СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ЗАПИСИ ПО КАЧЕ

>3
ф
Версия документа - 2
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
стр. 1 из 13
Экземпляр
/
КОПИЯ №
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
______________ПРОЦЕДУРА______________
ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ
%
>
СМК ДП 406 - 2008
Костанай
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
Экземпляр /
стр. 2 из 13
КОПИЯ№
Предисловие
1 РАЗРАБОТАНА рабочей группой
Руководитель РГ- заместитель директора - Нализко Н.А.
2 ВНЕСЕНА отделом службой качества
Начальник отдела службы качества - Альжанова З.А.
3 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом директора Костанайского
филиала ФГБОУ ВПО «ЧелГУ» от « & » ^ _______ 2(У^ г. №
4 РАЗРАБОТЧИКИ: - Альжанова З.А., нач. отдела службы качества;
- Мартынец М.А., инспектор по кадрам.
5 ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРКИ
I год
6 ВВЕДЕНА ВПЕРВЫЕ
2008
Настоящая процедура не может быть полностью или частично воспроизведена, тира­
жирована и распространена без разрешения директора Костанайского филиала ФГБОУ ВПО
«ЧелГУ».
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал___________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
стр. 3 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Содержание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
А
Б
В
Г
Общие положения
Нормативные ссылки
Термины и определения
Обозначения и сокращения
Основные задачи
Средства управления записями
Идентификация записей
Хранение записей, защита записей, определение сроков хранения и изъятия записей
Восстановление записей
Блок-схема процесса «Управление записями о качестве»
Лист согласования
Лист ознакомления
Лист регистрации изменений
Лист учета периодических проверок
4
4
5
5
6
6
6
6
7
8
10
11
12
13
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Экземпляр
стр. 4 из 13
Версия документа - 2
КОПИЯ №
_ .jjggassasss
jf? ’’. J:v
, ..Директор Костанайского филиала
ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»
Р.А. Тюлегенова
\\*
« Л \ Д Й . т / м __________ 20 £ г.
0
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
ПРОЦЕДУРА
ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ
Дата введения
о a. aj>__________
(год, месяц, число)
1. Общие положения
1.1 Настоящая процедура «Записи по качеству» (в дальнейшем Процедура или СМК ДП)
разработана с целью управления записями в Костанайском филиале ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»
(далее - Филиал).
1.2 Требования настоящей процедуры применяются к записям, необходимым для подтвер­
ждения соответствия системы менеджмента установленным требованиям, сбора данных для
анализа и оценки/измерения результативности процессов.
1.3 Все работы по настоящей процедуре контролирует Ответственный по качеству, а также
аудиторы во время проведения внутренних проверок.
1.4 Процедура обязательна для исполнения всеми работниками Филиала, ответственными за
ведение и контроль записей.
1.5 Настоящая процедура является внутренним нормативным документом Филиала и не под­
лежит представлению другим сторонам, кроме аудиторов сертификационных органов при
проведении проверок систем менеджмента, а также потребителям-партнерам (по их требова­
нию) с разрешения директора Филиала.
1.6 Для наглядности процесс управления записями о качестве отражен в виде блок-схемы
(Приложение А).
2. Нормативные ссылки
Настоящая процедура разработана с учетом требований следующих нормативных докумен­
тов:
МС ИСО 9000:2000
Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
МС ИСО 9001:2000
Системы менеджмента качества. Требования.
МС ИСО 9004:2000
Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению
деятельности.
СМК ДП 401-2008
Внутренняя нормативная документация.
СМК ДП 402-2008
Организационная документация.
СМК ДП 403-2013
Служебная документация.
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
СМКДП 501-2008
СМК ДП 502-2008
СМКДП 801-2010
СМК ДП 802-2008
СМК ДП 803-2008
стр. 5 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Планирование улучшений.
Анализ со стороны руководства.
Внутренние проверки
Несоответствующая продукция.
Корректирующие и предупреждающие действия.
3. Термины и определения
совокупность документов (или документ), относящихся к опре­
деленному вопросу или сфере деятельности Филиала, подшитых
в отдельный файл,
ведение канцелярских дел.
Делопроизводство
Документ
информация и соответствующий носитель.
движение документов с момента их получения или создания в
Документооборот
Филиале до завершения исполнения или отправки,
модификация, дополнение или исключение определенных фраг­
Изменение
ментов документа.
Исполнитель
лицо, которому поручено исполнение чего-либо,
документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельст­
Запись
ва осуществленной деятельности.
документ идентичный с подлинником, предназначенный для не­
Копия
посредственного использования при разработке, производстве,
испытаниях и т.д. продукции.
систематизированный список наименований дел, журналов, заво­
Номенклатура дел
димых в Филиале на год, с указанием сроков хранения, закреп­
ляющий классификацию документов в Филиале.
Подлинник (оригинал) экземпляр документа, оформленный подлинными подписями,
имеющии подлинные реквизиты согласования и утверждения
документа
(печать — при необходимости), дату, регистрационный номер и
пригодный для размножения.
официально выделенная структурно-функциональная единица
Подразделение
Филиала.
Реквизиты
обязательные данные для документа, установленные Законом
Республики Казахстан или положением. Отсутствие в документе
хотя бы одного из реквизитов лишает возможности использовать
документ для той цели, для которой он предназначен,
способ идентификации документа после его подписания всеми
Утверждение
заинтересованными лицами. Документ, подлежащий утвержде­
документа
нию, приобретает юридическую силу с момента утверждения,
Управление
деятельность по разработке, анализу и утверждению документов,
учету и поддержанию их в действии, актуализации и доведению
документами
до сведения заинтересованных лиц.
Дело
4. Обозначения и сокращения
ИСО
МС
СМК
Международная организация по стандартизации.
Международный стандарт.
Система менеджмента качества.
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
ВНД
ПРК
ОтК
Филиал
ДП
стр. 6 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Внутренняя нормативная документация.
Представитель руководства по качеству.
Ответственный по качеству.
Костанайский филиал ФГБОУ ВПО «ЧелГУ».
Процедура Филиала.
5. Основные задачи
5.1 Основными задачами настоящей Процедуры являются:
■ определение средств управления записями;
■ идентификации записей;
■ осуществление хранения записей;
■ обеспечение защиты записей;
■ определения сроков сохранения и изъятия записей;
■ распределение ответственности по управлению записями;
■ обеспечение восстанавливаемости записей.
6. Средства управления записями
6.1 В Филиале используются следующие средства управления записями:
■ формы и шаблоны, необходимые для разработки или ведения записей;
■ журналы и перечни для регистрации и учета записей, которые вводятся в действие по­
средством ВНД. Учет этих журналов ведется в номенклатуре дел;
■ дела для размещения записей согласно номенклатуре дел;
■ базы данных;
■ электронные архивы, обеспечивающих защиту от изменения (флэш-карты, диски и др.).
6.2 Для ведения записей, как правило, используются компьютеры, что позволяет обеспечить
их четкость, легкость идентификации и восстанавливаемость.
7. Идентификация записей
7.1 Идентификация записей производится в момент их регистрации в соответствующих жур­
налах или перечнях.
7.2 Записи идентифицируются:
■ по уникальному номеру записи;
■ дате создания записи;
■ наименованию записи;
■ по форме (шаблону), послужившей основой для разработки записи.
7.3 ВНД Филиала определяют конкретные операции по идентификации записей о качестве
применительно к соответствующим процессам.
7.4 Ответственность за управление записями устанавливается в ВНД, планах и приказах.
8. Хранение записей, защита записей, определение сроков сохранения и изъятия запи­
сей
8.1 Записи хранятся в соответствующих делах. Для их системного хранения в Филиале ве­
дется номенклатура дел.
8.2 Ответственность за сохранность дел с записями определяется в номенклатуре дел.
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
стр. 7 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
8.3 Ответственный за сохранность дела с записями обеспечивает защиту записей посредст­
вом:
■ размещения дел с записями в месте, обеспечивающим необходимое ограничение досту­
па;
■ надлежащей идентификации записей;
■ контроля сохранности записей в делах посредством периодической сверки фактически
имеющихся записей с перечнем дела;
■ контроля выдачи и возврата записей.
8.4 С целью обеспечения сохранности записей в делопроизводство, как правило, выдаются
зарегистрированные копии, а подлинники документов постоянно хранятся в соответствую­
щих делах.
8.5 Сроки хранения и изъятия дел с записями определяются в номенклатуре дел.
8.6 Изымаемые записи передаются в архив.
9. Восстановление записей
9.1 Восстанавливаемость всех документов, содержащих записи о качестве, обеспечивается:
■ наличием помимо бумажной, еще и электронной версии документа в так называемых
электронных архивах (флэш-карты, диски);
■ размножением документов, обеспечивающим дублирование записи из подлинника в
копию.
9.2 В случае утери записи предпринимаются корректирующие действия в соответствии с
СМК ДП 803-2008 для определения причин и предупреждения повторной потери записи.
9.3 Вместе с корректирующими действиями производится восстановление утерянной записи,
которое осуществляет ответственный за сохранность этой записи.
9.4 Перед восстановлением записи анализируются варианты для восстановления записей по
следующему приоритету:
■ восстановление копии из подлинника;
■ восстановление подлинника из копии;
■ восстановление подлинника из электронной версии.
9.5 В случае восстановления подлинника восстанавливаются также и подлинные подписи.
Для этого восстанавливаемый подлинник сопровождается служебной запиской и копией акта
о несоответствии с уже разработанными корректирующими действиями.
9.6 В случае, когда утеря подлинника произошла одновременно с утерей копий и электрон­
ных версий (форс-мажор, хищение, пожар и т. д.) разрабатывается специальный план по вос­
становлению документов. Все дальнейшие действия по восстановлению записи осуществля­
ются и контролируются по утвержденному плану.
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
ф
Версия документа - 2
стр. 8 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Приложение А
Блок-схема процесса управления записями о качестве
Распределение ответственности
Блок-схема
Ответственный
Исполнитель
Согласование/
ознакомление
Директор
ОтК
ПРК
Вход
Определение требований к до­
кументации, содержащим записи о качестве
Документы
Составление задания на разра­
ботку документации____
Задание
Разработка формы документа,
содержащего записи о качестве
Форма
Оформление документа (запол­
нение формы)
Документ
Руководитель
Сотрудник под­
соответствующе­
разделения
го подразделения
ОтК
Руководитель
Сотрудник под­
соответствующе­
разделения
го подразделения
ОтК
Руководитель
Сотрудник под­
соответствующе­
разделения
го подразделения
ОтК
ПРК
Руководитель
соответствующе­
го подразделения
ОтК
ПРК
Руководитель
соответствующе­
го подразделения
ОтК
Анализ формы документа
Документы
Нет
Документ удовле­
творяет требова­
ниям?
Да
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
Версия документа - 2
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
стр. 9 из 13
Экземпляр
Приложение А
(продолжение)
КОПИЯ №
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
Версия документа - 2
стр. 10 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Приложение Б
(обязательное)
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
ф
Версия документа - 2
Экземпляр
стр. 11 из 13
КОПИЯ №
Приложение В
(обязательное)
Лист ознакомления
Должность
ФИО
Дата
Подпись
1
2
3
4
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
ф
Версия документа - 2
Экземпляр
стр. 12 из 13
КОПИЯ №
Приложение Г
(обязательное)
Лист регистрации изменений
Номер листов (страниц)
Номер
Извещения
аннули­
измене­
изме­
заме­
об изменении
новых рован­
ния
ненных ненных
ных
1
2
3
4
5
6
Всего
листов
(после
измене­
ний)
7
Дата
внесе­
ния
ФИО, осуществ­
ляющего внесение
изменений
8
9
Подпись,
вносив­
шего
измене­
ния
10
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Записи по качеству
ф
Версия документа - 2
стр. 13 из 13
Экземпляр
КОПИЯ №
Приложение Д
(обязательное)
Лист учета периодических проверок
Дата
проверки
1
ФИО лица,
выполнившего
проверку
2
Подпись лица,
выполнившего провер­
ку
3
Формулировки замечаний
4
Запрещается несанкционированное копирование документа