текущим изменением
действующих норм. Себестоимость продукции при таком методе складывается
из нормативной себестоимости, к которой прибавляются (или вычитаются)
отклонения от норм и изменения текущих норм.
В первичных документах на затраты производства (зарплата, материалы и
др.) указывают расходы по установленным нормативам. На затраты, которые
выходят из рамок текущих нормативов, выписываются отдельные документы,
имеющие отличительную пометку "Отклонения от норм". Разработка первичных
документов производится отдельно по документам, выписанным по нормам, и
документам на отклонения от текущих норм.
Для внедрения нормативного учета необходимо следующее: упорядочить и
систематизировать действующие текущие нормативы расхода материалов,
зарплаты и других затрат на каждый вид продукции; вести точный учет норм и
выписывать документы по текущим нормам; установить твердый порядок
изменения текущих норм и своевременного извещения об этом всех работников,
связанных с учетом, планированием и оперативным управлением; разработать
номенклатуры отклонений от норм по расходу материалов, зарплаты и т.д.;
разработать на каждый вид продукции нормативную калькуляцию
себестоимости в разрезе цехов-исполнителей; вести расчет затрат в связи с
изменением текущих норм, не отраженных в документах на отклонения.
Преимущество нормативного метода учета заключается в том, что
отклонения от норм выявляются в момент их возникновения и выписка
документов на отклонения представляет собой действенный фактор
оперативного вмешательства в ход производственного процесса в случаях
нарушения действующих нормативов.
Затраты на производство в целом по предприятию обобщаются в
журналах-ордерах № 10 и № 10/1. Их можно разработать с помощью ПЭВМ. Для
заполнения журнала-ордера № 10 используются итоговые данные ведомостей №
12, № 15, расчета отклонений фактической себестоимости материалов от
стоимости их по плановым ценам (или транспортно-заготовительных расходов)
и сводных ведомостей вспомогательного и основного производства, других
регистров.
Раздел 1 "Издержки производства" в журнале-ордере № 10 заполняют на
компьютере. Оператор печатает данные по каждой строке, а затем в строке 3
автоматически печатаются итоги по строкам 1 и 2 (итого по счету 25), строкам 4,
5 и 6 (данные по счетам 23, 20 и 28), строкам 8-11. Общие итоги (строка 7) по
строкам 1-6, по счету 25 и в целом по журналу получают путем подсчета
частных итогов.
Разделы 2 "Расчет затрат на производство по экономическим элементам" и
3 "Расчет себестоимости товарной продукции", а также данные "Расход сырья и
материалов на производство по учетным группам и расчет отклонений
фактической себестоимости этих материальных ценностей от их стоимости по
учетным ценам" журнала-ордера № 10 заполняются вручную. На компьютере
заполняют также данные по журналу-ордеру № 10/1. Обороты по
корреспондирующим счетам заполняют на основании соответствующих
регистров и итоговых данных раздела 1 (табл. 8.15 и 8.16).
Таким образом, данные, сгруппированные в журналах-ордерах № 10 и №
10/1, представляют собой обобщенные экономические показатели затрат на
производство, списаний в уменьшение этих затрат и себестоимости выпущенной
продукции. Сведения из этих журналов могут быть использованы для контроля
правильности оборотов по дебету и кредиту счетов 25, 26, 28 и др.
Таблица 8.15
Сводный регистр
№ строки
А
1
2
3 (итого по
счету 25)
4
5
6
Итого (по
строкам
4—6)
7 (всего по
строкам
1-6)
8
9
10
11
Дебет счетов
№
Наименования 10/1
счета цехов
Б
В
1
25
Цех№
25
Цехи №
23
20
28
26
31
89
20
Транспортнозаготовительные
10/2
2
Прочие
3-14
Разные
Сумма Шифр
15
А
Итого 26
16
17
Итого (по
строкам
8—11)
Всего по
журналу
Таблица 8.16
Сводная ведомость
№
В дебет
стро счетов
ки
№ Най
сче ме
та но
вани
е
1
С кредита счетов
10/1
По
учетным
ценам
Транспортно
заготов
ительны
е
расход
ы
10/2
По
учетным
ценам
Транспортно
заготов
ительны
е
расход
ы
12
13 Прочи Разные
е
По
Сумма Шифр
счета
учетным
ценам
Итог 26
о
05
13
40
и
т.д.
Итог
о
По
журн
а
луорде
ру
№ 10
Всег
о
8.3 Автоматизация расчетов по составлению калькуляций себестоимости
продукции
Для определения себестоимости товарной продукции, учета выполнения
плана по себестоимости и контроля выполнения задания по снижению
себестоимости сравнимой продукции на промышленных предприятиях
составляют калькуляции, в которых отражают по каждому изделию или группе
однородных изделий фактическую себестоимость единицы в сопоставлении с
себестоимостью, предусмотренной планом, и среднегодовой (прошлого года).
Номенклатура статей калькуляции предусмотрена соответствующей отраслевой
инструкцией по учету производства и калькулированию готовой продукции. В
табл. 8.17 приведена примерная калькуляция изделия машиностроительного
предприятия.
Таблица 8.17
Примерный вид калькуляции
Калькуляция на (название изделия)______
Шифр изделия___________ за ______________199 ___ г.
Выпущено в отчетном периоде __________ шт. По плану _________ шт.
Наименование
На весь выпуск изделий
На единицу изделия
калькуляционных статей
По от- По плаПо себеПо от- По плаПо себерасходов
чету
новой
стоичетной новой
стоимости
себесто- мости
себесебестои- прошлого
имости
прошлого стои- мости
года
года
мости
1
2
3
4
5
6
7
Сырье и основные материалы
Покупные полуфабрикаты
Возвратные отходы
(исключаемые из
себестоимости)
Итого
Затраты на оплату труда
Отчисления на социальные
нужды
Общеп роизводственные
расходы
Общехозяйственные расходы Прочие расходы
Общая заводская себестоимость Коммерческие
расходы
Полная себестоимость
Графы 1, 6 и 7 печатаются на основании справочника-ценника, графа 2 сведений по затратам. Данные в графах 3, 4 и 5 по каждой статье калькуляции
рассчитывают на компьютере: в 3-й - путем умножения данных о выпуске в
отчетном месяце, указанных в заголовке, на показатель графы 6; в 4-й - путем
умножения данных о выпуске на показатель графы 7; в 5-й - путем деления показателя графы 2 на количество выпущенной продукции.
В ведомости печатаются итоги по материалам, заводской себестоимости и
полной себестоимости. После этого производится контроль по итоговым данным
счетной обработки. Для этого итог графы 2 делят на количество выпуска
(частное должно равняться итогу графы 5). На тот же делитель делят итог граф 3
и 4 (частные соответственно должны быть равны итогам граф 6 и 7). Следующим
этапом работы является свод калькуляций, который обычно составляется раз в
квартал и с начала года. На основании сводов выявляют среднюю себестоимость
за каждый квартал и с начала года.
ГЛАВА 9
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ И ЕЕ РЕАЛИЗАЦИИ
9.1 Общая характеристика комплекса задач по учету готовой продукции и
ее реализации
Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на
складе предназначен счет 40 "Готовая продукция", для учета отгруженной
продукции - счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", а для учета
реализованной продукции - счет 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", 47
"Реализация основных средств" и 48 "Реализация прочих активов".
Номенклатура готовой продукции определяет объемные показатели
деятельности предприятия, поэтому необходимо обеспечить точный учет
готовой, отгруженной и реализованной продукции. Для автоматизации такого
учета используются следующие классификаторы: цехов и отделов предприятия;
единиц измерения; синтетических счетов и субсчетов; готовых изделий;
плательщиков, потребителей, номеров счетов-фактур. Классификатор номеров
счетов-фактур строится по порядковой системе, нумерация ведется с начала
года.
Поступление готовой продукции из цехов на склад оформляется приемносдаточными накладными, актами и другими документами. Они выписываются в
двух-трех экземплярах, из которых первый остается в цехе-изготовителе, второй
- на складе, третий передается в бухгалтерию.
Кладовщик склада на основании документов о поступлении продукции
делает соответствующую запись в карточках складского учета. Поступление
готовых изделий со стороны (возврат, полуфабрикаты и т. д.) оформляется
приходными ордерами или актами, которые также выписываются в двух-трех экземплярах.
Отгрузка (отпуск) готовой продукции оформляется накладными,
приказами-накладными и сводными накладными (если готовая продукция
отпускается на основании разнарядок или договоров разным покупателям). Эти
документы выписываются обычно в двух экземплярах, один из которых
направляется покупателю, а другой передается для выписки платежных
поручений и счетов-фактур. Счета-фактуры или другие расчетные документы
целесообразно выписывать на компьютере.
Отметим, что учет движения готовой продукции на складе ведется
аналогично учету материальных ценностей, а отгруженной и реализованной
продукции - в бухгалтерии и отделе сбыта. Поэтому для крупных и средних
предприятий целесообразно автоматизировать эти процессы на основе единой
информационной базы.
9.2 Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации
Для реализации поставленной задачи использованы программные решения,
состоящие из двух частей: АРМ по организации учета готовой продукции, ее
отгрузки и реализации в отделе сбыта (коммерческом отделе) (АРМ УГПС), а
также АРМ бухгалтера, ведущего учет отгрузки и реализации готовой продукции
в бухгалтерии.
АРМ работника отдела сбыта (АРМ УГПС) обеспечивает учет
поступления на склад и отгрузки со склада готовой продукции и позволяет
получить информацию о наличии ее на складе, о выполнении договоров, о
выписанных счетах-фактурах. Он выполняет такие функции, как организация и
ведение картотеки складского учета, учет отгрузки готовой продукции,
рекламаций, выполнения договоров, а также печать регистров и сервис. В
соответствии с этими функциями строится головное меню (рис. 9.1).
Рис. 9.1. Схема диалога АРМ УГПС
Постоянная информация, участвующая в обработке, содержится в пяти
справочниках (рис. 9.2 и табл. 9.1): справочник потребителей (POTREB),
справочник-ценник (PROD), справочник-ценник тары (TARA), справочник
договоров (DOGVR), справочник актов забракованных изделий (RECL).
Рис. 9.2. Информационная модель реализации задач АРМ УГПС
Таблица 9.1
Справочники
Позиции
Тип
Справочник потребителей (POTREB
Код потребителя
С
Наименование
С
Адрес
С
Расчетный счет
С
Где находится
С
Код плательщика
С
Наименование плательщика с
Справочник-ценник (PROD)
Номенклатурный номер
с
Наименование изделия
с
Тип изделия
с
Единица измерения
с
Цена оптовая
N
Цена розничная
N
Склад
N
Остаток на начало месяца
N
Остаток суточный
N
Остаток по рекламациям
N
Справочник-ценник тары (TARA)
Номенклатурный номер тары
С
Номенклатурный номер изделия
С
Наименование тары
С
Единица измерения
N
Цена тары
N
Справочник договоров (DOGVR)
Основание / договор
С
Дата
D
Длина знака
)
10
30
40
11
30
10
30
7
9
9
2
6,2
6,2
4
6
6
6
7
7
15
2
6,2
15
8
Код потребителя
Номенклатурный номер
Единица измерения
Количество по договору
Месяц 1-й
С
С
N
N
N
Месяц 12-й
N
Справочник актов забракованных изделий (RECL)
Номер акта
С
Дата акта
D
Месяц отпуска
N
Код потребителя
С
Номенклатурный номер
С
Единица измерения
N
Количество, готовое к отпуску
N
Количество отпущенное
N
10
7
2
8
8
8
15
8
2
10
7
2
8
8
К постоянной информации относится файл с паспортными данными
предприятия (INSTAL), а промежуточная информация содержится в файлах:
"Отгруженная продукция (GOTPR)", "Отгруженная тара (OTGR - TARA)" и
"Карточка складского учета (NASKLAD)" (табл. 9.2).
Таблица 9.2
Структура файлов
Позиции
Структура записи реквизитов файла INSTAL
Шифр предприятия
Наименование предприятия
Расчетный счет
Наименование банка
ФИО главного бухгалтера
"Отгруженная продукция" (GOTPR)
Дата регистрации
Номер счета-накладной
Признак отгрузки
Код потребителя
Наименование потребителя
Договор
Номенклатурный номер изделия
Единица измерения
Фактически отпущено
Шифр цен
Услуги
Скидка
Наценка
Тариф
Тара
Дата отпуска
Сумма
"Отгруженная тара" (OTGR - TARA)
Номер накладной
Тип
Длина знака
С
С
С
С
С
6
30
6
30
15
D
N
N
С
С
С
С
N
N
8
5
2
10
30
15
7
2
8
N
N
N
N
N
D
N
2
6,2
6,2
6,2
6,2
8
12,2
N
4
Номенклатурный номер тары
Наименование тары
Количество отпущено
Цена тары
"Карточка складского учета" (NASKLAD)
Дата
Номенклатурный номер
Номер документа
Откуда, кому
Признак отгрузки
Приход
Расход
Остаток суточный
С
С
N
N
7
15
8
6
D
С
С
С
С
N
N
N
8
7
4
10
2
6
6
6
Функция "Карточка" обеспечивает регистрацию поступления готовой
продукции на основе сдаточной накладной, а также просмотр картотеки
складского учета. В процессе регистрации поступления готовой продукции
заполняют карточку складского учета по указанному номенклатурному номеру
изделия (табл. 9.3). При желании пользователь может вывести результаты
просмотра на печать.
Функция "Отгрузка" включает формирование и печать счетов-накладных,
которые необходимы для отгрузки продукции потребителям, а также ввод
данных об отгрузке и таре, получение информации, отражающей текущую
ситуацию по отгрузке продукции.
При печати счетов-фактур пользователь выбирает потребителя, который
его интересует, и указывает необходимые атрибуты (количество экземпляров,
номер счета-накладной, скидка и надбавка в процентах, тариф, шифр цен,
признак отгрузки и др.).
Таблица 9.3
Карточка складского учета
Наименование Единица
Цена
Номер Номенклатуризмерения
склада ный номер
Оптовая Розничная
Документ
Дата Номер
От кого поступило,
кому отпущено
Признак
Расход
Остаток
Выбор данных о физической отгрузке продукции осуществляется на
основе выбора пользователем интересующих его номера счета-фактуры,
потребителя и номенклатурного номера. После этого ему предъявляются
атрибуты выписанной счета-накладной. Необходимо ввести дату отгрузки,
фактическое количество отгруженной продукции и признак отгрузки. Проверив
правильность заполнения, пользователь вводит данные о таре. Для этого указывают количество видов тары по изделию, выбирают ее и указывают общее
количество (табл. 9.4).
Таблица 9.4
Счет-фактура
Код потребителя
Накладная
Дата
Номер
Наименование
Признак Фактически
отгружено
Единица измерения Номенклатурный номер
Номер
Шифр
договора цены
Скидка
Наценка
Тариф
Поскольку в счете-фактуре печатаются все номера по выбранному
потребителю, а данные об фактической отгрузке могут быть введены лишь по
некоторым из них, то возникает необходимость удаления тех записей, по
которым не будет производиться фактическая отгрузка. Для этого выбирается
номер накладной, потребителя, номенклатуры. В поле "фактически отгружено"
вводится значение 0. Данные по таре в этом случае не вводятся.
Печать данных об отгрузке конкретного изделия конкретному
потребителю в разрезе дней исходного месяца осуществляется по форме,
указанной в табл. 9.5.
Таблица 9.5
Справка об отгрузке
Потребитель
Номенклатурный номер
Документ
От кого поступило (кому Признак
отпущено)
Дата Номер
Приход
Расход
Остаток
Работу по рекламациям обеспечивает функция "Рекламации". Здесь тоже
выполняется печать признаков-накладных и ввод данных об отгрузке продукции,
формируется отчет о состояния дел по рекламациям. Печать приказов-накладных
осуществляется после указания пользователей необходимых атрибутов:
количества экземпляров, номера приказа-накладной.
Вывод информации о фактической отгрузке может быть выполнен после
выбора пользователем интересующего его номе- pa приказа-накладной,
потребителя и номенклатурного номера. При этом ему будут предъявлены
атрибуты выписанной счета-фактуры. Здесь пользователь уточняет дату
фактической отгрузки, количество отгруженной продукции и признак отгрузки.
Если при вводе фактической отгрузки общая величина становится больше или
равна планируемой, то выводится сообщение о завершении выполнения
обязательств по поступившим рекламациям.
Поскольку в счете-фактуре печатаются все номера по выбранному
потребителю, а фактическая отгрузка может быть введена лишь по некоторым из
них, возникает необходимость удаления записей, по которым фактической
отгрузки не будет. Для этого выбирается номер накладной, потребителя,
номенклатуры и в поле "фактически отгружено" вводится 0.
Для печати данных об отгрузке по рекламациям вводятся код потребителя
и номенклатурный номер изделия в разрезе дней исходного месяца.
Еще одна функция - "Просмотр договоров" обеспечивает выборку всех
заключенных договоров по отгрузке продукции и после ввода номера договора,
его даты и кода потребителя, осуществляет высвечивание видеокадра по форме,
представленной ниже (табл. 9.6.).
Таблица 9.6
Функция "Просмотр договора"
Номер
договора
Дата договора
Код
потребителя
Номенклатурный номер
Единица
измерения
План
Факт
Остаток
Функция "Печать" включает печать оборотной ведомости, отчета о
поставке продукции (табл. 9.7 и 9.8).
Таблица 9.7
Оборотная ведомость
Наименование НоменЕдиница
товаров, мате- клатурный измерения
риалов
номер
На начало
месяца
Оборот
Приход
На
конец
месяца
Расход
Таблица 9.8
Отчет об отгрузке готовой продукции в________месяце
по номенклатурному номеру
Фондо
держатель
Потребитель,
город
По договору
Фактически
постановлено
Отгрузить по
рекламациям
Отгружено
в счет
рекламации
Недогрузка
(перегрузка) по
договору
Недогрузка
по рекламации
Функция "Сервис" обеспечивает печать визитной карточки, настройку
цвета, копирование, а также ведение справочников и рекламаций.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера по учету готовой
продукции, ее отгрузке и реализации в бухгалтерии (АРМ УГПБ) может
функционировать автономно или в комплексе с другими АРМ. Входная
информация формируется на месте возникновения в отделе сбыта и передается в
бухгалтерию в электронном виде. На основании этих данных выписывают счетафактуры, которые, однако, могут быть сформированы и при вводе
соответствующей информации с клавиатуры. Информационная модель АРМ
УГПС представлена на рис. 9.3.
АРМ УГПБ обеспечивает выполнение пользователем четырех функций:
решение задачи "Отгрузка и реализация", печать машинограмм, ведение
справочников и сервис (рис. 9.4).
Решение задачи "Отгрузка и реализация" предусматривает выполнение
всех основных технологических действий по вводу исходной информации,
обработке и выводу результатной. Режим "Ведение отгрузки и реализации"
обеспечивает ведение оперативной информации по отгрузке и реализации
готовой продукции. После окончания ввода и корректировки по желаний
пользователя, который должен в этом случае указать дату оплаты, может быть
выполнен контроль данных об оплате и их печать в следующем виде.
№ платежного
требования
Итого по ведомости
Сумма к
оплате
Оплачено
Отклонения
Ввод данных об отгрузке имеет свое локальное подменю и обеспечивает
копирование (ввод с дискеты), просмотр базы и добавление (перенос данных из
промежуточной базы в основную).
При ведении базы данных об отказах осуществляется ввод оперативной
информации в полноэкранном режиме, ее корректировка и перенос в файл
OTKAZ (табл. 9.9.).
Таблица 9.9
Структура записи файла "Отказы" (OTKAZ)
Позиции
Тип
Длина знака
Дата отказа
D
8
Номер платежного поручения
N
8
Номер счета-фактуры
N
8
Номенклатурный номер
С
12
Стоимость готовой продукции
N
6,2
Тариф
N
6,2
Тара
N
8
Скидка
N
6,2
Надбавка
N
8
Услуги
N
8
Спецмашиностроение
N
8
Налог с оборота
N
8
Сумма к оплате
N
8
Сумма оплаты
N
8
Количество по номенклатурному номеру
N
8
Режим "Выписка счета" обеспечивается на основе промежуточной базы,
которая должна быть к этому моменту откорректирована пользователем. После
выписки счета данные об отгрузке автоматически переносятся в основную базу.
По выписанным платежным документам может быть выполнен режим
"Печать реестра". Последний выдается в виде типовой формы № 884,
представленной в табл. 9.10.
Таблица 9.10
Форма № 884
Поставщик
Дата составления
Дата начала отпуска
готовой продукции
Реестр №
Срок кредита
№ счета поставщика
Сумма по реестру (прописью и цифрами)
Сумма (цифрами)
№ плат. пор.
Сумма
Сумма
Подпись поставщика
№ плат. пор.
№ плат. пор.
Сумма
Проведено банком
Последний режим, выполняющийся в пределах функции "Отгрузка и
реализация", обеспечивает расшифровку платежных требований с помощью
вывода информации о содержании счетов-накладных, находящихся в них.
Функция "Печать машинограмм" обеспечивает формирование и вывод
формы № 16, выходных документов (см. рис. 9.3), сальдо неоплаченных счетов,
сальдо счетов, не ушедших в банк, и сводной формы № 16 (табл. 9.11—9.13).
Здесь же осуществляется переход на следующий месяц. Это происходит
автоматически, поэтому необходимые пользователю формы отчетности должны
быть выведены заранее. В результате выполнения перехода в базе остается файл
записей сальдо неоплаченных счетов.
Таблица 9.11
Форма № 16
СтоТаимость риф
готовой
продукции
СпецНамашино- лог
строение с оборота
Сумма
за
над- скид
тару бавки ки
Сумма Дата
к
оплаты
оплате
Сумма
оплаты
Отказ
за услуги
По каждой странице, а после завершения печати и по всей ведомости
формируются контрольные суммы по всем реквизитам-основаниям.
Таблица 9.12
Форма № 16 в разрезе потребителей
№
платежного
требования
№
Тип
счета пронаклад- дукции
ной
Количество
Стоимость
К оплате
Оплата
Дата
Разница
Дата
отказа
Сумма
Таблица 9.13
Сводная ф. № 16
Наименование
показателя
Услуги
Спецмашиностроение
Скидка
Надбавка
Тара
Тариф
К оплате
Отгрузка Сальдо
Не
Реклаушедшие мации
в банк
Оплачено
полчастично
ностью
Остатки
Стоимость
готовой
продукции
Вид машинограмм сальдо неоплаченных счетов и сальдо счетов, не
ушедших в банк, идентичен форме № 16, а аналогичных машинограмм,
сделанных в разрезе потребителей, совпадает с формой № 16 в соответствующем
разрезе. Режим функций ведения справочников и сервиса аналогичен по
содержанию этим же функциям в АРМ УГПС.
В целом система взаимосвязанных АРМ по учету готовой продукции
позволяет освободить работников отдела сбыта и бухгалтерии от рутинного
ручного труда, предоставив время для выполнения их главных функций контрольно-аналитических, сократить сроки формирования и выпуска
отчетности, одновременно повысив оперативность, достоверность и качество
учета готовой продукции.
ГЛАВА 10
АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ, ПРОЧИХ
УЧЕТНЫХ РАБОТ, СВОДНОГО АНАЛИТИЧЕСКОГО И
СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА И СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
10.1 Общая характеристика комплексов задач
В настоящей главе рассматриваются вопросы автоматизации аналитического и синтетического учета по счетам раздела V "Денежные средства"
(счета 50-52, 55-58), раздела VI "Расчеты" (счета 60-65, 67-71, 73, 75-79), раздела
VII "Финансовые результаты и их использование" (счета 80-84), раздела VIII
"Капитал и резервы" (счета 85-89), раздела IX "Кредиты и финансирование"
(счета 90, 92-97), "Планы счетов бухгалтерского учета". Объединение этих
счетов вызвано тем, что обработка информации по ним выполняется по единой
технологии. При этом используется единая система классификаторов, структура
входных и хранимых массивов, выходных регистров-машинограмм
применительно к соответствующей форме учета. В дальнейшем описание
технологии ориентировано на автоматизированную и журнально-ордерную
форму учета.
Автоматизация учета по перечисленным счетам ведется с использованием
АРМ по учету финансово-расчетных операций и сводному учету (АРМ УФРО и
СУ).
Организация учета денежных средств является важнейшей задачей
бухгалтерского учета. Необходимо обеспечить повседневный контроль за
сохранностью, правильным использованием и состоянием денежных средств на
расчетном счете в банке.
Прием и выдача денег, оформление приходных и расходных документов,
ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях
осуществляются в порядке, установленном "Положением о ведении кассовых
операций предприятиями, учреждениями и организациями". В соответствии с
этим документом промышленные предприятия и организации обязаны хранить
свои денежные средства в соответствующих банках, через которые между
предприятиями и организациями осуществляются безналичные расчеты.
Банковские операции являются более трудоемкими, чем кассовые, поскольку
они характеризуются большим количеством первичных документов,
разнообразием операций и т. п.
Учет расчетных операций должен обеспечить контроль за состоянием
расчетов как с внешними организациями и предприятиями (поставщиками,
подрядчиками, клиентурой), так и с внутренними (подотчетными лицами,
депонентами и т.п.).
При использовании компьютера все регистры аналитического и
синтетического характера, а также отчетность и приложения можно получать в
законченном виде на печатающих устройствах. ПЭВМ позволяют изготовлять
регистры более экономично, совмещая процессы группировки по аналитическим
шифрам и печатания синтетических регистров. За работниками бухгалтерии
сохраняются функции кодирования первичных документов и ввода данных в
компьютер, если это необходимо. Сами бухгалтеры разрабатывают все нужные
регистры, контролируют правильность их изготовления и составляют различные
справки.
Для
автоматизации
перечисленных
операций
используются
классификаторы цехов и отделов предприятия, синтетических счетов, субсчетов
и шифров аналитического учета, регистрационных номеров документов,
фамилий работающих (табельных номеров) и т.д. Для учета денежных средств и
расчетов применяются различные первичные документы: приходные и
расходные кассовые ордера, платежные поручения, приходные ордера, акты на
выполненные работы, а также выписки из расчетных счетов в банках.
Процесс обработки информации в бухгалтерии организуется следующим
образом: данные с первичных документов по счетам вводятся в компьютер,
после чего получают контрольные протоколы и итоги ввода за текущий период,
затем печатают необходимые отчетные регистры, одновременно накапливая
сведения в базе данных. Связь с другими участками учета, которые
автоматизированы по соответствующим рабочим местам, осуществляется за
счет передачи в АРМ УФРО и СУ соответствующих файлов бухгалтерских
записей. Кроме того, в АРМ УФРО и СУ предусмотрена возможность выписки
первичных документов с одновременной загрузкой информации в базу данных.
10.2 Автоматизация учета финансово-расчетных операций и сводного
учета
Для решения комплекса задач по автоматизации финансоворасчетных операций используются первичные документы, данные для
создания справочников нормативно-справочной информации и массивы
проводок из других АРМ (рис. 10.1).
Все классификаторы, кроме классификатора бухгалтерских проводок,
имеют стандартную структуру. Структура записи массива бухгалтерских
проводок приведена в табл. 10.1.
Таблица 10.1
Структура записи файла бухгалтерских проводок (KLBP)
Позиции
Тип
Длина знака
Дебетуемый счет
Субсчет дебетуемого документа
С
С
2
6
Кредитуемый счет
С
2
Субсчет кредитуемого документа
Содержание операции
С
С
6
20
На основе введенной информации и массивов НСИ формируется
протокол ввода (MONEY), где хранится вся информация о бухгалтерских
проводках, соответствующих учитываемым операциям (табл. 10.2).
Таблица 10.2
Структура записи протокола ввода (MONEY)
Позиции
Тип
Длина знака
Дата регистрации
Дата операции
D
D
8
8
Основной счет
С
2
Субсчет основного счета
С
6
Корреспондирующий счет
С
2
Субсчет корреспондирующего счета
Сумма дебета основного счета
Сумма кредита основного счета
С
N
N
6
6,2
6,2
Номер документа
Содержание операции
С
С
4
20
Наименование документа
С
13
Для хранения сальдо на начало месяца и расчета оборотов по
аналитическим и синтетическим счетам используются массивы OBVED и
BALANS (тг.бл. 10.3).
Таблица 10.3
Структура записи массивов
Позиции
Тип
Длина знака
"Оборотная ведомость по аналитическим счетам" (OBVED)
Номер синтетического счета
Номер субсчета
Сальдо начальное дебет
Сальдо начальное кредит
Дебет(обороты)
С
N
N
N
N
2
2
6,2
6,2
6,2
Кредит (обороты)
"Баланс"
Синтетический счет
Сальдо начальное дебетовое
Сальдо начальное кредитовое
Дебет(обороты)
Кредит (обороты)
N
6,2
С
N
N
N
N
2
6,2
6,2
6,2
6,2
Данные массива "Баланс" получаются из данных массива OBVED
простым суммированием, поэтому такую информацию эффективнее считать, чем
хранить. Эти итоги необходимы для получения различных справок и отчетных
форм по синтетическим счетам.
В процессе работы может быть получен ряд видеограмм и машинограмм.
Так, для контроля ввода предусмотрены просмотр введенной информации, ее
корректировка и печать. Можно напечатать также ведомости: протокол ввода за
заданный период (табл. 10.4); журнал хозяйственных операций (табл. 10.5);
справку о начальных сальдо, оборотах и исходящих сальдо по аналитическому и
синтетическому счетам по запросу на любую дату текущего месяца (табл. 10.6), а
также отчет кассира (табл. 10.7).
Таблица 10.4
Протокол введенной информации
Дата
ввода
Основной
счет и
счет
аналитического
учета
Номер
Дата
документа операции
Корреспондирующий
счет и
счет
аналитического
учета
Итого по
счету
Итого по
дате
Всего:
Сумма
Дебет
Кредит
*
*
*
*
Содержание
операции
Таблица 10.5
Журнал хозяйственных операций
Номер
документа
СодерО. П.
жание
операции
Основной
Счет
Корреспонд.
Анал.
счет
Счет
Анал.
счет
Дебет
Кредит
Таблица 10.6
Справка о состоянии счетов
Дата: 10 декабря 1998 г.
Счет: 50
Субсчет:
Сальдо начального дебета: 10000,00
Обороты дебета: 20000,00
Сальдо конечного дебета: 15000,00
Сальдо начального кредита:
Обороты кредита: 15000,00
Сальдо конечного кредита:
Таблица 10.7
Отчет кассира
Предприятие____________Отчет кассира________(дата) Начальное сальдо___________
Номер документа
Всего
Корреспондирующий счет
аналитического
учета
Дебет 50
Кредит 50
*
Конечное
сальдо
*
Содержание
операции
Принято приходных документов
Принято расходных документов
Кассир
Дата
Главный бухгалтер
В конце месяца (или на любую дату) бухгалтер имеет возможность
просмотреть или распечатать следующие регистры:
• ведомость аналитического учета по счету (табл. 10.8);
• журнал аналитического учета по счету (табл. 10.9);
• ведомость синтетического учета по счету (табл. 10.10);
• листок-расшифровка для корреспонденции двух счетов (табл. 10.11);
• оборотно-сальдовый баланс по синтетическим счетам (табл. 10.12);
• журнал-ордер и ведомость по дебету счета (табл. 10.13 и 10.14);
• Главную книгу.
В конце квартала на основании данных массива можно сформировать и
вывести на печать баланс предприятия (типовая форма 1), отчет о прибылях и
убытках (типовая форма 2) и приложения к балансу, используя имеющиеся
текстовые массивы, описывающие отчетные формы приложений. Ведомости
применяются вместе с журналом хозяйственных операций, если учет ведется по
таблично-автоматизированной форме или форме "Журнал-Главная".
Таблица 10.8
Ведомость аналитического учета по счетам
Ведомость аналитического учета по счету №__________за
_______________________199 г.
Аналитический счет
Сальдо
на начало
месяца
Дебет Кредит
Итого по корреспондирующему счету
Итого по аналитическому
счету
Итого по основному счету
Корреспондирующий
счет
Обороты
Дебетовый
Сальдо
на конец
месяца
*
КреДебето- Кре
дитовый вое
дитовое
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Таблица 10.9
Журнал аналитического учета по счетам
Журнал аналитического учета по счету ___за_______ 19
г.
Корреспондирующий счет и аналитический Дата
Обороты
счет
операции Дебетовый Кредитовый
Итого
Итого по коррспонд. счету
,,,,
Итого
Итого по корреспонд. счету
Всего по основному счету
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Содержание
операции
Таблица 10.10
Ведомость синтетического учета по счету
Предприятие_______________
Ведомость синтетического учета по счету за_________1998 г.
Лист 1
Сальдо
КорреспонОбороты
дирующий счет
Дебетовое
Кредитовое
Дебетовый
Кредитовый
Итого
*
*
*
*
*
Главный бухгалтер /
/
Таблица 10.11
Лист-расшифровка
Предприятие________________Листок-расшифровка по счету 51 Расчетный счет по корреспондирующему счету 20 "Затраты
на основное производство" за сентябрь 1998 г.
Лист 1
Корреспондирующие
Счет
Обороты
Номер
Содержание операции
документа
Анал. счет Дебетовый
Кредитовый
Таблица 10.12
Оборотно-сальдовый баланс по синтетическим счетам
Основной
счет
Итого
Предприятие________________________
Оборотно-сальдовый баланс на 15.09.98 г.
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Дебетовое Кредитовое Дебетовый Кредитовый Дебетовое Кредитовое
*
*
*
*
*
*
Главный бухгалтер /
/
Таблица 10.13
Журнал-ордер № 2 по счету 51 за сентябрь 1998 г.
Дата
20
26
50 и т.д.
Итого
Таблица 10.14
Ведомость по дебету счета 51 за сентябрь 1998 г.
Дата
46 и т.д.
Итого
При использовании журнально-ордерной формы учета в качестве
регистров используют журналы-ордера, вспомогательные ведомости по дебету
счетов, листки-расшифровки. Это в основном касается журналов-ордеров 1, 2,
2/1, 3, 4, 6, 7, вспомогательных ведомостей 1 и 2 и листков-расшифровок.
Остальные регистры применительно к этой форме учета описаны в
соответствующих главах. Оборотно-сальдовый баланс имеет контрольное
значение и распечатывается по желанию пользователя в любой момент. Главная
книга печатается по форме ведомости синтетического учета по счету, но обороты
по кредиту показываются в ней не по корреспондирующим счетам, а общим
итогом по счету.
Используя возможности компьютеров, можно печатать такие первичные
документы, как приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение.
При этом соответствующие данные введенного документа автоматически
попадают в файл MONEY и используются для последующей обработки. Для контроля корректности выписки этих документов предусмотрены просмотр и печать
перечня выписанных документов. Приведенные регистры обеспечивают
организацию аналитического и синтетического учета по счетам финансоворасчетных операций, сводному аналитическому и синтетическому учету, по другим бухгалтерским счетам.
АРМ УФРО и СУ включает пять основных функций, которые образуют
головное меню (рис. 10.2): ввод информации, выписка документов, выдача
отчетов, специальные режимы, сервис.
Сразу после загрузки системы пользователь должен ввести пароль и дату
текущего сеанса, при этом дата предыдущего сеанса предлагается в качестве
подсказки (вводимая дата контролируется, т.е. нельзя ввести дату сеанса меньше
даты предыдущего). После этого на экране монитора высвечивается головное
меню, позволяющее пользователю выбрать необходимый режим работы. В
отдельных режимах имеются подсказки о применении различных
функциональных клавиш для выполнения дополнительных функций. Кроме
того, клавиша F10 позволяет вызвать на экран краткую инструкцию о порядке
проведения работы в том или ином режиме или подрежиме. По окончании
работы в любом из выбранных режимов происходит возврат в головное меню, а
пользователь может выбрать другой режим работы.
Функция "Ввод информации" включает режимы: ввод с документов,
протокол ввода, отчет кассира, ведомость хозяйственных операций, справки о
состоянии счета.
Первый режим предназначен для ввода и корректировки текущей
информации. Ввод осуществляется с первичных документов по специальному
макету, который появляется на экране. Реквизиты "Основной счет" и
"Корреспондирующий счет" контролируются на соответствие классификатору
бухгалтерских записей (проводок). Если пользователь ввел несуществующие
проводки, на экран выводится сообщение "Проводки отсутствуют в
классификаторе". После этого можно исправить корреспонденцию счетов либо
подтвердить ее. Во втором случае проводка будет введена в классификатор
бухгалтерских проводок. При необходимости можно вызвать на экран классификатор проводок нажатием функциональной клавиши. Для корректировки на
экране появляется таблица всей введенной информации, и пользователь может
удалить любую запись либо произвести корректировку отдельных реквизитов.
Режим "Протокол ввода" обеспечивает просмотр и печать протокола
введенной информации за определенный период, который задает пользователь
на экране.
Режим "Отчет кассира" обеспечивает просмотр и печать табуляграммы,
заменяющей отчет кассира. Табуляграмма составляется в двух экземплярах.
Первый имеет контрольное значение (отчет кассира) и обычно подшивается к
обработанной пачке документов за определенный день, второй экземпляр
заменяет кассовую книгу (по окончании месяца все листы брошюруются в книгу,
которая и является кассовой книгой).
Режимы "Ведомость хозяйственных операций" и "Справка о состоянии
счета" необходимы для печати этих регистров.
Функция "Выписка документов" обеспечивает возможность выписки
приходного кассового ордера, расходного кассового ордера,
платежного
поручения,
перечня выписанных документов. Документы должны иметь
уникальный номер (для каждого типа документов), по которому они
идентифицируются в базе. К номерам кассовых документов автоматически
присоединяется буква "к" (латинская), к номерам платежных поручений - "t".
Это необходимо для дальнейшего выделения информации. Макет документа
изображается на экране монитора. После того как пользователь ввел все
реквизиты, документ можно вывести на печать. При этом он пополняется
автоматически формируемыми реквизитами (сумма прописью, банковские
реквизиты предприятия и т. д.). Параллельно данные из выписанного
банковского документа заносятся в базу, где текстовые данные могут храниться
в ограниченном объеме.
Режим "Перечень документов" позволяет напечатать реестр по каждому
виду документов.
Режим "Выдача отчетов" предусматривает печать и просмотр отчетных
сводок. На экран выводится классификатор синтетических счетов, и
пользователь выбирает синтетический счет, по которому будет выдана
информация (по желанию пользователя либо на экран, либо на печать).
Функция "Специальные режимы" включает относительно редко
используемые режимы работы: коррекцию начальных сальдо, переход на новый
месяц, копирование, ведение классификаторов, ввод информации из других
АРМ.
В режиме "Коррекция начальных сальдо" пользователь может вводить и
корректировать начальные сальдо по всем учитываемым бухгалтерским счетам,
хранящимся в двух базах: для аналитических (в оборотной ведомости) и
синтетических (в балансе).
В режиме "Переход на новый месяц" автоматически выполняются
следующие действия: подсчитывается сальдо на конец текущего месяца по
каждому счету, уничтожается вся введенная информация за текущий месяц,
сальдо на конец текущего месяца становится сальдо на начало нового. Так как
режим перехода связан с возможным автоматическим уничтожением
информации, то пользователь должен создать копию закрываемой базы. Перед
началом работы необходимо выдать и проверить аналитические и синтетические
регистры по каждому счету.
Режим "Копирование и обмен данными" предназначен для ввода
информации с гибкого магнитного диска. Как правило, вводится информация
накопленных данных других АРМ. Данные на ГМД должны находиться в
массиве PROVOD, имеющим структуру, которая представлена в табл. 10.15.
Таблица 10.15
Массив PROVOD
Позиции
Тип
Длина знака
Дата сеанса
Основной счет
Субсчет основного счета
Корреспондирующий счет
Субсчет корреспондирующего счета
Сумма дебета
Сумма кредита
Номер документа
Содержание операции
D
С
С
С
С
N
N
С
С
8
2
6
2
6
6,2
6,2
4
20
Копирование информации необходимо для обеспечения ее сохранности,
поэтому рекомендуется ежедневно перед окончанием работы с программным
комплексом выполнить копирование. Для этого пользователь должен вставить
дискету с копией данных в дисковод и внимательно ответить на все вопросы,
которые появляются на экране дисплея. После окончания копирования программа возвращается в главное меню.
Если пользователь выбрал режим работы с классификаторами, то на
экране появляется меню, из которого он может выбрать необходимый
классификатор или справочник. После этого на экране высвечивается таблица,
заполненная ранее введенными строками классификатора. Пользователь может
корректировать эти значения и добавлять новые строки в классификатор. По
окончании работы с таблицей можно отпечатать откорректированный
классификатор.
Режим ввода информации из других АРМ необходим для информационной стыковки АРМ УФРО и СУ с другими программными комплексами,
которая осуществляется на основе применения локальных вычислительных сетей
либо дискетной технологии.
Функция "Сервис" предназначена для настройки АРМ. Она
обеспечивает выполнение четырех режимов: визитная карточка, дата начала
работы, архивы, индексирование. Первый режим позволяет ввести основные
реквизиты предприятия (наименование предприятия, расчетный счет и др.); при
втором вводится дата начала эксплуатации задачи, которая необходима для
организации автоматического перехода к следующему месяцу и печати периода
в машинограммах; режим "Архивы" позволяет пользователю осуществить
просмотр и печать данных любого месяца текущего года; режим
"Индексирование" необходим для ускорения работы комплекса при выборке
данных из базы и формирования выходных ведомостей.
10.3 Организация учета по счетам разделов V-IX Плана счетов
АРМ УФРО и СУ, как было отмечено, позволяет вести учет по разделам
V-IX Плана счетов по единой технологии. Поясним методику ведения такого
учета.
Учет кассовых операций ведется на счете 50 "Касса". Текущий учет
операций ведется с использованием приходных и расходных кассовых ордеров и
других документов, которые ежедневно пере- даются в бухгалтерию. После
этого в первичных документах проставляются шифры корреспондирующих
синтетических счетов, субсчетов и статей аналитического учета. Ежедневно на
ПЭВМ составляется отчет кассира и вкладыш для кассовой книги.
По окончании месяца на компьютере изготовляют журнал-ордер № 1 по
счету "Касса", вспомогательную ведомость по дебету счета "Касса" и листкирасшифровки по корреспондирующим счетам в разрезе статей аналитического
учета (формы регистров приведены в параграфе 9.2).
При таблично-автоматизированной форме вместо журнала-ордера № 1 и
вспомогательной ведомости составляют ведомости синтетического и
аналитического учета.
Текущее сальдо и обороты по счету 50 можно при необходимости
просмотреть на экране монитора (или отпечатать), воспользовавшись режимом
"Текущее сальдо". Можно также автоматизировать выписку кассовых
приходных и расходных ордеров с одновременной загрузкой данных в базу
данных. В этом случае отпадает необходимость в ручной разноске данных с этих
документов.
Учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 "Расчетный счет".
Основанием для операций служат выписки из расчетного счета (копия ведомости
лицевого счета предприятия в соответствующем банке). В этом документе
показаны суммы по поступлению и списанию. Бухгалтер к каждой выписке
подбирает соответствующие документы, производит их шифровку (проставляет
шифры корреспондирующих счетов и аналитического учета) и заносит данные с
документов в ПЭВМ. На основании проверенных и зашифрованных документов
разрабатывается журнал-ордер № 2 по кредиту счета 51 "Расчетный счет",
вспомогательная ведомость 2 по дебету этого счета или соответствующие
регистры применительно к автоматизированной форме учета.
Для учета операций, которые отражаются на счете 52 "Валютный счет",
используется журнал-ордер № 2/1 и ведомость к нему 2/1. При
автоматизированной форме учета по этому счету составляются ведомости
синтетического и аналитического учета.
В журнале-ордере 3 отражаются обороты по кредиту счетов 55
"Специальные счета в банках", 56 "Денежные документы" и 57 "Переводы в
пути" - аналитические данные к счету 55. Кредитовые обороты по счету 55
можно получить на основании выписок банка. Форма журнала и методика его
составления на ПЭВМ не отличаются от заполнения журнала-ордера № 1.
Суммы по кредиту счета 56 получают также по выпискам банка и тем же порядком, что и обороты по кредиту счета 55. Данные по счетам 90 "Краткосрочные
кредиты банков", 92 "Долгосрочные кредиты банков", 93 "Кредиты банков для
работников", 94 "Краткосрочные займы", 95 "Долгосрочные займы", а также
аналитические данные по этим счетам (сальдо на конец месяца по видам
кредитов и ссуд) отражаются в журнале-ордере № 4, который разрабатывается на
ПЭВМ по тем же форме и методике, что и журналы-ордеры № 1 и № 3.
Учет операций по заготовлению материальных ценностей, расчетам с
поставщиками, а также заполнение сведений за месяц для синтетического учета
поступления материалов ведется в журнале-ордере № 6 на счете 60 "Расчеты с
поставщиками и подрядчиками". В зависимости от организационной структуры
предприятия, условий расчетов с поставщиками, количества расчетных
документов используются различные варианты автоматизированного ведения
журнала-ордера № 6 или заменяющего его регистра (одного или нескольких).
Если объем информации по счету 60 невелик, можно получить регистры,
предусмотренные в АРМ УФРО и СУ: ведомости синтетического и
аналитического учета, листки-расшифровки. Более эффективен при ведении
журнала-ордера № 6 вариант, который позволяет получать журнал в привычной
для бухгалтера форме. Методика его заполнения приспособлена для работы на
ПЭВМ.
Для ведения учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используются следующие первичные документы: приходные документы по учету
материалов, выписки из расчетного счета в соответствующем банке, счета и др.
Для удобства обработки они формируются в несколько групп: первая документы на поступившие и оплаченные материальные ценности; вторая платежные поручения, по которым оплата произведена в текущем месяце, но
материальные
ценности
оприходованы
в
прошлые
месяцы
как
неотфактурованные поставки; третья - документы на материальные ценности,
не поступившие на предприятие (материалы в пути), к которым относятся
оплаченные или только акцептованные счета поставщиков на материалы, находящиеся в пути; четвертая - документы поставщиков на поступившие, но не
оплаченные материальные ценности; пятая - приходные ордера на
материальные ценности, числящиеся на начало отчетного месяца в пути и
содержащиеся в графе "Сальдо на начало месяца по материальным ценностям в
пути"; шестая - приходные ордера или другие документы на поступившие
материалы, на которые к концу отчетного месяца не поступили платежные
поручения. Отметим, что на оплаченных платежных поручениях или других
документах проставляется отметка об оплате, на документах второй и пятой
групп записывают сторнировочные суммы.
Учет поступления материальных ценностей (или выполненных работ)
ведется по кредиту счета 60 и дебету соответствующих счетов. В дебет счета 60
относятся суммы оприходованных ценностей и другие данные. По окончании
месяца получают журнал-ордер № 6 (см. табл. 10.16), производят закрытие
месяца, печать сальдо по регистрационным номерам на начало следующего
месяца. При автоматизированной форме учета печатают ведомости
синтетического и аналитического учета. Расчеты за выполненные работы и
оказанные услуги отражаются отдельно в журнале-ордере № 6. Счета
подрядчиков за принятые работы и предоставленные услуги подразделяются на
две группы: платежные поручения акцептованные и оплаченные; платежные
поручения акцептованные, но не оплаченные. Методика разноски аналогична
получению журнала-ордера № 6 по расчетам с поставщиками материальных ценностей.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется по счету 71
"Расчеты с подотчетными лицами" на основании утвержденных руководителем
предприятия авансовых отчетов подотчетных лиц или заменяющих их
документов. Бухгалтер в правом верхнем углу каждого отчета проставляет
шифры корреспондирующих счетов и суммы. Документы используются для
разноски в ПЭВМ. Если авансовый отчет не сдан подотчетным лицом в данном
месяце, бухгалтер заполняет справку с указанием сальдо на начало месяца и
суммы выданных авансов. По счету 71 составляются ведомости синтетического
и аналитического учета (в разрезе табельных номеров, подотчетных лиц) либо
разрабатывается журнал-ордер № 7 (табл. 10.17). После окончания печати
журнала печатается ведомость проводок.
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами ведется по счетам 61
"Расчеты по авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям", 64 "Расчеты по
авансам полученным", 67 "Расчеты по внебюджетным платежам", 68 "Расчеты с
бюджетом", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 97 "Арендные
обязательства", 06 "Долгосрочные финансовые вложения", 09 "Арендные
обязательства к поступлению", 58 "Краткосрочные финансовые вложения"
(журнал-ордер, см. табл. 10.18). Для ведения учета по этим счетам при
использовании журнально-ордерной формы счетоводства на ПЭВМ изготавливают журнал-ордер 8, ведомость 7, реестр депонированной заработной платы.
Таблица 10.16
Журнал-ордер №6
№
Сальдо на
документа начало
месяца
Пост,
Стоимость Прочие
материалы услуг
счета
Счет Сумма Счет Сумма Счет Сумма
Итого Оплата
Сальдо
Счет Сумма
Таблица 10.18
Журнал-ордер по кредитусчетов 61,63, 64, 67, 68, 73, 76, 97, 06,09, 58
Основание записи
В дебет счетов
Счет № Счет № Счет № и т.д.
А
1
С кредита счета 61 в дебет счетов
Итого
С кредита счета 63 в дебет счетов
2
3
4-18
Прочие счета
Сумма Шифр
19
Б
Итого
по
кредиту
20
Итого
С кредита счета 67 в дебет счетов
Итого
и т. д.
Таблица 10.17
Журнал-ордер Ns 7 по счету "Расчеты с подотчетными лицами" и
аналитические данные по этому счету
за ________ 19 г.
Пос- ФИО
тавщик,
номер
Должность
А
1
Б
Сальдо на начало
месяца
Дебет
Кредит
(суммы, (суммы,
оставши невозме
еся в
щенного
подот- перерасчете)
хода)
2
3
Даты Выдан С кредита
выда- о в
счета 71 в
чи
поддебет счета
отчет 05
(сум- Сумма Шифр
ма, дебет)
С кредита
счета 71 в
дебет счетов
24, 25, 26
Сумма Шифр
В
6
4
5
Журнал-ордер закончен_____________
Продолжение табл. 10.17
С кредита счета 71 в дебет счетов
50
"Касса"
7
№
№
№
8
9
10
Итого оборотов
по кредиту
11
Сальдо на конец месяца В том числе
суточные и
подъемные
Дебет
Кредит
12
13
14
В Главной книге суммы оборотов отражены_______ Бухгалтер_____
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами ведется по счетам 61
"Расчеты по авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям", 64 "Расчеты по
авансам полученным", 67 "Расчеты по внебюджетным платежам", 68 "Расчеты с
бюджетом", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 97 "Арендные
обязательства", 06 "Долгосрочные финансовые вложения", 09 "Арендные
обязательства к поступлению", 58 "Краткосрочные финансовые вложения"
(журнал ордер, см. табл. 10.18). Для ведения учета по этим счетам при
использовании журнально-ордерной формы счетоводства на ПЭВМ изготавливают журнал-ордер 8, ведомость 7, реестр депонированной заработной платы.
Аналитический учет ведется в ведомости 7 по форме, представленной в
табл. 10.19. Для учета расчетов по счетам 78 "Расчеты с дочерними
предприятиями" и 79 "Внутрихозяйственные расчеты" и аналитические данные
по этим счетам имеется журнал-ордер № 9. Записи по кредиту счетов 78 и 79
производятся на основании первичных документов в корреспонденции с дебетуемыми счетами, кроме счетов 50 и 51. Суммы, относимые в дебет счетов 50
и 51, показываются итогами за месяц по данным вспомогательных ведомостей 1
и 2. Форма журнала-ордера и методика его получения такие же, что и у
журналов-ордеров по счетам 50 и 51.
Таблица 10.19
Ведомость аналитического учета по счетам
Ведомость аналитического учета по счетам 61, 63, 68, 76 и другим счетам за
199
г.
Документ
№
Н
Сальдо
Ш
Обороты по дебету счета №
Наи- Шиф на начало
стр
мено- р
месяца
оки
вание
Н
Д
Д деби Дебет Кредит Корреспон
Сумма
дебитора
Но- Дата Дат
дирующий
тора или
мер приня- а
счет
или
креди
тия
опла(предъ ты креди тора
тора
явлени
я)
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
7
6
8
9
Продолжение табл. 10.19
Обороты по кредиту счёта и дебет счетов
№
10
№
11
№
12
№
13
№
14
№
15
№
16
Сальдо на конец
отчётного
месяца
Шифр
дебитора
или
кредитора
Итого Дебет Кредит
17
18
19
Бухгалтер_______________
Суммы, отнесённые в дебет счетов 20, 23, 25, 29 и 31, подлежат
расшифровке по статьям аналитического учёта.
Операции по счетам 82, 85, 86, 88, 89, 96 не носят массового характера,
поэтому из соответствующих первичных документов данные заносятся в ПЭВМ
с использованием АРМ УФРО и СУ. Накопленные массивы используются для
изготовления журнала-ордера № 12, в котором учитываются обороты по кредиту
каждого из перечисленных счетов и аналитические данные к этим счетам.
Первичными документами по перечисленным счетам служат выписки банков,
справки бухгалтерии, ведомости на премию и др. Журнал-ордер № 12 печатается
по форме, представленной в табл. 10.20. ПЭВМ печатает суммы в
соответствующих графах, а затем итоги по корреспондирующим счетам. Печать
данных по счёту 96 производится аналогичным образом на основании выписок
банка и других документов.
Таблица 10.20
Журнал-ордер № 12 по кредиту счетов 82, 85, 86, 87, 88, 89,96
Номер
документа
По кредиту счёта 82
Итого
По кредиту счёта 85
Итого
и т.д.
Дата
№
№
Корреспондирующие счета
№
№
№
Итого
Аналитические данные по перечисленными счетам заполняются на ПЭВМ в
следующей форме, показанной в табл. 10.21.
Таблица 10.21
Аналитические данные по счетам
Шифры и
наименование
статей
аналитического
учёта
(субсчетов)
А
К счёту 82
1
2
К счёту 85
1
2
Итого
К счёту 89
Итого
Сальдо на начало
месяца
Обороты за месяц
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
1
2
3
4
Сальдо
на конец
месяца:
дебет (+)
и кредит
(-)
5
Обороты с начала
годы до отчётного
месяца
Дебет
Кредит
6
7
Учёт операций по кредиту счетов 80 «Прибыли и убытки», 81
«Использование прибыли» и 83 «Доходы будущих периодов» Ведётся в
журнале-ордере № 15, где отражаются аналитические данные по перечисленным
счетам. Журнал-ордер составляется по форме, представленной в табл. 10.20.
Аналитические данные по счетам 80, 81 и 83 ( за исключением граф 6 и 7 )
заполняются с помощью ПЭВМ по форме, указанной в табл. 10.21.
Аналитические данные по счёту 80 ведутся в разрезе статей аналитического
учёта только в части оборотов. Помимо журналов-ордеров № 12 и № 15,
составляются листки-расшифровки по счетам29, 31, 80, 85 и др. При
использовании автоматизированной формы учёта по перечисленным счетам
составляются ведомости синтетического и аналитического учёта и другие
необходимые регистры.
10.4 Изготовление Главной книги и заключение регистров
В предыдущих параграфах мы рассмотрели принципы изготовления с
помощью ПЭВМ накопительных и группировочных ведомостей, журналовордеров, вспомогательных ведомостей по дебету некоторых счетов и листовокрасшифровок ( при журнально-ордерной форме учёта ) либо регистров табличноавтоматизированной формы учёта.
Для проверки правильности изготовленных регистров применяются
специальные методы контроля: балансовый, метод контрольных чисел и др.
Очень важно, чтобы взаимосвязные итоги разных регистров были одинаковыми.
Для этой цели производят сверку соответствующих ведомостей аналитического
и синтетического учёта, журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей и
листков-расшифровок. Например, итоги журнала-ордера № 2 по кредиту счёта
51 №Расчётный счёт» сверяются следущим образом: Суммы по дебету счетов 25
и 26 - с листами расшифровками и ведомостями 12, итог по дебету счета 50
«Касса» - с соответствующим итогом вспомогательной ведомости 1 и т.д. Такая
сверка, проводимая и по другим регистрам, позволяет выявить и избежать их
переноса в Главную книгу и баланс.
Главная книга является сводным регистром синтетического учета. В ней по
каждому синтетическому учету отражаются остатки на начало месяца, обороты
по накопленным в журналах ордерах и остатки на конец месяца. Еще одним
регистром сводного учета является оборотно -сальдовый баланс, который
разрабатывается на ПЭВМ (см. табл. 10.12) и имеет контрольное значение.
Кроме того, предусмотрена печать всех необходимых форм отчетности,
приложений и справок, что ускоряет процесс обработки информации.
10.5 Особенности организации автоматизированного учета на малых
предприятиях
К малым относятся предприятия, ассоциации и учреждения с различными
формами собственности, которые характеризуются небольшими объемами работ
по ведению бухгалтерского учета. В них основной объем работ приходится на
финансовый учет (учет денежных средств, расчетов и других организаций), а на
ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени.
Это связано с небольшим количеством работающих, незначительными
объемами работ по учету основных средств, материальных ценностей, готовой
продукции и др.
Однако нельзя сказать, что на малых предприятиях вести учет проще.
Наоборот, один бухгалтер, иногда совмещающий и обязанности кассира, должен
разбираться во всех тонкостях учета, уметь составлять отчетность, правильно
рассчитывать налоги и выполнять массу других работ. Поэтому его
квалификация должна быть более высокой. К тому же ему приходится не только
выполнять рутинную трудоемкую работу, но и уметь принимать ответственные
решения. Вот почему возникает необходимость помочь таким специалистам
правильно организовать свою профессиональную деятельность.
При автоматизации учета на малых предприятиях важным является выбор
формы счетоводства. Наиболее подходящей является автоматизированная
форма, при которой предусмотрено получение таких регистров, как журнал
хозяйственных операций, кассовая книга и отчет кассира, ведомости
аналитического и синтетического учета, Главная книга, оборотно – сальдовый
баланс, формы отчетности. Для отдельных участков управленческого учета
предусматривается получение различных аналитических регистров: по оплате
труда, оборотных ведомостей по движению товарно-материальных ценностей,
ведомостей расчета амортизационных отчислений и др. Предусмотрена такая
возможность получения различных запросов: по синтетическим счетам,
субсчетам, шифрам аналитического учета и др.
Программный комплекс для малого предприятия включает два модуля:
«Участки учета» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление
отчетности» (рис. 10.3).
Первый модуль предназначен для ведения аналитического учета основных
средств, материальных ценностей, готовой продукции, расчетов по оплате труда.
По учету основных средств предусмотрены следующие процедуры:
создание
инвентарной
картотеки
основных
средств,
начисление
амортизационных отчислений, ведение операций по движению основных
средств, проведение инвентаризации, получение свода проводок по счетам 01,
02, 04, 05, 20 и т.д. для передачи в модуль «Сводный учет». Принцип работы
бухгалтера аналогичен ведению учета при использовании АРМ УОС.
Учет материальных ценностей включает такие процедуры, как ввод
информации по приходу и расходу материалов, составление аналитических
регистров по движению ценностей, распределению материалов по направлениям
затрат, получению свода проводок.
При осуществлении расчетов с рабочими и служащими обеспечивается
автоматизированное получение: сведений о начислениях по заработной плате и
удержаниях из нее, включая формирование платежных ведомостей за первую и
вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов; свода
начислений по отчислениям на социальное страхование платежных ведомостей
за первую и вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов;
свода начислений по отчислениям на социальное страхование, в пенсионный
фонд, фонд занятости, на медицинское страхование; свод проводок по счету 70
«Расчеты по оплате труда» и корреспондирующим с ним расчетам (68, 69, 20, 50,
76 и др.).
Программный комплекс
для малого предприятия
Участки учета
Сводный учет
Учет основных
средств
Файл остатков
Учет материальных
ценностей
Файл проводок
Учет готовой
продукции
Файл НСИ
Расчеты по
оплате труда
Архивные файлы
Регистры по
участкам учета
Регистры
сводного учета
Главная книга
Баланс
Формы
отчетности
Рис. 10.3. Структура программного комплекса для малого предприятия
Работа бухгалтера по приведенным участкам учета ведется таким же
образом, как и при использовании автономных АРМ. Напомним только, что
связь этих участков со сводным учетом достигается передачей в последний
файла бухгалтерских записей (проводок).
Второй модуль предусматривает ведение учета по денежным,
расчетным, кредитным и другим операциям, а также сводного учета по всем
синтетическим счетам. Для этой цели используются такие режимы, как ввод
информации, выписка документов, выдача отчетов, специальные режимы и
сервис. Принцип работы бухгалтера аналогичен ведению учета при
использовании АРМ УФРО и СУ. Занесение данных осуществляется по единой
для всех документов схеме, а после ввода корреспонденции счетов из
классификатора вызывается ее краткое содержание, которое пользователь может
дополнить или скорректировать. При необходимости он может просмотреть
классификатор проводок, выбрать нужную контировку и дополнить
недостающей. После ввода данных можно распечатать (просмотреть) протокол
введенной информации, получить по счету 50 «Касса» отчет кассира и кассовую
книгу по любому счету (субсчету, шифру аналитического учета), просмотреть
(отпечатать) оперативные данные (сальдо начальное, обороты, сальдо на конец
дня).
В режиме «Выписка документов» пользователь имеет возможность
выписать такие документы, как расходные и приходные кассовые ордера,
платежные поручения. Информация одновременно заносится в базу данных, что
позволяет не вводить ее с первичных документов, а лишь уточнять период
оплаты (помечать записи) и при необходимости выполнять корректировку
данных. Это значительно сокращает трудоемкость процесса, улучшает качество
ведения учета. Отметим, что в специальных режимах предусмотрена
возможность использовать информацию из раздела «Участки учета» или при
наличии АРМ других участков учета передавать данные с помощью
сформированных файлов бухгалтерских записей (проводок). Таким образом, у
пользователя есть три альтернативные возможности ввода данных: с первичных
документов; при выписке документов на принтере ПЭВМ с одновременной
загрузкой данных в базу; с других АРМ в виде массива проводок.
Специальные режимы включают ввод (на дату внедрения) и
корректировку сальдо по аналитическим или синтетическим счетам, ведение
классификаторов, закрытие месяца (года). К числу основных классификаторов
относятся следующие: счетов (план счетов), субсчетов и шифров аналитического
учета, основных бухгалтерских проводок (корреспонденций синтетических
счетов). Все классификаторы пользователь вводит перед началом эксплуатации
(или использует типовые) и при необходимости может их корректировать.
Режим «Закрытие месяца (года)» необходим для создания архивов, получения
исходящего сальдо и перехода к работе в следующем отчетном периоде (месяце
или году), поэтому выполняется он после получения всех отчетных регистров.
Режим «Выдача отчетов» предусматривает возможность получения
синтетических регистров оборотно-сальдового баланса, баланса типовой формы,
форм отчетности для налоговой инспекции, органов статистики, департамента
занятости.
В режиме «Сервис» предусмотрены настройка реквизитов, ведение
архивов, визитной карточки печать и редактирование форм отчетности.
Подрежим «Настройка реквизитов» позволяет установить необходимую
значность таких реквизитов, как сумма, шифры аналитического учета. Очень
важное значение имеет подрежим «Архивы», в котором содержится информация
базы данных аналитического учета за все 12 месяцев. Архивы создаются при
закрытии месяца и хранятся необходимое для пользователя время, чтобы он мог
просматривать данные за месяц и квартал и распечатывать их. Однако
корректировка данных при просмотре архивов запрещена, чтобы избежать
злоупотреблений и ошибок. Подрежим «Визитная карточка» предназначен для
установки наименования предприятия, реквизитов расчетного счета и других
данных. Подрежим «Печать и редактирование форм отчетности» содержит набор
форм отчетности, которые можно отредактировать и распечатать. При
необходимости пользователь может редактировать формы отчетности.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
Глава 1
1. Дайте определение экономической информации.
2. Назовите основные признаки учетной информации.
3. Приведите схему преобразования исходной учетной информации в результатную.
4. Что такое экономическая информационная система (ЭИС) и каковы ее основные элементы?
5. Перечислите основные виды информационных технологий, используемых для
проектирования и разработки ЭИС.
6. Что такое автоматизированное расчетное место (АРМ) специалиста?
7. Какие признаки декомпозиции ЭИС вы знаете?
8. Назовите состав обеспечивающей и функциональной частей ЭИС.
Глава 2
1. В чем сущность двух технологий компьютеризации бухгалтерского учета?
2. Как проводится обследование системы бухгалтерского учета на предприятии?
3. Что входит в состав проекта по автоматизации бухгалтерского учета
(основные раздапы)?
4. В чем проявляется связь бухгалтерского учета с математическим аппаратом?
5. Что такое стандартная бухгалтерская запись (проводка) и как происходит процесс ее формирования?
6. Приведите типовую схему обработки финансово-экономической информации
в бухгалтерской информационной системе.
7. Назовите основные системы построения классификаторов экономической информации.
8. Как разрабатывается технологический процесс обработки учетной
информации в условиях ее автоматизации?
9. Какие вы знаете варианты внедрения проекта автоматизации бухгалтерского
учета или его отдельных расчетов?
10.Приведите методику расчета экономической эффективности автоматизации
бухгалтерского учета.
Глава 3
1. Перечислите классификационные признаки бухгалтерских информационных
систем.
2. Назовите основные классы бухгалтерских информационноых систем, используемых при автоматизации учета в Российской Федерации.
Глава 4
1. Как проводится автоматизация учета при использовании традиционных форм
счетоводства?
2. Как организуется бухгалтерский учет на предприятии при использовании автоматизированных форм учета?
3. Приведите примерную структуру бухгалтерии, организованную на базе
АРМ бухгалтера.
Глава 5
1. Как организуется электронная картотека основных средств предприятия?
2. Назовите основные комплексы задач, которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.
3. Как проводится автоматизация учета нематериальных активов?
4. Какие классификаторы и системы их построения используются в АРМ по учету основных средств?
5. Дайте характеристику основных функций АРМ по учету ОС.
Глава 6
1. Охарактеризуйте комплексы задач по учету материальных ценностей,
которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.
2. Какие функции выполняет АРМ УМЦ?
3. Назовите особенности автоматизации учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
4. Как можно использовать ПЭВМ для автоматизированной обработки результатов инвентаризации материальных ценностей?
Глава 7
1. Приведите примерный состав комплекса задач по расчетам с персоналом по
оплате труда, которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.
2. Как производится автоматизированный учет выработки и оплаты труда рабочих-сдельщиков?
3. Как организовать учет рабочего времени и неявок с использованием ПЭВМ?
4. Как организовать аналитический учет по оплате труда с применением ПЭВМ?
5. Как автоматизировать расчеты по депонированной заработной плате?
Глава 8
1. Определите комплекс задач по учету затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции, которые можно автоматизировать с применением
ПЭВМ.
2. Какова общая технология решения задач по учету затрат на производство с
использованием ПЭВМ?
3. Как с помощью ПЭВМ можно автоматизировать расчеты по
калькулированию себестоимости продукции?
4. Перечислите основные классификаторы, применяемые в АРМ по учету затрат
на производство и калькулирование себестоимости продукции.
Глава 9
1. Назовите комплекс задач по учету готовой продукции и ее реализации, которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.
2. Как организовать автоматизацию расчетов по учету готовой продукции в
отделе сбыта предприятия?
3. Как организовать автоматизацию расчетов по учету готовой продукции, ее отгрузке и реализации в бухгалтерии?
Глава 10
1. Как можно автоматизировать расчеты по учету денежных средств предприятия?
2. Как организовать автоматизацию обработки информации по счетам разделов
VII-IX Плана счетов?
3. Как организовать ведение сводного аналитического и синтетического учета
по всем синтетическим счетам?
4. В чем состоит особенность автоматизации бухгалтерского учета на малых
предприятиях?
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.
2. Новый план счетов бухгалтерского учета. 13-е изд. — М. "Инфра-М": 1997.
3. ПБУ № 1 "Учетная политика предприятия"
4. ПБУ № 2 "Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство"
5. ПБУ № 3 "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых
выражена в иностранной валюте"
6. ПБУ № 4 "Бухгалтерская отчетность организации"
7. ПБУ № 6 "Учет основных средств"
8. Инструкция о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности
(приложение 2-К к приказу МФ РФ от 12.11.1996 г. № 97 с дополнениями
приказа МФ РФ № 8 от 3.2.1997 г. и №81-Н от 21.11.1997 г.).
9. Методические рекомендации по применению журнально-ордерной формы
учета к Плану счетов бухгалтерского учета. — М.: Бухгалтерский учет, 1992.
10. Настольная книга бухгалтера по оплате труда. — М.: "Тарфер", 1991.
11. Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию и
внедрению подсистемы "Бухгалтерский учет" в составе АСУ предприятий
(объединений). — М.: "Финансы и статистика", 1986.
12. Подольский В.И., Дик В.В. Бухгалтерский учет на персональных ЭВМ.
Система автоматизированных рабочих мест бухгалтера. — М. "Бухгалтерский
учет", 1993.
13. Хабарова Л.П. Учетная политика коммерческой фирмы в 1996 г. — М.: АО
Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1996.
14. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета — М.:
"Бухгалтерский учет", 1996.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Перечень классификаторов и их использование в учетных задачах
№
п/п
Наименование
классификатора
Система
построения
Значность
кода
Наименование комплексов задач по учету
Основных
средств
(фондов)
Материальных
ценностей
Труда и
заработной
платы
Затрат Готовой Финанна
просовопроиздукции расчетводстных
во
операций
Сводному
учету и
составлению
отчетности
А
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Цехов и
отделов
Серийная,
разрядная
3
Да
да
да
да
Да
да
да
2
Участков, це- Порядковая
хов, отделов
1
Да
да
да
Да
Да
Да
Да
3
Синтетических счетов
Повторения
2
да
да
да
да
Да
Да
Да
4
Субсчетов
Повторения
1
да
да
да
да
Да
да
да
5
Кодов анали- Комбиниротического
ванная
учета
5
Да
да
да
да
Да
да
да
6
Инвентарных Порядковая,
объектов
серийная
основных
средств
4-5
да
7
Норм амортизационных
отчислений
Повторения
5
да
8
Операций
движения
основных
средств
Оборудования
Материальных ценностей
Поставщиков
материалов
Разрядная
2
Да
Комбинированная
Комбинированная
9
Да
6-9
Да
Серийная
4
Да
Операций
движения
материальных ценностей
Покупных
изделий
Бригад
Разрядная
2
да
Разрядная
9
да
Порядковая
2
Профессий
Серийная
работающих
Разрядов
Порядковая
работ
Групп тариф- Порядковая
ной сетки
3
да
1
Да
1
Да
9
10
11
12
13
14
15
16
17
да
да
да
18
19
Фамилий
работающих
(табельных
номеров)
Категорий
работающих
Комбинированная
5
да
Порядковая
1
да
20
Начислений Серийная
по заработной плате
(видов оплат)
2
да
2Г
Удержаний из Серийная
заработной
платы (видов
удержаний)
2
Да
22
Льготы по
Порядковая
подоходному
налогу
Видов забо- Порядковая
леваемости
1
Да
2
Да
Причин и
виновников
доплат по
заработной
плате
Статей
калькуляции
Разрядная
2
Да
Порядковая
2
да
Готовых изделий, выпускаемых
предприятием
Деталей,
сборочных
соединений
Операций,
выполняемых
работ
Причин и виновников
простоя
Специализированных
изделий
Единиц измерений материальных
ценностей и
готовых
изделий
Покупателей
Комбинированная
9
да
Комбинированная
9
да
Порядковая
3
Да
Разрядная
2
Да
Разрядная
9
да
Порядковая
2
Серийная
4
Корреспонденции счетов (корректности проводок)
Комбинированная
5
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
да
Да
да
да
да
да
Приложение 2
Классификатор синтетических счетов, субсчетов и шифров аналитического
учета
Синтетический счет
(1-й и 2-й знаки)
Субсчет или высший
группировочный признак
(3-й знак)
Коды аналитического учета
Номер Наименование
Номер Наименование
2-го порядка (4-й и 5-й 3-го порядка (6-й и 7-й
знаки)
знаки)
1
2
3
5
01
РАЗДЕЛ 1. Основные средства и другие долгосрочные вложения
Основные средства
По видам основных
По группам и подгруппам основных средств
средств
02
Износ основных средств 1
03
Доходные вложения
в материальные
ценности
04
05
Нематериальные
активы
Амортизация
нематериальных
активов
06
Долгосрочные
финансовые вложения
07
Оборудование к
установке
Капитальные вложения
По группам и подгруппам основных средств
Износ имущества, сданного По группам и подгруппам основных средств
в лизинг
12
Имущество для сдачи
в аренду
Имущество,
предоставляемое
по договору проката
-
По видам нематериальных
активов
-
-
1
Паи и акции
-
2
Облигации
_
3
Предоставленные займы
1
Оборудование к установке
отечественное
Оборудование к установке
импортное
Приобретение земельных
участков
Приобретение объектов
природопользования
Строительство объектов
основных средств
Приобретение отдельных
объектов основных
средств
Затраты, не
увеличивающие
стоимость основных
средств
Приобретение
нематериальных активов
Перевод молодняка
животных
в основное стадо
Приобретение взрослых
животных
Доставка животных,
полученных безвозмездно
Вложение в ценные бумаги
1
2
3
w
Износ собственных
основных средств
6
2
2
08
4
4
5
6
7
8
9
10
По видам и группам оборудования
По видам и группам оборудования
Виды и группы инвентаря и основных средств
По видам животных
-
РАЗДЕЛ 2. Производственные запасы
10
Материалы
1
2
Сырье и материалы
Группы, подгруппы и другие признаки
Покупные полуфабрикаты
и комплектующие изделия,
конструкции и детали
3
Топливо
По видам топлива
4
Тара и тарные материалы
Группы, подгруппы тары и тарных материалов
5
Запасные части
Группы, подгруппы запасных частей
6
Прочие материалы
Произвольные группировки
7
Материалы, переданные в В соответствии с видами материалов
переработку на сторону
Строительные материалы По группам, подгруппам и видам
строительных материалов
По видам животных
8
11
12
Животные на выращивании и откорме
Малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы
1
2
3
13
14
Износ малоценных и
быстроизнашивающихся предметов
Переоценка мате
риальных ценностей
15
Заготовление и приобретение материалов
16
Отклонение в стоимости
материалов
17
Резерв
18
Резерв
19
Налог на добавленную
стоимость по
приобретенным
ценностям
Малоценные и
быстроизнашивающиеся
предметы
в запасе
Малоценные и быстроизнашивающиеся
предметы в эксплуатации
Временные (нетитульные)
сооружения
По группам малоценных предметов
По группам малоценных предметов
Порядковые номера объектов
Вид переоценки
Группа товарно-материальных ценностей
-
Группа товарно-материальных ценностей
1
Налог на добавленную
стоимость при
осуществлении
капитальных вложений
2
Налог на добавленную
стоимость по
приобретенным
нематериальным активам
3
Налог на добавленную
стоимость по
приобретенным
материальным ресурсам
4
20
Основное производство -
21
Полуфабрикаты
собственного
производства
Резерв
Вспомогательные
производства
Резерв
Общепроизводственные расходы
Общехозяйственные
расходы
Резерв
Брак в производстве
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Налог на добавленную
стоимость по
приобретенным
малоценным и
быстроизнашивающимся
предметам
Раздел 3. Затраты на производство
Группа изделий, изделие, передел или номер
заказа
Виды полуфабрикатов, порядковые номера
внутри видов
Группа изделий, изделие, передел или номер
заказа
Группа расходов
Статья расхода, расшифровка статьи
Группа расходов
Статья расхода, расшифровка статьи
Обслуживающие проВиды хозяйства
изводства и хозяйства
Некапитальные работы 1
Возведение временных (титульных)
сооружений
2
Возведение временных (нетитульных)
сооружений
3
Прочие
некапитальные
работы
31
Расходы будущих
периодов
Вид расхода
32
Резерв
33
34
35
36
Резерв
Резерв
Резерв
Выполненные этапы по незавершенным работам
37
38
Выпуск продукции
(работ, услуг)
Резерв
39
Резерв
Вид работ
Группа изделий, изделие, передел или номер
заказа
Коды хозяйств
Статья доходов и
расходов
Номера заказов
Статья затрат
Цех, отдел
Номера заказов
РАЗДЕЛ 4. Готовая продукция, товары и реализация
40
41
Готовая продукция
Товары
1
2
3
4
5
6
42
Торговая наценка
1
Товары на складах
Товары в розничной
торговле
Тара под товаром и
порожняя
Покупные изделия
Субсчет 5 не
применяется
Ценные бумаги
Торговая наценка
(скидка, накидка)
Группа продукции
Группа продукции
Статья расхода
Скидка поставщиков
на возмещение
транспортных
расходов
2
43
Коммерческие расходы
44
Издержки обращения
45
Товары отгруженные
46
Реализация продукции
(работ, услуг)
Реализация и прочее
выбытие основных
средств
Реализация прочих
активов
Резерв
47
48
49
Группа расходов
Группа продукции, порядковый номер в
группе
Группа продукции, порядковый номер в
группе
Субсчет, группа основных средств
РАЗДЕЛ 5. Денежные средства
50
Касса
-
51
Расчетный счет
-
52
Валютный счет
1
Валютные счета
внутри страны
Валютные счета за
рубежом
Номер документов по выписке банка
1
Аккредитивы
№ аккредитива
2
Чековые книжки
№ чека
2
53
Резерв
54
Резерв
55
Специальные счета в
банках
56
Денежные документы
57
Переводы в пути
58
Краткосрочные
финансовые вложения
Вид средств и
документов
Вид средств и
документов
1
2
3
59
Номер расходного или приходного кассового
ордера
Номер документов по выписке
Облигации и другие
ценные бумаги
Депозиты
Номер документа
Предоставленные
займы
Номер документа
Номер депозита
Резерв
РАЗДЕЛ 6. Расчеты
60
61
62
Расчеты с
поставщиками и
подрядчиками
Расчеты по авансам
выданным
Расчеты с покупателями и заказчиками
Вид расчетов
Регистрационный номер счета
-
Номер лицевого счета
1
2
3
Расчеты в порядке
инкассо
Расчеты плановыми
платежами
Векселя полученные
Номер лицевого счета покупателя или номер
расчетного документа
63
Расчеты по претензиям Вид расчетов
Номер документа
64
Расчеты по авансам
полученным
Расчеты по
имущественному и
личному страхованию
Резерв
Вид аванса
Номер заказа
Субсчет
Номер лицевого счета
65
66
67
68
69
Расчеты по
внебюджетным
платежам
Расчеты с бюджетом
По видам платежей
Расчеты по
социальному
страхованию и
обеспечению
1
По видам платежей
Вид платежа
Расчеты по социСтатья начислений и расходов
альному страхованию
Расчеты по пенсиСтатья начислений и расходов
онному обеспечению
3
Расчеты по медицин- Статья начислений и расходов
скому страхованию
4
Расчеты по фонду
занятости
Вид расчетов
Цех, табельный номер работающего
2
70
71
72
73
Расчеты с персоналом
по оплате труда
Расчеты с
подотчетными лицами
Резерв
Расчеты с персоналом
по прочим операциям
Цех, табельный номер подотчетного лица
1
2
3
74
Резерв
75
Расчеты с
учредителями
1
2
76
77
Расчеты с разными
дебиторами и
кредиторами
Расчеты с государственным и муниципальным органом
Расчеты с дочерними
(зависимыми)
обществами
Номер лицевого счета
Расчеты по вкладам
в уставный
(складочный)
капитал
Расчеты по выплате
доходов
Регистрационный
номер
Субсчет
1
2
78
Расчеты за товары,
проданные в кредит
Расчеты по предоставленным
займам
Расчеты по возмещению материального ущерба
1
Номер лицевого счета
Номер лицевого счета
Регистрационный
номер
Табельный номер или номер# лицевого счета
Расчеты по
выделенному
имуществу
Расчеты по распределению доходов
Расчеты с дочерними
обществами
Расчеты с зависимыми обществами
3
Расчеты по договору
о совместной деятельности
Внутрихозяйственные
1
По выделенному
Коды хозяйств
расчеты
имуществу
2
По текущим
Коды хозяйств
операциям
РАЗДЕЛ 7. Финансовые результаты и использование прибыли
2
79
80
Прибыли и убытки
81
Использование
прибыли
Оценочные резервы
82
Коды объектов
Коды объектов
Виды прибылей и статей по видам убытков
1
1
2
Платежи в бюджет из Вид средств
прибыли
Резервы по
Вид средств
сомнительным
долгам
Резервы под обесценение вложений в
ценные бумаги
Статья средств
Статья средств
83
Доходы будущих
периодов
1
2
3
4
84
Недостачи и потери от
порчи ценностей
Доходы, полученные
в счет будущих
периодов
Предстоящие поступления, задолженности
по недостачам,
выявленным за
прошлые годы
Разница между суммой, подлежащей
взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по
недостачам ценностей
Курсовые разницы
—
Вид операции
Статья по видам
операций
РАЗДЕЛ 8. Капитал и резервы
85
Уставный капитал
86
Резервный капитал
87
Добавочный капитал
Раздел движения уставного
капитала
1
2
3
88
Нераспределенная
прибыль (непокрытый
убыток)
1
2
89
Резервы предстоящих
расходов и платежей
Прирост стоимости
имущества по
переоценке
Эмиссионный доход
Безвозмездно
полученные
ценности
Нераспределенная
Коды источников
прибыль (убыток)
отчетного года
Нераспределенная
прибыль (непокрытый
убыток) прошлых лет
3
Фонды накопления
4
Фонд социальной
сферы
Фонды потребления
5
Статья и подстатья движения уставного
капитала
По видам резервов
Вид резерва
Вид расхода
Цех, отдел
РАЗДЕЛ 9. Кредиты и финансирование
Направление кредита
Коды объектов
кредитования
Направление кредита
Коды объектов
кредитования
Табельные номера
94
Краткосрочные кредиты По видам кредитов
банков
Резерв
Долгосрочные кредиты По видам кредитов
банков
Кредиты банков для
По видам кредитов
работников
Краткосрочные займы
95
Долгосрочные займы
Направление займа
96
Целевые финансирования и поступления
Вид целевого
финансирования и
целевого поступления
97
98
Арендные
обязательства
Резерв
99
Резерв
90
91
92
93
Счет 97 не применяется
Забалансовые счета
Направление кредита
Направление займа
Коды лицевых
счетов
Источник
поступления
и направление
использования
001
002
003
004
005
006
007
Арендованные
основные средства
Товарно-материальные
ценности, принятые на
ответственное хранение
Материалы, принятые в
переработку
Товары,принятые на
комиссию
Оборудование,
принятое для монтажа
Бланки строгой
отчетности
Списанная в убыток
задолженность
неплатежеспособных
дебиторов
010
Обеспечения
обязательств и
платежей полученные
Обеспечения
обязательств и
платежей выданные
Резерв
011
Резерв
012
Резерв
013
Резерв
014
Износ жилищного
фонда
015
Износ объектов
внешнего
благоустройства и
других аналогичных
объектов
016
Ценные бумаги,
приобретенные
брокерами за счет
средств клиентов по
договорам поручения
(комиссии)
021
Основные средства,
сданные в аренду
008
009
Инвентарные номера
Субсчет
Коды материальных
ценностей
Субсчет
Субсчет
Коды материальных
ценностей
Коды товаров
Субсчет
Регистрационный номер
Приложение 3
Сетка коэффициентов по квалификационной группе рабочих
Отношение к работе
Рабочий
VI
разряда
2,5
Периодически
пренебрежительное
отношение к обязанностям
Недостаточно четкое
3,3
выполнение обязанностей
Выполнение служебных
4,1
обязан-нотей в соответствии
с требованиями
Инициативное
4,9
выполнение служебных
Рабочий Рабочий
V разряда IV
разряда
2,5
2,1
Рабочий
III
разряда
1,8
Рабочий Рабочий Ученик
II разряда 1 разряда
1,5
1,0
0,8
3,3
2,8
2,4
2,0
1,4
1,0
4,1
3,5
3,0
2,5
1,7
1,3
4,9
4,2
3,6
3,0
2,0
1,6
обязанностей
Исключительное отношение 5,7
к работе
5,7
4,9
4,2
3,5
2,4
1,8
Сетка коэффициентов по квалификационной группе специалистов
Отношение к работе
Периодически
пренебрежительное
отношение к обязанностям
Недостаточно четкое
выполнение обязанностей
Выполнение служебных
обязанностей в
соответствии с требованиями
Инициативное выполнение
служебных обязанностей
Исключительное отношение
к работе
Главный
Ведущий
Специалис Специалис
специалист специалист т 1
т II
категории категории
2,6
2,4
2,2
1,9
Специалис Специалис
т III
т
категории
1,7
1,4
3,4
3,2
2,9
2,6
2,2
1,8
4,3
4,0
3,6
3,2
2,8
2,3
5,2
4,8
4,3
3,8
3,4
2,8
6,0
5,6
5,0
4,5
3,9
3,2
Сетка коэффициентов по квалификационной группе служащих
(подгруппа служба охраны)
Отношение к работе
Периодически пренебрежительное
отношение к обязанностям
Недостаточно четкое выполнение
обязанностей
Выполнение служебных
обязанностей в соответствии с
требованиями
Инициативное выполнение
служебных обязанностей
Исключительное отношение к работе
Высшая
категория
2,6
/ категория //
категория
2,4
2,0
///
категория
1,7
Стажер
3,4
3,2
2,6
2,2
1,2
4,3
4
3,3
2,8
1,5
5,2
4,8
4,0
3,4
1,8
6,0
5,6
4,6
3,9
2,1
0,9
Сетка коэффициентов по квалификационной группе руководителей
(аппарат управления и вспомогательные подразделения)
Отношение к работе Руководитель
предприятия
Первый
зам.
руководителя предприятия
Зам. руководителя
предприят
ия, гл.
инженер,
директор
департаме
нта
Начальник
отдела,
зам.
начальника
ведущего
отдела
Зам.
начальника
отдела, руководитель
группы
3,9
Зам. директора
департамента,
пом.
руководит
еля
предприят
ия,
нач. ведущего
отдела
3,3
Периодически
пренебрежительное
отношение к
обязанностям
Недостаточно
четкое выполнение
обязанностей
Выполнение
служебных
обязанностей в
соответствии с
требованиями
Инициативное
выполнение служебных обязанностей
Исключительное
отношение к работе
4,5
4,2
2,9
2,6
6,0
5,6
5,2
4,4
3,9
3,4
7,5
7
6,5
5,5
4,9
4,3
9,0
8,4
7,8
6,6
5,9
5,2
10,5
9,8
9,1
7,7
6,9
6,0