Махова Оксана Вениаминовна, заведующий муниципальным

Махова Оксана Вениаминовна,
заведующий муниципальным ресурсным центром МБУ "Информационнометодический центр" городского округа город Шарья Костромской обалсти
Возможности использования сетевого офиса Google при сборе и обработке информации
в методической работе
На данный момент развития современной системы образования наиболее эффективной
формой сбора и обработки статистических данных является обработка с использованием
компьютерных средств. Разработчики предлагают массу всевозможных продуктов, которые
позволяют решать некоторые задачи сбора и обработки информации и генерации отчетной
документации.
Многие, кто сталкивается с постоянным решением проблемы сбора и обработки информации
в сфере образования используют электронные таблицы, например MS Excel, которые
позволяют снять проблему математической обработки информации (выполнить
автоматизированный расчет) и представить готовый отчет в графическом исполнении. Но
здесь можно найти некоторые неудобства вызванные использованием программы для
обработки информации лишь одним человеком. Эту задачу помогает решить сеть Интернет,
где на данный момент представлены сервисы, которые могут помочь решить систему
эффективного мониторинга. Одним из таких сервисов является сетевой офис, предложенный
корпорацией Google - "Диск Google".
Сетевой офис Google - это пакет продуктов, предназначенных для создания различных
документов, работы над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени
и хранения документов и других файлов. Работая с сетевым офисом Google, дает возможность
получения доступа к своим документам и файлам с любого компьютера, имеющего доступ к
Интернет.
Данный сервис позволяет работать с несколькими видами документов: текстовыми
документами, электронными таблицами, презентациями, рисунками. Все документы
создаются и редактируются в режиме онлайн и хранятся на Диске Google и могут быть
скачаны в любом из традиционных форматов и работы над ними может быть продолжена на
локальном компьютере.
Для решения задач в методической работе, когда методист может находится на дистанции от
образовательных организаций раскрываются положительные стороны использования сетевого
офиса, а конкретно Электронных таблиц и Форм Google.
Работа с таблицами может вестись в двух предлагаемых режимах: в режиме непосредственно
таблицы и в режиме формы. Форма является простым и удобным средством
автоматизированного сбора и обработки необходимой информации. Созданная форма Google
автоматически привязывается к одноименной таблице с ответами, где собираются все ответы
респондентов с указанием времени прохождения. Как и обычная электронная таблица,
таблица Google позволяет защищать информацию от изменения пользователей, создавать
отдельные листы, связывать листы между собой.
Преимуществом электронных таблиц Google и сетевого офиса Google в целом состоит в том,
что доступ к мониторинговым данным предоставляется одновременно достаточно большому
числу пользователей. В соответствии со справкой Google, общее число соавторов,
одновременно работающих с файлами не должно превышать 200 человек (сюда входит число
читателей, комментаторов и редакторов, имеющих доступ к документу), а одновременно
редактировать документ, т.е. вносить конкретные изменения в текст или данные таблиц могут
не более 50 человек.
Для работы с инструментом Формы Google, которые позволяют создавать опросы из
элементов различного типа: "один из списка", "несколько из списка", "выпадающий список",
"текст", "шкала", "сетка". (см. Рис.1)
Рис 1. Редактирование формы
анкеты при помощи сервиса
Диск Google
Технология анкетирования с
помощью
Форм
Google
достаточно
проста
в
обращении и экономична во
времени при создании.
Для того чтобы создать анкету
с помощью формы в первую
очередь необходимо войти в
аккаунт Google. И с помощью
кнопки приложений войти на
сервис Диск. (рис 2.)
Рис 2. Переход в сетевой офис Google
Откроется окно сетевого офиса, где в
дальнейшем будут отображаться все,
созданные
вами,
документы
и,
документы, к которым вам будет
предоставлен доступ. Удобный и
простой интерфейс сетевого офиса не
вызовет
затруднений
при
систематизации файлов.
Далее следует выбрать кнопку создать
и выбрать именно Форму, чтобы начать
наполнять содержанием будущую
мониторинговую анкету. (Рис 3)
Рис. 3 Всплывающее окно создания
Google документа.
Далее приступаем к наполнению
анкеты содержанием. Заполняем необходимые поля, выбираем тип отображения вопроса. По
завершении работы с формой в режиме редактирования выбираем команду "отправить" и
указываем уровень доступа к созданному вами документу.
Еще одним преимуществом
сетевого офиса является то,
что мы можем ограничить
количество
участников
опросов или доступ к
определенному
виду
документа,
указав
соответствующее
условие
при предоставлении доступа
к
создаваемым
и
редактируемым файлам. (рис
4)
Рис. 4 Всплывающее окно
настройки
совместного
доступа
После получения адресатами ссылки на созданную анкету, которую вы можете не только
послать по почте, но и встроить готовую анкету в блог, сайт, в автоматизированном режиме
заполняется одноименный файл с ответами респондентов (рис. 5)
Рис 5 Пример
таблицы ответов
на форму
Возможности
электронной
таблицы сетевого
офиса позволяют
не только получать
результаты, но и
помогают
представить итог в
графическом виде,
который
также
синтезируется
автоматически.
Данная функция
освобождает
автора
от
дополнительных
действий
по
обработке полученной информации. В методической работе сбор данных и их обработка часто
отнимает у специалистов значительную часть времени. Возможности сетевого офиса
облегчают данную механическую деятельность, высвобождая время для анализа полученных
результатов. (рис 6)
Рис 6. Пример результатов анкетирования в форме автоматически созданной сводки ответов в
графическом виде.
Таким образом, использование сетевого офиса Google позволяет: создавать, хранить, иметь в
свободном доступе личные документы с любого компьютера, подключенного к Интернет;
открыть возможность совместного редактирования и обсуждения документа в режиме он-лайн
из любого места, где есть доступ к Интернет; избавиться от множества идентичных
документов, которые пересылаются различным авторам для согласования и обсуждения;
сделать методическую работу по сведению отчетной и мониторинговой информации более
эффективной с точки зрения временных и ресурсных затрат, а также представить информацию
эстетично с точки зрения удобства обработки и наглядности представления результатов.