SUGGESTIONS FOR IMPROVING THE PHD PROGRAM IN AL FARABI UNIVERSITY: AN EXAMPLE OF THE TECHNOLOGY OF PARTICIPATION Stuart Umpleby Department of Management The George Washington University Washington, DC 20052 Umpleby@gwu.edu Zhaukhar Ospanova and Zhanat Kazbekova Faculty of Management and Business Al-Farabi Kazakh National University Almaty, Kazakhstan August 3, 2007 A report on an exercise conducted in the Faculty of Economics and Business Al-Farabi Kazakh National University, Almaty, Kazakhstan June 25-26, 2007 INTRODUCTION On June 25 and 26, 2007, Stuart Umpleby conducted a demonstration of the Participatory Strategic Planning procedure developed by the Institute of Cultural Affairs. The participants were faculty members and doctoral students in the Faculty of Management and Business at Al-Farabi Kazakh National University in Almaty, Kazakhstan. About fifteen people participated in the exercise. Additional people observed for short periods. Zhaukhar Ospanova and Zhanat Kazbekova provided translations between English and Russian and occasionally Kazakh. The Participatory Strategic Planning (PSP) process involves five steps: 1. Operating Vision 2. Underlying Contradictions 3. Strategic Directions 4. Systematic Actions 5. Implementation Timeline Each step of the PSP process uses the Consensus Workshop method. This method entails five steps: 1. Context 2. Brainstorming 3. Clustering 4. Naming 5. Resolve The purpose of the exercise was to demonstrate group facilitation methods, to learn what people are thinking about the implementation of the PhD program, to encourage the participants to use participatory methods for improving the performance of organizations in Kazakhstan, and to begin using these methods in Kazakhstan. The focus question was, How can we improve the PhD program in the Faculty of Economics and Business? When a planning exercise is conducted with a business or government agency, usually it is conducted during a weekend, often in a "retreat" setting, when there is more time. Ideally people from outside the organization are also involved, particularly during the final parts of the planning activity. These people can relate their experiences with similar problems, suggest alternative actions, and provide sources of needed materials or skills. In addition, outside observers may be impressed with the planning exercise and decide to conduct one in their organizations. 2 RESULTS OF THE PLANNING EXERCISE VISION Practical Vision question: What do we want to see in place in five years? 1. International co2. Advanced 3. Learning 4. Material support operation information technology technology Contacts with wellknown foreign universities Funds for auditorium Attend training programs abroad Faculty serving on administrative committees Exchanges with foreign lecturers and managers Improved libraries Work off learning technology of doctorate students Student representatives on university committees Cooperative scientific research Good content in the library More autonomy for universities in decision-making One trip each year to an international conference Many international books Technical and informational support for the learning process Classes (40%) and personal work (60%) Going on scientific missions to scientific centers Cheap internet access 5. More support for research Assistance for doing good scholarship A fixed overhead percentage for grants to the university CONTRADICTIONS / OBSTACLES Underlying Contradictions question: What obstacles or contradictions are preventing us from achieving our vision? 1. Imperfect 2. No legal status 3. Poor 4. Imperfect organizing and 5. Insufficient learning plans for PhD students knowledge of financing of exchanges material-technical foreign and relations with foreign support languages specialists 3 STRATEGIES AND ACTIONS Strategic Directions question: What innovative practical actions will deal with the contradictions and move us toward our vision? Actions Strategies Quarter I Quarter II Quarter III Establish the legal base Gather info on PhD programs Give the info to the rector and Make proposals about the PhD work with his comments program to the Ministry of Education Create a PhD Evaluate annual quantity and specialties of students Define functions and Create the PhD department and department structure of the PhD work on internal normative PhD department department base according to the previous step Develop the PhD Coordinate PhD students’ participation in the research Create a process for process: realizating research participate in international symposia and (depending on specialization, conferences; work on 1 project) arrange foreign training; participate in realization of scientific programs, projects; co-author papers with teachers and publish articles and reports Encourage PhD students to participate in scientific research and to define the themes of their dissertation Expand language training courses Start the PhD department Considering expertise, archieving: real learning process Create and develop learning-methodologies number of credits, control system, etc. Define list of disciplines and courses by year Improve the materialtechnical base Quarter IV Initiate PhD law project Defend projects Control the research process and prepare scientific reports Define needs, specify material-technological base Build material-technical base according to guidelines (internet, library, etc.) (modern methods) Define priorities in language training courses Select teachers for PhD language training and create methods Find new sources of financing Popularize scientific research to help in attracting the most talented people 4 Create the material-technical base for PhD language courses Enroll students, create groups and start language classes ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ PHD ПРОГРАММЫ В УНИВЕРСИТЕТЕ ИМЕНИ АЛЬ-ФАРАБИ: ПРИМЕР ТЕХНОЛОГИИ УЧАСТИЯ Стюарт Амплеби Кафедра менеджмента Университет имени Джордж Вашингтона Вашингтон, DC 20052 Umpleby@gwu.edu Жаухар Оспанова и Жанат Казбекова Факультет экономики и бизнеса Казахский Национальный Университет имени аль-Фараби Алматы, Казахстан Июнь 25-26, 2007 Отчет по упражнениям, проведенным на факультете Экономики и Бизнеса Казахского Национального Университета имени аль-Фараби, Алматы, Казахстан Июнь 25-26, 2007 ВВЕДЕНИЕ 25 и 26 июня, 2007 г., Стюарт Амплеби провел демонстрацию процедуры стратегического планирования на основе участия заинтересованных сторон, разработанного Институтом по Делам Культуры. Участниками являлись члены факультета и студенты докторантской программы факультета Экономики и Бизнеса Казахского Национального Университета имени аль-Фараби, Алматы, Казахстан. В упражнении принимало участие около пятнадцати человек. Однако, еще большее количество людей наблюдало за процессом обсуждения. Жаухар Оспанова и Жанат Казбекова обеспечивали перевод с английского на русский, а иногда казахский языки. Стратегическое планирование на основе участия заинтересованных лиц (СПУ) включает пять шагов: 1. Текущее Видение 2. Возникающие Противоречия 3. Стратегические Направления 4. Систематические Действия 5. Осуществление Плана действий Каждый из шагов (СПУ) использует метод Упражнений по достижению Консенсуса. Данный метод включает пять шагов: 1. Обстановка (контекст) 2. Мозговой штурм 3. Группировка по кластерам 4. Наименование (ярлыки) 5. Решение, выявление неупомянутых вариантов Целью данного упражнения было продемонстрировать групповые методы помощи, узнать, что думают люди о внедрении PhD программы, способствовать использованию метода участия заинтересованных лиц участниками обсуждения с целью улучшения деятельности казахстанских организаций и начала использования этих методов в Казахстане. Центральным вопросом обсуждения было, Как мы можем улучшить PhD программу на факультете Экономики и Бизнеса? Когда упражнение по планированию проводится с участием бизнеса и государственных агентств, обычно оно проходит в выходные, чаще всего в "уединенных" (спокойных) местах, где появляется больше времени. В идеале, люди извне организации также включаются в обсуждение, особенно во время заключительных этапов планирования. Эти люди могут поделиться своим опытом по схожим проблемам, предложить альтернативные действия и предоставить необходимые материалы или навыки. Также внешние наблюдатели могут заинтересоваться данными упражнениями по планированию и решить провести подобное упражнение в своей организации. РЕЗУЛЬТАТЫ УПРАЖНЕНИЙ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ВИДЕНИЕ 2 Международное сотрудничество Контакты с известными зарубежными университетами Обмен зарубежными преподавателями и руководителями Совместные научные исследования Поездки на международные конференции раз в год Одна поездка каждый год на международную конференцию Командировки в научные центры Развитие информационных технологий средств Аудиторный фонд Улучшение работы библиотек Хорошо оснащенная библиотека Много иностранной литературы Дешевый Интернет Технологии обучения Стажировки за границей Отработать технологию обучения докторантов ТСО в процессе обучения Аудиторная работа (40%) и самостоятельная работа (60%) Материальная поддержка 1) хорошая стипендия ПРОТИВОРЕЧИЯ / ПРЕПЯТСТВИЯ Несовершенный учебный план Нечеткость статуса докторанта Плохое знание иностранных языков Несовершенная организация и финансирование обмена с зарубежными специалистами недостаточное материальное обеспечение 3 СТРАТЕГИИ И ДЕЙСТВИЯ Стратегия Законодательная база I квартал Сбор информации по PhD программам Выделить департамент PhD Оценить ежегодный контингент (специальности и количество) Построить процесс, технологию PhD Координация участия докторантов в исследовательском процессе: - участие в международных симпозиумах и конференциях; - - зарубежные стажировки; - - участие в реализации научных программ, проектов; - - совместные исследования с преподавателями и публикация статей и докладов Действия II квартал III квартал Предоставление Внесение предложения по информации ректору и программе PhD в работа по его замечаниям Министерство образования Определение функций и Непосредственное создание структуры PhD PhD департамента и департамента разработка и подписание положений о PhD департаменте Организовать процесс реализации исследовательских проектов (вошли в проект в соответствии со специализацией) 4 IV квартал Инициировать создание и рассмотрение законопроекта о программе PhD Начало работы PhD департамента Приемка, экспертиза, архивация: реальный учебный процесс Решение проблем материальнотехнического обеспечения Совершенствовани е языковой подготовки (со школы) Процесс финансирования Популяризация научной деятельности, привлечение талантливых людей Проведение научных Разработка УМК по каждой дисциплине, количество исследований и участие в кредитов, системный контроль, и т.д. них PhD студентов; в соответствии со специализацией определить тематику научных исследований Определить перечень Защита проектов дисциплин, курсов по годам Контроль за ходом следования, апробация результатов исследования, научные отчеты по этим темам Выявить, определить Организовать материально-техническую базу согласно нормативным требованиям потребности, (Интернет, библиотека и др) спецификация материально-технической базы (современные способы и методы) Определение приоритетов Подбор преподавательских Создание материальноОсуществление набора в по языковой подготовке кадров для языковых технической базы для группы и начало обучения курсов PhD и создание языковой подготовки PhD методики 5